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退職願の書き方とは?手書きするときの封筒や用紙の選び方も解説!

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【このページのまとめ】

  • ・退職願は退職の希望を表明する文書、退職届は退職への明確な意思表示をする文書
    ・退職理由には「会社都合退職」と「自己都合退職」があり、それぞれ書き方が違う
    ・退職願は上司との相談で退職日を決めてから提出する
    ・退職願の書き方は、会社のフォーマットが指定されている場合はそれに従い作成する
    ・退職願を入れるのは無地の白封筒を選ぼう
    ・退職を拒否されている方は、内容証明郵便を使って退職届を提出しよう
    ・退職願の提出後は、事務手続きをしっかりやろう

退職願の書き方とは?手書きするときの封筒や用紙の選び方も解説!の画像

退職願って、いつ提出するもの?書き方は?退職を決意したものの、書類の書き方に戸惑っている方はいませんか。このコラムでは、退職願と退職届の違いから、退職願の書き方、用紙や封筒の選び方までを詳しく解説していきます!退職日までのスケジュールや、円満退社のために気をつけるべきポイントも解説していますので、参考にしてみてください。

監修者:多田健二

キャリアコンサルタント

今まで数々の20代の転職、面接アドバイス、キャリア相談にのってきました。受かる面接のコツをアドバイス致します!

退職願、退職届、辞表の違い

「退職願」と似た名称の書類に「退職届」「辞表」があります。名称は似ていますが、効力や自身の職種・ポジションによって使い分ける必要がありますので、ポイントを押さえましょう。

退職願とは

「退職願」とは、自己都合による退職の希望を会社に表明するもの。
あくまで希望を伝えるものなので、基本的には届けが受理された後でも撤回が可能です。
ただし、会社側が承諾してしまった場合は、撤回できなくなるので、注意しなくてはなりません。
退職の申し出は、口頭だけでも有効ですが、口頭での意思表示の後に退職願を出すのが一般的。
マナーの面だけではなく、「退職すると言った・言っていない」「退職の話は聞いてない」という引き止めトラブルの防止にもなるので、提出するのが望ましいでしょう。

退職届とは

「退職届」は退職の希望ではなく、退職の意思を表示するもの。受理された時点で効力が発生し、原則として撤回することはできません。
退職届はより強い退職意思を表明する意味合いがあるため、円満に退社したいと考えている人には不向きといえます。
退職届は引き止めにあったなど退職が受け入れらないときのみ使用し、交渉の結果次第で会社に残る可能性がある場合は、退職願にするのがよいでしょう。

辞表とは

「辞表」は経営者や役員などの役職に就いている社員が辞任するとき、もしくは公務員が辞めるときに提出するものです。基本的に、民間企業の一般社員が使うことはありません。

退職理由の書き方

退職には「会社都合退職」と「自己都合退職」の2種類があり、それぞれに書き方のフォーマットがあります。以下で確認しましょう。

「会社都合退職」とは?

「会社都合退職」は、主に以下の理由で退職するときに該当します。

・会社が倒産したとき(破産、民事再生、会社更生および手形取引の停止など)
・ひとつの事業所内でひと月に30人以上の離職を予定している、または3分の1以上が離職したとき
・事業所が廃止されたとき
・労働契約時に提示された労働条件が事実と大きく異なるとき
・賃金の支払い遅延が続いたとき(賃金額の3分の1以上の金額が支払期日までに支払われなかった月が連続で2 か月以上ある、または離職の直前 6 か月間で3月あるときに該当 )
・賃金が契約時に支払われていた額の85%未満に低下したとき
・契約の更新を約束されていたのに更新されないとき
・長時間の時間外労働※が続き、行政機関から従業員の心身へ配慮するようにとの勧告を受けたにも関わらず、事業所が対応しないとき(※離職の直前 6 か月間のあいだに3ヶ月連続で45 時間以上、1ヶ月間で100 時間、または 2~6 月平均でひと月に80 時間以上の時間外労働が該当)
・解雇されたとき(ただし自身の違反・違法行為が原因で懲戒解雇を受けた場合を除く)
・会社側から直接または間接的に退職勧奨を受けたとき
・事業所側から休業要請を受けて休業し、その期間が3ヶ月を超えたとき
・事業所が法令違反をしたとき

主に「倒産や事業所の閉鎖」「従業員が大量に辞めた場合」「賃金の支払い不良」「一方的な解雇」「行政指導を受けたうえでの過度な時間外労働」などが会社都合退職に該当します。

参照元
厚生労働省
特定受給資格者及び特定理由離職者の範囲と判断基準

会社都合退職なら具体的な理由を記載する

会社都合退職の場合は、退職願を提出しなくても構いません。会社から提出を求められた場合は、会社側と合意した具体的な退職理由を書きます。たとえば「早期退職のため」「事業所閉鎖のため」などです。

また本来なら会社都合退職のところを、会社側から自己都合退職扱いで処理されそうなときは、「貴社、退職勧奨に伴い」と書きましょう。書面で残すことにより、ハローワークでの会社都合退職手続きがスムーズに進む可能性があります。

「自己都合退職」とは?

「自己都合退職」は「会社都合退職」以外の理由で退職するときに該当します。
たとえば結婚、引越し、病気、怪我などで退職するときは「自己都合退職」です。(ただし病気や怪我の原因が現在の職場にあり、その事実が確認できる場合は、会社都合退職となる可能性があります)

自己都合退職なら「一身上の都合」と書く

自己都合退職の場合は、退職願に「一身上の都合」と書きます。詳しい事情について書く必要はありません。

またどんな理由で辞めるにせよ、お世話になった会社へできるだけの誠意を払い退職することが大切です。退職の理由は「個人の事情」とし、会社への不平不満を述べるのは避けましょう。

退職願の書き方は縦書きと横書きどちらが良い?

会社で退職願の書き方が決められている場合は、その書式に従いましょう。
会社から指定がない場合、縦書きで提出するのが一般的です。(横書きでもマナー違反には当たりません)

退職願の一般的な書き方(縦書き)

・一行目:「退職願」
・二行目の下:「私事、」
・三行目:例文「このたび一身上の都合により、きたる平成〇月〇日をもって、退職いたしたくお願い申し上げます。」
(上司と相談の上決定した日付を記入。具体的な理由は書かなくて良い)
・一行開けて提出日、部署名、名前を書く
(氏名の下に押印する。シャチハタNG)
・最後に宛先となる勤め先の会社名と代表者名を記載
→会社名は省略せず、自分の名前が代表者名より下になるように書く 

退職願(縦書き)サンプル

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

   退職願
                                         私事、
このたび一身上の都合により、きたる令和2年3月31日をもって、退職いたしたくお願い申し上げます。

令和2年1月31日 
      マーケティング事業部 ハタラク亮平 (押印)
株式会社ハタラクティブ
  代表取締役社長  転職 太郎 様


-------------------------------------------------------------------------------------------------------

  

横書きの場合は?

横書きの場合は、縦書きと以下の点が違います。

・日付、宛名、自分の名前を本文より先に書く
・文末に「以上」と書く

退職願(横書き)サンプル

-------------------------------------------------------------------------------------------------------
                退職願

                                 令和2年1月31日

株式会社ハタラクティブ
代表取締役社長  転職 太郎 様

                             マーケティング事業部 
                                  ハタラク亮平(押印)

                                         私事、
このたび一身上の都合により、
きたる令和2年3月31日をもって、
退職いたしたくお願い申し上げます。

                                         以上  -------------------------------------------------------------------------------------------------------

「退職届」の場合はどう書く?

退職届についても、基本的な書式は退職願と同様です。
一行目を「退職届」とし、退職願では「退職いたしたくお願い申し上げます」だった文言を「退職いたします」と断言する形に変えましょう。

退職までの流れとスケジュール3ステップ

この章では、退職日までのスケジュールについて手順ごとに確認しましょう。

1.直属の上司に伝える

退職を決めたら、まずは直属の上司に相談します。円満退社を考えているなら、退職願をいきなり提出するのはやめましょう。退職の意思が受け入れられた後に、確認やマナーの意味合いを込めて改めて退職届を提出するのが基本です。

相談のタイミングについては、会社の規定があればその期日に従いましょう。
特に規定がない場合、法的には「退職希望日の2週間前までの意思表示」で問題ありませんが、業務の引き継ぎや人員の補充などを考え、2ヶ月~1ヶ月前までに退職の相談をする配慮が必要です。

2.引継ぎのスケジュールを立てる

次に、いま受け持っている業務の引継ぎをしましょう。引継ぎは通常業務と並行して行うため、上司と相談してスケジュールを決めます。
目安としては、退職日の3日前までに全ての引継ぎを終えるのがいいでしょう。

3.退職の挨拶

最後に、職場の人や取引先への退職の挨拶を忘れずに行いましょう。タイミングについては、取引先には退職日の2週間前、職場へは退職日当日に挨拶するのが一般的です。
取引先をはじめ社外へ挨拶するときは、「挨拶状」を作成します。「挨拶状」ははがきで送るとより丁寧ですが、メールで構わない場合もあります。迷ったときは上司に相談しましょう。

退職希望日の決め方とルール

退職日の決め方にもマナーがあります。会社側の都合を考え、できるだけ迷惑のかからない日に設定しましょう。

退職日の決め方

退職願に記載する退職日は、就業規則に従って決めましょう。
就業規則に記載がないときは、上司と相談のうえで決めます。年度途中で退職するなら、現在行っている業務の区切りがつく時期や、引継ぎが終わる頃合いなどを考慮するのが大切です。また、社会保険料納付の関係で、退職日はできるだけ月末にしたほうが会社側の手間を省けます。療養や転職先の入社日など、やむを得ない事情があるときは仕方ありませんが、できるだけ会社に迷惑がかからない時期に退職日を設定するのがマナーです。

ボーナス取得や有給消化してから辞めたい場合は?

賞与や有給休暇は、退職した時点で取得する権利を失います。ボーナスを取得したいときは、退職希望日を賞与支払い日以降に設定しましょう。また有給消化をしたい場合も、残りの有給休暇をすべて取得し終えた日を退職希望日にします。

退職願の用紙、ペン、封筒の選び方

用紙や封筒、ペンにもマナーがありますので、正しいものを選びましょう。

用紙

サイズはB5またはA4のものを選びます。コピー用紙を使う人が多いですが、もし便箋を使う場合は、白地で柄や色がついていないものを探しましょう。また、材質についても、上質紙などビジネスシーンで問題なく使えるものを選ぶ必要があります。

ペン

退職願は黒字で書くのがマナー。黒色ボールペンや万年筆を使用しましょう。擦ると文字が消えるタイプのボールペンは、摩擦が加わると文字が消えてしまう可能性があるのでNGです。

PC作成でもいいの?
退職願は手書きで作成するのが一般的なマナーです。特に年配の方が多い職場だと、PC作成は「不誠実」という印象を持たれる可能性があります。ただし外資系企業などに勤めていて、社風的に問題ない感じる場合はPCで作成してもいいでしょう。

封筒

封筒は、郵便番号枠のない縦長の白封筒を選びましょう。できれば中身が透けない裏地付きがおすすめです。
封筒のサイズは、中身の用紙サイズに応じて選びます。中身がB5用紙なら「長形4号」(90×205 mm)、A4用紙なら「長形3号」(120×235 mm)にしましょう。

封筒に入れる、記入する

書き上げた退職願を封筒に入れましょう。封筒の表面・裏面は以下のように書きます。

用紙の折り方

退職願は3つ折りにして封入しますが、 実は書類を入れる方向にもマナーがあります。退職届の用紙の右上が、封筒裏側の右上にくるように入れましょう。これは、封筒を開いた人が「退職願」から始まる書類の冒頭部分を確認できるようにという心づかいです。

表面の書き方

封筒の表面には「退職願(もしくは退職届)」と記載します。

裏面の書き方

裏面左下に自分の所属する部署名と姓名を書きます。
封は糊付けしなくても構いませんが、閉じるときは「〆」を書き入れ、糊付けしない場合も開け口の部分は折るようにします。

郵送で提出する場合は?

退職願や退職届は、上司に直接提出するのが基本です。しかし、会社とのトラブルや休職などの理由で書類を郵送する場合は、前項の要領で用意した封筒を、さらに郵送用のサイズの大きい封筒に入れます。
退職願や退職届を送付する際は、送った書類が読まれずに放置されるという事態を防ぐためにも、事前に書類を郵送する旨を会社側に伝えておくと良いでしょう。

退職を認めてもらえないときは「内容証明郵便」を利用する

郵送の方法は、通常であれば普通郵便でOKです。ただし、会社が退職を引き止めているなどの問題があるときは、「内容証明郵便」を利用する方法があります。
内容証明郵便とは、郵便局が「誰が誰に宛てて、どんな内容の郵便物を送ったか」を証明してくれる郵便のこと。差出人は郵便局に謄本(内容文書を謄写した書面)を提出し、郵便局は謄本によって文書の存在を証明します。
企業側は、内容証明郵便で届いた書類に対して「退職届なんて受け取っていない」と拒否することはできないため、何か会社とトラブルがあって退職できないという人は、最後の手段としてこの方法を覚えておきましょう。

事務手続きは抜け漏れがないように!

退職時には、事務手続きが必要です。退職の手続き自体は会社がやってくれますが、失業給付受給のための書類請求や年金・社会保険の切り替えなどは自分で行う必要がありますので、退職前に必ずチェックしておきましょう。

失業給付のための必要書類を会社へ請求する

退職後に失業給付(失業保険・失業手当)を受給したいと考えている人は、退職前に以下の書類を会社から受け取ってください。

・離職証明書
・雇用保険被保険者証

退職後に請求することもできますが、失業給付の申請が遅れてしまうことがあるので、できるだけ退職前に受け取りましょう。
また上記書類は、会社へ請求しても即日発行される訳ではありません。書類請求は余裕を持って行いましょう。

年金・社会保険の切り替え準備

会社員として勤めている間は、「厚生年金」と「会社の社会保険」に加入していますが、これらは退職とともに加入権利を失います。退職後(離職中)は、基本的に「国民年金」「国民健康保険」へ加入することになりますので、退職日から2週間以内に、自分の住む地域を管轄している税務署・年金事務所などで切り替え手続きを行いましょう。

ここで注意しておきたいのは、「年金と社会保険の切り替えは自分で行う必要がある」ということです。自動的には切り替わりませんので気をつけてください。また、自動で切り替わらないからといって、年金や社会保険への加入義務がない訳ではありません。決められた期間内に切り替え申請をしなかったり、年金の未納が続いたりすると、「財産の差し押さえ」などの処置を受けることがあるので注意しましょう。

会社から貸与されていたものを返却する

社員証・社用携帯電話・社用PC・名刺・制服など、会社から貸与されていたものは返却します。返却日は会社規定によりますが、基本的には最終出勤日の退勤後であることが多いようです。

退職でよくあるQ&A(各100-200字)

退職にまつわる疑問をQ&A形式でまとめましたので、参考にしてみてください。

自己都合退職を会社都合退職に変えられる?

会社都合退職の要件にあたる理由があれば、退職後ハローワークで会社都合退職に変えてもらえる可能性があります。音声や資料などの証拠があるとハローワーク職員も動きやすいので、スムーズに手続きできるでしょう。離職票の転職理由を訂正する方法については「離職票の離職理由はなぜ重要なの?間違っていたときの対処法も解説」で解説しています。

円満退職を成功させるコツは?

退職理由をポジティブに伝えること、退職の意思表示は期間に余裕を持つこと、引継ぎをすべて終えてから退職することが円満退職のポイントです。「夢を叶えたい」「結婚を機に退職したい」などの退職理由なら、応援してもらいやすく円満退職しやすいでしょう。角が立たず受け入れられやすい退職理由の伝え方は「どんな理由で仕事を辞める?角の立たない伝え方で円満退職を目指す方法」を参考にしてみてください。

引き止めに合ったときの対処法が知りたい

上司から退職を引き止められたら、まずは一旦受け止めてから、「自分が退職したい理由」を冷静に思い出してみましょう。給与の引き上げや異動などの条件を提示されたときは、具体的な内容を確認します。また退職の意思を示した従業員に対して「損害賠償で訴える」といった脅しをかける会社も稀にあります。退職することで損害賠償を求められたらどうしよう…と不安に思っている人は、「退職時のトラブルで損害賠償?正しい知識を身につけよう」をご覧下さい。

退職後は前向きに仕事探し!

退職願の書き方、いかがだったでしょうか?
特に転職を考えている場合、自分の将来のことばかりに気持ちが向いてしまい退職手続きがおざなりになりがちです。
たとえ不満があって辞める場合でも、今までお世話になった会社だということを忘れずに、できる限りの配慮をして退職の準備を進めましょう。

ハタラクティブは、正社員を目指すフリーター・高卒・第二新卒・既卒を中心とした若年層向けの就職・転職支援サービスを行っています。
専任のキャリアアドバイザーが転職や就職にまつわるさまざまなサポートを提供。
退職願の書き方や提出するタイミングについてもアドバイスしているので、ぜひお気軽にご相談ください。
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