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お礼状の書き方とは?面接後や内定後に出さなければならないのか

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最終更新日:

【このページのまとめ】

  • ・お礼状は、あなたの感謝の気持ちを企業側に伝えることができるツール

    ・お礼状を出す出さないで採用が左右されることは基本的にはないため、必須ではない

    ・お礼状の送付は必須ではないものの、礼儀正しさや誠意といった良いアピールをできるのも事実である

面接後やインターンシップ後、採用の内定通知をもらった後など、就活ではお礼状を送付する場面がいろいろあります。就活に関連する本やサイトによっては、お礼状の送付は当然のマナーだと言っているところもありますが、必ずしも送付しないといけないというルールはなく、実際には送っても送らなくてもどちらでも大丈夫です。

しかし、あなたの礼儀正しさや誠意を採用担当者にアピールすることができるというのも事実です。そこで、好印象を与えるための書き方やルールについてご紹介。ぜひチェックしてから、書き進めていきましょう。

 

◆面接後のお礼状は必要?

お礼状とは、相手に感謝の気持ちを伝えるもの。前述したとおり、必ず出さないといけないという決まりはないものの、出すことで評価が下がるということもありません。出すことにより、あなたの誠意や礼儀をアピールすることができるのです。

就活をしていると、面接後にお礼状を送ると有利になるという噂を耳にしたことがある人もいるかもしれません。
しかし、お礼状で選考が有利に動くということは基本的にはありません。当然ながら、面接中に全力を尽くしておきたいものです。

もしも有利になる場面があるとしたら、それは企業側が「採用に迷っている状況」。甲乙つけがたい応募者が2名いたとして、どちらを合格にすべきか迷っている状況のときなどです。
お礼状を書くことで、志望度の高さや礼儀正しさをアピールできる可能性があります。お礼状の送付は必須ではないものの、送付しておくことで有利な結果を得られることもあるのです。
 

◆お礼状のルール

お礼状を書くのであれば、失礼のないよう、また、あなたの気持ちが届くよう正しい書き方で作成しましょう。作成の際には、以下のような注意点に気をつけてみてください。

・なるべく早く投函
当日または翌日を目処に送付します。メールでお礼を伝える場合はその日中に送信するようにしましょう。この期限を意識していれば大丈夫ですが、心配であれば速達を利用してもいいでしょう。

・作成する手段はどれでもOK
メールやはがき、封書などいろいろありますが、どれも間違いではありません。メールはその日中に確実に届くというスピード感がありますし、はがきや封書では手書きで作成すれば丁寧な印象を与えることができます。
志望する企業の雰囲気に合わせてみるのも1つの方法です。

・無地をチョイス
はがきの場合は、絵入りや年賀はがきではなく通常はがきを、便箋はキャラクターなどではなく縦書き用の罫線が入っている無地のものを使用するようにしましょう。ビジネス文書としてふさわしいツールを選択してください。

・使用するペンは履歴書を作成したものと同じもの
一般的に、便箋に文字を書く際、万年筆や筆ペンが良しとされています。持っていない、または使い慣れておらず書きづらいこともあるかと思いますので、そういう場合には履歴書を作成したときと同じペンを使用するといいでしょう。

・書く方向に注意
手書きの場合は縦書き、PC作成の場合は横書きと書き分けてください。

・封筒の宛先や住所は略さない
履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する際と同じルールです。正式名称で記載しましょう。

・コピペはNG
就活を支援するサイトにはさまざまな例文を見ることができます。コピペしておけば間違いないと思う気持ちも分かりますが、ここでは自分の言葉で作成しましょう。面接中の感想などを盛り込み、具体的なお礼状を作成します。

・マナーを守る
企業先に送付するお礼状は立派なビジネス文書です。前文(時候の挨拶)と末文(結びの言葉)を略していないか、敬称は正しく付けられているか、敬語は正しいかなどを意識し、相手に失礼のないよう作成しましょう。

・簡潔に分かりやすく
読んでもらう相手が無理なく理解できるよう、分かりやすい言葉で簡潔にまとめるように意識しましょう。自己PRはここでは避け、純粋に面接をしてもらったことのお礼を述べます。
 

◆お礼状の書き方

ルールが把握できたら、次は実際の書き方について見ていきましょう。お礼状に盛り込むべき内容は、「面接の感謝」「面接の感想」「意欲」の3つです。今回はメールで送付する際の例文についてご紹介します。

【例文】
◯◯◯◯株式会社
人事部人事担当◯◯様

本日(先日)はお忙しいところを私のためにお時間を頂戴し、ありがとうございました。
業務内容や社内の雰囲気について具体的にお話を伺うことができましたことは、大変意義深いものになりました。憧れの会社で働く皆さまと実際にお会いできお話できたことで、私も貴社の社員として活躍したいという思いがますます強くなりました。
まずは面接という機会を与えて頂いたお礼を申し上げたくお便りいたしました。
末筆ではございますが、貴社の発展を心よりお祈り申し上げます。
 
氏名
住所 東京都◯◯区◯◯□−□−□
連絡先 携帯番号やメールアドレス


件名は、「◯◯月◯◯日面接のお礼 氏名」というように分かりやすく簡潔なものにしましょう。
 

◆インターンの後はお礼状を出す?

面接後同様、お礼状は出しても出さなくてもどちらでも大丈夫です。特に、1dayインターンなどの短期の場合は出すことを迷うかもしれません。出して採用に響くことはないので、迷ったら出すようにしましょう。

お礼状に盛り込むべきは、お世話になった会社へ「感謝の気持ち」「インターンを通して何を学び、学んだことをどう活かしていきたいと考えているのか」「意欲」の3つ。これらを意識しながら作成してみてください。
書き方の注意点やルールは、面接後のお礼状と同じです。インターンシップ後すぐに送付しましょう。

【例文】
◯◯◯◯株式会社
◯◯様

こんにちは。

昨日(先日)まで貴社のインターンに参加させていただいた◯◯(氏名)です。

この度は、貴重な経験をさせていただきましたこと、本当にありがとうございました。
アルバイト経験のない私にとって、今回のインターンで得たビジネス経験は本当に有意義で刺激的なものでした。

インターンを通じて関わらせていただいた社員の皆さまが、チームワーク良く
切磋琢磨されていた光景を身近で感じることができ、一緒にお仕事できれば幸せだと痛感いたしました。

新卒採用の選考を突破し、貴社の一員になれるよう今後も努力したいと思います。

このたびはインターンに招待いただき本当にありがとうございました。
ご多忙の中、優しく丁寧に接していただきましたこと、本当に感謝しています。

末筆ながら貴社のますますのご発展と皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

学校 〇〇大学〇〇学部
氏名
住所 東京都◯◯区◯◯□−□−□
連絡先 携帯番号やメールアドレス


件名は、「インターンのお礼 ◯◯大学 氏名」というように分かりやすく簡潔なものにしましょう。
 

◆内定通知後はお礼状を出す?

内定後は出さないといけないと認識している人が多いですが、こちらも面接後・インターンシップ後同様、お礼状の送付は必須ではありません。しかし、感謝の気持ちを伝えるという行為を嫌に思う人もいないため、礼儀正しさや誠意をアピールするために送るのももちろんいいでしょう。

お礼状に盛り込むべきは、「感謝の気持ちや喜び」「今後の意気込みや豊富」「改めてお礼」の3つ。これらを意識しながら作成してみてください。書き方の注意点は、内定後もまた面接後のお礼状と同じ要領です。

【例文】
◯◯◯◯株式会社
人事部人事担当◯◯様

本日、貴社より内定通知をいただきました◯◯(氏名)です。

このたびは採用のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
感謝と嬉しい気持ちで胸がいっぱいです。
貴社の事業に貢献できるよう、入社日までによりいっそう努力する所存でございます。
今後ともご指導のほどよろしくお願いします。
まずは取り急ぎお礼申し上げます。
 
氏名
住所 東京都◯◯区◯◯□−□−□
連絡先 携帯番号やメールアドレス


件名は、「採用内定のお礼 氏名」というように分かりやすく簡潔なものにしましょう。
 

◆お礼状の疑問や面接対策はハタラクティブへ!

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