身元保証書とは?入社時に提出する書類について解説!

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この記事のまとめ

  • 身元保証書とは、社員が会社に損害を与えた際に連帯して賠償する旨を誓約する書類
  • 身元保証書は、損害賠償を求めるより責任を持って働く自覚を促す意味合いが大きい
  • 身元保証人で親や配偶者などの親族が認められていない場合は、友人に頼むこともある
  • 入社時には身元証明書のほかに、「入社誓約書」「雇用契約書」などの提出を求められる

「身元保証書とは何か」「保証人は誰に頼めば良いのか」「どれほどの責任を負うことになるのか」など、気になる方も多いのではないでしょうか。身元保証書は、会社に入社する本人が万一損害を与えた場合に、連帯して損害賠償する旨を誓約する書類。会社によって、求められる人数や人物は異なるようです。このコラムでは、「身元保証書」を中心に、入社時に企業から提出を求められる書類についてまとめています。

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身元保証書とは

身元保証書は「誓約保証書」と呼ばれることもあり、社員となる本人が万一会社に損害を与えた場合、保証人に選ばれた人物が、連帯して損害賠償する旨を誓約する書類です。会社によって入社時に提出が求められます。「身元保証ニ関スル法律の第一条および第二条」で、身元保証人の保証期間について、期限の定めがない場合は3年、定めがある場合は最長5年までと定められています。

参照元
e-Gov法令検索
昭和八年法律第四十二号(身元保証ニ関スル法律)

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訴訟になった場合の身元保証人の責任はどのくらい?

万一訴訟になった場合は、必ずしも本人と身元保証人がすべての責任を負うというわけではなく、裁判所が会社側の管理や責任について考慮した上で決定を下します。また、就職に伴う身元保証については、保証人が重い責任を負うことがないように前述の「身元保証ニ関スル法律(身元保証法」に規定があります。身元保証書は、何かあったときに損害賠償を求めるというよりは、一社員として責任をもって仕事にあたる自覚を促すための書類と考えて良いでしょう。しかし、保証人の方はある程度の責任を伴う誓約に不安を覚えるもの。保証人を頼むときには就職先がどのような企業か、きちんと説明することが大切です。

身元保証人は誰に頼むのが良い?

身元保証書を書くのは、入社を予定している社員の身元保証人です。会社によって異なりますが、求められる身元保証人の人数は一般的に1~3人ほど。身元保証書の書式は、本人の署名捺印と身元保証人の署名捺印、本人との間柄や住所、生年月日を記載するパターンが多いようです。保証人を頼む相手は、両親や配偶者が多い傾向にありますが、会社によっては親族以外を保証人として指定することも。その際は、友人などに保証人になってもらうようです。また、身元保証書を提出する際、身元保証人の存在を証明するために、印鑑証明書も求められる場合があります。印鑑証明書は、申請する本人が住民登録している市区町村役場に出向くか、委任状を託された代理人の申請によって入手可能です。

身元保証人が見つからない場合

身元保証人の基準は、入社する企業によって異なります。どうしても身元保証人が見つからない場合は、一度会社に相談してみると良いでしょう。身元保証書の提出は法律で定められているわけではないため、相談することで条件を変更してもらえたり、書類の提出期限を延ばしてくれたりする可能性があります。また、保証人代行サービスを利用するのも1つの方法です。「身元保証人とは何をする人?親族に頼むのが普通?入社時に必要な理由」では、身元保証人が見つからない場合の対処法や提出する際の注意点について解説しているので、参考にしてみてください。

身元保証書以外に入社時に提出する書類

入社時には、身元保証書のほかに以下のような書類が求められます。入社が決定してから準備に慌てないよう、覚えておくと良いでしょう。

入社誓約書

入社誓約書は、「内定承諾書」とも呼ばれ、内定通知を受けたあと、会社が決めた期日までに提出する書類です。入社後の職種や待遇、入社予定日などについて記載があり、確認した上で署名捺印します。内定承諾書については、「内定承諾書や添え状とはどんなもの?具体的な書き方や提出時のポイント」でも書き方や提出する際の注意点、確認すべきポイントなどを紹介しているので、参考にしてみてください。

雇用契約書

雇用契約の期間や業務内容、休日、賃金などについて提示されている書類です。

雇用保険被保険者証

前職の会社に発行してもらう書類です。雇用保険の加入時に必要になります。

年金手帳

厚生年金への加入時に必要になります。

源泉徴収票

前職の会社に発行してもらう書類です。その年に退職して転職先に入社した場合は、年末調整の際に必要になります。

上記のほか、企業によっては健康診断書や住所確認をするための住民票記載事項証明書、新卒の方であれば卒業証明書などが求められる場合があります。転職時の必要書類を知っておこう!各種類について詳しくご紹介」では、入社時に求められる必要書類について紹介しているので、あわせて参考にしてみてください。

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