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事務職の職務経歴書で自己PRはどう書く？書き方のコツと例文を紹介
更新日
この記事のまとめ
- 事務職の職務経歴書での自己PRは、活かせるスキルや強みを詳細に書くことが重要
- 事務職の職務経歴書で自己PRを書く内容は企業や求人の特徴と矛盾しないよう注意する
- 事務職の職務経歴書の自己PRでは読みやすいレイアウトで誤字脱字がないと効果的
- 事務職の職務経歴書の自己PRで外国語やPCスキル、簿記などの資格は評価されやすい
- 事務職が未経験でも活かせるスキルや経験、エピソードを書くと好印象につながりやすい
事務職へ転職する際、「職務経歴書の自己PRはどう書けば良いの？」と悩む方は多いでしょう。自己PRを書くコツは、企業や求人の特徴に合う自分の経験やスキルを見つけることです。
このコラムでは、事務職の自己PRを書くポイントや、事務職に活かせるスキルを例文とあわせて紹介します。職務経歴書の自己PRで書く内容に迷っている方は、ぜひ参考にしてみてください。
事務職の職務経歴書で自己PRはどう書く？
事務職の職務経歴書では、「これまでの経験や強みがどのように応募企業で活かせるか」を自己PRへ詳細に書くことが重要です。企業側は、自己PRをとおして企業にプラスになる人材かを見極めています。入社後の活躍が期待できる人材であると企業側へ印象づけられるよう、自身がどのように企業へ貢献できるかを意識して書きましょう。
事務職の職務経歴書で自己PRを書くコツ
ここでは、事務職の職務経歴書で自己PRを書くコツを紹介します。「事務職の場合自己PRをどのように書いたら良いか分からない」と悩む方は、ぜひご一読ください。
企業や求人の特徴に合わせる
職務経歴書では企業や求人の特徴に合わせて書くことをおすすめします。企業や求人の特徴と矛盾した自己PRを書いてしまうと、「自社でなくても良いのでは？」「企業への理解が不足している」などのマイナスな印象につながる場合も。そのため、企業研究をとおして企業の特徴や活躍している人材がもつスキルを理解しておくことが重要です。企業の特徴や求められている人材に合う自己PRをすることで、効果的なアピールにつなげやすくなるでしょう。
企業研究のやり方は「企業研究ってどうやるの？基本的なやり方と目的を解説」のコラムで紹介しているので、参考にしてみてください。
具体的に経験やスキルを書く
職務経歴書では、これまでの経験やスキルを具体的に書くことが大切です。職務経歴書で経験やスキルが明確に記載されていると、企業側も応募者が入社後にどのような働き方ができるかイメージしやすくなります。
自己PRには事務職に活かせる資格や経験を書くと効果的
職務経歴書の自己PRには事務職に活かせる資格や経験を書くと効果的なアピールにつながる場合も。これまでに経験した業務内容や取得したスキルで事務職の業務に関連したものがあれば積極的に記載しましょう。どのような経験やスキルが評価されやすいかは「事務職で評価される職務経歴書の自己PRとは」で解説しています。確認してみましょう。読みやすいレイアウトにする
企業側が読みやすいレイアウトを意識して書きましょう。職務経歴書では詳細に書くことも重要ではあるものの、情報量が多いと読みにくい場合も。文章の構成は「結論→根拠（エピソード）→実績や成果→まとめ」の順で書くと相手に伝わりやすくなるでしょう。
アピールできる強みや経験、スキルなどが多い場合は、箇条書きにすることも方法の一つです。
誤字や脱字がないか確認する
誤字や脱字がないか確認することも職務経歴書を書くうえで大切なポイントです。職務経歴書に不備があると確認不足といったマイナスなイメージにつながる恐れがあります。そのため、職務経歴書を書く際は徹底して確認することが重要です。
目視はもちろん、読み上げながら確認するとミスを見つけやすくなるでしょう。
事務職で評価される職務経歴書の自己PRとは
ここでは、事務職で評価される職務経歴書の自己PRを解説します。どのようなアピールができれば好印象につなげられるかを理解して、職務経歴書の自己PRの内容を考えましょう。
事務職の経験がある場合は具体的な仕事内容を伝える
過去に事務職の経験がある場合は、行っていた仕事内容を明確に書くと効果的なアピールにつなげられるでしょう。事務職の業務内容は多岐にわたります。「事務職の経験があります」と書くのではなく、「Wordを用いた見積書作成を担当していました」のように具体的に書くことが重要です。
事務職にはさまざまな種類がある
事務職には一般事務をはじめ、営業事務や経理事務、医療事務、貿易事務など、さまざまな種類があります。事務の種類によって仕事内容や必要なスキルにも違いがあり、応募する求人の事務職がどのような業務内容を行うのか理解しておくことが大切です。「事務の仕事内容とは？求められるスキルや働くメリット・デメリットを解説！」では、事務職の種類や仕事内容、メリット・デメリットなどを解説しているので、あわせて参考にしてみてください。事務職で活かせるスキルをアピールする
事務職で活かせるスキルがある場合、職務経歴書の自己PRに記載することで効果的なアピールにつなげられるでしょう。以下では、事務職に活かせる具体的なスキルを紹介します。
外国語の知識や資格
外国語の知識や資格も事務職で活かせるスキルの一つです。日本国内だけでなく海外にも事業展開している企業の場合、外国語の知識や資格がある人材は重宝されるでしょう。
職務経歴書に外国語のスキルを記載する際は、日常会話のレベルや、ビジネスにおけるメール作成に必要な文章作成能力があるかを書くと効果的。英語であれば「TOEIC」が代表的な資格の一つです。仕事で英語を使う場合、700点以上だと効果的なアピールにつなげやすいといえます。
PCスキル
PCスキルも、職務経歴書で評価されるポイントといえるでしょう。事務職ではPCを使用するのが一般的なため、業務上必要なPCスキルが備わっていることは企業側に好印象を与えやすいと考えられます。
PCスキルを証明するには、MOS（マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト）の資格取得も方法の一つです。事務職のPC業務で使用頻度が高いWordやExcelといったスキルがあると、企業側にアピールしやすくなります。
簿記の知識
事務職では経理に関わる業務に携わる場合もあり、簿記の知識もアピール材料になるでしょう。簿記の資格は、「日商簿記」「全経簿記」「全商簿記」というように主催団体によって名称が異なります。職務経歴書には正式名称で書くようにしましょう。日商簿記の場合、2級以上だと業務に活かせるスキルがあると判断されやすくなります。
簿記については「簿記の資格は転職に活かせる？レベルや役立つ仕事もご紹介！」のコラムで、種類や違いについて紹介しています。ぜひご一読ください。
コミュニケーション能力
事務職の自己PRでは、コミュニケーション能力も評価されるポイントです。事務職は社内や社外で多くの人をサポートする立場であり、コミュニケーション能力が活かされる場面も多いでしょう。傾聴して相手の気持ちを汲み取る力や、自分の考えを明確に伝える力などが重要になると考えられます。
事務職は、いろいろな職種や役職の人と関わる場面が多い職種です。「円滑に仕事を進められるような配慮ができる人材である」と認めてもらえるよう、アピールしましょう。
仕事に対する姿勢や適性を示す
職務経歴書で、仕事に対する姿勢や適性を示すと好印象を与えやすくなるでしょう。企業側は職務経歴書の自己PRをとおして、事務職の適性があるかを見極めている場合も。事務職では、自発的に仕事に取り組む姿勢や、業務を丁寧かつ正確に行う姿勢が大切です。事務職への適性を示せる強みやエピソードがある場合は、職務経歴書へ積極的に書くことをおすすめします。
職務経歴書に転職理由を記入する場合は前向きな言葉に言い換える
基本的に、職務経歴書へ転職理由を記載する必要はありません。なぜなら、職歴や前職の退職理由は、履歴書に記載するのが一般的だからです。ただし、履歴書を見た面接官によっては、転職回数によって「入社してもすぐに辞めてしまうのでは？」といった懸念を抱く可能性も。それを払拭するために、職務経歴書に転職理由を記載するのも一つの方法です。職務経歴書に転職理由を記入する場合は、前向きな言葉に言い換えると好印象を与えやすくなるでしょう。前向きな言葉で転職理由を説明することで、マイナスなイメージにつながりにくくなります。
事務職の実績がない場合、職務経歴書の自己PRに何を書く？
事務職の実績がない場合は、他職種の実績や経験を書くとアピールにつなげやすくなります。事務職の実績がなくても、他職種の実績や経験が事務職に活かせる場合も。これまでの実績や経験を振り返り、事務職に活かせるスキルがあるか確認してみましょう。事務職に通じる部分を見つけられると、志望動機でのアピールもしやすくなると考えられます。
事務職の職務経歴書における自己PRの例文
ここでは、事務職の職務経歴書で書く自己PRの例文を紹介します。自己PRの内容を決めるのに悩む方は、ぜひ例文を参考にしてみましょう。
事務職の経験がある場合の例文
担当業務により事務職の種類も違いがあります。以下は、それぞれ事務職の種類ごとの自己PRの例文一覧です。
一般事務／経理事務の経験がある場合
一般事務では、書類作成やタスク管理、来客対応などさまざまな業務があります。また、一般事務の業務範囲は、企業によって異なるため、経理に携わる場合もあるでしょう。
「私は前職で一般事務の経験があります。担当していた業務は、レポートや資料、請求書の作成や経理などです。業務をするうえで、タスクが漏れなく遂行できるようチェックリストを作成し、ミス削減に努めました。
また、各業務にかかる工数も把握し、スケジュール調整に役立てるといった業務改善を行いました。
貴社でもこれまでのスキルを活かしながら、貢献できるよう努めたいと考えています」
企業側が入社後の働き方をイメージしやすいよう、経験した業務内容を具体的に書くことが大切です。
総務事務の経験がある場合
総務事務は、社内のいろいろな役職者や他部署と関わる機会が多い職種です。人事に関わる場合もあり、幅広い対応力を求められる職種といえます。
「前職では、面接スケジュールの調整や入社手続きに関連した書類の確認業務を担当していた経験があります。面接スケジュールの調整では、役職者との連絡や相談を密に行い、柔軟に対応できるよう努めていました。入社手続きの書類に関しては、記入方法に関するマニュアル改善に関わり、スムーズに記入や確認ができるよう、時間の削減へつなげました。
これまでの経験を活かし、貴社での幅広い業務にも適応できるよう努めていきたいと思います」
自身が取り組んだことにより、どのような結果につなげられたかまで書くと効果的です。
医療事務の経験がある場合
医療事務はタスクが多く、正確性はもちろんスピード性も求められる職種の一つ。自己PRでは、業務をトラブルなく進めるために工夫したことも書くと効果的です。
「私は医療事務として、レセプト作成や患者様への説明、案内などを行っていた経験があります。毎月数多くのレセプトを担当するため、確認項目のチェックリストを作成して工数やミスの削減につなげました。
また、受付で関わる患者様とのコミュニケーションや丁寧な説明対応を徹底し、患者様の満足度向上に努めました。
貴社の事務でも、スピード感や正確性を重視しながら貢献できるよう努力していきたいと考えております」
医療事務の経験がある場合、医療関係者との事務作業にまつわる経験についての話だけでなく、患者さまとのエピソードもアピール材料になるでしょう。
秘書事務の経験がある場合
秘書事務は、会社の役員や経営者などをサポート役となるため、幅広い視点が必要といえます。
「私は秘書として、外部とのスケジュール調整や連絡対応などを携わっていた経験があります。役員が円滑に業務に取り組めるよう、意図を汲み取り先回りしてサポートを行うことで信頼を獲得し、業務を任せてもらえていました。
また、外部との連絡調整も密に行い、企業の信頼獲得にも貢献しました。
これらの経験やスキルを活かし、貴社でも柔軟な視点をもちながら貢献していきたいと考えています」
サポートする相手の状況に合わせて、柔軟に対応できる能力は評価されやすいポイントの一つです。
貿易事務の経験がある場合
貿易事務では同時に複数の業務を進める場面もあり、マルチタスク能力が求められる職種の一つです。
「私は前職で貿易事務の経験があります。同時に進行するタスクが多く、期限内に漏れなく遂行できるようスタッフ全員の目に入るカレンダーツールの活用を提案しました。部署内でスケジュールの共有を徹底し、漏れの防止に貢献しました。
また、天候に関連した輸送スケジュールの遅延トラブルの発生が起こりやすく、事前に余裕をもったスケジューリング調整にて納期遅延を防止しています。
貴社の事務として、これまでのリスク管理能力を活かしながら業務に取り組んでいきたいと考えています」
貿易事務の経験を職務経歴書に記載する際は、トラブル発生時の対応や、リスク管理に関するエピソードを自己PRにすると注目されやすいでしょう。
事務職が未経験の場合の例文
事務職が未経験の場合は、自身のスキルと事務職に共通点がないかを探すと、職務経歴書の自己PRを書きやすくなるでしょう。
「私の強みは、何事に対しても自主性をもって目標を達成するために行動できる姿勢です。大学時代に飲食店のアルバイトをしていた経験があります。上司からの指示に従うだけでなく、業務上で必要なタスク管理表の作成や改善点の確認を行い、結果として業務効率化に貢献しました。
貴社での業務は幅広く、貴社で活躍する人材になるためには積極的に動いて成長につなげることが重要であると考えています。事務職は未経験ですが、強みを活かしながら貴社に貢献できるよう努めていきたい所存です」
職種未経験の場合の自己PRの書き方について、さらに詳しく知りたい方は「職種未経験者が自己PRを書くポイント」でも紹介しているので、あわせて参考にしてみてください。
他職種から事務職へ転職する場合の例文
他職種から事務職へ転職する場合は、職務経歴書に「なぜ違う業界を希望するか」を明確に書くと入社意欲が伝わるでしょう。
「私の前職は販売職です。販売や接客、売上の計上、電話対応などの業務に留まらず、発注の補助、在庫管理などExcelを活用して業務の効率化に貢献していました。結果として、販売傾向の把握や売上向上の戦略にもつなげました。その経験を通じて自身のPCスキルを業務に活かすやりがいを感じました。
PCスキルを高めながら業務に活かせる環境がある貴社でこれまでのスキルを活かしながら努めていきたいと考えております」
他職種で経験した業務や実績のなかから、応募先企業で活かせるものをピックアップし、職務経歴書に記載するのがおすすめです。
事務職に活かせるスキルがある場合の例文
「事務職で評価される職務経歴書の自己PRとは」で紹介した事務職に活かせるスキルがある場合は、積極的に書くことで、企業にとってプラスになる人材であるアピールができるでしょう。
「私は前職ではWordやExcelを用いて書類作成をしたり、データ管理を行ったりする業務が多くありました。PCスキルの向上のためにMOSの資格も取得しています。資格取得をとおして得られた知識や技術により、通常業務の質の向上につなげられました。結果として、業務マニュアルの整備も任せられ、業務改善へも貢献しました。
貴社の事務職としてこれらの職場の中で学んだことを活かしながら貢献できるよう努めたいと考えています」
職務経歴書の自己PR欄には、スキルとともに入社後どのように貢献していきたいかを記載しましょう。
慎重な性格をアピールする場合の例文
慎重な性格は事務職の適性がある人材であるアピール材料にできます。
「私は慎重な性格であり、仕事での確認作業を大事にしています。前職ではドラッグストアでレジ業務を担当しており、正確性を重視して仕事に取り組んでいました。それにより、作業のミスを最小限にでき、スタッフのなかで最もミスが少ないと上司からも褒めていただくことが多くありました。
貴社の事務では、日々多くの書類を扱うことも多く正確性が重要な仕事だと思います。そのため、業務に対して慎重に確認する姿勢を活かして正確な業務を遂行していきたいと考えています」
自身の性格を職務経歴書の自己PRとして使用する場合は、周囲からの客観的な評価もあわせて書くと、説得力をもたせられるでしょう。
コミュニケーション能力をアピールする場合の例文
事務職ではコミュニケーション能力が必須の仕事ともいえるため、自己PRのアピール材料としては好印象につながりやすいと考えられます。
「私は前職でアパレルショップの販売員をしていました。20代から40代まで幅広いお客様と関わり、相手の気持ちを汲み取るためのコミュニケーション能力を身につけました。
貴社の事務職でも、さまざまな職種や役職の方と接する機会が多く、相手に合わせたコミュニケーション能力が重要になると考えています。これまでのスキルを活かしながら他職種との調整力を習得できるよう努めていく所存です」
自身のコミュニケーション能力が実際に業務にどのような影響を与えたのか具体的なエピソードを書きましょう。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
