職務記述書とは？使用するメリットや記載項目について解説

職務記述書という言葉を聞いたことがある方は、少ないのではないでしょうか。近年、外資系企業を中心に日本でも就活時に見られるようになった職務記述書。企業が職務内容についてまとめた書類を指します。このコラムでは、職務記述書の意味や使用するメリット、記載される項目について紹介します。外資系企業への就職・転職を目指す方や、基本知識を身につけて就活に活かしたい方は、ぜひ参考にしてください。

職務記述書とは

職務記述書とは、企業が採用活動をする際、募集するポジションの職務内容について記述した書類です。職務内容に合ったスキルを持つ人を採用するジョブ型雇用が主流の欧米の企業では標準的に用いられる書類で、「ジョブディスクリプション（Job Description）」と呼ばれます。また、人事考課の際の指標としても用いられています。現在の日本ではあまり馴染みがないかもしれませんが、就職・転職活動の際に提示されて慌てないよう、職務記述書の概要を押さえておくと良いでしょう。

職務記述書が使われるメリット

会社側のメリットとしては、求めている人材を明示することで、能力が伴っていない人物を選考前の時点である程度避けられ、採用にかかる負担を減らせる点が挙げられます。各ポジションごとに採用活動を行っている欧米においては、より職務を遂行するのに必要な能力を備えている人材の確保ができることもメリットです。

一方、求職者のメリットは、企業が提示する職務記述書を見て、求人に応募するか否かを判断する材料にできる点です。企業側と応募者のマッチングが成功しやすく、入社後のミスマッチによる早期退職を防げるのがポイントです。

入社後にミスマッチが起こる原因には、仕事内容へのギャップや残業時間などさまざまなものがあります。ミスマッチを防ぐ方法については「就職後にミスマッチが起こる原因とは？事前に防ぐ方法をご紹介」でまとめているので、気になる方はこちらも併せてご覧ください。

正当な人事考課を実現できる

職務記述書は、労働者が同書に見合った働き方をしているか否かの確認、職能に合った賃金の支給、異動の判断など、さまざまな指標・評価の土台として用いることができます。そのため、採用後も活用されています。

労働者にとっても評価基準が明確になるため、評価を得られるように効率的な作業を推考したり、実績を得ようと積極的に行動したりと、意欲的な働き方がしやすくなると考えられます。労働者が自発的に働き方を意識して行動すれば、会社の利益増加に繋がるでしょう。人事考課においても、職務記述書は大きなメリットがあります。

人事考課についてさらに詳しく知りたい方は、こちらのコラム「自己評価にはどんなことを書けばいいの？アピール方法と注意点をご紹介」で、人事考課の種類や自己評価のやり方についてまとめているので、参考にしてみてください。また、仕事ができるようになりたいという人は「仕事ができるようになるには？うまくいく人の特徴や意識するポイントを解説」で紹介しているので、こちらもチェックしてみてください。

職務記述書に書かれているのは何？

就職・転職の選考時や入社後の人事考課で、重要な役割をもつ職務記述書。基本的な項目例は下記のとおりです。

• ・職種名
• ・勤務地
• ・具体的な業務内容とその目的
• ・関連する部署やポジションなど人間関係の情報
• ・必須、歓迎資格
• ・職務に必要なこれまでの経験
• ・給与

業務内容の場合、日本では「製品のメンテナンス作業」のように、やや抽象的な表現となっていることが多いですが、職務記述書ではより詳細な内容が記載されます。たとえば「○○を用いて○○（製品）の○○部分に関するメンテナンスを行う」など、使用する機器や具体的な作業内容についても言及されます。業務内容をイメージしやすく、人事考課においても判断基準が明確になるように作成されるためです。

職務記述書が日本でも注目されるようになった理由

近年、日本でも職務記述書を導入する企業が増えています。その理由として挙げられるのは、海外の人材を積極的に採用し始めていることや、海外事業に意欲的な企業が増えていることなど、グローバル化の進展が大きく影響している点です。

年齢や勤続年数などは重視せず、職務内容とその遂行度によって賃金が決まる欧米に対して、日本では年齢、勤続年数、残業時間などで賃金が決まる傾向にあります。実績を多く出したり、働く環境や作業内容を整えて残業時間を少なくしたりした場合でも、人事考課の際に考慮されないというケースが多々あります。ただし、採用時や人事考課においてメリットは大きいため、今後は、職務記述書を取り入れる企業が増えていくことが予想できます。

企業側が明示する職務記述書ですが「就活時に使われる書類」と聞いて、履歴書や職務経歴書のように、求職者側が用意しなければならない書類なのでは…と不安に思っていた方もいるのではないでしょうか。応募書類の書き方に自信がない方は、就職・転職エージェントを活用するのも一つの手です。若年層の就職・転職をサポートするハタラクティブでは、履歴書や職務経歴書の書き方に関するアドバイスや書類添削など、マンツーマンで対応。専任のアドバイザーが、ヒアリングから就職後のアフターフォローまで一貫して担当しますので、安心してご相談ください。