作業効率を高めたい！3つの考え方とサポートツールで働き方を変えよう

作業効率が悪いと、「仕事ができない人」と評価されてしまいがちです。評価向上のためにも、作業効率アップのコツを知りましょう。
仕事の効率が低下するのは、仕事のやり方や考え方の癖が原因のことも。このコラムでは、作業効率を向上させるために必要な考え方や、すぐに実践できる具体的な方法、積極的に活用したいサポートツールを紹介します。

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作業効率が重要な理由

作業効率が悪いと、なかなか受け持つ仕事が終わらずに残業が続いたり、終わる前に新たな仕事を依頼されて手一杯になったりして心身ともに疲弊してしまいます。作業効率を意識し、無駄のない仕事の進め方を身につければ、残業や仕事に対する不安・心配が減り、プライベートとしっかり線引きができるように。メリハリのある生活を遅れるようになるでしょう。

作業効率が悪くなる3つの原因

作業効率が悪くなる理由は、普段の仕事の進め方の中にあります。
一体何が作業効率を落としているのか、まずはその原因を分析していきましょう。以下に仕事の効率が落ちる代表的な原因を挙げていくので、思い当たる項目がないか目を通してみてください。

1.完璧主義で仕事をしている

完璧主義の人は仕事に100%の完成度を求め、少しの妥協も許しません。完璧主義の働き方は、仕事に真摯に取り組む熱意にあふれた姿勢を感じさせますが、作業効率という点でいえば「完璧」の追求は仕事のスピードを落としてしまいがち。完璧主義をベースとする仕事のやり方は、ある一点にこだわるあまり全体の進行が大幅に遅れるといった事態を招きかねません。
優先度の低いタスク、求められているレベルがそれほど高くないタスクに関して妥協することで、業務の流れがスムーズになっていくでしょう。

2.人の意見を聞かない

自分のやり方や習慣にとらわれて人の意見を受け入れられない人は、いつまで経っても仕事のやり方が改善されません。
仕事の進め方に自分なりのこだわりがある方は多いと思いますが、作業効率が悪いと感じるなら従来の方法を見直す必要があるでしょう。
ほかの人の意見からは、自分では想像できなかった可能性を見つけることができます。
作業効率を上げたい人は「自分はこうだから」と頑なになるのではなく、同僚のやり方や上司のアドバイスを柔軟に取り入れて、自らの糧にしていきましょう。

3.タスクの優先順位を考えていない

仕事の効率が悪い人は、タスクの優先順位を考えない傾向が見られます。大量の仕事を抱えながらも効率よく作業を進める人がいますが、それが可能なのは仕事の優先順位を考え無駄を省いて働いているから。業務に優先順位をつけるのは、要領良く仕事を進める基本です。
優先順位をつけるには、まず抱えているすべてのタスクを洗い出し、それぞれの重要度を考えてみましょう。重要な仕事が複数ある場合は、「重要かつ期限が近い仕事」「重要だが期限がない仕事」などとタスクの特徴を細かく分けていくのがおすすめ。
重要度が高いと判断したら、嫌な仕事でも先送りにしないことがポイントです。重要度別にタスクを整理したら、抜け漏れが出ないようにToDoリストを作ると良いでしょう。
さらに作業を効率化したい人は、それぞれのタスクにかけて良い時間を設定し、漠然と時間を使わないようにスケジュール管理を徹底していきましょう。

「完璧主義」への対処法が知りたい方は、「完璧主義が非効率を招く！仕事が遅いを卒業するには」のコラムをご覧ください。仕事が遅い人の特徴や対処法を詳しく解説しています。

作業効率を上げるための3つの考え方

作業効率を上げるためには、まずは考え方から変えていくのがおすすめです。無駄のない作業方法を確立したり、仕事の意味や内容を理解したりすれば自然と作業効率は上がるでしょう。3つの考え方を紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

1.できるだけ「楽をする」こと

作業効率を上げるために必要な発想の一つに、「楽をする」という考え方があります。
といっても、ここでいう「楽」とは仕事をサボって遊んだり、業務をおろそかにしたりすることではありません。仕事で楽をするというのは、クオリティを落とすという意味ではなく、業務を効率化して生産性を上げたり、自分が働きやすい環境を構築したりすること。
たとえば、いつも作成する資料やメールのパターンが決まっている場合は、繰り返し使えるテンプレートを作って1から作り直す作業をなくしていくのが、仕事上の「楽」にあたります。
楽をする仕事のやり方では時間に余裕が生まれ、重要な仕事の完成度を高めるなど、自分が本当に力を入れたいと思う部分に労力を注げるようになるのがメリット。
時間的な余裕があると急に入ってきた仕事にも対処しやすくなり、精神的にも余裕を持って働くことができるでしょう。

2.作業効率を上げる「意味を考える」こと

作業効率を上げるためには、「何のために作業効率の向上を図る必要があるのか？」を考える必要があります。
自身の仕事量が報酬金額に直結する立場であれば、作業効率について考えるのは当然のこと。「限られた時間の中で何ができるのか？」を、自然に考えられるはずです。
また、「早く仕事を終えて自分の時間を楽しみたい」という意識で、効率化に取り組む方もいます。作業効率向上によって得られるメリットは、人によって異なるもの。
自分の場合の「効率化の意味」について、今一度見つめ直してみてください。

3.仕事内容を「しっかりと理解する」こと

作業の効率が良い人は、自身が取り組んでいる仕事の内容を、しっかりと理解している可能性が高いです。
仕事の内容を理解できないまま、作業を進めていっても、いずれ無駄が生じてしまうでしょう。最初に分からない点をクリアにしておくことが、作業効率向上のコツです。
「なかなか効率化できない」と思ったときには、仕事の内容を理解できているかどうか、再度確認してみてください。

作業効率を上げる具体的な方法は？

作業効率を上げるには、仕事ができる環境を整えたり無駄を省いたりといった工夫が必要です。また、周りの「仕事が早い人」を観察し、真似するのもおすすめ。自分に合った、作業効率アップにつながる方法を見つけましょう。

身の回りの整理整頓

作業効率が悪いと嘆いている方で、デスクが散らかっているという人はいないでしょうか？
作業の効率と整理整頓には密接な関係があり、仕事に必要な物が整っていない環境では作業のスピードは落ちてしまいます。
必要な書類が見つからずに探し回っている時間は無駄ですし、必要なものがないからといって重要な仕事を後回しにしては、「仕事の優先順位」を考える意味がありません。
重要な書類やよく使う文具はしまっておく場所を決めておき、何がどこにいったか分からなくなる事態を避けましょう。
また、デスクと同様にパソコンを整理するのも忘れずに。ひと目でどのデータが入っているか分かるファイル名を心がけたり、項目ごとにファイルを作成したりして見やすいデスクトップにするのがポイントです。

ショートカットキーを使いこなす

パソコンでの作業が多い人はショートカットキーを覚えると時短になり作業効率が上がります。
コピーやペーストなど誰もが知っている基本の動作に加えて、パソコンには様々なショートカット機能が備わっています。ショートカットキーについてはインターネットで調べれば多くの情報が手に入るので、自分がよくする操作に対応するキーがないか確かめてみましょう。
様々なキーを一度にマスターするのは難しいので、1日に1つ新しいキー操作を覚えるやり方がおすすめです。

成功者のやり方を真似る

ビジネス書やインターネットで情報を集め、成功しているビジネスマンの仕事のやり方を真似る方法です。
自分のやり方に自信がないがどう改善して良いか分からない方は、積極的に外部から情報を取り込むのが良いでしょう。
仕事のやり方を学ぶ対象は著名な成功者でも良いですが、周囲に尊敬する先輩や仕事が速い同僚・上司がいるのならその人たちにアドバイスをもらうのも有効。
日頃から「できる人」の仕事の進め方を観察し、取り入れられると思ったものはどんどん真似してみると良いでしょう。

作業にかかる時間を把握する

仕事の時間管理を徹底するには、自分がどの仕事にどれだけ時間をかけているかを把握することが大切です。かかる時間が分かるといつまでにどれだけのタスクを終えられるかが予測でき、計画が立てやすくなります。
また、仕事に対して時間がかかり過ぎていることが分かれば、その後は時間短縮を意識して取り組めるようになるでしょう。

仕事ができる人のやり方が知りたい方は、「できる人はどうしてる？仕事を早く終わらせるコツとは」のコラムをご覧ください。仕事のやり方を解説しています。

作業効率化をサポートしてくれるツール・アプリ3選

どうしても作業効率が改善されなければ、効率化をサポートしてくれるツール・アプリを活用しましょう。
おすすめのツール・アプリは以下の3つです。

チャットツール

メールよりも素早く、チーム内で意見を共有できるのが、チャットツールの特徴です。グループチャット機能を使えば、メンバー全員で情報共有しやすくなります。
ビデオチャット機能があるものや、タスク管理機能がセットになっているものもあり、職場の状況に合わせてぴったりなものを選択できるでしょう。

情報管理ツール

作業に必要な情報を管理し、必要に応じて他者と共有するためのツールです。
チャットでも情報共有は可能ですが、跡から必要なデータを探そうとした場合に、情報を遡って探し出す必要があります。時間の無駄につながるので、専用の情報管理ツールを利用するのがおすすめです。
ノート機能やメモ機能が搭載されていれば、気になる情報や思いついたアイデア、写真などの情報を自由に残し、管理することも可能に。情報が迷子になることもありません。

タスク管理ツール

作業効率向上のために欠かせないのが、タスク管理です。やらなければならない仕事をタスク化したら、管理ツールに入力しましょう。
スケジュール帳や専用ノートに記載する方法もありますが、スマホから操作可能なアプリを利用するのがおすすめです。移動時間や通勤時間など、隙間時間を使って、手元のデバイスからタスクの確認・優先順位の決定などを行えるでしょう。

作業効率と高品質の両立が重要

作業効率を向上させるために、「スピード」を意識する方は多いものです。
確かに、1つの作業にかかる時間が短くなれば、同じ時間でも多数の作業をこなせるように。スピードが早くなればなるほど、効率化が進むように感じます。
しかし、本当の意味で作業の効率化を進めるためには、「品質」を意識することが重要です。短い時間に大量に仕事をこなせたとしても、質が低い成果物ではやり直し作業が発生します。かえって、非効率につながってしまうでしょう。
作業効率向上と確かな品質を両立させるためのコツは、仕事の目的と成果物をはっきりさせることです。求められているものが、どういった目的で作られる成果物なのかを意識していれば、常に品質を意識できます。
また、「効率化のために」と、マルチタスクで作業するのはやめましょう。複数タスクを同時にこなせば、一見効率化しているように見えるかもしれません。しかし、マルチタスクは生産性を低下させる原因として知られています。タスクは1つずつ、着実にこなしていくのがおすすめです。マルチタスクは非効率のもと。「仕事の効率化にマルチタスクは本当に必要？」ではマルチタスクのリスクについて詳しく解説していますので、ぜひご覧ください。

作業効率が改善しないなら転職も検討しよう

「仕事のやり方というよりは、仕事に対する適性がないために作業効率が悪い…」
そんな風に感じている方は、転職を検討してみてはいかがでしょう？
どんなに工夫をしても仕事には向き不向きがあるため、今の仕事を今後も続ける自信がないという方は転職で環境を変えることも検討してみてください。

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