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顛末書の書き方とは？始末書との違いや作成ポイントを例文付きで解説！
更新日
この記事のまとめ
- 顛末書とは、業務上のミスやトラブルの「説明」「再発防止」などを目的とした書類
- 顛末書は「商品の欠陥」「事務処理のミス」「不祥事」などを起こしたときに記載する
- 顛末書を書く際は「5W1H」や具体的な対策の明記などを心掛ける
- 顛末書を書いてばかりで「仕事が合っていない」と感じるなら、転職も検討してみよう
仕事で「顛末書」の提出を求められ、意味や書き方が分からず困っている方も多いでしょう。顛末書は、業務上のミスやトラブルを起こした際に作成を求められる場合があります。このコラムでは、顛末書がどのような目的を持つ書類なのか、どのような書き方をすれば良いのかなどを、例文も交えて解説。顛末書の疑問を解決し、顛末書を書かなければいけない状況がきてもスムーズに対処できるよう準備しておきましょう。
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顛末書とは
顛末書とは、業務上の重大なミスやトラブルを起こした際に、社内または社外の関係者に向けて説明・報告するための書類です。ミスやトラブルが起きた原因、被害や損害の程度、現状の対応、今後の対策などを記載します。
始末書との違い
顛末書と始末書を混同して解釈する方もいますが、それぞれ意味や役割は異なります。「顛末書」とは、ミスやトラブルが起きた原因を究明し、今後同じ問題が起きないようにすることを目的とした報告書の意味合いが強い書類です。基本的には社内向けの書類といえるでしょう。
それに対し、「始末書」とは、ミスやトラブルを起こした際、関係各所への反省やお詫びの気持ちを伝えるための書類です。一般的に、懲戒や訓告などの社内処分に相当する重大なミスを犯した場合に作成します。そのため、社内だけでなく、社外に提出しなければならない場合もあるでしょう。
顛末書と始末書の違いについては、「始末書と顛末書の違いとは？書き方や提出するときの注意点も紹介」もぜひご覧ください。
「顛末書」の読み方は？
「顛末書」は「てんまつしょ」と読みます。顛末とは、物事の始まりから終わりまでの事情を指す言葉。「顛」がてっぺん、「末」が終わりを意味するようです。顛末書の提出が求められる場面とは？
顛末書は、主に「商品やサービスの不備・欠陥があったとき」「諸手続きでミスが起きたとき」「事故や不祥事が起きたとき」といった場面で提出を求められます。
「商品の品質にバラつきがある」「不良品が混じっていた」「サーバーエラーを起こした」など、自社で取り扱っている商品やサービスに不備や欠陥があった場合に提出。発注ミスや納品ミス、請求ミスなど、事務処理や諸手続きでミスを犯してしまった場合も同様です。
そのほか、業務中の交通事故、会社の商品・金品の横領など、自己や不祥事を起こしてしまった場合にも提出が求められるでしょう。場合によっては、顛末書の提出とともに、法的な手続きが必要になることもあります。
始末書の提出が求められる場面
始末書は、「業務命令違反、服務規程違反など就業規則の違反」「法律違反や社会規律を乱す行為をしたとき」「会社の信用を著しく傷つけたとき」「会社に金銭的な損失を発生させてしまったとき」などに課されます。始末書は、前述したように反省を示して再発防止意識を高めるために用いられるもの。本人が反省や謝罪の意をもって作成するため、作成を命じることはできても提出の強要はできません。顛末書を提出するタイミングとは？
一般的に、顛末書は起きてしまったトラブルが収束した後に作成し、提出します。ただし、問題が長期化して収束まで時間がかかる場合や、問題発生後すぐに報告が必要な場合は、ただちに顛末書を作成して1回もしくは複数回に渡って提出する場合もあるでしょう。
顛末書を提出するまでの流れ
トラブルが発生・収束して顛末書を作成したら、まずは直属の上司にチェックしてもらいましょう。書き直しが生じたら修正後あらためて上司に提出します。また、添付資料がある場合は同様のタイミングで上司に確認してもらうのがおすすめです。上司の承認を得たら会社に提出しましょう。
顛末書の書き方と作成の6ポイント
顛末書の書き方のコツは、誰が読んでも分かるよう、端的な言葉を用いて客観的な視点で書くことです。以下のポイントを押さえ、適切な書類作成に努めましょう。
1.顛末書は客観的な視点で記載する
顛末書は「5W1H」を用いて「いつ、どこで、だれが、何を、どうして起きたのか」を正確かつ的確にまとめるのが基本。問題の原因や責任の所在について説明することが求められます。顛末書では個人的な感情を入れず、簡潔な言葉で事実のみの説明に徹してください。
顛末書は箇条書きで見やすく記載する
トラブルの原因などを明確に記載してあっても、文章で長々と書いていると読みにくく、状況を把握しづらい可能性があります。トラブルの発生日時や内容、原因、被害・損害の規模などは箇条書きで記載し、すっきりまとめましょう。
顛末書は社外の人が目にすることもある
トラブルの内容によっては、社外の人が顛末書を読むこともあるでしょう。社内だけで通じる言葉や略語を使用するのは避け、誰が読んでも理解できる表現を意識します。
2.顛末書には現状の対応と今後の対策を記載する
顛末書には、問題を解決するために現在どのような対応をしているか、同じことが起きないようにどういった対策を行うかを、具体的に明記しましょう。また、問題が解決した場合は、その旨を一緒に記載します。
3.顛末書には事実を隠さずに書く
顛末書を書く際に、事実を隠すのはNGです。事実を隠してしまうと、その後本当のことが判明した際に、さらに大きな問題へと発展してしまいます。トラブルを最小限に留めるためにも、ありのままの事実を公表し、しっかりと反省の意を示しましょう。
4.顛末書には資料や書類を添える
顛末書の内容を補足できる資料や情報があれば一緒に提出しましょう。データや画像、見積書、請求書など、問題に関わる情報を用意します。
5.顛末書の作成方法は会社の指示に従う
顛末書の書き方やフォーマットには特に決まりがありません。手書きで書くかパソコンで作成するかは会社の指示や規則に準じましょう。
手書きは文字に心が現れやすいので、相手に誠意を伝えたい場合におすすめです。一方、パソコンで作成すれば誰にでも読みやすい顛末書が作成できます。それぞれの状況や会社事情に合わせて、顛末書を作成しましょう。
6.顛末書には忘れずに押印をする
顛末書には押印が必要です。ビジネスにおいて、押印は「この書類は正式である」と証明するためのもの。顛末書も、押印を押したかは忘れずに確認しましょう。
顛末書は、ただ作成・提出するだけで終わらせず、問題の再発防止に活用していくことが大切です。仕事で大きな失敗をしてしまったときの対処法については、「仕事で大失敗した経験をどう活かす？大きなミスしたときの立ち直り方も紹介」もぜひ参考にしてください。
顛末書のテンプレートと例文
令和△年△月△日
代表取締役社長 △△△△殿
△△部
△△△△（捺印）
このたびの△△の紛失につきまして、さっそく調査を行い、原因究明と今後の対策を講じることができました。詳細については、下記のとおりご報告させて頂きます。
記
1.発生日時
令和△年△月△日
2.場所
社内△△課の△△にて発生
3.発見
本人からの報告により発覚
4.原因
☓☓☓（ミスをした人の名前）が、所定の場所に戻さなかったため
5.損害
※損害があった場合は、被害額などを明記する
6.対応
問題確認後、ただちに△△課長に報告。
☓☓☓、担当者を交えた調査の結果、△△室から△△を発見。
7.今後の対策
今後は、△△の取扱い・保存場所に関するルールの周知を徹底し、注意書きを目につきやすい場所に掲示します。
二度とこのようなことがないように努めてまいります。
以上
前述したとおり、顛末書の書き方やフォーマットに決まりはないため、顛末書は会社の指示に従って作成しましょう。顛末書の作成方法については、「顛末書とは？書き方や提出する意味を理解しよう」もぜひご参照ください。
顛末書を書くときはやばい状況なの？
「顛末書を書いたらどうなるのか」「評価が下がるのではないか」と不安になる方もいるでしょう。顛末書は報告書であり、何か失敗を起こした際に反省と今度の対策を込めて書くものです。そのため、顛末書を書かされたからといって、評価が下がることや即クビにされるようなことは稀だといえます。
顛末書を書かされて「やばい」と感じるときは、起こしてしまった事実を反省し、次にどうすれば同じ失敗を繰り返さないかを考えましょう。仕事で失敗して落ち込んでいる方は、「仕事で失敗…そんなとき、考えるべきこととは」もぜひご覧ください。
顛末書を書いてばかり…そんなときは？
顛末書を何度も書いたり、どうしてもミスが減らなかったりするときは、今の仕事や働き方が自分に合っていない可能性もあります。「なぜミスを繰り返してしまうのか」「自分に合っている仕事とは？」など、改めて考える必要があるでしょう。そのうえで、「今の仕事が自分に合っていないと感じる」のであれば、思い切って転職するのもひとつの手段です。
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顛末書の作成や提出に関するFAQ
ここでは顛末書の作成や提出を行う際に生じる疑問についてQ&A方式で回答します。
問題が起こったら必ず顛末書の作成が必要ですか？
顛末書の作成は必須ではなく、提出に強制力もありません。
しかし、顛末書は再発防止を目的とした報告書です。今後同じようなトラブルを発生させないためにも、提出を求められたら迅速に作成・提出しましょう。
顛末書の提出は拒否できますか？
顛末書の提出に強制力はないため拒否自体は可能です。
しかし、トラブル状況の把握や再発防止のためにも作成した方が良いといえるでしょう。また、契約書や就業規則に顛末書の提出拒否が業務違反にあたるとする内容の記載があれば、拒否した場合に罰則を受ける可能性があります。
始末書と顛末書を一緒に提出するケースはありますか？
トラブルの内容によっては顛末書と始末書の両方を提出するケースもあります。
どちらか一方か、もしくは両方かは会社の判断によって異なるため、会社の指示に従って作成しましょう。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
