退職願の書き方と提出するタイミング

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【このページのまとめ】

  • ・退職願は退職の希望を表明する文書、退職届は退職への明確な意思表示をする文書

    ・退職願は上司との相談で退職日を決めてから提出する

    ・退職願は、会社のフォーマットが指定されている場合はそれに従い作成する

    ・退職願を入れるのは無地の白封筒を選ぼう

    ・退職を拒否されている方は、内容証明郵便を使って退職届を提出しよう

退職願って、いつ提出するもの?書き方は?

退職を決意したものの、書類の書き方に戸惑っている方はいませんか。

今回のコラムでは、退職願と退職届の違いから、書き方までを詳しく解説していきます!

 

◆退職願とは?

退職願とは、自己都合による退職の希望を会社に表明するもの。

あくまで希望を伝えるものなので、基本的には届けが受理された後でも撤回が可能です。

ただし、会社側が承諾してしまった場合は、撤回できなくなるので、注意しなくてはなりません。

退職の申し出は、口頭だけでも有効ですが、口頭での意思表示の後に退職願を出すのが一般的。

マナーの面だけではなく、「退職すると言った・言っていない」「退職の話は聞いてない」という引き止めトラブルの防止にもなるので、提出するのが望ましいでしょう。

 

似た名称の書類に「退職届」がありますが、こちらは退職の希望ではなく、退職の意思を表示するもの。受理された時点で効力が発生し、原則として撤回することはできません。

退職届はより強い退職意思を表明する意味合いがあり、円満に退社したいと考えている人には作成をおすすめしません。

退職届は引き止めにあったなど退職が受け入れらないときのみ使用し、交渉の結果次第で会社に残る可能性がある場合は退職願にするのがよいでしょう。

 

ちなみに、「辞表」は経営者や役員などの役職に就いている社員が辞任する時や、公務員が辞める時に提出するもの。民間企業の一般社員が使うことはありません。               

◆退職願を提出するタイミング

退職することを決めたら、まずは直属の上司に相談しましょう。

円満退社を考えているなら退職願をいきなり提出するのはNG!

退職の意思が受け入れられた後に、確認やマナーの意味合いを込めて改めて退職届を提出するのが基本です。退職願に記載する退職日については上司と相談の上で決めましょう。

 

円満退社をしたい人が気をつけたいのが、退職を申し出るタイミング。

法的には、退職希望日の2週間前までの意思表示で問題ありませんが、業務の引き継ぎや人員の補充などを考え、2ヶ月~1ヶ月前までに退職の相談をする配慮が必要です。会社の規定がある場合は、その期日に従いましょう。

どんな理由で辞めるにせよ、お世話になった会社にできるだけの誠意を払い退職することが大切です。退職の理由は「個人の事情」とし、会社への不平不満を述べるのは避けましょう。         

◆退職願の書き方 

ここでは一般的な退職願の書き方を解説します。

会社で退職願の書き方が決められている場合は、その書式に従いましょう。

 

◇書き方

・一行目:「退職願」

 

・二行目の下:「私事、」

 

・三行目:例文「このたび一身上の都合により、きたる平成〇月〇日をもって、退職いたしたくお願い申し上げます。」

(上司と相談の上決定した日付を記入。具体的な理由は書かなくて良い)

 

・一行開けて提出日、部署名、名前を書く

(氏名の下に押印する。シャチハタNG)

 

・最後に宛先となる勤め先の会社名と代表者名を記載

→会社名は省略せず、自分の名前が代表者名より下になるように書く             

◆退職届の場合は? 

退職届についても、基本的な書式は退職願と同様です。

一行目を「退職届」とし、退職願では「退職いたしたくお願い申し上げます」だった文言を「退職いたします」と断言する形に変えましょう。

 

退職届は会社が退職に合意してくれないときに作成する書類のなので、法的なルールである退職日の2週間前までに提出するようにします。           

◆どんな封筒に入れればいい?

退職願を入れるのは、郵便番号枠のない縦長の白封筒を選びましょう。できれば中身が透けない裏地があるものがおすすめです。

封は糊付けしなくても構いませんが、閉じるときは「〆」を書き入れ、糊付けしない場合も開け口の部分は折るようにします。

 

封筒の表面には「退職願(もしくは退職届)」と記載し、裏面左下に自分の所属する部署名と姓名を書きます。

退職願は3つ折りにして封入しますが、実は書類を入れる方向にもマナーがあります。退職届の用紙の右上が封筒裏側の右上にくるように入れるましょう。これは、封筒を開いた人が「退職願」から始まる書類の冒頭部分を確認できるようにという心づかいです。             

◆郵送で提出する場合は?

退職願や退職届は上司に直接提出するのが基本です。しかし会社とのトラブルや休職などの理由で書類を郵送する場合は、前項の要領で用意した封筒を、さらに郵送用のサイズの大きい封筒に入れます。

退職願や退職届を送付する場合は、送った書類が読まれずに放置されるという事態を防ぐためにも、事前に書類を郵送する旨を会社側に伝えておくと良いでしょう。

 

郵送の方法は通常であれば普通郵便でOKですが、会社が退職を引き止めているなどの問題があるときは、「内容証明郵便」を利用する方法があります。

内容証明郵便とは、郵便局が「誰が誰に宛てて、どんな内容の郵便物を送ったか」を証明してくれる郵便のこと。差出人は郵便局に謄本(内容文書を謄写した書面)を提出し、郵便局は謄本によって文書の存在を証明します。

企業側は内容証明郵便で届いた書類に対して「退職届なんて受け取っていない」と拒否することはできないため、何か会社とトラブルがあって退職できないという人は、最後の手段としてこの方法を覚えておきましょう。
          

◆退職後は、ハタラクティブでお仕事探し!

退職願の書き方、いかがだったでしょうか?

特に転職を考えている場合、自分の将来のことばかりに気持ちが向いてしまい退職手続きがおざなりになりがちです。

たとえ不満あって辞めるのでも今までお世話になった会社だということを忘れずに、できる限りの配慮をして退職の準備を進めましょう。

 

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退職願の書き方や提出するタイミングについてもアドバイスしているので、ぜひお気軽にご相談ください。

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