退職願の書き方を解説!手書きで作成する?封筒は?

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この記事のまとめ

  • 退職願は退職の希望を表明する文書、退職届は退職への明確な意思表示をする文書
  • 退職願の書き方はフォーマット化されているので従って書いてOK
  • 退職願を出さずに、口頭で相談して合意を得たら退職届を出しても良い
  • 退職願は撤回できるが安易に提出するのは避け、辞めるべきかしっかり考えよう

退職願の書き方が分からない方へ。このコラムでは、退職願と退職届の違いから、退職願の書き方、用紙や封筒の選び方までを詳しく解説していきます。退職日までのスケジュールや、円満退社のために気をつけるべきポイントも解説していますので、参考にしてみてください。退職願の正しい書き方をマスターし、円満退職を目指しましょう。

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退職願の書き方

退職願は、白の便箋に黒のペンで手書きするのが基本です。内容は下記を参考に、マナーを守った文面にしましょう。

退職願に書く内容

一行目に「退職願」と書き、改行した下部に「私議」と記します。2行空けてから本題を書き始めましょう。
本文は「このたび、一身上の都合により、勝手ながら20✕✕年✕月✕日をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」で問題ありません。
改行してから退職願を提出する日付を書き、さらに改行した下部に所属と氏名を書いてから捺印。1行空けてから、宛先を記載します。宛先は自分の名前より上に来るように書くのがマナー。会社名は正式名称、会社の最高執行責任者(社長)の役職、名前と続けて書き、敬称は「殿」を使うのが一般的です。

「退職」の種類

ひとくちに「退職」といっても、会社側に事由がある「会社都合退職」、自分の意思で仕事を辞める「自己都合退職」、企業側が従業員に対して自ら退職するように働きかける「退職勧奨」などさまざま。間違った退職理由のままだと、失業保険の受給条件に差が出ることもあります。退職願を書く前に、自分が退職する理由や原因を考えましょう。

退職願を書くときに用意するもの

用紙や封筒、ペンにもマナーがありますので、正しいものを選びましょう。

用紙

サイズはB5またはA4のものを選びます。コピー用紙を使う人が多いですが、もし便箋を使う場合は、白地で柄や色がついていないものを探しましょう。また、材質についても、上質紙などビジネスシーンで問題なく使えるものを選ぶ必要があります。

ペン

退職願は黒字で書くのがマナー。黒色ボールペンや万年筆を使用しましょう。擦ると文字が消えるタイプのボールペンは、摩擦が加わると文字が消えてしまう可能性があるのでNGです。

PC作成でもいい?

退職願は手書きで作成するのが一般的なマナーです。特に年配の方が多い職場だと、PC作成は「不誠実」という印象を持たれる可能性があります。ただし外資系企業などに勤めていて、社風的に問題ないと感じる場合はPCで作成してもいいでしょう。

封筒

封筒は、郵便番号枠のない縦長の白封筒を選びましょう。できれば中身が透けない裏地付きがおすすめです。
封筒のサイズは、中身の用紙サイズに応じて選びます。中身がB5用紙なら「長形4号」(90×205 mm)、A4用紙なら「長形3号」(120×235 mm)にしましょう。
封筒の表面には「退職願(もしくは退職届)」と記載し、裏面左下に自分の所属する部署名と姓名を書きます。
手渡しの場合は、封を糊付けしなくても構いません。風を閉じるときは「〆」を書き入れ、糊付けしない場合も開け口の部分は折るようにします。

封筒に入れる用紙の折り方

退職願は3つ折りにして封入しますが、 実は書類を入れる方向にもマナーがあります。退職届の用紙の右上が、封筒裏側の右上にくるように入れましょう。これは、封筒を開いた人が「退職願」から始まる書類の冒頭部分を確認できるようにという心づかいです。

退職願は郵送で提出しても良い?

退職願や退職届は、上司に直接提出するのが基本です。しかし、会社とのトラブルや休職などの理由で書類を郵送する場合は、前項で説明した退職願と封筒を、さらに郵送用のサイズの大きい封筒に入れます。
退職願や退職届を送付する際は、送った書類が読まれずに放置されるという事態を防ぐためにも、事前に書類を郵送する旨を会社側に伝えておくと良いでしょう。

退職を認めてもらえないときは「内容証明郵便」を利用する

郵送の方法は、通常であれば普通郵便でOKです。ただし、会社が退職を引き止めているなどの問題があるときは、「内容証明郵便」を利用する方法があります。
内容証明郵便とは、郵便局が「誰が誰に宛てて、どんな内容の郵便物を送ったか」を証明してくれる郵便のこと。差出人は郵便局に謄本(内容文書を謄写した書面)を提出し、郵便局は謄本によって文書の存在を証明します。
企業側は、内容証明郵便で届いた書類に対して「退職届なんて受け取っていない」と拒否することはできないため、何か会社とトラブルがあって退職できないという人は、最後の手段としてこの方法を覚えておきましょう。

退職願、退職届、辞表の違いは?

「退職願」と似た名称の書類に「退職届」「辞表」があります。名称は似ていますが、効力や自身の職種・ポジションによって使い分ける必要がありますので、ポイントを押さえましょう。

退職願とは

「退職願」とは、自己都合による退職の希望を会社に表明するもの
あくまで希望を伝えるものなので、基本的には届けが受理された後でも撤回が可能です。ただし、会社側が承諾したあとの撤回はできないので、提出の際は注意しなくてはなりません。
退職の申し出は口頭だけでも有効ですが、口頭での意思表示の後に退職願を出すのが一般的。
マナーの面だけではなく、「退職すると言った・言っていない」「退職の話は聞いてない」という引き止めトラブルの防止にもなるので、提出するのが望ましいでしょう。

退職届とは

「退職届」は退職の希望ではなく、退職の意思を表示するもの。受理された時点で効力が発生し、原則として撤回することはできません。
退職届はより強い退職意思を表明する意味合いがあるため、円満に退社したいと考えている人には不向きといえます。退職届は引き止めにあったなど退職が受け入れられないときのみ使用し、交渉の結果次第で会社に残る可能性がある場合は、退職願にするのがよいでしょう。

「退職届」の場合はどう書く?

退職届についても、基本的な書き方は退職願と同様です。
一行目を「退職届」とし、退職願では「退職いたしたくお願い申し上げます」だった文言を「退職いたします」と断言する形に変えましょう。

辞表とは

「辞表」は経営者や役員などの役職に就いている社員が辞任するとき、もしくは公務員が辞めるときに提出するものです。基本的に民間企業の一般社員が使うことはありません
それぞれの違いを詳しく知りたい方は「退職願と退職届の違いとは?書き方の見本や正しい提出方法を徹底解説!」でも解説しています。ぜひ、参考にしてください。

退職までの流れとスケジュール

この章では、退職日までのスケジュールについて手順ごとに確認しましょう。

1.直属の上司に伝える

退職を決めたら、まずは直属の上司に相談します。円満退社を考えているなら、退職願をいきなり提出するのはやめましょう。退職の意思が受け入れられた後に、確認やマナーの意味合いを込めて改めて退職届を提出するのが基本です。

相談のタイミングについては、会社の規定があればその期日に従いましょう。
特に規定がない場合、法的には「退職希望日の2週間前までの意思表示」で問題ありませんが、業務の引き継ぎや人員の補充などを考え、2ヶ月~1ヶ月前までに退職の相談をする配慮が必要です。

退職日の決め方

退職願に記載する退職日は、就業規則に従って決めましょう。
就業規則に記載がないときは、上司と相談のうえで決めます。年度途中で退職するなら、現在行っている業務の区切りがつく時期や、引継ぎが終わる頃合いなどを考慮するのが大切です。また、社会保険料納付の関係で、退職日はできるだけ月末にしたほうが会社側の手間を省けます。療養や転職先の入社日など、やむを得ない事情があるときは仕方ありませんが、できるだけ会社に迷惑がかからない時期に退職日を設定するのがマナーです。

ボーナス取得や有給消化してから辞めたい場合は?

賞与や有給休暇は、退職した時点で取得する権利を失います。ボーナスを取得したいときは、退職希望日を賞与支払い日以降に設定しましょう。また有給消化をしたい場合も、残りの有給休暇をすべて取得し終えた日を退職希望日にします。

2.引継ぎのスケジュールを立てる

次に、いま受け持っている業務の引継ぎをしましょう。引継ぎは通常業務と並行して行うため、上司と相談してスケジュールを決めます。
目安としては、退職日の3日前までに全ての引継ぎを終えるのがいいでしょう。「後任者も企業も安心!スマートな仕事の引き継ぎ方とは」を参考に進めてください。

3.退職の挨拶

最後に、職場の人や取引先への退職の挨拶を忘れずに行いましょう。タイミングについては、取引先には退職日の2週間前、職場へは退職日当日に挨拶するのが一般的です。
取引先をはじめ社外へ挨拶するときは、「挨拶状」を作成します。「挨拶状」ははがきで送るとより丁寧ですが、メールで構わない場合もあります。迷ったときは上司に相談しましょう。「退職の挨拶回りはどこまですべき?挨拶の言葉や順番、時間帯も解説」のコラムでは、退職の挨拶やメール例文を公開しています。

退職願を出すか迷ったら

転職すべきか悩んだら、「なぜ転職したいのか」「転職してどうなりたいのか」を考えましょう。「転職に迷うときにやるべきことを解説!やめたほうがいい人の特徴も紹介」でも述べているように、今の仕事に不満を感じているだけ、経験が不十分といった状態で転職活動をしても、思うような結果が出ないことも。安易に退職してしまい、なかなか転職先が見つからずに空白期間が長引く…といった事態も想定しましょう。

退職すべきか迷ったら、転職情報を得るためにもエージェントに相談するのがおすすめです。
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退職願の書き方や提出するタイミングについてもアドバイスしているので、ぜひお気軽にご相談ください。幅広い職種の正社員求人をご紹介させていただきます。

退職でよくあるQ&A

退職にまつわる疑問をQ&A形式でまとめましたので、参考にしてみてください。

自己都合退職を会社都合退職に変えられる?

会社都合退職の要件にあたる理由があれば、退職後ハローワークで会社都合退職に変えてもらえる可能性があります。音声や資料などの証拠があるとハローワーク職員も動きやすいので、スムーズに手続きできるでしょう。離職票の転職理由を訂正する方法については「離職票の離職理由はどう書かれる?契約期間満了は?異議申立ての方法も解説」で解説しています。

円満退職を成功させるコツは?

退職理由をポジティブに伝えること、退職の意思表示は期間に余裕を持つこと、引継ぎをすべて終えてから退職することが円満退職のポイントです。「夢を叶えたい」「結婚を機に退職したい」などの退職理由なら、応援してもらいやすく円満退職しやすいでしょう。角が立たず受け入れられやすい退職理由の伝え方は「仕事を辞める理由の伝え方とは?例文を参考に円満退職を目指そう」を参考にしてみてください。

引き止めに合ったときの対処法が知りたい

上司から退職を引き止められたら、まずは一旦受け止めてから、「自分が退職したい理由」を冷静に思い出してみましょう。給与の引き上げや異動などの条件を提示されたときは、具体的な内容を確認します。また退職の意思を示した従業員に対して「損害賠償で訴える」といった脅しをかける会社も稀にあります。退職することで損害賠償を求められたらどうしよう…と不安に思っている人は、「退職して損害賠償になる事例は?法律を知ってトラブルを防ごう」をご覧下さい。

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