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書類送付状には何を書く？添付する目的や注意点を解説
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この記事のまとめ
- 書類送付状とは、送付書類の内容を明確に相手に伝えるためのもの
- 社会人としてのマナーを書類送付状でアピールしよう
- 書類送付状を作成する際は「敬称の使い分け」などに注意する
- 書類の送り方1つで、受け取る側の印象が変わる可能性がある
「書類送付状の作成方法が分からない」という人もいるでしょう。書類送付状とは、書類を郵送するときに添えるもので、郵送物の中身を示す役割があります。就活シーンだけでなく、企業に入社後も必要になる書類なので、マナーを覚えておきましょう。このコラムでは、書類送付状を添付する目的や記載する内容、作成時の注意点などについて紹介。また、書類を送るときに気を付けるポイントもまとめているので参考にしてください。
書類送付状とは？
書類送付状とは、郵便物などを送る際にその書類の送付者や宛先、枚数などの概要を示したものです。カバーレターや挨拶状、添え状、送り状などと呼ばれ、社会人のマナーの1つとして認識されています。
書類送付状の目的
書類送付状を添付する目的は、「挨拶」「同封書類の案内」などです。基本的に、書類を提出するときは対面で手渡しするのが丁寧な対応といえます。やむを得ず郵送する場合は、書類だけを送るのではなく、送付状で挨拶を述べましょう。また、送付状に同封した書類を書き記すことで「同封ミスに気づくことができる」「受け取る側が郵送物の中身を一目で確認できる」などの効果もあります。
書類送付状はいつ必要になる？
就職・転職活動で書類送付状が必要になるのは、応募書類を企業に郵送するときでしょう。なお、面接当日に持参など、担当者に応募書類を手渡しする場合は、書類送付状は不要です。書類送付状は就活シーンだけではなく、会社に入社後も取引先や顧客に書類を郵送する際に必要になります。これから社会人を目指す場合は、事前に書類送付状に関するマナーをしっかり身に付けておくと良いでしょう。
書類送付状を複数枚同封しても良い？
同封書類が多い場合も、送付状は1枚に納めるのがマナーです。前述したように、送付状は「郵送する書類の内容を示す」もの。記載内容はフォーマット化しているため、必要最低限の情報のみを書くようにしましょう。書類送付状に書く内容
書類送付状には、「送付した日付」「宛先」「差出人の情報」「本文」「同封している書類の詳細」を書きます。以下で、それぞれについて詳しく説明しているので参考にしてください。
日付
送付状の右上に書く日付は、書類を送付する日を記載します。作成日ではないので注意しましょう。なお、日付は西暦・和暦のどちらを使用しても問題ありませんが、ほかの書類と統一すると分かりやすいのでおすすめです。
宛先
左上に、送付先の「会社名」「部署名」「担当者名」を記載します。会社名は「（株）〇〇」などと略さず「株式会社〇〇」と正式名称で書き、可能であれば担当者の部署名や個人名を記載しましょう。個人名が分からない場合は、「人事部」「営業部」など部署宛てに送るか、「担当者様」としても問題ありません。
差出人
宛先から改行した右側に、差出人となる自分の情報をまとめます。就職・転職活動で応募書類を送る場合は、「住所」「氏名」「連絡先」を記載。ビジネスで使用する場合は所属する企業の住所や会社名を記載しましょう。
本文
書類送付状を作成する際は、本題に入る前に挨拶文を書くのがマナーです。「貴社ますますのご発展のことと心よりお慶び申し上げます」「時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」「○○の候、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます」などを使うことで、スマートな印象を与えられるでしょう。本文は「この度は選考についてご連絡いただきありがとうございました。早速ではございますが、下記の書類を送付させていただきます」など簡潔で分かりやすい文章を意識します。
同封内容
本文から数行開けた中央に「記」と書き、改行してから同封している書類と、部数を記載します。箇条書きで「・履歴書 1部」など分かりやすく書きましょう。「送付状の書き方とは？手書きでもいい？例文や注意点を解説」のコラムでは、書類送付状の書き方や例文を紹介しているので、作成時の参考にしてください。
書類送付状を書くときの注意
書類送付状を書く際には注意すべきこともあります。以下に挙げる注意事項を意識しながら正しい書類送付状を作成してみましょう。
「様」と「御中」を使い分ける
「様」や「御中」は宛先のあとに付ける敬称です。「様」は個人名に、「御中」は団体や企業名のあとに付けます。たとえば、採用担当者宛てに送付する場合は「◯◯（担当者名）様」または「採用担当者様」、企業の人事課などに送付する際には「株式会社◯◯ 人事部御中」と記載しましょう。「様」と「御中」の使い分けを詳しく知りたい場合は、「「御中」の意味とは？読み方やビジネスでの使い方を確認しよう」のコラムにて解説しているので参考にしてください。
不要な情報は書かない
採用して欲しいという気持ちが強いと、書類送付状に自己PRを書きたくなってしまうこともあるでしょう。しかし、書類送付状はあくまでも挨拶の代わりや、郵送する書類を示すために用意するもの。アピールすべき場をわきまえることも、社会人として必要なマナーの1つです。行き過ぎた自己PRは、かえって印象を悪くする恐れがあるので、自分の長所やスキルは応募書類の自己PR欄に書きましょう。
書類を郵送する際はクリアファイルに入れる
応募書類は折り曲げず、クリアファイルに入れて送付するのがマナーです。クリアファイルに入っていると、封筒が濡れてしまっても文字の擦れや滲み、染みを防げるでしょう。また、郵送途中のアクシデントなどで折れてしまう心配も減らすことができます。クリアファイルに書類を入れる際は、送付状を一番上に入れ、履歴書、職務経歴書、そのほかの書類と続けてまとめましょう。応募書類は、採用担当者が最初に目にする自分についての情報です。基本的なマナーを守った状態で応募書類を送付すれば、採用担当者に良い印象を与えられるでしょう。応募書類を郵送する際のマナーについては、「履歴書の郵送方法とは？正しい送り方や添え状と封筒についても解説」のコラムでもまとめているので、あわせてチェックしてみてください。書類送付状の作成方法や記載する内容を事前に把握しておくと、社会人としてのマナーを守った書類の提出ができるでしょう。就職・転職活動についての基本的なマナーは、誰かに教わることができれば心強いものです。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
