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作業効率UPの秘策!今より「楽」に働こう

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【このページのまとめ】

  • ・仕事の効率が悪いのは、完璧主義の働き方、人の話を聞き入れない姿勢、タスクの優先順位が

  • つけられないことが原因
    ・作業効率を上げるには、いかにして「楽」をするかを考えよう
    ・作業効率を上げるには整理整頓やパソコン操作の工夫、成功者のやり方からヒントを得る方法がある
    ・仕事に対する適性がないと、工夫しても作業効率は上がらないかもしれない

「一生懸命働いているのに、ほかの人と比べて作業の効率が悪い気がする」
今回コラムでは、そんな悩みを持つ方に向けて仕事の効率が落ちる理由とその改善策を解説します。
作業効率を上げて仕事の質を高めるためには、一体どんな工夫が必要なのでしょう?

◆効率よく仕事がしたいのに、どうしてできない?

効率よく仕事をしたいと思っているのに、実際には自分が思ったように作業が進まないという方は多いのではないでしょうか。
作業効率が悪くなる理由は、普段の仕事の進め方の中にあります。
一体何が作業の効率を落としているのか、まずはその原因を分析していきましょう。以下に仕事の効率が落ちる代表的な原因を挙げていくので、思い当たる項目がないか目を通してみてください。

【完璧主義で仕事をしている】

完璧主義の人は仕事に100%の完成度を求め、少しの妥協も許しません。完璧主義の働き方は、仕事に真摯に取り組む熱意にあふれた姿勢を感じさせますが、作業効率という点でいえば「完璧」の追求は仕事のスピードを落としてしまいがち。完璧主義をベースとする仕事のやり方は、ある一点にこだわるあまり全体の進行が大幅に遅れるといった事態を招きかねません。
ときには優先度の低いタスク、求められているレベルがそれほど高くないタスクに関して妥協することで、業務の流れがスムーズになっていくでしょう。

【人の意見を聞かない】

自分のやり方や習慣にとらわれて人の意見を受け入れられない人は、いつまで経っても仕事のやり方が改善されません。
仕事の進め方に自分なりのこだわりがある方は多いと思いますが、作業効率が悪いと感じるなら従来の方法を見直す必要があるでしょう。
ほかの人の意見からは、自分では想像できなかった可能性を見つけることができます。
作業効率を上げたい人は「自分はこうだから」と頑なになるのではなく、同僚のやり方や上司のアドバイスを柔軟に取り入れて、自らの糧にしていきましょう。

【タスクの優先順位を考えていない】

仕事の効率が悪い人は、多くの場合タスクの優先順位を考えていません。業務に優先順位をつけるのは、要領良く仕事を進める基本中の基本。
大量の仕事を抱えながらも効率よく作業を進める人がいますが、それが可能なのは仕事の優先順位を考え無駄を省いて働いているからです。
優先順位をつけるには、まず抱えている全てのタスクを洗い出し、それぞれの重要度を考えてみましょう。重要な仕事が複数ある場合は、「重要かつ期限が近い仕事」「重要だが期限がない仕事」などとタスクの特徴を細かく分けていくのがおすすめ。
重要度が高いと判断したら、嫌な仕事でも先送りにしないことがポイントです。重要度別にタスクを整理したら、抜け漏れが出ないようにToDoリストを作ると良いでしょう。
さらに作業を効率化したい人は、それぞれのタスクにかけて良い時間を設定し、漠然と時間を使わないようにスケジュール管理を徹底していきましょう。


◆作業効率を上げる考え方

作業効率を上げるために必要な発想の一つに、「楽をする」という考え方があります。
といっても、ここでいう「楽」とは仕事をサボって遊んだり、業務をおろそかにすることではありません。仕事で楽をするというのは、クオリティを落とすという意味ではなく、業務を効率化して生産性を挙げたり、自分が働きやすい環境を構築したりすること。
例えば、いつも作成する資料やメールのパターンが決まっている場合は、繰り返し使えるテンプレートを作って1から作り直す作業をなくしていくのが、仕事上の「楽」にあたります。
楽をする仕事のやり方では時間に余裕が生まれ、重要な仕事の完成度を高めるなど、自分が本当に力を入れたいと思う部分に労力を注げるようになるのがメリット。
時間的な余裕があると急に入ってきた仕事にも対処しやすくなり、精神的にも余裕をもって働くことができるでしょう。


◆作業効率を上げる具体的な方法は?

作業効率が下がる原因、そして作業効率を上げるための考え方をご紹介してきましたが、ここからは仕事の要領を良くする具体的な方法について解説します。
これから挙げていくのはささやかな工夫かもしれませんが、小さな工夫の積み重ねで作業の効率は前よりも良いものになっていくでしょう。

【身の回りの整理整頓】

作業効率が悪いと嘆いている方で、デスクが散らかっているという人はいないでしょうか?
作業の効率と整理整頓には密接な関係があり、仕事に必要な物が整っていない環境では作業のスピードは落ちてしまいます。
必要な書類が見つからずに探し回っている時間は無駄ですし、必要なものがないからといって重要な仕事を後回しにしては、「仕事の優先順位」を考える意味がありません。
重要な書類やよく使う文具はしまっておく場所を決めておき、何がどこにいったかわからなくなる事態を避けましょう。
また、デスクと同様にパソコンを整理するのも忘れずに。ファイル名が適当でいちいち中身をひらかなければ何のデータかわからないということがないように注意し、デスクトップがファイルだらけという人はフォルダを作って見やすく整理します。

【ショートカットキーを使いこなす】

パソコンでの作業が多い人、事務系の仕事をしている人はショートカットキーを覚えると時短ができそうです。
コピーやペーストなど誰もが知っている基本の動作に加えて、パソコンには様々なショートカット機能が備わっています。ショートカットキーについてはインターネットで調べれば多くの情報が手に入るので、自分がよくする操作に対応するキーがないか確かめてみましょう。
様々なキーを一度にマスターするのは難しいので、1日に1つ新しいキー操作を覚えるやり方がおすすめです。

【成功者のやり方を真似る】

ビジネス書やインターネットで情報を集め、成功しているビジネスマンの仕事のやり方を真似る方法です。
自分のやり方に自信がないがどう改善して良いかわからない方は、積極的に外部から情報を取り込むのが良いでしょう。
仕事のやり方を学ぶ対象は著名な成功者でも良いですが、周囲に尊敬する先輩や仕事が速い同僚・上司がいるのならその人たちにアドバイスをもらうのも有効。
日頃から「できる人」の仕事の進め方を観察し、取り入れられると思ったものはどんどん真似してみると良いでしょう。

【作業にかかる時間を把握する】

仕事の時間管理を徹底するには、自分がどの仕事にどれだけ時間をかけているかを把握することが大切です。
かかる時間がわかるといつまでにどれだけのタスクを終えられるかが予測でき、計画が立てやすくなります。
また、仕事に対して時間がかかりすぎていることがわかれば、その後は時間短縮を意識して取り組めるようになるでしょう。

◆仕事が合わなくて作業効率が落ちている場合

「仕事のやり方というよりは、仕事に対する適性がないために作業効率が悪い…」
そんな風に感じている方は、転職を検討してみてはいかがでしょう?
どんなに工夫をしても仕事には向き不向きがあるため、今の仕事を今後も続ける自信がないという方は一度環境を変えてみても良いかもしれません。

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