一身上の都合の正しい使い方って?

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【このページのまとめ】

  • ・一身上の都合とは、自己都合で退職するときに使う言葉
    ・会社都合退社時や、契約期間満了時には使用しない
    ・退職の手順は、上司に相談→退職願を提出→引き継ぎ→退職
    ・履歴書の退職理由は基本的に一身上の都合と記載
    ・面接で退職理由を伝えるときは、ポジティブ変換が重要

退職する際に使用する「一身上の都合」、正しい使い方をご存知ですか?
このコラムでは、間違えてしまいがちな退職理由の書き方や、退職時・面接時の退職理由の伝え方のポイントをまとめました。会社を退職したいと考えている方は必読です

◆「一身上の都合」を使うのはどんなとき?

【一身上の都合とは】

「一身上」とは、その人自身の身の上に関すること。つまり、個人的な都合という意味です。
自己都合で退職する時の退職理由として、退職願や履歴書に記載する際に用いられます。
具体的には、下記のような理由で退職した場合に記載することが多いようです。

 ・結婚により家事に専念するため
 ・両親の介護のため
 ・遠距離の地に引越しするため
 ・転職先を見つけたため など


【なぜ一身上の都合を使うのか】

自己都合での退職の際「一身上の都合」という言葉を使うのには、いくつか理由があります。
まずひとつ目は、ビジネスマナーとして広く普及しているから。
そしてもう一つは、退職する側が伝えづらい理由を持っていても、角が立たない伝え方ができるからです。
退職理由には人それぞれ理由があるもの。ネガティブな理由や、会社への不満を直接伝えていてはトラブルになってしまう可能性が高くなります。
そんなときに円満に退職理由を伝える言葉として、「一身上の都合」があるのです。


【一身上の都合を使わないとき】

・会社都合の場合
会社都合での退職の場合、「一身上の都合により退職」と履歴書に記載するのは経歴詐称となってしまうため、使用することはできません。その場合は、「会社都合により退職」としましょう。
アルバイトやパートなどの非正規雇用であっても、記載方法は同じです。

・派遣社員や契約社員など有期の雇用契約の場合
有期の雇用契約を自身の都合で更新しなかったとしても、契約期間を満了していれば「契約期間満了により退職」と記載します。
契約期間の途中で退職した場合は期間の定めがないものと同じく、自分から契約の解除を申し出た場合は「一身上の都合」に、会社都合で退職した場合は「会社都合」になります。

◆自己都合で退職するときの手順

(1) 直属の上司に相談する

タイミング:退職予定日の1.5~3か月前が目安

辞めたいと思ったら、まずは直属の上司に相談しましょう。
引き継ぎにかかる時間や会社ごとの規定にもよりますが、退職したいと思っている日の1.5~3か月前に切り出すのが一般的。
上司に時間を取ってもらえるようお願いし、他の人のいないところで話を切り出します。
退職理由を尋ねられることが多いですが、その際、仕事の愚痴や不満を言わないように気をつけましょう。

◎退職の意思ははっきり伝えながらも、角の立たない言い方をするのが円満退社のポイントです


(2) 退職願(退職届)を提出する

タイミング:上司と退職日を調整したあと。退職の2週間~1か月前までが目安

引き継ぎの時間などを調整し、退職日が決定したら退職願を提出します。
退職願の書き方のポイントについては別項を参照してください。


(3) 引き継ぎを行う

タイミング:退職日の3日前に一通りが完了するスケジュールを設定する

引き継ぎは法律で定められた義務ではありませんが、円満退社をする上では欠かせないもの。
口頭での説明だけではなく、データや書類などあとで確認できる形で引き継ぎを行うことで後任者が業務に就いてからのトラブルを防ぐことができます。

◎引き継ぎ内容はどこまで行ったかを管理するのがポイント。また、退職前は多忙なので、多少ずれ込んでも問題がないよう余裕をもったスケジュールにしましょう


(4) 退職する

退職日には、会社から支給されていた物品を返却します。
返却するものは会社にもよりますが、制服やタイムカード、名刺など。また、会社で作成した資料なども返却対象となる場合がほとんどです。

その後、転職先が決まっている場合は転職先企業で手続きを。決まっていない場合や、再就職まで時間がある場合は失業保険(雇用保険)・健康保険・年金などの手続きを自分で行うことになります。

◆自己都合で退職する時に気をつけたいポイント

自己都合による退職の場合、まずは上司などに退職の相談をすることになります。会社を辞めたいと伝え、引き継ぎにかかる時間などを考慮して退職日を調整しましょう。退職日が決定したら退職願(退職届)を作成します。
退職願と退職届の違いは、下記のとおりです。

 退職願……退職したいという願い出る書類
 退職届……強い辞意を表明する書類。基本的に撤回できない

会社から指定がある場合や慣例として決まっている場合は別ですが、どちらにするか迷った場合は「退職願」のほうが無難です。

退職願には具体的な退職理由を書かず、「一身上の都合」とのみ記載します。
会社に事情を説明する場合は、事前に相談する際に伝えるようにしましょう。

退職の理由を具体的に教えてほしいと言われる場面もありますが、法的には退職理由を会社に伝える必要はありません。プライベートな事情や伝えたくない部分は話さなくても問題ないでしょう。

◆自己都合退職、履歴書の退職理由書き方ポイント

【「一身上の都合」を使用する場合】

履歴書に退職理由を記載する場合、基本的には「一身上の都合」のみで問題ありません。
詳しい理由に関しては、面接で尋ねられたときに答えます。

《例》
平成○年○月 △△株式会社入社
平成○年○月 一身上の都合で退職


【「一身上の都合」以外の書き方をする場合】

転職回数が多い場合やブランクが長い場合、具体的な理由を付けた退職理由にしたほうが効果的なことも。
特に職種や雇用形態の異なる転職を繰り返している場合、どのようなキャリアプランを持って転職したのか一貫性を感じられる理由を添えると、転職回数が多くてもマイナスの印象を与えづらくなります。

《例》
平成○年○月 △△株式会社入社(営業職)
平成○年○月 事務職へのキャリアチェンジのため退職
平成○年○月 株式会社××入職(派遣社員)
平成○年○月 契約期間満了のため退職
平成○年○月 □□株式会社入社(事務職)
平成○年○月 キャリアアップのため退職

自分はどちらの書き方が良いのか、どういった書き方をすればいいのか悩む場合は、転職エージェントなどのプロにアドバイスを貰うのもおすすめです。

◆自己都合退職、面接時の退職理由の伝え方ポイント

転職時の面接で必ず尋ねられるのが退職理由。もしも前向きな理由で退職したのではない場合、理由をそのまま伝えたのではネガティブな印象を与えてしまいます。
退職理由を伝えるポイントは、ネガティブな部分をポジティブに変換して志望動機につなげること。
退職理由を整理することで、志望動機も具体的になります。

【ネガティブ→ポジティブ変換の例】

・残業が多い、仕事量が多い……など激務が理由で退職した場合
仕事自体への不満ではなく、スキルアップなど自己啓発に使う時間を確保できないという理由にすれば前向きな印象を与えます。特に、仕事の他にも勉強する時間が必要な職種では説得力のある理由です。

《例文》
「前職の業務内容にはやりがいを感じていたのですが、連日○時間以上の残業や、月○日の休日出勤があり、仕事以外の時間を確保できませんでした。今後は仕事のクオリティを高めるためにもスキルアップに費やす時間を持ちながら働きたいと思い、転職に踏み切りました」

・営業職で営業目標が高い、ノルマがあって辛いといった理由で退職した場合
営業職の場合、ノルマが嫌だとストレートに伝えると悪印象を与える可能性が。数字も大切にしながら、別の部分にも価値を置いた働き方がしたいと言い換えれば、悪い印象にはなりづらくなるでしょう。
また、嫌なことがあったからすぐ辞めたと捉えられないためにも、改善しようとしたポイントを含めるのは効果的です。

《例文》
「前職では数字を意識し、売上を向上することに注力していました。その中で、数字だけではなく、お客様一人ひとりの満足度を高める働き方がしたいと感じたため、それを叶える環境づくりを行うとともに、転職も視野に入れて活動しておりました。そんな中御社のホームページを拝見し、お客様を第一にしたサービス提供を行っている部分に共感し、御社を志望いたしました」

・人間関係や職場の雰囲気に問題があった場合
人間関係の問題に対する意見は主観的になりやすいため、できるだけ避けるのが無難。それでも理由に組み込む場合は、人間関係が悪いことでどんなデメリットがあったのか、自分はどんな環境で活躍したいのかという視点に切り替えて考えてみましょう。例えば上司がワンマンだった場合、それを悪く言うのではなくどう改善すれば働きやすいのか…と考えるということです。

《例文》
「経験豊富な上司のもとで指導を受け、仕事を覚える上で大変勉強になりました。しかし、自身でも経験を重ねるうちに、トップダウンのやり方である前職よりも、若手から活躍できるというボトムアップな社風の企業に転職したいという気持ちが芽生えました」

◆履歴書の作成など転職活動に悩んだら

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