お礼状の書き方とは?例文を交えてルールや状況別でのポイントなどを解説

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この記事のまとめ

  • お礼状は、感謝の気持ちを企業側に伝えることができるツール
  • お礼状の有無が採用結果に影響することは基本的にはない
  • お礼状の送付は必須ではないが、礼儀正しさや誠意などをアピールできる場合もある
  • お礼状の書き方には、「無地の紙を選ぶ」「コピペは避ける」などのルールがある
  • お礼状に盛り込むべき内容は、「感謝」「感想」「意欲」の3つ

「お礼状の書き方が分からない」「出すタイミングに迷う」と悩む方もいるでしょう。就職活動中のお礼状の送付は必須ではありません。しかし、お礼状を送ることで有利に働くこともあるようです。また、ビジネスシーンでお礼状を送る場面は多く、ルールやマナーを知っておくと良いでしょう。当コラムでは、お礼状の書き方やルールについて解説。面接後やインターン後など、状況別での書き方のポイントや例文なども紹介しています。

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お礼状とは

お礼状とは、相手に感謝を伝えるための手紙です。お世話になったり、贈り物をもらったりしたときに感謝の気持ちを文面にして相手に伝えることで、より誠意が伝わる可能性が高まります。就活では、インターンや研修、面接、内定連絡に対してお礼状を送ることがあるようです。

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お礼状の書き方

お礼状に盛り込むべき内容は、「感謝」「感想」「意欲」の3つです。以下で、メールで送付する際の例文について紹介します。

面接に対するお礼状の例文

株式会社△△
人事部人事担当◯◯様

本日(先日)はお忙しいところを私のためにお時間を頂戴し、ありがとうございました。
業務内容や社内の雰囲気について具体的にお話を伺えたことは、大変意義深いものになりました。憧れの会社で働く皆さまと実際にお会いできお話できたことで、私も貴社の社員として活躍したいという思いがますます強くなりました。
まずは面接という機会を与えて頂いたお礼を申し上げたくお便りいたしました。
末筆ではございますが、貴社の発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名
住所 東京都◯◯区◯◯□−□−□
連絡先 携帯番号やメールアドレス

お礼状の件名は、「◯◯月◯◯日面接のお礼 氏名」というように分かりやすく簡潔なものにしましょう。

お礼状は手書き?

お礼状は、手書きでもメールでも問題ありません。手書きの場合は、気持ちや誠意が伝わりやすく、メールの場合は、相手に早く届くといったメリットがそれぞれあります。社風や与えたい印象、これまでの担当者とのやり取りなどから、お礼状を送る方法を選びましょう。

お礼状のルール

お礼状を書くのであれば、相手に失礼がなく、気持ちが届くような正しい書き方で作成しましょう。作成の際には、以下のような注意点に気をつけてみてください。

なるべく早く投函する

お礼状は、当日または翌日を目処に送付します。メールでお礼を伝える場合は、その日中に送信するようにしましょう。

便箋やはがきは無地のものを選ぶ

お礼状に使用する便せんやはがきは、無地のものを選ぶようにしましょう。お礼状も、ビジネス文書のうちの1つです。はがきの場合は、絵入りや年賀はがきではなく通常はがきを、便箋はキャラクターが入っているものではなく、縦書き用の罫線が入っている無地のものを使用するようにします。

使用するペンは履歴書を作成したものと同じもの

一般的に、便箋に文字を書く際は、万年筆や筆ペンが良いとされています。しかし、筆ペンや万年筆を持っていない、または使い慣れておらず書きづらいといった場合には、無理に使用しなくても問題ありません。履歴書を作成したときと同じペンを使用すると良いでしょう。

封筒の宛先や住所は略さない

郵送する場合、封筒の宛先では会社名や住所は略さず、正式名称で記載しましょう。履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する際と同じです。企業に送付する封筒の書き方や注意点を確認したい場合は、「封筒の正しい書き方とは?会社宛に履歴書を送るときのポイントを解説」のコラムを参考にしてみてください。

コピペは避けるようにする

お礼状について調べると、就活を支援するサイトなどでさまざまな例文を見ることができます。コピペしておけば間違いないと思うかもしれませんが、あくまでお礼を伝えるためのものなので、自分の言葉で作成するようにしましょう。面接中の感想などを具体的に盛り込み、作成するのがおすすめです。

マナーを守る

企業先に送付するお礼状は立派なビジネス文書です。前文(時候の挨拶)と末文(結びの言葉)を略していないか、敬称は正しく付けられているか、敬語は正しいかなどを意識し、相手に失礼のない文書を作成しましょう。「就活で使う敬語とは?種類や正しい使い方を一覧で紹介」では、正しい敬語の使い方を一覧にしてまとめているので、お礼状を作成する際の参考にしてみてください。

簡潔に分かりやすく

読んでもらう相手が無理なく理解できるよう、お礼状を作成する際は分かりやすい言葉で簡潔にまとめるように意識しましょう。また、お礼状で自己PRをするのは避け、純粋にお礼だけを述べるようにします。

面接後のお礼状は必要?

お礼状とは、相手に感謝の気持ちを伝えるものです。前述したとおり、必ず出さないといけないという決まりはありません。出すことで評価が下がるということもなく、お礼状で選考が有利に動くということも基本的にはないと考えて良いでしょう。もしも、お礼状が有利になる場面があるとしたら、それは企業側が「採用に迷っている状況」。甲乙つけがたい応募者が2名いたとして、どちらを合格にすべきか迷っている状況のときなどです。そういったケースではお礼状を書くことで、志望度の高さや礼儀正しさをアピールできる可能性が考えられます。お礼状の送付は必須ではないものの、送付しておくことで有利な結果を得られることもあるといえるでしょう。

お礼状はメールでも問題ないため、送るか悩んでいる場合は、「面接後のメールを送らないとどうなる?返信が来たら?書き方やマナーについて解説」のコラムで、お礼メールを送る理由やタイミング、注意点などを詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

インターンのあとはお礼状を出す?

インターン後も面接後と同様、お礼状は出しても出さなくてもどちらでも問題ありません。特に、1dayインターンなどの短期の場合は、お礼状を出すのを迷うこともあるでしょう。迷った場合は、出して採用に響くことはないので、出すことをおすすめします。以下で、インターン後のお礼状を作成するポイントや例文を紹介するので、参考にしてみてください。

インターンシップのお礼状を作成するポイント

インターン後のお礼状に盛り込むべき内容は、お世話になった会社へ「感謝の気持ち」「インターンを通して何を学び、学んだことをどう活かしていきたいと考えているのか」「意欲」の3つ。これらを意識しながらお礼状を作成してみてください。書き方の注意点やルールは、面接後のお礼状と同じです。また、お礼状を作成する場合は、インターンシップ後すぐに送付しましょう。インターンシップのお礼状については「インターンシップのお礼は必要?メールのマナーと書き方」でも解説しているので、参考にしてください。

インターンシップに対するお礼状の例文

株式会社△△

◯様

こんにちは。

昨日(先日)まで貴社のインターンに参加させていただいた◯◯(氏名)です。
この度は、貴重な経験をさせていただきましたこと、本当にありがとうございました。
アルバイト経験のない私にとって、今回のインターンで得たビジネス経験は本当に有意義で刺激的なものでした。
インターンを通じて関わらせていただいた社員の皆さまが、チームワーク良く切磋琢磨されていた光景を身近で感じることができ、一緒にお仕事できれば幸せだと痛感いたしました。
新卒採用の選考を突破し、貴社の一員になれるよう今後も努力したいと思います。

このたびはインターンに招待いただき本当にありがとうございました。
ご多忙の中、優しく丁寧に接していただきましたこと、本当に感謝しています。

末筆ながら貴社のますますのご発展と皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
氏名
住所 東京都◯◯区◯◯□−□−□
連絡先 携帯番号やメールアドレス

内定通知後はお礼状を出す?

内定後のお礼状は出さないといけないと認識している人が多いですが、こちらも面接やインターンシップと同様、お礼状の送付は必須ではありません。しかし、お世話になったお礼を伝えたい場合はもちろん、礼儀正しさや誠意のアピールとして送るのも良いでしょう。

内定通知のお礼状を作成するポイント

内定通知後のお礼状に盛り込む内容は、「感謝の気持ちや喜び」「今後の意気込みや豊富」「改めてお礼」の3つです。これらを意識しながら作成してみてください。内定後のお礼状の書き方の注意点は、面接後・インターンシップ後のお礼状と同じ要領です。また、件名は、「採用内定のお礼 氏名」というように分かりやすく簡潔なものにしましょう。

内定通知後のお礼状の例文

株式会社△△
人事部人事担当◯◯様

本日、貴社より内定通知をいただきました◯◯(氏名)です。

このたびは採用のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
感謝と嬉しい気持ちで胸がいっぱいです。
貴社の事業に貢献できるよう、入社日までによりいっそう努力する所存でございます。
今後ともご指導のほどよろしくお願いします。
まずは取り急ぎお礼申し上げます。

氏名
住所 東京都◯◯区◯◯□−□−□
連絡先 携帯番号やメールアドレス

お礼状の書き方で迷ったら?

お礼状を書くべきか悩んだり、書き方で困ったりしたら、周りの社会人に聞いてみるのがおすすめです。先輩や同級生、親など、周りの人に相談してみましょう。もし、聞ける人がいないという場合は、ハローワークやジョブカフェといった公共の就職支援機関や民間の就職エージェントに相談してみるのも1つの方法です。「説明会や面接ごとにお礼状を出す必要はあるのか」「出すならどのような文章が良いか」といった相談にも親身に応えてくれるでしょう。

お礼状の書き方をはじめ、企業研究や企業選択、履歴書作成、面接など、就職活動では、さまざまなステップを踏む必要があります。その中で出てくる悩みや疑問を、ハタラクティブに相談してみませんか。
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お礼状の書き方に関するFAQ

ここでは、お礼状の書き方にまつわる疑問をQ&A方式で解消していきます。

お礼状はビジネスシーンでも書く機会がありますか?

取引先の企業からお中元やお歳暮の品をいただいた際など、お礼状はビジネスシーンで書く機会も多くあります。ビジネスシーンのさまざまな場面でお礼状は使われているので、書き方をしっかり覚えておきましょう。また、印象アップに繋がるお礼状の書き方やマナーに関しては「内定のお礼状は出すべき?印象アップを狙える封筒・本文の書き方」にて詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

個人宛とビジネス用でお礼状の書き方は異なりますか?

個人宛のお礼状とビジネス用のお礼状の書き方は、基本的には同じです。そのため、言葉遣いなどもビジネスの書き方に合わせると良いでしょう。また、個人宛のお礼状を送る相手に久しぶりに連絡を取る場合は、自分の近況報告も少し加えるのがおすすめです。お礼メールに関して詳しく知りたい方は「就活のお礼メールの基本!件名や返信は?ビジネスマナーを身に着けよう」にて、詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

お礼状を横書きで書くのはNGですか?

お礼状は基本的に縦書きで作成します。しかし、PCで作成する際は横書きで書くのが基本です。また、縦書きと横書きとで書くべき内容に違いはありません。作成方法に応じて、縦書きと横書きを使い分けましょう。

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