職務経歴書の用紙は何を使う？書き方のポイントも解説

「職務経歴書の用紙は何を使ったら良いの？」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。職務経歴書を作成する場合は、市販の用紙かA4の上質紙を使用しましょう。市販の用紙は、通販でも購入できます。上質紙は、2mm程度の厚みのある白色のコピー用紙がおすすめです。このコラムでは、職務経歴書の用紙や書き方のポイントについて解説しているので、ぜひ参考にしてみてください。

職務経歴書とは

職務経歴書とは、 職歴や業務経験を企業へ伝えるための書類です。携わった仕事やプロジェクト、それにより培ったスキル・能力を記載し、今後の仕事にどう活かせるかをアピールする役割があります。転職活動の際に、履歴書とともに企業に提出するのが一般的です。職務経歴書の特徴としては、以下のようなものが挙げられます。

履歴書に記載しきれない内容を補完できる

一般的な履歴書には学歴・職歴を記載する欄が設けられていますが、具体的な内容が書ききれないことがあります。その際は、職務経歴書を用いて補完することができるのです。また、職務経歴書を用いてこれまでの仕事内容や成果を具体的に記載することは、自己アピールにもつながるでしょう。

書式が決まっていないこともある

職務経歴書の場合、通常の履歴書と違って、書式が決まっていないことがあります。企業から指定があれば従いますが、なければ書式の検討が必要です。ただし、基本のフォーマットは存在するので、Webサイトのテンプレートなどを参考にすると良いでしょう。作成方法は、基本的に手書きとパソコンのどちらでも問題ありません。

職務経歴書の書式

職務経歴書にはいくつかの書式があります。それぞれに特徴があるので、アピールしたい内容や時期によって選ぶ書式を変えましょう。ここでは、職務経歴書の主な書式をまとめました。

編年体形式

編年体形式は、時系列で職歴を記載する一般的な書式です。自分の経歴を分かりやすく伝えられるので、転職回数が少ない場合や初期の経歴をアピールしたいときに向いています。

逆編年体形式

逆編年体形式は、現在から始まり、過去に遡って経歴を記載していきます。転職回数が多い場合や、直近の経歴をアピールしたいときにおすすめです。

キャリア式

キャリア式の職務経歴書では、仕事内容やプロジェクト、経験職種、業務歴を中心に記載します。転職回数が多い場合や、さまざまな職種の仕事に携わっている場合に適した形式といえるでしょう。

職務経歴書の書式については、「職務経歴書の書式とは？入手方法や書き方のポイントも解説」のコラムでも詳しく解説しています。こちらもあわせてご覧ください。

職務経歴書の基本項目

ここでは、一般的に職務経歴書に記載する基本項目を紹介します。

職務概要

自身の担った職務経歴を要約します。3～5行程度で簡潔にまとめて書きましょう。

職務経歴

勤務先の正式名称や在籍年月を記載します。そのほかに「従業員数」「資本金」「売上高」など、勤務先の基本情報も載せておくと良いでしょう。

職務内容

組織内での役割、所属期間、携わった仕事やプロジェクトの内容を具体的に記載し、自身のキャリアをアピールします。実績は、数字を入れて記載するのがおすすめです。「売上が◯％アップ」「◯％コストカット」などと分かりやすく記載し、今後の活躍を期待してもらえるような職務内容を書きましょう。

職務経歴書を手書きで作成するメリット・デメリット

職務経歴書の作成は、基本的に手書きとパソコンのどちらでも問題ありませんが、それぞれにメリット・デメリットがあります。ここでは、手書きで作成するメリット・デメリットを解説します。

手書きのメリット

職務経歴書を手書きで作成するメリットは、丁寧さや熱意が採用担当者に伝わりやすいことです。職務経歴書はパソコンでも作成できますが、それを逆手に取って丁寧に直筆すれば、真剣さのアピールに繋がるでしょう。

手書きのデメリット

手書きのデメリットは、パソコンスキルが不足していると思われる恐れがあることです。IT系や外資系など、パソコンスキルを重視している企業も中にはあります。そのため、志望企業によってはパソコンでの作成が好ましい場合もあるでしょう。

また、書き間違えてしまった場合、初めから作り直さないといけないというデメリットもあります。作り直すのはどうしても手間がかかってしまうため、「直筆の文字に自信がない」「効率を重視したい」という場合は、パソコンでの作成がおすすめです。

職務経歴書を手書きで作成するメリット・デメリットは、「職務経歴書は手書きだとダメ？パソコンがない場合の書き方を解説！」のコラムでも紹介しています。こちらもあわせてチェックしてみてください。

職務経歴書をパソコンで作成するメリット・デメリット

続いて、パソコンで職務経歴書を作成する場合のメリット・デメリットを紹介します。

パソコン作成のメリット

パソコンで作成するメリットとしては、以下の4つが考えられます。

誤字脱字を簡単に修正できる

職務経歴書をパソコンで作成する際のメリットの一つは、誤字脱字を簡単に修正できることです。万が一書き間違えてしまっても最初から作り直す必要はなく、その部分だけ素早く修正することができます。職務経歴書は履歴書と比べて文章量が多く、完成間近でミスをすれば、作り直すのはかなりの負担になるでしょう。そのため、ミスを簡単に修正できるというのは、パソコン作成の大きなメリットだといえます。

レイアウト調整ができる

パソコンであれば、ワードやエクセルの機能で文字のサイズや字間、行間の調整が自由自在です。作成後にも調整できるため、より見やすい職務経歴書が目指せるでしょう。

データを残せる

パソコンで職務経歴書を作成すれば、データを残せます。そのため、2社目以降は応募企業ごとに一部の内容を変えるだけで効率良く作成できるでしょう。

パソコン作成のデメリット

パソコン作成のデメリットは、使い回しがバレてしまう恐れがあることです。職務経歴書の作成データを保存できるのはメリットである一方、複数の企業に同じ内容を送信すると、採用担当者に使い回しがバレてしまう可能性も。保存データを使用する場合は、企業ごとにアピールポイントを変更し、内容を工夫する必要があります。

職務経歴書の作成については、それぞれのメリット・デメリットを把握し、自分に合った方法を選びましょう。職務経歴書をパソコンで作成するメリット・デメリットは、「履歴書作成はパソコンor 手書き？それぞれのメリットやデメリットも解説」のコラムも参考にしてみてください。

職務経歴書を手書きする場合の用紙とは

職務経歴書を手書きする場合は、市販の用紙を使用するか、テンプレートをコピー用紙に印刷して手書きするのが一般的です。コピー用紙に直接記入するという手もありますが、文字が曲がってしまうリスクもあるため、避けるのが無難でしょう。ここでは、それぞれの用紙について入手場所や選び方を解説します。

市販の職務経歴書が入手できるところ

市販の職務経歴書は、以下の場所で入手できます。

• ・コンビニ
  ・文具店
  ・スーパー
  ・100均
  ・ネット通販

家電量販店のオンライストアでも購入できるので、値段や書式を比較し、自分に合うものを選びましょう。ものによってはデザインが異なることもあるので、写真でよく確認してから購入するのがおすすめです。

コピー用紙の選び方

職務経歴書を印刷するのに適しているコピー用紙のサイズや種類は、以下のとおりです。

サイズ

職務経歴書は、A4サイズ（A3二つ折り）が基本です。履歴書の場合はB5サイズ（A4二つ折り）でも問題ありませんが、職務経歴書はA4サイズが好ましいとされています。企業にアピールするための経歴や業務内容を用紙に収めようとした場合、B5サイズではスペースが足りないからです。また、A4サイズで提出するのが一般的なため、採用担当者がまとめてファイリングした際にB5サイズだと浮いてしまう可能性もあります。余程の理由がない限り、職務経歴書はA4サイズを使用しましょう。

用紙の種類

職務経歴書に限らず、企業に提出する重要書類は白色、厚めの上質紙（2mm程のコピー用紙）が望ましいでしょう。薄い用紙を使用すると、ややチープな印象を与えてしまい、汚れや折れも目立ちやすいためです。また、印刷する際に、上質紙の方が綺麗に印字できます。

職務経歴書は、採用に関わる重要な提出書類です。印刷に適したコピー用紙は普通のものよりも少し値段が張りますが、上記のサイズや種類を参考にして用意するようにしましょう。

企業からフォーマットの指定がある場合はどうする？

企業によっては、専用の職務経歴書・エントリーシートを指定している場合もあります。求人情報の欄などにフォーマットをダウンロードするURLが記載されていれば、そこから指定のものを入手し、コピー用紙に印刷して作成しましょう。フォーマットのダウンロードや印刷は、スマホから行うことも可能です。

自宅にプリンターがない場合は、コンビニの複合機を活用して印刷しましょう。指定外のフォーマットを使用すると、企業側で管理上の不都合が生じたり、決まりを守れないとみなされたりする恐れがあるため、可能な限り指定のもので作成するのが賢明です。

職務経歴書を作成・提出する際の注意点

職務経歴書を作成・提出する際は、以下の点に注意しましょう。

用紙の枚数が多くなりすぎないようにする

自宅のプリンターで二つ折りの設定ができないなど、やむを得えない事情で職務経歴書が2枚になるケースもあるでしょう。基本的に2枚程度なら選考で不利になることはありませんが、それ以上の枚数には注意が必要です。一般的には3枚程度が適切とされており、あまり多すぎてしまうと冗長な印象を与える可能性があります。職務経歴書はできるだけコンパクトにまとめると良いでしょう。また、複数枚提出する際は、採用担当者が扱いやすいようクリップで留め、無地のクリアファイルに入れて提出するのがおすすめです。

内容に具体性を持たせる

職務経歴書に記載する経歴や仕事内容が抽象的では、今までの仕事ぶりや熱意が伝わりにくくなってしまう恐れがあります。そのため、記述する内容に具体性を持たせ、説得力のある職務経歴書を目指すことも大切です。

企業が求める人材を意識する

職務経歴書を書く際は、応募企業が求めている人物像とマッチする内容を意識しましょう。ただし、嘘を書く必要はありません。自分の経歴の中から応募企業に合ったものをピックアップします。採用ニーズを把握するためには、その企業の情報を入念に調べることが必要です。企業の風土や展望を理解し、そのうえでニーズに合った人物像を把握してアピールしましょう。

読みやすさを重視する

パソコン・手書きに関わらず、職務経歴書では第三者から見て「読みやすい」かどうかもポイントです。手書きの場合、字を丁寧に書いて曲がらないように意識します。パソコンで作成する際は、フォントや文字サイズ、行間などを細かく調整し、見やすさを追求しましょう。

プリントアウトは慎重に行う

職務経歴書を印刷する際は、曲がったり、インクがかすれて読みづらくなったりしないよう慎重に行いましょう。用紙サイズや種類の細かい設定にも注意する必要があります。時間があれば最初に試し刷りを行い、インク汚れが付かないか、文字がかすれていないかなどを確認しておくのがおすすめです。

直接印刷したものを提出する

職務経歴書を提出する前に面接準備の目的などでコピーをとること自体は問題ありませんが、誤って企業に提出しないように注意が必要です。印刷したものをコピーすると、用紙の影や汚れなどが映ってしまう恐れがあります。綺麗な職務経歴書を提出できるよう、直接印刷したものを出すようにしましょう。

職務経歴書を作成する際は上記の注意点を意識し、手書き・パソコンそれぞれの長所を活かしつつ、企業にアピールできる内容を目指しましょう。職務経歴書の書き方に悩んでいる場合は、第三者の意見を取り入れるのも有効です。プロのアドバイスが欲しい方は、ハタラクティブを活用してみませんか。

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