上司にメールを送る際のマナーは?好印象につなげるコツもご紹介!

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この記事のまとめ

  • 上司にメールを送る際は、仕事でのミスを減らすためにもマナーを守ることが大切
  • 上司へのメールは、「送るべき内容かを判断」「分かりやすい件名」などを心掛ける
  • メールの書き出しは、挨拶でワンクッション置くと良い
  • 上司へのメール本文は、PREP法を意識して分かりやすくしよう
  • 上司へのメールでは「ご苦労さまです」「了解しました」などの表現は不適切になる

上司へメールを送る際のマナーをご存知でしょうか?マナーが守れていないと悪い印象を与えるだけでなく、仕事にも支障をきたすことがあります。このコラムでは、上司へのメールのマナーや書き方をご紹介。メールの書き出しから本文の構成方法、締めの言葉までを分かりやすくお伝えします。ビジネスメールのマナーに自信のない方にも、例文や具体例を用いて分かりやすく解説しているのでぜひ参考にしてみてください。

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上司へのメールはマナーを守ろう

メールは仕事を円滑に進めていくうえで欠かせない、報告・連絡・相談の役割を担うツールです。特に上司とは、こまめに情報をやりとりすることでミスを少なくできるでしょう。上司は仕事や部下を多く抱えており、1日に何通ものメールを受け取ることがあります。だからこそ、マナーに則っていないメールは、受信ボックスの中に埋もれてしまいがちです。「きちんと情報共有しているつもりが、実際にはできていなかった…」という事態に陥ってしまわないよう注意する必要があります。

まずはメールマナーを身に付けよう!

失礼なメールは相手を苛立たせてしまいます。上司からの印象を悪くしないためにも、メールに関する基本的なマナーを身に付け、適切な対応を心がけましょう。ビジネスメールの基本が知りたい方には、こちらの「書き出しから学ぶ!仕事のメールマナー」がおすすめです。基礎から確実に学んでいきましょう。
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上司にメールを送るときのマナー

上司へメールを送る際には、守るべき基本マナーがあります。たとえば、「メールで伝えるべき内容かどうか判断する」「件名を分かりやすくする」など、多くの仕事を抱える上司だからこそメールを送る際は、気を付けなければいけません。以下、それらのマナーについて解説します。

メールで伝えるべき内容かどうか判断する

忙しい上司に要件を伝えたいときに、メールは便利なツールです。しかし急を要する要件や込み入った要件の場合は、メールではなく直接伝えた方が良いこともあります。メールはすぐに届きますが、いつ確認するかは上司次第です。また、文字だけで複雑な情報やニュアンスを伝えるのは難しいもの。メールで伝えた方が良いのか、直接伝えた方が良いのかをしっかり判断しましょう。

件名を分かりやすくする

上司は1日に多くのメールを受信しているため、件名に重要度やメールの内容を記載すると分かりやすくなります。「A社の商談に合意しました」「B部署への確認お願いします」などのように、目に留まりやすくなる簡潔な内容を心がけましょう。

メールの内容はできる限りシンプルにする

分かりやすい件名を設定していても、本文を開いてみると、「結局何が言いたいのか分からなかった…」というケースも少なくありません。内容は、できるだけシンプルに要件をまとめるようにしましょう。ただし、上司に対するマナーも忘れてはいけません。丁寧な言葉遣いや相手への気遣いも意識して書くようにしましょう。

上司へ送るメールの書き出し

メールでは、挨拶をしてから本文に入るのが基本です。上司はもちろん、社内の関係者にメールを送る際も本文に入る前に書き出しとして「お疲れさまです」「お忙しいところ失礼します」などを添えワンクッション置きましょう。また、本文を書いたあとは「ご確認をお願いいたします」といった締めの言葉を記載することも大切です。なお、依頼のメールを送るときは、期日を必ず書きましょう。ビジネスメールを送る際の基本については「分かりやすさがポイント!挨拶メールを送る時の基礎知識」でも詳しく解説しています。ぜひ併せてご一読ください。

メール本文はPREP法を意識しよう

書き出しの次は、本題へと移ります。できるだけシンプルに、分かりやすく記載するためには、PREP法を意識しましょう。PREP法とは、以下の流れで文章を組み立てる方法です。

1.Point(要点)
2.Reason(理由)
3.Example(具体例)
4.Point(要点)

PREP法を意識したメールでは、最初に要点を伝えます。冒頭の挨拶を終えたら、どういった目的でメールを送信したのか、要点を分かりやすく記載しましょう。そのうえで、なぜそれが必要なのか理由を伝えます。具体例は、必要な場合のみ入れ込むようにしてください。そして最後に、再度要点を伝えます。PREP法を意識することで、伝えたい内容をシンプルかつ分かりやすくまとめられるでしょう。

状況別の例文紹介

上司にメールを送る場合、例文でいくつかパターンを作っておいて状況によってアレンジすると良いでしょう。そうすることで、仕事の効率化も図ることができます。今回は、「承認」「お礼」「謝罪」「依頼」の4つのシチュエーションの例文をご紹介します。

上司からの依頼を承認する場合

上司から依頼メールを受け取った場合、冒頭の挨拶文のすぐにあとに承知した旨を書くようにしましょう。

【例文】
ご依頼の件、承知いたしました。今週中に対応します。△△について、1点確認させていただきたいのですが、よろしいでしょうか?

質問がある場合は、承認した旨を記載したあとに追記しましょう。

上司に対してお礼を伝える場合

お礼文を送る場合、何に対する感謝の気持ちなのか明らかにしましょう。

【例文】
△△の件につきまして、この度は早々にご対応いただき、大変感謝しております。

お礼のメールが、お互いのコミュニケーションを深めるきっかけになることもあります。上司と円満な関係を築くためにも、お礼のメールはしっかり送ることが大切です。

上司に対して謝罪する場合

謝罪メールのポイントは、言い訳をせずに自身の非を素直に受け入れることです。

【例文】
△△のプロジェクト開始が遅れまして、誠に申し訳ありません。自分の至らなさを痛感し、深く反省しております。今後は××により一層気を付けて、仕事に取り組んで参ります。

反省を今後に活かそうとする姿勢を示すことで、印象も良くなるでしょう。

上司に何かを依頼する場合

上司に何かしてほしいことがある場合には、依頼メールを送信します。相手への気遣いを忘れないようにすることがポイントです。

【例文】
×日現在、△△の書類が確認できておりません。お忙しいところ恐縮ですが、□日までにご対応いただけますと幸いです。

丁重な姿勢を見せつつ、依頼はしっかりと伝えることが大切です。

間違った言葉遣いや表現に気をつける

自分では丁寧な表現だと思っていても、間違った言葉遣いをしていることは多々あるようです。「ご苦労さまです」「了解しました」など、よく耳にする表現も上司へのメールでは不適切にあたります。以下、間違いやすい言葉遣いや表現をご紹介します。

敬語表現

日本語の中でも、特に難しいのが敬語表現です。間違えやすい言葉遣いと適切な表現の例は、以下をご覧ください。

・「ご苦労さまです」→「お疲れさまです」
・「了解しました」→「承知しました」「かしこまりました」
・「すみません」→「申し訳ありません」
・「確認しました」→「拝見しました」

これらの敬語は、上司に対して使う場合は不適切な表現になります。間違った言葉遣いで上司に悪い印象を与えることのないよう、適切な表現を心掛けましょう。

口語表現

文書よりも気楽なイメージのあるメールですが、ビジネスメールに口語表現は禁物です。口語とは、いわゆる話し言葉のこと。ミスをしやすい言葉と改善例は以下のとおりです。

・「なので」→「そこで」「したがって」
・「~みたい」→「~のよう」
・「△△的」→「△△としては」

このほかにも、「やっぱり」「ちゃんと」「ちょっと」なども口語表現です。顔が見えないメールだからこそ、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。

ネガティブ表現

ビジネスメールでは、断りや否定といった内容を伝えなければならない場面もあるでしょう。しかし、それをストレートに伝えてしまうと相手に悪い印象を与えてしまいます。たとえば、「無理です」とストレートに伝えるのではなく、「△△でしたら可能です」など別の提案をしてみるだけでも印象が変わります。意味は同じでも、相手に寄り添うような書き方をするだけで良い印象を与えることができるでしょう。

工夫で気持ちが伝わる!

メールでは表情が見えないため、文面を工夫して気持ちを伝えるようにしましょう。たとえば、上司からすぐに返信をもらったときは、「早速のご返信ありがとうございます」とひと言加えると感謝の気持ちを伝えることができます。また、返信をなるべく早く行うことも大切です。返信を必要としないメールの場合も、目を通した、確認が済んだという旨を相手に伝えましょう。長々と書くのではなく、「承知いたしました」というひと言を素早く返信することで相手に丁寧な印象を与えることができます。

より気持ちを伝えるためには?

お礼を言う際に「本当に」「誠に」といった言葉を加えると、より気持ちが伝わる文面になります。「恐れ入りますが」「ご迷惑をお掛けしますが」といったクッション言葉も、相手を気遣う表現の一つです。文面の工夫を心掛け、上司に好印象を与えられるようにしましょう。また、正しいビジネス用語を使うことも大切です。ビジネス用語に自信がない方は、「社会人なら知っておきたい!よく使われるビジネス用語一覧」のコラムを確認しましょう。使用頻度の高い用語を、五十音順で解説しています。

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