退社理由の伝え方とは？円満退職に向けたポイントを紹介！

「退社理由はどうやって伝えれば良い？」と悩む方も多いでしょう。退社理由は、「挑戦したいことがあるため」といった個人的な内容にするのがポイントです。残務処理や引き継ぎを行う意思があることを一緒に伝えると良いでしょう。また、会社の批判をしていないか、一方的な言い方になっていないかに注意することも大切です。このコラムでは、円満退職に向けた退社理由の伝え方についてまとめました。

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退社理由の伝え方

退職理由を伝える際は、「個人的な理由をベースに伝える」「強い調子で話さない」「残務処理や引き継ぎの意思を伝える」を心掛けると良いでしょう。以下で詳しく紹介します。

個人的な理由をベースに伝える

退職理由は、個人的な理由をベースに伝えるのがおすすめです。たとえば、「自分は今後〇〇に挑戦したいので、転職先でその志望を実現していきたい」といった前向きな理由は、好印象につながるでしょう。一方で、会社への愚痴や不満があったとしても、退職理由に含めることは避けるのが無難です。

強い調子で話さない

退職の相談をするときには、今までお世話になったことに関して感謝の気持ちを伝えるのも大切です。会社に不満があって退職を考えている場合、口調が強くなることもあるかもしれませんが、そうなると、上司との関係性にヒビが入る可能性があります。自分の気持ちを冷静に保ち、社会人としてふさわしい行動を取ることを心掛けましょう。

残務処理や引き継ぎの意思を伝える

退職の申し出をする際は、残務処理や後任者への引き継ぎに責任をもって取り組む姿勢を示すこともポイントです。退職が認められたあとも手を抜かず仕事に取り組むことで、職場内での印象が悪くなることを防げるでしょう。

以上3つのポイントに注意することで、職場の人たちと良好な関係を保ちながら、退職手続きを進めていくことが可能になるでしょう。また、退職理由は自分から言い出す必要はありませんが、尋ねられたときのためにあらかじめ回答を準備しておくのがおすすめです。「仕事を辞める理由は嘘でも良い？本音を伝えないメリットとデメリットを解説」のコラムでは、退職理由の考え方について紹介しています。こちらもあわせて参考にしてみてください。

退社理由を伝える際の注意点

退職理由を伝える際は、「会社の批判をしていないか」「一方的な言い方になってないか」などに注意が必要です。以下で詳しく紹介します。

会社の批判をしていないか

「会社の〇〇や〇〇、そして〇〇に不満があるので退職を決意した」という批判が多い退職理由は、相手を不快にする恐れがあります。自分にとっては立ち去る職場でも、上司やほかの社員は今後も働く職場です。退職理由を述べるときは、会社で働く人たちの気持ちを考え、その内容が会社への不満や批判に終始しないよう気をつけましょう。

一方的な言い方になっていないか

「こんな理由があるから退職します」という一方的な言い方をしたり、いきなり退職届を提出したりするのは避けたほうが良いです。退職意思を伝えるときは、「相談する」という形で話を切り出すのが基本的なマナーです。「実は退職を考えているのですが…」という風に話を進め、上司と相談して退職日を決めたあと、改めて退職届を提出しましょう。

曖昧な伝え方は避ける

退職したいのか分からないような曖昧な表現は、相手を困らせる可能性があります。「退職したい気もするのですが…」といった表現では、上司にあなたが何をしたいのか伝えるのは難しいです。退職を言い出しづらく言葉が曖昧になってしまう気持ちもあるでしょう。しかし、退職は自分の将来に関わる大切な問題です。その場でうまく言える自信のない人は、あらかじめ話す内容を考えておくという方法もあります。

退職理由は、相手を不快にする言い方や分かりにくい表現を避けて伝えるのがポイントです。相手の気持ちを汲み取りながらも、自分の意思をしっかりと言葉にしましょう。「円満退職するための伝え方は？上司への切り出し方や注意点もご紹介」のコラムでは、退職理由の伝え方のほか、例文も紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

引き止められたらどうすれば良い？

退職意思を伝えても、人手不足や後任者がいないといった理由から引き止められることがあります。その際は、感謝を伝えたうえで退職の決意が揺るがないことを示すと良いでしょう。また、転職先が決まっていることを説明するのも1つの手です。以下で詳しく紹介します。

感謝を伝えたうえで揺るがない退職の決意を示す

会社から引き止められたときは、まずは、必要とされている点に対して感謝の気持ちを伝えましょう。そのうえで、退職の決意が変わらないことを表明します。感謝の言葉を伝えることで好印象につながり、理解を得やすくなることが考えられます。

転職先が決まっていることを説明する

引き止めが激しい場合は、すでに転職先が決まっていると伝えても良いでしょう。入社承諾書を書いた、入社日が決定しているなどの事実があれば、その点を説明するのも効果的です。

残留を選択したときの自分の立場を考える

一度、退職意思を明らかにしたあと取り消すとなると、職場内での立場に良くない影響を与える可能性があります。退職の引き止めに思わず頷きそうになったときは、その点を思い出すことで決意を固められるのではないでしょうか。

円満退職のコツ

円満退職を目指すには、退職意思を伝えるタイミングや意思表示のあとの行動にも注意が必要です。以下で詳しく紹介します。

直属の上司に伝える

一般的に、退職意思は直属の上司に最初に伝えるのがマナーです。上司よりも上の立場にある役員や社長に退職の相談をすると、上司の管理能力が疑われる可能性があります。上司との関係が悪化する恐れがあるので注意しましょう。

退職の相談をする際は、メールなどであらかじめ上司との約束をとりつけておくのがおすすめです。後日、人に話を聞かれる心配のない会議室などで話を切り出します。

会社の繁忙期を避ける

退職の意思を伝えるときは、会社を辞める時期についても相談します。その際、職場の繁忙期は避けるのが円満退職のためのポイントです。繁忙期の退職は職場に迷惑をかける恐れがあるため、良い印象を与えるのは難しいです。退職時期が繁忙期とかぶらないように、あらかじめ転職活動のスケジュールを立てておくと良いでしょう。

退職することを言いふらさない

上司に退職意思を伝えたあとは、たとえ親しい同僚であっても退職を告げるのは避けたほうが良いです。職場の士気を下げる恐れがあるほか、顧客に噂が広まると現場の混乱を招く可能性があります。退職については、上司と相談したうえで決まった日取りに発表するようにしましょう。

決意が固まってから伝える

退職の意思は、自分の中で決意が固まってから伝えましょう。少しでも「退職しなくてもいいかも」という気持ちがあると、引き止められた際に気持ちが揺らぎかねません。一度退職を言い出した人が元の職場で働き続ける場合、上司との関係が気まずくなったり職場での立場が悪くなったりする恐れがあります。退職は自分だけでなく会社にとっても重要な事項のため、考えをまとめたうえで口にすることが大切です。

円満退職のポイントについては、「円満退職は『理由』『伝え方』『タイミング』がポイント！」のコラムでもまとめています。こちらも参考にしてみてください。

退職を引き止められる原因の1つに、転職活動のスケジュールミスがあります。在職中の転職を考えている方は、転職先への入社時期が今の職場の繁忙期とかぶらないよう、計画的に選考を進めると良いでしょう。

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