始末書の書き方は?破損や事故など事例別の例文もご紹介

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この記事のまとめ

  • 始末書は自社に損害を与えたときなどに提出する書類で、譴責という処分にあたる
  • 始末書は企業の正式な処分のため、一般的に書き方が決まっている
  • 始末書の書き方のポイントには「反省の気持ちを表す」「嘘をつかない」などがある
  • 始末書には事実を記して保管しておく目的もあるので、書き方を忠実に守るのが大切

始末書を提出するよう指示を受けたものの、どう書いたら良いのか分からない方もいるでしょう。始末書は企業が下す処分の一つで重要書類のため、決まった形式に則って作成する必要があります。
また、始末書は企業で保管される書類であり、訴訟などのトラブルに発展した際のために事実を記して残しておく目的も。よって、内容の記載には正確さが求められます。始末書を作成する前に、このコラムで書き方やポイントを押さえましょう。

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始末書とはどんな書類?

始末書とは自社に金銭的損害を与えたときやイメージを損ねたときなどに提出する書類で、「譴責(けんせき)」という処分の一つです。始末書を書くことで、該当社員に反省と再発防止の意識を持たせることを目的に作成します。また、起きたトラブルの原因や対処を文章にすることで、結果や処分の証拠として残せるのも作成の目的といえるでしょう。なお、始末書は一度書かせると、懲戒や言及といった他の処分を同じことについて課すことはできません。これは「二重処分禁止の原則」といい、一度刑罰を与えた事件には再度刑罰を与えられないという刑事事件の「一事不再理の原則」に則ったものです。

反省文・顛末書との違い

反省文や顛末書といった他の書類と始末書との違いは、その作成目的にあります。以下、それぞれ見ていきましょう。

反省文との違い

始末書が企業の正式な処分であるのに対し、反省文は個人の報告書である点が大きな違いです。反省文は自分が引き起こしたトラブルを振り返り、原因や解決策をまとめて再発防止に勤める気持ちを表明するものといえるでしょう。

顛末書との違い

顛末書と始末書の違いは、その目的と作成者です。始末書が処分を目的として問題を起こした本人に書かせるものであるのに対し、顛末書は問題が起こった経緯を客観的に記録するのが目的。よって、一般的に顛末書は当事者以外の人が作成します。

始末書を提出するタイミング

始末書は直属の上司から指示があったのち、できるだけ早めに提出するのが望ましいです。しかし、自分が引き起こした事態が収束していない場合は、始末書の提出よりも事態への対応を優先させましょう。

始末書については「始末書を書くとどうなる?法的効力はある?書き方や顛末書との違いも解説」のコラムでも詳しくご紹介していますので、併せてご覧ください。

始末書を提出する3つの場面

始末書処分になる主な場面には、自社に金銭的損害を与えたときや規則違反をしたときなどが挙げられるでしょう。以下、代表的な例をそれぞれ解説します。

1.自社に金銭的な損害を与えたとき

自社に金銭的損害を与えたと判断される場合には、始末書処分になります。備品紛失や商品破損などが主な例ですが、備品が高額だったり破損した商品が多かったりすると「金銭的損害」として扱われるようです。

2.規則違反をしたとき

企業の就業規則や法律に違反した際にも、始末書処分の対象になります。代表的な例には、度重なる遅刻や飲酒運転などが該当するでしょう。

3.自社のイメージを大きく傷つけたとき

取引先とのやり取りで問題を起こしたり、引き起こしたことがニュースになって自社の社会的イメージを大きく傷つけたりした際には始末書処分を下されることが多いようです。主に対外的に悪いイメージを抱かせ、自社の評判を落としてしまうような行為がこれに当たるでしょう。

始末書は法的に効果がある?

始末書は法的拘束力を持つ重要な文章となります。従業員が規則違反や会社に悪影響を与えるようなトラブルを発生させた場合に提出を求めるもの。これは、従業員側に非があることを双方が認めた場合の証拠としての力を持っています。たとえば、従業員が懲戒免職を受けた場合に不満や不服を感じても、始末書があれば、懲戒免職になる原因となる行為があったことが法的に認められます。なお、始末書は裁判になった際の証拠としても活用されます。

始末書の提出は強制ではない

始末書自体には法的拘束力があるものの、始末書の提出については義務ではありません。これは、憲法で「思想・良心の自由」が認められているから。始末書を作成するかどうかは該当社員本人に委ねられており、提出を拒否するにもかかわらず強制すると「内申の自由の侵害」に該当する恐れがあります。

始末書を提出しても改善されなければそれ以上の処分が下ることも

始末書を提出しても問題点が改善されない場合は、さらに重い処分が下される可能性が高いです。始末書を提出したということは、問題点を受け入れて、今後は改善に努めると認めたことになります。しかし、問題点が改善されず同じような問題を繰り返していると、反省をしていない、改善させる気はないと判断されても仕方ないでしょう。結果的に、減給や降格、解雇といったさらに重い処分が下される可能性が高くなります。処分の種類については、「譴責処分とは何のこと?懲戒処分の7つの種類や転職への影響を解説!」のコラムでご確認いただけます。

始末書の書き方

始末書は企業の正式な処分のため、書き方は一般的に決まっています。以下、使用する用紙や構成など基本的な事柄について見ていきましょう。

始末書に使用する用紙

始末書を書く際には縦書きの便箋に手書きをするのが一般的。しかし、近年は横書きの便箋やパソコンでも良いとされています。横書きの便箋やコピー用紙を使用しても構いませんが、上司に一言許可を取ると良いでしょう。

始末書の構成

始末書の内容は、以下の5つで構成されます。

・1.起こした日時
・2.起こした内容
・3.原因
・4.反省
・5.再発防止の誓文

起こした日時は○年△月×日と年から書きますが、和暦が一般的のようです。起こした内容と原因はごまかさずに本当のことを書きましょう。反省の部分には自分の起こしたことを真摯に受け止める内容とともに、お詫びの文言を入れます。最後に再発防止のために気をつけることと、二度と繰り返さないことを誓う文章で締めくくりましょう。
始末書の書き方については「始末書の書き方とは?手書きでも良い?作成の注意点や例文を紹介」のコラムで詳しく解説していますので、こちらも参考にしてください。

始末書を作成するときの4つのポイント

始末書を書く際には、「反省の気持ちを表す」「嘘は書かない」など守るべきポイントがあります。以下、4つのポイントを押さえておきましょう。

1.反省の気持ちを表す

始末書には起こしたことに対して本人に反省を促し、再発を防止するのも重要な目的の一つ。よって、反省の気持ちを必ず書きましょう。

2.嘘を書かない

始末書は企業に保管される正式な書類で、訴訟になった際の事実確認に使用するものでもあります。よって、始末書に嘘を書くのは厳禁です。回数といった具体的な数字などは、ごまかさずに正直に書きましょう。

3.起こった内容を簡潔に書く

始末書では、起こった内容を簡潔に書きます。言い訳や謝罪の気持ちなどを長々と書くと、読んだときに内容が分かりづらいからです。状況説明は簡潔に行いましょう。

4.年月日を正確に書く

出来事が起こった年月日は正確に書きましょう。先述したように、始末書は事実を保管しておくための書類でもあるからです。
誠意が伝わる始末書の書き方を具体的に知りたい方は「誠意が伝わる始末書の書き方と、顛末書との違いとは?」のコラムをご参照ください。

始末書の3つの例文

始末書処分となる代表的な事柄についての例文は、以下のとおりです。始末書を作成する際の参考にしてみてください。

1.遅刻したときの例文

「この度、私は○年△月×日から○年□月×日までの期間において、正当な理由もなく○回の遅刻をしました。これは私の自己管理能力の欠如によるものであり、弁解の余地はございません。社会人として恥ずべき行為として深く反省しております。今後は『時間に対する認識を改める』『規則正しい生活を心がける』などの対策を取りつつ自己管理に勤め、二度と繰り返さないようお誓いいたしますので、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。」

遅刻の場合は「自己管理をしっかりする」という対策になるでしょう。再発防止を誓うとともに、遅刻を防ぐための対策を具体的に書くと説得力が増します。

2.自社に金銭的損害を与えたときの例文

「この度、私は○年△月×日の勤務において商品運搬のためのクレーン車を運転しておりましたところ、操作を誤り商品Aを○個、商品Bを△個破損し、金銭価値にして○○万円の損害を生じさせてしまいました。これは、ひとえに私の不注意によるものです。今回の私の過失によって金銭的に多大な損害を与えてしまいましたことを重く受け止め、今後はしっかり周囲を確認するなど慎重な運転をいたします。二度とこのようなことがないよう気をつけてまいりますので、何卒ご容赦のほどお願い申し上げます。」

金銭的損害を与えたときには「いくらぐらいの損害か」を具体的に記すのがポイントです。また、損害を生じさせてしまった原因と自分の過失にくわえ、真摯に反省する文言を添えると良いでしょう。

3.交通事故を起こしてしまったときの例文

「この度、私は○年△月×日□時頃に取引先回りのため社用車を運転しておりましたところ、交差点でわき見をしてしまい、前の乗用車と追突事故を起こしてしまいました。私の安全運転への配慮が足りなかったため、相手の方に多大なご迷惑をかけてしまうだけでなく、自社の信用を損ねてしまう結果となってしまいましたことを心よりお詫びいたします。今後は安全運転に十分配慮して勤務にあたりますので、何卒寛大なご処置を賜りますようお願い申し上げます。」

交通事故の場合は「いつ」「どこで」「誰と」「どのような事故を起こしたか」「相手にどんな損害を与えたか」など、事実を特に詳しく書くことが求められるでしょう。また、社名が入った車での運転などでは自社の評判を傷つけることになるため、その点も併せて書くようにしてください。

始末書処分を繰り返すようなら転職を視野に入れる

始末書は処分のなかでは軽いほうとはいえ、何度も繰り返すようならその仕事に適性がない可能性もあります。仕事での度重なる失敗に悩んでいる人は、転職を視野に入れるのも手です。自分の長所や短所、得意不得意などを考えたうえでより合った仕事を探してみましょう。
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