退社した時の挨拶の方法とスピーチやメールの内容

退社するとなると、最終日はスムーズに問題なく退社したいものです。どのような理由で退社するとなっても、やはり一言挨拶はするのが、社会人というものです。ただスムーズに退社するには、挨拶も気をつけて考えなければなりません。

◆退社の挨拶で気をつけることは？

退社する時に挨拶する機会があれば、退職することの報告と感謝を述べて、余裕があれば職場へ激励します。
ただ激励は新人で入社し1年や2年で退社するとなると、上から目線では言えないために、「お互い頑張りましょう」ぐらいのニュアンスにします。

挨拶では、ネガティブな内容には触れないようにして、お互いに気持ちよく別れられるようにします。
寿退社や起業して会社を離れるとなると、そのような理由に触れても良いですが、寿退社や出産での退職でなければ、その他の退職の理由の時は、一身上の理由とするのが無難です。

特にメールでの挨拶の時は、コンプライアンスに関わってくる内容となり、次はどこどこの会社で働くことになりました、などと具体的に書かない方が無難です。
やはり一身上の都合による退社が一番無難です。

結婚や出産を機に退職するなら、そのことは報告しておきましょう。
お世話になった人には、個別に挨拶するようにします。特にお世話になった人には、退職が決まったら、早めに連絡するようにします。

お世話になった御礼として、職場にお菓子を置いていくなどしても良いですが、そのようなことは、職場の慣習に従いましょう。
退職などの片付けや、その後の準備で忙しいときは、無理して用意する必要はありません。個別に渡したいときは、終業後15分ぐらいの時に、各自を回り手渡しします。

退職するとなると、会社として送別会を開催ししてくれることもあります。
そのために、送別会でも会社の人が揃うと、まずは退社のスピーチということになります。送別会がある場合は、その場でのスピーチを考えておくと良いでしょう。

◆メール・スピーチで気をつけること

・スピーチのポイント

スピーチでは、あまり長々と挨拶をせずに、言いたいことを簡潔にまとめて話します。
また退職祝いとして花束を贈られるようなこともあり、感極まるような場面もあるかもしれません。
ただあまり感情的になりすぎて、顔がぐちゃぐちゃになるほど泣いては、周囲にも迷惑をかけるために、スピーチでは感情をある程度抑えた方が良いでしょう。

そして事前に話す内容を準備して、何をどのような順番で話すか決めておきます。スピーチは、特別練習する必要はありませんが、事前に内容を決めておくと、当日のスピーチでスムーズに挨拶が出来ます。

スピーチとしては、目安として長くても60秒以内にまとめるようにして、2分も3分も長々と行なうのはやめましょう。
逆にあまりに短く一言二言だと、感謝の気持ちが社員に伝わらないために、30秒以上60秒以内を目安にスピーチの内容を考えた方が好ましい傾向にあります。

・メールのポイント

メールで挨拶を送るときは、会社から退職が公表されてから送るようにして、フライングして先に送らないようにします。
一斉に社内の人にメールで挨拶を送るときは、Bccを使って送ります。件名としては「お世話になった皆さまへ」などとします。

メールでも同じようにネガティブな内容は書かないようにします。

挨拶の内容としては、いつ入社し何年経過した、その中の仕事で特に記憶に残る内容はこれだ、業務を通じて多くのことを学ばせていただいた、感謝の挨拶、などとなります。

すでに退職後の連絡先がわかっているならば、そのことを挨拶の時に伝えておくと良いでしょう。
退社日も記入しておくようにして、メールを受け取ったらすでに退社した後だったというようにならないように、送信する日時に配慮しましょう。

定年退職する場合や、転職する場合での挨拶も違ってきます。それぞれでふさわしい内容を考えましょう。
メールは上司などには一斉送信せず、個別に送った方が相手から好印象を持たれやすくなります。

メールを社内の人に送る場合は、最後の挨拶という意味合いがあるために、通常は最終出社日に送信します。

◆社外向けの挨拶はどうする？

社外の方には会社としての顔もあるために、退職を伝える時期などは上司と相談して決めるようにします。

退職まで会う機会があれば直接挨拶をしても構いませんが、会う機会がない場合はメールで挨拶を送ります。
その場合には、いつ退社するか、後任者は誰になるかなど、重要なことは漏らさず報告します。

もちろん社外の人にも、いままでお世話になりましたという、感謝の気持ちは忘れずに伝えましょう。

そして退職するときは、社内での引き継ぎもしっかりと行い、取引先の人との関係がスムーズに移行できるようにしておきます。
退職するときは、その後の会社や社外の人達の仕事のことも考え、引き継ぎなどもしておきましょう。

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