職務経歴書にホッチキスを使っても良い？応募書類のまとめ方について解説

職務経歴書をホッチキスで留めて良いか否か、悩む方は多いのではないでしょうか。応募書類が2枚以上になった際、ホッチキスで留めた方がしっかりまとまって良いのではと考えてしまいがちです。しかし、実際はホッチキスを使わないことが、採用担当者への気遣いに繋がります。このコラムでは、ホッチキスの使用を避けた方が良い理由について解説。ぜひ、参考にしてください。

自分に向いている仕事を
簡単に診断してみましょう

性格でわかる
私の適職診断

さっそく診断START

職務経歴書はホッチキスで留めて良い？

職務経歴書が複数枚になってしまうと、紛失しないようにホッチキスで留めたほうが良いと考える人は多いでしょう。しかし、実際は応募書類にホッチキスを使用しない方が良いとされています。なぜ、ホッチキスの使用を避けるべきか、理由をそれぞれ詳しくご紹介していきます。

ファイリングする際に邪魔になる

職務経歴書や履歴書などの応募書類は、採用担当者だけでなく現場責任者や部署のマネージャーなども目を通すことがあり、日付や性別などの方法で分けられているのが一般的です。そのため、書類がホッチキスで留めてあると整理しにくいという意見があります。

ホッチキスの針を外す手間が増える

ファイリングする際、ホッチキスの針を外すことは意外にも時間と労力がかかります。さらに、破れないよう慎重に作業しなければならないため、神経を使うという声も。うまく外せたとしても、針の跡は残ってしまい、見た目が悪くなってしまいます。ホッチキスで留めてある書類が1部だけならまだ良いかもしれませんが、複数あると担当者の負担がさらに大きくなってしまうでしょう。

コピーが取りにくい

企業によっては、人事担当者や面接官など複数人で情報を共有するため、応募書類をコピーする場合があります。そのため、コピーをする際にホッチキスで留めてあると、コピーがしにくいだけでなくコピーしたあとの見栄えもよくありません。針なしホッチキスも販売されていますが、書類に穴が空いたり、きれいにコピーできなかったりするので避けた方が良いでしょう。

良かれと思ってホッチキスで留めたことが、かえって企業側にマイナスの印象を与えてしまっては本末転倒です。上記の理由を理解して、ホッチキスは使わないというマナーがあることも押さえておきましょう。

職務経歴書の丁寧なまとめ方

職務経歴書を丁寧にまとめる例として「クリップで軽く留める」方法が挙げられます。クリップの色は、赤や青、黄色といったカジュアルなものは避け、フォーマルなものを選びましょう。ビジネスでよく使われている、銀色のゼムクリップなどが無難です。さらに、クリップで留めたら、破れや汚れなどを防ぐために透明のクリアファイルに入れるようにしましょう。採用担当者が見やすいように、また管理しやすいように配慮することが大切です。もし、企業側からまとめ方を指定された場合は、それに従うようにしましょう。こちらの「履歴書を送るときは、クリップでとめたほうがいい？」に、応募書類のまとめ方や郵送マナーについて詳しく解説されているので、あわせてチェックしてください。

職務経歴書を提出する前のチェックポイント

職務経歴書の作成が完了しクリップで留めたら、以下の項目に気をつけてチェックしてみましょう。

・企業規模、事業内容は分かりやすく書いてあるか
・スキルや経験は応募企業のニーズに合っているか
・面接対策のためにコピーを取ってあるか
・宛先や自分の住所など省略していないか
・誤字脱字はないか　etc.

職務経歴書の内容はもちろんのこと、見た目の第一印象もとても大事です。社会人として最低限のマナーが備わっているか否かも見られているので、些細な部分にも気を配りましょう。企業側に少しでも気持ちよく受け取ってもらえるよう、心がけることが大切です。「職務経歴書の書き方がわからない」という方は「履歴書と職務経歴書の自己PRは同じ内容で良い？書き方のコツを解説」を、参考にしてみてください。

就職・転職活動をしたいと考えているものの、なかなか一歩が踏み出せないと悩んでいる方は、ハタラクティブに相談してみてはいかがでしょう。ハタラクティブでは、履歴書や職務経歴書、エントリーシートの書き方から面接対策まで、丁寧にサポート。さらに、内定後の相談も受け付けています。ぜひ、お気軽にお問い合わせください。