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円満退職マニュアル!退社理由の伝え方

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最終更新日:

【このページのまとめ】

  • ・円満退職するなら、退職時期は職場の繁忙期を避けよう

    ・退職意思は直属の上司に伝えるのがマナー

    ・退社理由は個人的な理由をベースに伝え、会社への不満を口にしない

    ・会社の批判に終始する退社理由や断定的な退職の申し出は、円満な退職を遠ざけてしまう!

    ・退職や転職に悩みのある方は、ハタラクティブに相談を

退職については、なかなか言い出しにくいという人がいるかもしれません。 しかし、手順とマナーを守れば職場の人に気持ちよく送り出してもらえます! コラムを読んで、正しい退職手続きについて学んでいきましょう。

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◆退職時期は繁忙期を避けるのが鉄則!

円満退職したいなら、退職意思を伝えるタイミングや意思表示の後の行動に注意が必要。具体的なポイントについては以下を参考にしてください。

【直属の上司に伝える】

日本の企業では、退職意思はまず直属の上司に伝えるのがマナーとなっています。上司よりも上の立場にある役員や社長に退職の相談をすると、上司の管理能力が疑われ、あなたと上司の関係が悪化する恐れがあるので要注意。

退職の相談をする際はあらかじめメールで上司との約束をとりつけ、人に話を聞かれる心配のない会議室などで話を切り出しましょう。

【会社の繁忙期を避ける】

退職の意思を伝えるときは会社を辞める時期についても相談しますが、円満退職をしたいなら職場の繁忙期を避けるのが鉄則。特に人手の少ない事業所では、繁忙期の退職は職場に大変な迷惑をかける恐れがあり印象もよくありません。

退職時期が繁忙期とかぶらないように、あらかじめ転職活動のスケジュールを立てておくのがおすすめです。

【退職について気軽に口にしない】

上司に退職意思を伝えた後、たとえ親しい同僚であっても気軽に退職に関する話をしてはいけません。一社員の退職がほかの社員の士気を下げる恐れもあり、顧客に噂が広まると現場の混乱を招きかねません。

退職については上司と相談してタイミングを決めた上で、決まった日取りに発表するようにしましょう。

【決意が固まってから伝える】

基本的なことではありますが、必ず自分の中で退職の意思が固まってから伝えましょう。少しでも「退職しなくてもいいかも」という気持ちがあると、引き止められた際に気持ちが揺らいでしまうかも。

一度退職を言い出した人が元の職場で働き続ける場合、上司との関係が気まずくなったり職場での立場が悪くなったりする恐れがあります。

これは職場の雰囲気にもよりますが、退職はあなたにとっても会社にとっても重要な事項であるため、自分の中でよく考えをまとめた上で口にするようにしましょう。

◆円満退職したいなら、気をつけたい退社理由の伝え方 

「お世話になった職場に退職を言い出しにくい…」

そんな心配をしている方がいるかもしれませんが、退職理由の伝え方のコツを知れば職場の人たちと良好な関係を保ち、気持ちよく送り出してもらうことも可能です。

退職理由の適切な伝え方について知りたい方は、以下の項目をチェック!

【個人的な理由をベースに伝える】

退職理由は個人的な理由をベースに伝えるのが正解で、「自分は今後〇〇に挑戦したいので、転職先でその志望を実現していきたい」といった前向きな理由は好印象。

間違っても会社への愚痴や不満を退職理由に含めることは避けましょう。

【強い調子で話さない】

会社に不満があって退職を考えている方は、ついつい強い口ぶりで退職の相談をしてしまうことがあります。上司からすると端々に不満を表すような態度は印象が悪く、今まで築いてきた関係性にヒビが入ってしまうかもしれません。退職の相談をするときには、今までお世話になったことに関して感謝の気持ちを伝えるのも大切です。自分の気持ちを冷静に保ち、大人としてふさわしい行動をとりましょう。

【残務処理や引継ぎの意思を伝える】

会社側の引き止めを防ぐためには、残務処理や後任者への引継ぎに責任をもって取り組む姿勢を示しましょう。

退職が認められた後も仕事に手抜きをせず真剣に取り組んでいれば、職場内での印象が悪くなることはないでしょう。

退職の相談をする際には、以上3つのポイントに注意して話をしましょう。退職理由は問われなければ自分から言い出す必要はありませんが、大抵の職場では尋ねられるのであらかじめ回答を準備しておくのがおすすめ。

退職は言い出しにくい話ではありますが、丁寧に誠意を持って伝えれば上司も理解してくれるのではないでしょうか。

◆こんな退社理由は場の空気を悪くする! 

退職理由は内容や言い方によっては上司や職場の人との関係をこじらせてしまいます。

退職を考えている人は、退職理由のNGパターンを知っておきましょう。

【会社の批判に終始する】

「会社の〇〇や〇〇、そして〇〇に不満があるので退職を決意した」という不満だらけの退職理由は相手を不快にしてしまいます。

あなたにとっては立ち去る職場でも、上司やほかの社員は今後も働き続ける職場です。退職理由を述べるときは会社で働く人たちの気持ちを考え、その内容が会社への不満や批判に終始しないよう気をつけましょう。

【一方的・断定的な表現をする】

退職の決意が固かったとしても、「こんな理由があるから退職を決めました」という一方的な表現をしたり、いきなり退職届を提出したりするのはNGです。

退職意思を伝えるときは「相談する」という形で話を切り出すのがマナー。「実は退職を考えているのですが…」という風に話を進め、上司と相談して退職日を決めた後に改めて退職届を提出しましょう。

【曖昧な表現をする】

退職したいのかわからないような曖昧な表現は、相手を困らせてしまうのでNGです。「退職したい気もするのですが…」といった表現では、上司はあなたが何を求めているのかわかりません。

退職を言い出しづらく言葉が曖昧になってしまう気持ちはわかりますが、退職はご自身の将来にかかわる大切な問題です。その場でうまく言える自信のない人はあらかじめ話す内容を考え、適切な言葉で伝えられるようにしましょう。

ご説明してきたように、退職理由は相手を不快にする言い方やわかりにくい表現を避けて伝えるのがポイントです。相手の気持ちを汲み取りながらも、自分の意思をしっかりと言葉にしましょう。

◆引き止められたらどうすれば良い?

退職意思を伝えても、人手不足や後任者がいないといった理由から会社側からの引き止めに遭うことがあります。

その際の対処法を以下にまとめたので、引き止めが心配な方、引き止められて困っているという方は参考にしてみてください。

【感謝を伝えた上で揺るがない退職の決意を示す】

必要とされている点に対して感謝の気持ちを表明したうえで、退職の決意が変わらないことを伝えます。感謝の言葉があると上司が受ける印象が変わり、理解が得られるかもしれません。

【転職先が決まっていることを説明する】

引き止めが激しい際は、すでに転職先が決まっていると伝えても良いでしょう。入社承諾書を書いた、入社日が決定しているなどの事実があれば、その点を説明するのも有効です。

【残留を選択したときの自分の立場を考える】

先ほども説明しましたが、一度退職意思を明らかにした後職場に残ることになると、職場内での立場が微妙なものになる可能性があります。

退職の引き止めに思わず頷きそうになったときは、その点を思い出しましょう。

一部には悪質な引き止めもありますが、大抵の場合は根気よく退職の意思を伝えればいずれは受け入れてもらえるでしょう。

退職を引き止められる原因の一つは、転職活動のスケジュール計画のミスにあります。在職中の転職を考えている方は、転職先への入社時期が今の職場の繁忙期とかぶらないよう、計画的に選考を進めてみてはいかがでしょうか?

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