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職務経歴書にホッチキスを使ってもいい?

【このページのまとめ】

  • ・職務経歴書などの書類でホッチキスを使うのはマナー違反といわれている

    ・理由は「ファイリングの際に邪魔になる」「コピーを取りにくい」などがある

    ・書類をまとめたいときはビジネス用のゼムクリップを使うといい

    ・さらに透明のクリアファイルに入れ、汚れや破れを防ごう

履歴書や職務経歴書などを書いていると、2枚以上になることがあります。その場合、ホッチキスで留めたほうがいいと考えてしまいがち。しかし、実際はマナー違反だという意見もあります。
なぜなのでしょうか?こちらのコラムでご紹介していきます。

◆職務経歴書はホッチキスでとめていい?

職務経歴書などの書類が複数枚になってしまうと、紛失しないようにホッチキスで留めたほうがいいと考える人は多いでしょう。
しかし実際は、採用担当者から敬遠されてしまうケースが多いようです。理由をそれぞれ詳しくご紹介していきます。

・ファイリングする際に邪魔になる
職務経歴書や履歴書などの応募書類は、採用担当者だけでなく現場責任者や部署のマネージャーなども目を通すことがあり、日付や男女別などの各方法で分けらてれいるのが一般的です。
そこで書類がホッチキスで留めてあると整理しにくいという意見があります。

・ホッチキスを外す手間が増える
ファイリングするためにホッチキスを外さなければならないため、手間になってしまいます。
慎重にしないと破れてしまうことがあるので、神経を使うという声も多いようです。うまく外せたとしても、針の跡は残ってしまい、見た目が悪くなってしまいます。
ホッチキスで留めてある書類が1部だけならまだいいかもしれませんが、複数あると担当者の負担がさらに大きくなってしまうでしょう。

・コピーが取りにくい
職務経歴書や履歴書は、人事担当者や面接官などさまざまな人が目を通す場合があるため、コピーを取ることが多いようです。
そのため、コピーをする際にホッチキスで留めてあると、コピーがしにくいだけでなくコピーした後の見栄えがよくありません。
針なしホッチキスも販売されていますが、書類に穴が空いてしまうだけでなく、きれいにコピーできないので避けた方がいいといえます。

よかれと思ってホッチキスで留めたものの、企業側にマイナスの印象を与えてしまっては本末転倒です。一般的にホッチキスは使わないというマナーがあるので頭に入れておきましょう。
では、ホッチキス以外でまとめる方法はないのでしょうか?次の項目で詳しくご説明していきます。

◆職務経歴書の丁寧なまとめ方

職務経歴書を丁寧にまとめる例として「クリップで軽く留める」方法が挙げられます。
クリップの色は、赤や青、黄色といったカジュアルなものは避け、フォーマルなものを選びましょう。
ビジネスでよく使われている銀色のゼムクリップなどが無難です。

さらに、クリップで留めたら透明のクリアファイルに入れるようにしましょう。破けや汚れなどを防ぐために便利です。
採用担当者が見やすいように、また管理しやすいように配慮することが大切です。

もし企業側から指定のまとめ方がある場合はそれに従うようにしましょう。

◆職務経歴書を提出する前のチェックポイント

職務経歴書の作成が完了しクリップで留めたら、以下の項目に気をつけてチェックしてみましょう。

・企業規模、事業内容は分かりやすく書いてあるか
・スキルや経験は応募企業のニーズにあっているか
・面接対策のためにコピーを取ってあるか
・宛先や自分の住所など省略していないか
・誤字脱字はないか etc.

職務経歴書の内容はもちろんですが、見た目の第一印象もとても大事です。
社会人としての最低限のマナーも見られていることが多いので、些細な部分にも気を配りましょう。
企業側に少しでも気持ちよく受け取ってもらえるように心がけることが大切です。

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