退職の挨拶はメールでも良い？社内・社外向けのメッセージ例文を紹介

「退職の挨拶をどのようにすれば良いか分からない」という人もいるでしょう。退職の挨拶は、それまでお世話になった感謝の気持ちを簡潔に伝えることが大切です。このコラムでは、退職の挨拶を考える際のポイントを例文付きで解説。また、退職日にやるべきことについてもまとめています。退職の挨拶でしっかり感謝を伝え、円満退社を目指しましょう。

退職時の挨拶の基本

退職の挨拶は、最終出社日の朝礼でスピーチを行うことが多いようです。企業によっては、夕礼の際に退社の挨拶を求められることもあるでしょう。会社の規模にもよりますが、退職の挨拶は大勢の前で話すことになるため、遠くにいる人にも聞こえるよう、ハキハキとした声で話すよう意識することが大切です。スピーチの時間は1分前後が一般的ですが、長くても3分以内にまとめて簡潔に伝えましょう。

退職の挨拶に盛り込む内容

退職のスピーチには、以下の3つを盛り込むと良いでしょう。

・会社を辞める報告と退職日
・これまで一緒に働いてきた仲間や上司への感謝の気持ち
・今後も会社の発展を祈る気持ち

なお、退職理由については定年や結婚、出産などはそのまま伝えても問題ありません。ただし、転職の場合やその会社への不満から退職する場合は、具体的な退職理由を伝えるのは控え、「一身上の都合により」とだけ伝えておくと良いでしょう。

退職の挨拶で気をつけたいマナー

退職時の挨拶はメンバーの前で話すため、緊張することもあるでしょう。緊張するとどうしても早口になりがちなため、スピーチをするときはゆっくりと話すことを心がけることが大切です。また、視線を上げて全員を見渡すのもポイント。最後の挨拶では、たとえ退職理由がネガティブな場合であっても、会社に対する不満などは伝えないのがマナーです。退職後に後悔しないためにも、円満退社を目指しましょう。円満退社のメリットについては、「退職が言いづらいときはどうする？仕事を円満に辞めるためのコツも解説」でまとめているので、あわせてご覧ください。

退職の挨拶はメールでも良い？

できれば退職の挨拶は直接伝えるべきですが、関係者全員に行うのは現実的に難しい面もあるでしょう。近年では、退職の挨拶をメールで済ませることも一般化しているようです。そのため、状況に応じて直接会って退職の挨拶をするか、メールにするかを選択しましょう。なお、メールで退職の挨拶をする場合は、「本来なら直接ご挨拶すべきですが、メールにて失礼致します」といった一文を添えると好印象です。

退職メールを送るタイミング

社内向けの退職挨拶メールは、最終出勤日に送るのが一般的です。ただし、会社によって送信の時間が異なることがあるため、先輩に確認したり、過去の退職の挨拶メールを参考にしたりすると良いでしょう。また、社外に退職の挨拶メールを送る際は、自分の後任が決まったタイミングがおすすめです。退職が決まった時点で連絡をしてしまうと、「今後の仕事はどうなる？」と相手を不安にさせる可能性があるので注意しましょう。社外に退職メールを送る場合は、「退職の挨拶メールを社外に送るタイミングは？マナーや注意点も解説！」のコラムも参考にしてください。

好印象を与えられる退職の挨拶例

退職の挨拶は、お世話になった人へ感謝の気持ちが伝わるよう工夫しましょう。以下では、スピーチの場合と社内・社外宛てのメールの場合など、シーン別に例文をご紹介します。

スピーチで退職の挨拶をするときの例文

「本日をもちまして、一身上の都合により退職することになりました。新卒で入社して5年。優しい先輩方からのサポートや面白い同僚に囲まれ、このような恵まれた環境の中、社会人としてのスタートを切ることができたこと、大変ありがたく思っています。こちらで学んだことは、私の財産です。進む道は変わりますが、今後も皆さまに教えていただいた経験を活かせるよう、努力し続けたいと思います。最後になりましたが、皆さまの今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。これまで本当にありがとうございました。」

社内向けの退職挨拶メールの例文

件名：退職のご挨拶　◯◯事業部　氏名

本文：
お世話になった皆さまへ

お疲れさまです。◯◯事業部の◯◯（氏名）です。
私事で恐縮ですが、本日をもちまして、一身上の都合により退職することになりました。
本来ならば直接挨拶に伺うべきところですが、メールにて失礼いたします。
在職中はたくさんの方々に叱咤激励やフォローをいただきました。
多くのことを学ばせていただき、大変感謝しております。
今後も、この貴重な経験を活かしていきたいと思っております。
今までありがとうございました。
末筆ながら、皆さまのご健康とご発展を心よりお祈り申し上げます。

社外向けの退職挨拶メールの例文

件名：退職のご報告　◯◯株式会社　◯◯（氏名）

本文：

◯株式会社（相手側の社名）

◯事業部　

◯（相手の氏名）様

お世話になっております。◯◯株式会社の◯◯（氏名）です。
私事で大変恐縮ですが、先日お電話にてお伝えしたとおり、本日をもちまして、◯◯株式会社を退職させていただくことになりました。

◯さまには、お力添えをいただきましたこと、いろいろと学ばせていただきましたこと、ここで改めてお礼申し上げます。 在職中は大変お世話になりました。
今後は、同僚の◯◯が貴社の後任を担当します。
後日改めて◯◯が挨拶に伺いますので、何卒変わらぬご指導の程よろしくお願いいたします。
本来ならば直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご連絡となってしまいましたことお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と田中さまのますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

上記のように退職の挨拶の際は、「退職時の挨拶の基本」でも説明した内容を盛り込み、感謝の気持ちを伝えられる内容を意識して作成してみましょう。

退職日にやるべき挨拶以外のことも把握しておこう

退職日当日は挨拶だけでなく、「最後まで責任を持って業務を行う」「トラブルが発生しないよう片付けや返却を行う」なども重要です。以下で詳しく解説しているので、退職予定の方は確認してみてください。

備品を返却する

パソコンや備品、名刺、社員証、健康保険証、資料、顧客リストなど、業務を行うために貸与されているものや、会社に所有権のあるものを返却します。「会社に返すべきものを失くしてしまった」という場合は、「退職時の返却物は郵送してOK？添え状は必要？紛失した場合についても解説」のコラムを参考にしてみてください。

引き継ぎの最終確認を行う

最終出勤日には引き継ぎが完了していることがほとんどですが、最後に引き継ぎ事項の最終確認を行いましょう。後任者と一緒に引き継ぐ内容を確認し、漏れがあれば補足しておきます。

上司や同僚に最後の挨拶を行う

退職するときは、全体に向けたスピーチだけでなく、個別に挨拶することも大切です。同じ部署の上司や同僚はもちろん、他部署でお世話になった人がいれば、可能な限り訪問して挨拶します。

退職の挨拶を感謝を込めて行うには

退職の挨拶は、退職理由にかかわらず行うのが一般的です。せっかく挨拶をするなら、しっかり感謝の気持ちを伝えたいもの。退職する場合は、会社側の同意を得たうえで、協力的に手続きを進めて円満退職を目指しましょう。もし、引き止めなどのトラブルが不安なら、先に転職先を決めてしまうのがおすすめです。

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