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就活にも役立つ!知っておきたい会議の進め方のコツ

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【このページのまとめ】

  • ・会議の前には事前準備が必要。まずは会議の目的を明確にし、それに応じて参加者の選定、日時と開催時刻の決定を行う
    ・会議中は時間配分をきっちり行い、意見の出し方やまとめ方を全員に告知する。適宜アイスブレイクを入れるのも効果的
    ・会議が長引くのは良くない。時間内に終わることができるよう工夫しよう
    ・会議の進め方はグループディスカッション等にも通じるため、早めに身につけておくと良い

会議の進め方は社会人になってから学べばいいと思っていませんか?
効率的に会議を進める方法を知っていると、就職後だけではなく就活時のグループディスカッション等でも役立ちます。
このコラムでは、事前準備、進行、会議の終了の3つの段階に分けて、会議の進め方についてをご紹介。就活前にしっかり確認しておきましょう。

◆事前準備は何が必要?

会議を開く前ににまず必要なのは、「会議の目的とゴール」。なぜ会議を行うのかを明確にするところから始めましょう。
会議の目的には、「情報の共有」「ブレーンストーミング(アイデア出し)」「議題の決定」などがあります。会議の目的を明確にしたら、参加者、日時、開催場所を決めましょう。

・参加者の決定

目的を達成するために必要となる人物を選定しましょう。
人数が多すぎても少なすぎても会議は円滑に進みません。5~10人が適切な人数とされているので、それに近い人数で開催できるようにしましょう。

・日時や開催場所の決定

参加者のスケジュールに合わせて会議の日時を設定します。
できる限り参加者全員が集まりやすい場所と時間にしましょう。

すべて決定後は、内容を参加者に周知します。会議の内容に対する意見を考えてくるよう声をかけておくことで、当日無駄な時間がなくなるでしょう。
開催前には、必要に応じてリマインドも行いましょう。


◆会議中はどう進めればいい?

会議を円滑に進めるためには、押さえておきたいポイントがあります。
いくつか紹介するので、事前にチェックしておきましょう。

・開始時間

定刻になり次第始めるのがベター。遅刻者は待たずに始めましょう。

・アイスブレイクを入れる

アイスブレイクとは、会議中にお茶やお菓子などを出して一息入れること。
会議が長引く場合など、緊張感が緩んで意見が出しやすくなります。

・時間配分の確認

終了時間から逆算して時間配分を行いましょう。ダラダラと長引かせないように注意が必要です。

・意見の出し方などルールを決めておく

順番に発言する、紙に書き出すなどのようなルールで進めるのが一般的。
どのようなルールで進めるのかを決定し、全員に告知しましょう。

・議事録は最初から記述する

後から見返してもわかりやすいようにまとめましょう。

以上の点に気をつけることで、会議が円滑に進められるのではないでしょうか。
新入社員の間は議事録を記述する役目が与えられることが多いので、事前にこれまでの会議の議事録を確認しておくと会社独自のルールを知ることができるかもしれません。


◆会議終了時の注意点

会議は議論だけではなく、終了の方法も重要です。
ありがちなのが、終了時刻のギリギリになって急いでまとめに入ったり、ダラダラと長引かせてしまうこと。それを防ぐためには、しっかりと終了時刻を定め、逆算した時間配分で結論をまとめることが大切です。
会議を終了するときには、その会議の結果を共有しましょう。

以上が、会議の進め方の基本的なポイントです。
グループディスカッション等でも活用できるので、しっかり覚えておきましょう。

就職支援サービスのハタラクティブでは、就職時に知っておきたい情報やビジネスマナーについてのアドバイスなどをご提供しています。
「このまま社会人になるのは不安」「就活のやり方がわからない」…そんなお悩みを抱えている方は、ぜひお気軽にご相談ください。


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