始末書の書き方は？手書きが良い？遅刻・ミス・事故の事例別に例文を紹介

始末書を提出するよう指示を受けたものの、どう書いたら良いのか分からない方もいるでしょう。始末書は企業が下す処分の一つで重要書類のため、決まった形式に則って作成する必要があります。また、始末書は企業で保管される書類であり、訴訟などのトラブルに発展した際のために事実を記して残しておく目的も。よって、内容の記載には正確さが求められます。始末書を作成する前に、このコラムで書き方やポイントを押さえましょう。

始末書とはどのような書類？

始末書とは、従業員が業務上のミスや事故、規則違反をしたとき、金銭的損害を与えたとき、不祥事やトラブルで自社のイメージを損ねたときなどに提出を求められる書類で、「譴責（けんせき）」という処分の一つです。
事実関係の整理や反省の表明、再発防止のために必要な対応を記入し、従業員は始末書をもって誓約することになります。

始末書の目的や狙い

始末書は、該当する従業員に反省と再発防止の意識を持たせることを目的に作成を求めます。また、企業側としては、事故やミスなど、トラブルの原因や対処内容を従業員自身に表明させることで、結果や処分の証拠として残せるのも作成の目的といえるでしょう。

始末書と反省文・顛末書との違い

反省文や顛末書といったほかの書類と始末書との違いはその作成目的にあります。以下、それぞれ見ていきましょう。

反省文との違い

始末書が企業の正式な処分であるのに対し、反省文は個人の報告書である点が大きな違いです。反省文は、自分が引き起こしたミスやトラブルを振り返り、原因や解決策をまとめて再発防止に努める気持ちを表明するものといえるでしょう。

顛末書との違い

顛末書と始末書の違いは、その目的と作成者です。始末書が処分を目的として問題を起こした本人に書かせるものであるのに対し、顛末書は問題が起こった経緯を客観的に記録するのが目的。よって、一般的に顛末書は当事者以外の人が作成します。
始末書と顛末書の違いについては、「始末書と顛末書の違いとは？書き方や提出するときの注意点も紹介」のコラムでも解説していますので、参考にしてみてください。

始末書を提出するタイミング

始末書は、直属の上司から指示があったのち、できるだけ早めに提出するのが望ましいといえます。しかし、自分が引き起こした事態が収束していない場合は、始末書の提出よりも事態への対応を優先させましょう。
始末書については、「始末書とは？書き方や顛末書との違いを解説！」のコラムでも詳しくご紹介していますので、あわせてご覧ください。

始末書の基本の書き方

始末書は企業の正式な処分のため、書き方は一般的に決まっています。以下、書式や構成、使用する用紙など、基本的な事柄について見ていきましょう。

適切な書式は縦書き・横書き？

始末書を書く際には、B5サイズの縦書き便箋に手書きをするのが一般的。しかし、近年は、横書きの便箋や、パソコンを使って作成しても良いとされています。横書きの便箋やコピー用紙を使用しても構いませんが、上司に一言許可を取ると良いでしょう。

始末書を手書きで書く理由

肉筆で気持ちを込めた始末書を書くことで、誠心誠意の反省を示すことにつながります。始末書の書き方はおおよそ構成が定まっているため事務的になりがちですが、手書きであれば書き手の意思がにじんだ書面になるでしょう。

しかし、始末書の書き方が社内規定ですでに決まっている場合があります。手書きの始末書が必ず良いとは限らないため、注意が必要です。また、社内規定に沿わない始末書は再提出を求められる可能性があるので、事前に社内規定を確認する必要があるでしょう。

始末書の構成

まず、始末書を提出する日付や提出先などは、通常の文書と同様に、基本的な書式に基づき記載しましょう。次に、記書きなどの本文を以下の6つで構成します。

• ・1.発生日時
• ・2.当該従業員の所属部署や氏名
• ・3.具体的な背景（状況や経緯）
• ・4.問題の原因
• ・5.反省と謝罪
• ・6.再発防止策と誓文

起きた日時は年月日で書きますが、和暦が一般的のようです。具体的な背景と問題の原因は、ごまかさずに本当のことを書きましょう。反省と謝罪の部分には、自分の起こしたことを真摯に受け止める内容とともにお詫びの文言を入れます。最後に、再発防止のために気をつけることと、二度と繰り返さないことを誓う文章で締めくくりましょう。

始末書の書き方については、「始末書の書き方を解説！手書き？注意点は？例文も紹介」のコラムでも詳しく解説していますので、参考にしてみてください。

始末書を提出する3つの場面

始末書処分になる主な場面には、自社に金銭的損害を与えたときや規則違反をしたときなどが挙げられるでしょう。以下、代表的な例をそれぞれ解説します。

1.自社に金銭的な損害を与えたとき

従業員が自社に金銭的損害を与えたと判断される場合には始末書処分になります。主な例として備品紛失や商品破損などが挙げられ、備品が高額だったり、破損した商品が多かったりすると「金銭的損害」として扱われるようです。また、横領も金銭的な損害にあたります。

2.社内規則に違反をしたとき

従業員が企業の就業規則や法律に違反した際にも始末書処分の対象になります。代表的な例には、度重なる遅刻や飲酒運転などが該当するでしょう。

3.自社のイメージを大きく傷つけたとき

従業員が取引先とのやり取りで問題を起こしたり、引き起こしたことがニュースになって自社の社会的イメージを大きく傷つけたりした際には始末書処分を下されることが多いようです。主に、対外的に悪いイメージを抱かせ、自社の評判を落としてしまうような行為がこれにあたるでしょう。

始末書を作成するときの5つのポイント

始末書を書く際には、「反省の気持ちを表す」「今後の対応を示す」など守るべきポイントがあります。以下の5つのポイントを押さえておきましょう。

1.反省の気持ちを表す

始末書は、事故やミス、不祥事など、発生した事実に対する当該従業員の反省を促すことも重要な目的の一つです。よって、反省の気持ちを必ず書きましょう。

2.今後の対応の仕方を書く

始末書では、二度と同じ問題を起こさないために具体的な改善策を示す必要があります。今回の事実関係を明確にするなかで今後の対応の仕方を考え、再発防止のために必ず実践に移すことを明言しましょう。

3.嘘を書かない

始末書は企業に保管される正式な書類で、訴訟になった際の事実確認に使用するものでもあります。よって、始末書に嘘を書くのは厳禁です。回数といった具体的な数字などはごまかさずに正直に書きましょう。

4.起こった内容を簡潔に書く

始末書では、起こった内容を簡潔に書きます。言い訳や謝罪の気持ちなどを長々と書くと、読んだときに内容が分かりにくいからです。状況説明は簡潔に行いましょう。

5.年月日を正確に書く

出来事が起こった年月日は正確に書きましょう。始末書は、事実を保管しておくための書類でもあるからです。

誠意が伝わる始末書の書き方を具体的に知りたい方は、「誠意が伝わる始末書の書き方とは？顛末書との違いとあわせて解説」のコラムをご参照ください。

始末書の書き方の例文

始末書処分となる代表的な事柄についての例文は以下のとおりです。始末書を作成する際の参考にしてみてください。

寝坊で遅刻したときの例文

「この度、私は○年△月×日から○年□月×日までの期間において、正当な理由もなく○回の遅刻をしました。これは私の自己管理能力の欠如によるものであり、弁解の余地はございません。社会人として恥ずべき行為として深く反省しております。
今後は『時間に対する認識を改める』『規則正しい生活を心掛ける』などの対策を取りつつ自己管理に努め、二度と繰り返さないようお誓いいたしますので、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。」

遅刻の場合は、「自己管理をしっかりする」という点が改善策になるでしょう。再発防止を誓うとともに、遅刻を防ぐための対策を具体的に書くと説得力が増します。

業務中のミスで自社に金銭的損害を与えたときの例文

「この度、私は○年△月×日の勤務において商品運搬のためのクレーン車を運転しておりましたところ、操作を誤り、商品Aを○個、商品Bを△個破損し、金銭価値にして○○万円の損害を生じさせてしまいました。これは、ひとえに私の不注意によるものです。
今回の私の過失によって金銭的に多大な損害を与えてしまいましたことを重く受け止め、今後はしっかり周囲を確認するなど、慎重な運転をいたします。二度とこのようなことがないよう気をつけてまいりますので、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。」

金銭的損害を与えたときには、「いくらぐらいの損害か」を具体的に記すのがポイントです。また、損害を生じさせてしまった原因と自分の過失、今後の対策にくわえ、真摯に反省する文言を添えると良いでしょう。

交通事故を起こしてしまったときの例文

「この度、私は○年△月×日□時ごろに取引先回りのため社用車を運転しておりましたところ、交差点でわき見をしてしまい、前の乗用車と追突事故を起こしてしまいました。
私の安全運転への配慮が足りなかったため、相手の方に多大なご迷惑をかけてしまうだけでなく、自社の信用を損ねてしまう結果となってしまいましたことを心よりお詫びいたします。今後は安全運転に十分配慮して勤務にあたりますので、何卒寛大なご処置を賜りますようお願い申し上げます。」

交通事故の場合は、「いつ」「どこで」「誰と」「どのような事故を起こしたか」「相手にどのような損害を与えたか」など、事実を特に詳しく書くことが求められるでしょう。また、社名が入った車での運転などでは自社の評判を傷つけることになるため、その点もあわせて書くようにしてください。

始末書を書くとどうなる？効果とその後

「始末書の提出を求められたけど、書いたらどうなるんだろう」と気になる人もいるでしょう。ここでは、企業側が期待する始末書の効果と提出後に起き得ることについて分かりやすく解説します。

従業員への反省と自戒

始末書が持つ効果は、始末書を書くことを通して当該従業員への反省を促せることです。事実の一つひとつを書き記していくなかで、なぜ事故を起こしてしまったのか、ミスが生じたのかと当時の状況や背景を整理することにつながり、問題の原因を改めて確認しながら自らの行動を自然と省みられるでしょう。
また、始末書という処罰を受けたことで、「これからは二度と始末書を書くことがないように」という自戒を生む効果も期待できます。

従業員とのトラブル回避

始末書は、従業員が規則違反や会社に悪影響を与えるようなトラブルを発生させた場合に提出を求めるものです。これは、従業員側に非があることを双方が認めた場合の証拠としての力を持っています。
たとえば、従業員が懲戒免職を受けた場合に不満や不服を感じても、始末書があれば懲戒免職の原因になる行為があったと法的に認められるでしょう。

始末書の提出は強制ではない

始末書自体には法的拘束力があるものの、始末書の提出については義務ではありません。これは、憲法第19条で「思想・良心の自由」が認められているためです。始末書を作成するかどうかは当該従業員に委ねられており、提出を拒否するにもかかわらず強制すると「内申の自由の侵害」に該当する恐れがあります。

参照元
e-Gov法令検索
日本国憲法

始末書を提出しても何も改善されない場合

始末書を提出しても問題点が改善されない場合は、さらに重い処分が検討される可能性があります。始末書の提出は、問題点を受け入れて、今後は改善に努めると認めたことになるからです。しかし、問題点が改善されず同じような問題を繰り返していると、反省をしていない、改善させる気はないと判断されても仕方ないでしょう。結果的に、減給や降格、解雇といったさらに重い処分を検討される可能性が高くなります。
処分の種類については、「譴責処分とは何のこと？懲戒処分の7つの種類や出世・転職への影響を解説！」のコラムでご確認いただけます。

始末書処分を繰り返すようなら転職を視野に入れる

始末書は処分のなかでは軽いほうとはいえ、何度も繰り返すようならその仕事に適性がない可能性もあります。仕事での度重なる失敗に悩んでいる人は、転職を視野に入れるのも手です。自分の長所や短所、得意不得意などを考えたうえでより合った仕事を探してみましょう。

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転職エージェントについて気になる方は、「転職エージェントの使い方を解説！利用時の基本の流れと賢く使い倒すコツ」のコラムを参考にしてみてください。

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始末書の書き方に関するFAQ

ここでは始末書の書き方に関する疑問にQ&A方式で回答します。

製造業で破損事故を起こしたら始末書は必要ですか？

製造工場での事故も企業によって始末書の提出が必要でしょう。
書き方は、一般的な始末書の書き方と同様です。本コラムの「始末書の構成」に記載しているように、破損事故を起こした日時や内容、原因、反省、再発防止の誓文を詳細に明記しましょう。

始末書はいつ提出すれば良いですか？

始末書は、トラブルやミスの反省と再発防止が目的です。そのため、提出を求められたら迅速に作成して提出しましょう。始末書の内容に不安がある場合は上司にチェックしてもらうことをおすすめします。
また、始末書処分が繰り返される場合は、「正当な評価を受けていない」「適性がない」と考えられることも。適性に合った転職先を探すならハタラクティブにご相談ください。

始末書は法的に効果がありますか？

始末書は、法的拘束力を持つ重要な文書です。
たとえば、懲戒処分をめぐって従業員と企業が裁判で争う場合では、始末書が事実確認のために使用されるとともに、懲戒処分が不当ではない証拠としても活用されます。