上司にメールを送る際のマナーは?好印象につなげるコツ

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この記事のまとめ

  • メールの返信は迅速に行い、件名には重要度や本文の内容を記載しよう
  • メールの書き出しは「お疲れさまです」、結びは「ご確認をお願いいたします」が基本
  • 上司へのメール本文はPREP法を意識して分かりやすくしよう
  • 上司にメールするときは、「ご苦労さまです」「了解しました」は使わない

上司へのメールの内容はさまざまですが、マナーがなっていないと、悪印象につながってしまいます。「自分のマナーは大丈夫だろうか…」と不安を抱えている方に向けて、メールの書き出しから本文の構成方法、締めの言葉までを分かりやすくお伝えします。例文や、具体的な注意点3つも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。上司へのメールをきっかけに、自身の印象を良くしましょう。

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上司へのメールが重要な理由

メールは仕事を円滑に進めていくうえで欠かせない、報告・連絡・相談の役割を担うツールです。特に上司とは、こまめに情報をやりとりすることで、ミスも少なくできるでしょう。
上司が抱える仕事や部下は非常に多く、1日に何通ものメールを受け取っています。だからこそ、マナーに則っていないメールは、受信ボックスの中で埋もれてしまいがちです。「きちんと情報共有しているつもりが、実際にはできていなかった…」という事態に陥ってしまうこともあるでしょう。

失礼なメールは相手を苛立たせてしまいます。上司からの印象を悪くしないためにも、メールに関する基本的なマナーを身に付け、適切に対応を心がけましょう。ビジネスメールの基本が知りたい方には、「書き出しから学ぶ!仕事のメールマナー」がおすすめです。基礎から確実に学んでいきましょう。

上司にメールを送るときのマナー

上司へメールを送る際に守るべき基本マナーとして、以下の4つが挙げられます。

メールで伝えるべき内容かどうか判断する

忙しい上司に要件を伝えたいときに、メールは便利なツールです。しかし急を要する要件や込み入った要件の場合は、メールではなく直接伝えた方が良いこともあります。メールはすぐに届きますが、いつ確認するかは上司次第です。また、文字だけで複雑な情報やニュアンスを伝えるのは難しいもの。メールで伝えた方が良い場合と、直接伝えた方が良い場合を、使い分けることが大切です。

返信はなるべく早くする

ビジネスメール全般に言えることですが、返信を必要としないメールが送られてきた場合も、目を通した、確認が済んだということを報告する旨を伝える返信をしましょう。「承知いたしました」というひと言であっても、素早く返信することで相手に丁寧な印象を与えられます。

件名を分かりやすくする

上司は1日に多くのメールを受信しているため、件名に重要度やメールの内容を記載すると分かりやすくなります。「A社の商談合意しました」「○の件のB部署への確認お願いします」などのように、目に留まりやすくなる簡潔な内容を心がけましょう

メールの内容はできる限りシンプルにする

分かりやすい件名を設定していても、本文を開いてみると、「結局何が言いたいのか分からなかった…」というケースも少なくありません。内容は、できるだけシンプルにまとめるようにしましょう。ただし、上司に対するマナーを忘れてはいけません。シンプルな中でも、丁寧な言葉遣いや相手への気遣いを意識してください。
次の項目では、メールの書き出しや結びの言葉にふさわしい文例をご紹介します。

メールの書き出しは「お疲れさまです」

メールでは、挨拶をしてから本文に入るのが基本です。本文に入る前に書き出しとして「お疲れさまです」「お忙しいところ失礼します」などと書きましょう。また、本文を書いたあとは「ご確認をお願いいたします」といった締めの言葉を記載することも大切です。なお、依頼のメールを送るときは、期日を必ず書きましょう。ビジネスメールを送る際の基本については「分かりやすさがポイント!挨拶メールを送る時の基礎知識」でも詳しく解説しています。ぜひ合わせてご一読ください。

メール本文はPREP法を意識しよう

書き出しの次は、本題へと移ります。できるだけシンプルに、分かりやすく記載するためには、PREP法を意識しましょう。PREP法とは、以下の流れで文章を組み立てる方法です。

1.Point(要点)
2.Reason(理由)
3.Example(具体例)
4.Point(要点)

PREP法を意識したメールでは、最初に結論を伝えます。冒頭の挨拶を終えたら、どういった目的でメールを送信したのか、分かりやすく記載しましょう。
そのうえで、それが必要な理由を伝えます。
具体例は、必要な場合のみ、入れ込むようにしてください。謝罪メールや依頼メールの根拠・理由などに追加して伝えたいことが、こちらにあたります。
最後に、もう1度結論を伝えましょう。伝えたい内容を、シンプルかつ分かりやすくまとめられます。

【承認・お礼・謝罪・依頼】状況別の例文紹介

送信する機会も多い上司へのメールは、例文パターンを頭に入れ、状況によってアレンジするのもおすすめです。仕事の効率化にもつながるでしょう。承認・お礼・謝罪・依頼の4つのシチュエーション別に、例文を紹介します。

上司からの依頼を承認する場合

上司から依頼メールを受け取った場合、冒頭の挨拶文のあと、できるだけ早く承知した旨を伝えましょう

【例文】
ご依頼の件、承知いたしました。今週中に対応します。△△について、1点確認させていただきたいのですが、よろしいでしょうか?

質問がある場合、承認した旨を伝えたあとに質問します。

上司に対してお礼の言葉を伝える場合

お礼文を送る場合、何に対する感謝の気持ちなのか、明らかにしましょう

【例文】
△△の件につきまして、この度は早々にご対応いただき、大変感謝しております。

お礼のメールが、お互いのコミュニケーションを深めるきっかけになることも。上司と円満な関係を築くためにも、ぜひ送付してみてください。

上司に対して謝罪する場合

謝罪メールのポイントは、言い訳をせずに自身の非を素直に受け入れること。例文は以下のとおりです。

【例文】
△△のプロジェクト開始が遅れまして、誠に申し訳ありません。自分の至らなさを痛感し、深く反省しております。今後は××により一層気を付けて、仕事に取り組んで参ります。

反省を今後に活かそうとする姿勢を示すことで、印象も良くなるでしょう。

上司に何かを依頼する場合

上司に何かしてほしいことがある場合には、依頼メールを送信します。相手への気遣いを忘れないようにすることがポイントです。

【例文】
×日現在、△△の書類が確認できておりません。お忙しいところ恐縮ですが、□日までにご対応いただけますと幸いです。

丁寧な姿勢を忘れずに、期限はしっかりと伝えてください

仕事を辞める際のメール連絡について知りたい方は、「仕事を辞める連絡はメールでも良い?注意点や例文を紹介」をご覧ください。例文付きで詳しく解説しています。

間違った言葉遣いをしていませんか?

自分では丁寧な表現だと思っていても、間違った使い方をしてしまうと失礼にあたります。ビジネスメールでやりがちな、言葉遣いのミスを3つ解説しましょう。

1.敬語表現

日本語の中でも、特に難しいのが敬語表現です。間違えやすい言葉遣いと適切な表現の例は、以下を参考にしてみてください。

・「ご苦労さまです」→「お疲れさまです」
・「了解しました」→「承知しました」「かしこまりました」
・「すみません」→「申し訳ありません」
・「確認しました」→「拝見しました」

これらの敬語は、上司に対して使うのは不適切な表現です。間違った言葉遣いで上司に悪印象を与えることのないよう、適切な表現をしっかり覚えておきましょう。

2.口語表現

文書よりも気楽なイメージもあるメールですが、ビジネスメールに口語表現は禁物です。口語とは、いわゆる話し言葉のこと。ミスをしやすい言葉と改善例は以下のとおりです。

・「なので」→「そこで」「したがって」
・「~みたい」→「~のよう」
・「△△的」→「△△としては」

このほかにも、「やっぱり」や「ちゃんと」「ちょっと」なども話し言葉です。顔が見えないメールだからこそ、丁寧な言葉遣いを意識しましょう。

3.ネガティブ表現

ビジネスメールでは、断りや否定といった内容を伝えなければならない場面もあるはず。しかし、ストレートに伝えてしまうと、表現が強くなり過ぎてしまいます。
単純に「無理です」と伝えるのではなく、「△△でしたら可能です」など、肯定的な言葉に言い換えてみてください。意味は同じでも、より柔らかい印象に近付くはずです。

こんな工夫で気持ちが伝わる!

メールでは表情が見えないため、文面を工夫することで気持ちが伝わりやすくなります。たとえば、上司からすぐに返信をもらったときは、「早速のご返信ありがとうございます」とひと言加えると感謝の思いが届くでしょう。

お礼を言う際に「本当に」「誠に」といった言葉を加えると、より気持ちが伝わるかもしれません。「恐れ入りますが」「ご迷惑をお掛けしますが」といったクッション言葉も、相手を気遣う表現の一つです。文面の工夫を心掛け、上司に好印象を与えられるようにしましょう。
ビジネス用語に自信がないときには、「社会人なら知っておきたい!よく使われるビジネス用語一覧」のコラムで確認しましょう。使用頻度の高い用語を、五十音順で解説しています。

コラムを読んでいる方の中には、「上司との人間関係に悩んでいる」「今の職場で仕事を続けられるか不安」という方もいるでしょう。その場合、エージェントに相談してみてはいかがでしょうか。
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