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上司にメールを送る際のマナーは?好印象につなげるコツ

【このページのまとめ】

  • ・メールの返信は迅速に行い、件名には重要度や本文の内容を記載しよう
    ・メールの書き出しは「お疲れさまです」、結びの言葉は「ご確認をお願いいたします」が基本
    ・上司へのメールで「ご苦労さまです」「了解しました」は使わないようにしよう
    ・上司に好印象を与えるコツは、文面を工夫して気持ちを伝えること
上司にメールでお願いやお礼をする必要があるとき、マナーを守れているか不安に思うことはありませんか?
このコラムでは、メールの書き出しや間違えやすい言葉遣い、気持ちを伝えるための工夫などをご紹介。上司へメールを送る際のマナーを知りたい方は、参考にしてみてください。


◆上司にメールを送るときのマナー

上司へメールを送る際に守るべき基本マナーとして、以下の2つが挙げられます。

【返信はなるべく早くする】

ビジネスメール全般に言えることですが、返信を必要としないメールが送られてきた場合も、メールを読んだ後は迅速に返信しましょう。
「承知致しました」という一言であっても、素早く返信することで相手に丁寧な印象を与えられます。

【件名をわかりやすくする】

上司は1日に多くのメールを受信しているため、件名に重要度やメールの内容を記載するとわかりやすくなります。
目に留まりやすくなる工夫を凝らし、好印象を与えましょう。

次の項目では、メールの書き出しや結びの言葉にふさわしい文例をご紹介します。

◆メールの書き出しは「お疲れさまです」

メールでは、挨拶をしてから本文に入るのが基本。
本文に入る前に書き出しとして「お疲れさまです」「お忙しいところ失礼します」などと書きましょう。

また、本文を書いた後は「ご確認をお願いいたします」といった結びの言葉を記載することも大切です。

なお、依頼のメールを送るときは、期日を必ず書きましょう。

◆間違った言葉遣いをしていませんか?

自分では丁寧な表現だと思っていても、間違った使い方をしてしまうと失礼にあたります。
間違えやすい言葉遣いと適切な表現の例は以下のとおりです。

・「ご苦労さまです」→「お疲れさまです」
・「了解しました」→「承知しました」「かしこまりました」
・「すみません」→「申し訳ありません」
・「確認しました」→「拝見しました」

上記が間違えやすい言葉遣いの例であり、上司に対して使うのは不適切になります。
間違った言葉遣いで上司に悪印象を与えることのないよう、適切な表現をしっかり覚えておきましょう。

◆こんな工夫で気持ちが伝わる!

メールでは表情が見えないため、文面を工夫することで気持ちを伝えやすくなります。

たとえば上司からすぐに返信をもらったときは、「早速のご返信ありがとうございます」と一言加えると感謝の思いが届くでしょう。

また、お礼を言う際に「本当に」「誠に」といった言葉を加えると、より気持ちが伝わるかもしれません。

文面の工夫を心がけ、上司に好印象を与えられるようにしましょう。

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