入社承諾書を入れる封筒は何が良い？添え状についても解説

「入社承諾書を返送する封筒は何を選んだら良いの？」と悩む方も多いのではないでしょうか。返信用の封筒が同封されている場合は、それを使って問題ありません。もし同封されていない場合は、書類を折らずに入れられる角形の白い封筒を選ぶと良いでしょう。このコラムでは、入社承諾書を返送する封筒や添え状について解説しています。就職先で気持ちの良いスタートを切るためにも、入社承諾書の返送方法をマスターしましょう。

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入社承諾書とは？

入社承諾書とは、採用が決まったあとに送られてくる書類で、企業と採用者の双方が入社意思を確認するためのものです。「内定承諾書」と呼ばれることもあります。入社承諾書のフォーマットは企業によって異なりますが、内定者の住所と氏名を記載する欄があるのが基本の形式です。内定者は、承諾書に署名・捺印することで入社意思を表明します。提出方法は郵送が一般的で、企業によっては内定式のときに対面で提出するケースもあるようです。

入社承諾書に法的な効力はありませんが、提出することは「特別な理由がない限り入社する」という意味を持つので、複数の企業から内定を貰った場合はよく考えた上で提出しましょう。また、提出する際は、返送期限に注意が必要です。締め切りを守るのはもちろん、期限内であっても入社意思が固まり次第、なるべく早く返送すると良いでしょう。
入社承諾書については、「内定承諾書や添え状とは？具体的な書き方や提出時のポイントなどを紹介」のコラムでも解説していますので、こちらも参考にしてみてください。

入社承諾書を返送する封筒は何を選んだら良い？

入社承諾書に返信用の封筒が同封されている場合はそれを使い、ない場合は白い封筒を準備しましょう。一般に茶色の封筒は正式書類には向かないとされるので、避けたほうが無難です。また、封筒の形は長形ではなく、書類を折らずに入れられる角形封筒を選びます。大きさに余裕のある角形封筒であれば、書類をクリアファイルで保護した上で入れることも可能です。封筒の種類に迷う場合は、中身が透けないように加工されたものや、防水加工のものを選んでみてください。
なお、封筒の準備は、実際に入社承諾書が送られてきてから行うことがおすすめです。サイズを確認してから準備することで、封筒選びに失敗して買い直すリスクを抑えられるでしょう。

入社承諾書を入れる封筒の書き方で注意すべき点

ここでは、入社承諾書を入れる封筒の書き方で注意すべき点を紹介します。以下を参考に、正しく書きましょう。

「御中」「様」を使い分けよう

封筒の宛名を書く際は、「御中」「様」の使い分けのルールを守りましょう。社名や部署名のあとにつける敬称は「御中」、担当者などの個人名のあとにつける敬称は「様」です。つまり、正しい宛名の表記は、「〇〇株式会社　△△様」となります。「〇〇株式会社御中　△△様」のように、併用して使わないよう注意しましょう。

封筒の裏面も書き忘れないようにしよう

封筒の裏面左下には自分の住所と氏名を記入し、封を閉めたら「〆」と書くのも忘れないようにしましょう。「〆」を書くことで、「途中で開封されていない」ことを表すことができます。「×」と間違えやすいので、注意してください。封筒の表面だけでなく、裏面も正しく記載するよう心掛けましょう。

入社承諾書を返送するときに添え状はつけるべき？

添え状とは、ファックスや郵便物を送る際に同封する書類の内容や枚数を記載する紙のことで、「送り状」とも呼ばれます。入社承諾書を返送するときに添え状は必須ではありませんが、つけるかつけないか迷うなら同封するのが賢明です。添え状を添付することで、印象が良くなる場合もあるでしょう。また、書類の封入漏れを防ぐことにもつながります。添え状に書く内容についても、見ていきましょう。

添え状に書く内容

添え状に書く内容や順番は、以下のとおりです。

• ・作成した日付と宛名（企業、部署、担当者名など）
  ・自分の情報（氏名、住所、大学名、連絡先など）
  ・本文（頭語として「拝啓」から始め、最後に「敬具」と書く）
  ・送付書類の内容や枚数（「記」から始め、箇条書きで書く）

本文の挨拶は、「○○の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます」から始めるのがスタンダード。そのあとに内定をもらったことに対する感謝の言葉や、今後の指導をお願いする文章を書くと良いでしょう。また、添え状の最後には、2枚目がないことを示す「以上」の語を書くのを忘れないようにしてください。
「内定承諾書に添え状はいらない？手書きはOK？テンプレートと文章例を紹介」のコラムで、添え状のテンプレートも紹介しています。作成する際は、ぜひこちらも参考にしてみてください。

入社承諾書の提出後に内定を辞退できる？

入社承諾書は法的効力を持たないため、提出後に内定を辞退することは可能です。ただし、忘れてはいけないのが「提出後の内定辞退は企業に大きな迷惑をかける」ということ。入社を決めた内定者に欠員が出ると採用計画に狂いが生じるほか、備品の準備をしていた場合はそのコストが無駄になってしまう可能性もあります。内定を辞退する場合は、そのことを意識して対応するようにしましょう。内定を辞退する場合の連絡方法や伝え方については、以下で解説していきます。

連絡方法

内定を辞退する際は、意思を固めたら一刻も早く担当者に電話で連絡しましょう。メールや手紙などの手段もありますが、企業への影響をなるべく減らすためには、少しでも早く連絡が取れる電話が最善の方法だといえます。
電話口ではまず氏名を名乗り、担当者への取次ぎをお願いして、電話で話す時間があるか確認するようにします。新卒の方は、氏名と合わせて大学名を伝えるようにしましょう。担当者につながったら、内定を辞退することと丁寧に謝罪の言葉を述べ、嫌味を言われるなどのネガティブな反応をされたとしても真摯な対応を貫きます。内定を辞退することについては自分で考えた言葉で伝えて問題ありませんが、「どう切り出して良いか分からない…」という方は、次で紹介する例を参考にしてみてください。

伝え方の例

「内定をいただいてから大変悩んだのですが、内定辞退をさせていただきたく、今回お電話を差し上げました。理由といたしましては、御社と併行して選考を進めていた〇社からも内定をいただき、自分の力を一番活かせるのはそちらの企業であると判断したからです。大変身勝手なお願いでご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ありません。」

これはあくまで一例なので、そのときの担当者の反応や質問内容によって言葉を選び、内定を辞退することを伝えましょう。なかには辞退の理由を聞かれた際に、事実ではない内容を答える人もいるようです。しかし、経験豊富な担当者には表面上の嘘は見破られてしまうでしょう。内定辞退の理由を聞かれたら事実を正直に答え、できる限り相手に誠意が伝わるように心掛けてください。入社承諾書を提出したあとの内定辞退は一度した約束を破ることと同じなので、何よりも誠意を持って対応することが大切です。
内定を辞退する際の注意点については、「内定の断り方やマナーとは？辞退を伝える電話やメールの例文をご紹介！」のコラムでも解説しています。対応する際は、こちらもチェックしてみてください。

ミスマッチによる内定辞退を避けるには？

内定辞退に至る原因の一つとして、就職先とのミスマッチが挙げられるでしょう。企業研究が不十分だと、採用後に「この職場は自分と合っていないかもしれない」という違和感が生じる可能性があります。こうしたミスマッチによる内定辞退を防ぐには、就職エージェントを活用するのも一つの方法です。エージェントを活用すれば、限られた時間のなかで企業分析に必要な情報を集めることができるほか、自分に合った求人も紹介してもらえるでしょう。

「ミスマッチのない就職を目指したい」「エージェントを活用して効率的に就職活動を行いたい」という方は、ハタラクティブにご相談ください。ハタラクティブは高卒や既卒、第二新卒などの若年層に特化した就職・転職サービスです。プロの就活アドバイザーが1対1でカウンセリングを行い、希望の条件や個人の適性に合った正社員求人を紹介。求人票にない情報の提供や応募書類の添削、面接指導など、内定までの道のりも手厚くサポートします。まずは相談だけしたいという場合も、ぜひお気軽にお問合せください。