入社承諾書を入れる封筒は、白・茶色?

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【このページのまとめ】

  • ・入社承諾書とは、入社意思を確認するための書類
    ・入社承諾書の提出は期限を厳守し、宛名の書き方など基本的なマナーに気をつけよう
    ・書類の漏れを防ぐためにも、添え状は添付すべき。内定への感謝の言葉を書き入れよう
    ・封筒の色は白、書類を折らずに入れられる角型封筒を選ぼう
    ・書類の提出後も内定辞退は可能だが、企業に迷惑をかけることを理解し丁寧に謝罪しよう
    ・内定辞退につながるミスマッチを避けるためには、就職・転職エージェントを活用してみては?

内定が決定した後に送られてくる入社承諾書の正しい書き方をご存知ですか?
承諾書の返送マナー次第で、採用者の印象が良くなることもあれば悪くなることもあります。
就職先で気持ちの良いスタートを切るためにも、添え状を含めた書類の返送方法をマスターしましょう!

◆入社承諾書・内定承諾書とは?

入社承諾書(内定承諾書)とは、採用が決まった後に送られてくる書類で、企業と採用者の双方が入社意思を確認するためのものです。
採用者は承諾書に署名・捺印することで入社意思を表明し、郵送で提出するのが一般的。企業によっては内定式で提出する場合もあります。
入社承諾書には法的な効力はありませんが、書類の提出は「特別な理由がない限り入社する」という意味を持つので、複数の企業から内定を貰った場合はよく考えた上で提出しましょう。

◆入社承諾書・内定承諾書を送る際の基本的な注意点

入社承諾書は、企業に「常識がない」と思われないようマナーに気をつけて提出しましょう。
書類の提出で最も注意すべきは提出期限。締め切りが設けられている場合は必ず守るのはもちろん、期限内であってもなるべく早く返送するのが基本です。
入社承諾書のフォーマットは企業によって異なりますが、内定者の住所と氏名を記載するのが一般的な形式。
封筒の宛名に誤字や脱字がないか必ず読み直し、「御中・様」の使い分けのルールが守れているか再度確認を行います。社名や部署名の後につける敬称は「御中」、担当者など個人名の後につける敬称は「様」となり、「〇〇株式会社御中 △△様」のようにどちらもを併用して使うことはないので注意しましょう。この場合は、「〇〇株式会社 △△様」が正しい表記です。
封筒の裏面左下には自分の住所と氏名を記入し、封を閉めたら「〆」と書くのを忘れずに。これは「途中で開封されていない」ことを表すマークで、「×」と間違えやすいので注意しましょう

◆添え状はつけるべき?

添え状とは、ファックスや郵便物を送る際に同封する書類の内容や枚数を記載する紙のことで、「送り状」とも呼ばれます。
添え状は「絶対につけなければならない」というものではありませんが、つけるかつけないか迷うなら同封するのが賢明。添え状を添付することで、印象が良くなる場合もあるでしょう。
また、添え状には書類の漏れを防ぐ役割もあります。

【添え状に書く内容】

添え状に書く内容は上から順に、作成した日付と宛名(企業、部署、担当者名など)、自分の情報(氏名、住所、大学名、連絡先など)。
それから頭語として「拝啓」と書き、そのあとに本文をつなげます。本文の最後は「敬具」で終わり、その下に「記」と書いて送付書類の内容や枚数を箇条書きにします。
本文の挨拶は「○○の候、貴社におかれましては益々ご清祥のこととお慶び申し上げます」から始めるのがスタンダード。その後に内定をもらったことに対する感謝の言葉や今後の指導をお願いする文章を書くと良いでしょう。
添え状の最後には、2枚目がないことを示す「以上」の語を書くのを忘れないようにします。

◆封筒のサイズや色は?

返信用の封筒が同封されている場合はそれを使い、返信用の封筒がないときは白い封筒を準備します。一般に茶色の封筒は正式書類には向かないとされるので、避けたほうが無難。
封筒の準備は、実際に承諾書が送られてきてサイズを確認してからすると良いでしょう。封筒の形は長形ではなく、書類を折らずに入れられる角形封筒がおすすめ。大きさに余裕のある角形封筒であれば、書類をクリアファイルで保護した上で入れることもできます。
封筒の種類に迷ったら、中身が透けないように加工されたものや、防水加工のものを選んでみてはいかがでしょうか。

◆もし提出後に内定辞退を決意したら…

コラムの冒頭でご説明した通り、入社承諾書は法的効力を持たないため入社後に内定辞退することが可能です。
ただし、忘れてはいけないのが「提出後の内定辞退は企業に大きな迷惑をかける」ということ。入社を決めた内定者に欠員が出ると採用計画に狂いが生じるほか、内定者のために備品の準備をしていた場合はそのコストが無駄になってしまいます。

内定辞退をする際は企業への影響をなるべく減らすため、意思を固めたら一刻も早く担当者に連絡をしましょう。
連絡はメールや手紙などの方法がありますが、少しでも早く連絡をとるためには電話が最善の方法。
内定辞退を伝える電話では丁寧に謝罪の言葉を述べ、嫌味を言われるなどネガティブな反応をされたとしても、真摯な対応を貫きます。
辞退については自分で考えた言葉で伝えますが、どう切り出して良いかわからないという方は以下にご紹介する例をヒントにしてみてください。
電話口ではまず氏名を名乗り、担当者への取次ぎをお願いして現在電話で話す時間があるか確認するようにします。新卒の方は氏名と合わせて大学名を伝えるようにしましょう。

【伝え方の例】

内定を頂いてから大変悩んだのですが、内定辞退をさせていただきたく今回お電話を差し上げました。理由といたしましては、御社と併行して選考を進めていた〇社からも内定をいただき、自分の力を一番活かせるのはそちらの企業であると判断したからです。
大変身勝手なお願いでご迷惑をおかけしてしまい、申し訳ありません。

これはあくまで一例なので、その時々の担当者の反応や質問によって、言葉を選んで返答するようにしましょう。
辞退の理由を聞かれた際に、「家族が病気になったから」「急遽田舎に帰ることになったから」などと事実ではない内容を答える人がいるようですが、経験豊富な担当者には表面上の嘘は見破られてしまいます。
内定辞退の理由を聞かれたら事実を正直に答え、できる限り相手に誠意が伝わるように心がけましょう。承諾書提出後の辞退は一度した約束を破ることと同じなので、何よりも誠意を持って対応することが大切です。

◆ミスマッチによる内定辞退を避けるには?

内定辞退に至る原因のひとつは、企業に関する情報収集が足りず、採用後に「この職場は自分と合っていないかもしれない」という違和感が生じてしまうこと。
就職先とのミスマッチは、就職後の退職理由の上位を占めることもわかっています。

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