ビジネスシーンにおけるお礼状の書き方は?どんなシーンで利用するのか解説

ビジネスシーンにおけるお礼状の書き方は?どんなシーンで利用するのか解説の画像

この記事のまとめ

  • お礼状は、感謝の気持ちを企業側に伝えることができるツール
  • お礼状の有無が採用結果に影響することは基本的にはない
  • お礼状の送付は必須ではないものの、礼儀正しさや誠意といった良いアピールをできるのも事実
  • お礼状の書き方にはルールがあるので、しっかり覚えておこう

面接後やインターンシップ後、採用の内定通知をもらった後など、就活ではお礼状を送付する場面がいろいろあります。お礼状は必ず送付するルールはなく、送っても送らなくても選考に影響は出ないものの、送ったほうが丁寧な印象を与えられることも。このコラムでは、好印象を与えるための書き方やルールについてご紹介。ぜひチェックしてから、書き進めていきましょう。

ハタラビット

ハタラクティブは
20代に特化した
就職支援サービスです

求人の一部はサイト内でも閲覧できるよ!

お礼状とは

お礼状とは、相手に感謝を伝えるための手紙です。お世話になったり、贈り物をもらったりしたときに感謝の気持ちを文面にして相手に伝えることで、より誠意が伝わる可能性が高まります。
就活では、インターンや研修、面接、内定連絡に対してお礼状を送ることがあるようです。

お礼状の書き方

お礼状に盛り込むべき内容は、「感謝」「感想」「意欲」の3つです。今回はメールで送付する際の例文についてご紹介します。

例文(面接に対するお礼)

株式会社△△
人事部人事担当◯◯様

本日(先日)はお忙しいところを私のためにお時間を頂戴し、ありがとうございました。
業務内容や社内の雰囲気について具体的にお話を伺えたことは、大変意義深いものになりました。憧れの会社で働く皆さまと実際にお会いできお話できたことで、私も貴社の社員として活躍したいという思いがますます強くなりました。
まずは面接という機会を与えて頂いたお礼を申し上げたくお便りいたしました。
末筆ではございますが、貴社の発展を心よりお祈り申し上げます。

氏名
住所 東京都◯◯区◯◯□−□−□
連絡先 携帯番号やメールアドレス

件名は、「◯◯月◯◯日面接のお礼 氏名」というように分かりやすく簡潔なものにしましょう。
また、会社説明会後にお礼状やお礼メールを書くべきか悩んでいる方は「説明会後のお礼メールは必要?就活マナーを知ろう」にて、詳しく解説しているのでぜひ参考にしてください。

お礼状は手書き?

お礼状は、手書きでもメールでも問題ありません。手書きは気持ちや誠意が伝わりやすい、メールは相手に早く届くといったメリットがそれぞれあります。社風や与えたい印象、これまでの担当者とのやり取り方法などから選びましょう。

お礼状のルール

お礼状を書くのであれば、失礼のないよう、また、気持ちが届くよう正しい書き方で作成しましょう。作成の際には、以下のような注意点に気をつけてみてください。

なるべく早く投函

当日または翌日を目処に送付します。メールでお礼を伝える場合はその日中に送信するようにしましょう。

便箋やはがきは無地

はがきの場合は、絵入りや年賀はがきではなく通常はがきを、便箋はキャラクターなどではなく縦書き用の罫線が入っている無地のものを使用するようにしましょう。ビジネス文書としてふさわしいものを選んでください。

使用するペンは履歴書を作成したものと同じもの

一般的に、便箋に文字を書く際、万年筆や筆ペンが良しとされています。持っていない、または使い慣れておらず書きづらいといった場合には、履歴書を作成したときと同じペンを使用するといいでしょう。「履歴書作成には万年筆が良い?メリットとデメリットをご紹介!」のコラムもご覧ください。

封筒の宛先や住所は略さない

履歴書や職務経歴書などの応募書類を送付する際と同じルールです。正式名称で記載しましょう。

コピペはNG

就活を支援するサイトにはさまざまな例文を見ることができます。コピペしておけば間違いないと思う気持ちも分かりますが、ここでは自分の言葉で作成しましょう。面接中の感想などを盛り込み、具体的なお礼状を作成します。

マナーを守る

企業先に送付するお礼状は立派なビジネス文書です。前文(時候の挨拶)と末文(結びの言葉)を略していないか、敬称は正しく付けられているか、敬語は正しいかなどを意識し、相手に失礼のないよう作成しましょう。

簡潔に分かりやすく

読んでもらう相手が無理なく理解できるよう、分かりやすい言葉で簡潔にまとめるように意識しましょう。自己PRはここでは避け、純粋にお礼を述べます。

面接後のお礼状は必要?

お礼状とは、相手に感謝の気持ちを伝えるもの。前述したとおり、必ず出さないといけないという決まりはないものの、出すことで評価が下がるということもありませんし、お礼状で選考が有利に動くということは基本的にはありません
もしも有利になる場面があるとしたら、それは企業側が「採用に迷っている状況」。甲乙つけがたい応募者が2名いたとして、どちらを合格にすべきか迷っている状況のときなどです。
お礼状を書くことで、志望度の高さや礼儀正しさをアピールできる可能性があります。お礼状の送付は必須ではないものの、送付しておくことで有利な結果を得られることもあるのです。
また、面接のお礼状を出すタイミングや、書き方を詳しく知りたい方は「面接のお礼はタイミングも重要!お礼状の書き方をご紹介」にて、面接のお礼状に関して詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

インターンの後はお礼状を出す?

面接後同様、お礼状は出しても出さなくてもどちらでも大丈夫です。特に、1dayインターンなどの短期の場合は出すことを迷うかもしれません。出して採用に響くことはないので、迷ったら出すようにしましょう。
お礼状に盛り込むべきは、お世話になった会社へ「感謝の気持ち」「インターンを通して何を学び、学んだことをどう活かしていきたいと考えているのか」「意欲」の3つ。これらを意識しながら作成してみてください。
書き方の注意点やルールは、面接後のお礼状と同じです。インターンシップ後すぐに送付しましょう。また、インターンシップでのお礼状については「インターンシップのお礼は必要?メールのマナーと書き方」でも解説しているので、参考にしてください。

例文

株式会社△△
◯◯様

こんにちは。

昨日(先日)まで貴社のインターンに参加させていただいた◯◯(氏名)です。
この度は、貴重な経験をさせていただきましたこと、本当にありがとうございました。
アルバイト経験のない私にとって、今回のインターンで得たビジネス経験は本当に有意義で刺激的なものでした。
インターンを通じて関わらせていただいた社員の皆さまが、チームワーク良く切磋琢磨されていた光景を身近で感じることができ、一緒にお仕事できれば幸せだと痛感いたしました。
新卒採用の選考を突破し、貴社の一員になれるよう今後も努力したいと思います。

このたびはインターンに招待いただき本当にありがとうございました。
ご多忙の中、優しく丁寧に接していただきましたこと、本当に感謝しています。

末筆ながら貴社のますますのご発展と皆様のご多幸を心よりお祈り申し上げます。

〇〇大学〇〇学部
氏名
住所 東京都◯◯区◯◯□−□−□
連絡先 携帯番号やメールアドレス

内定通知後はお礼状を出す?

内定後は出さないといけないと認識している人が多いですが、こちらも面接やインターンシップと同様、お礼状の送付は必須ではありません。しかし、感謝の気持ちを伝えるという行為を嫌に思う人もいないため、礼儀正しさや誠意のアピールとして送るのもいいでしょう。
お礼状に盛り込むべきは、「感謝の気持ちや喜び」「今後の意気込みや豊富」「改めてお礼」の3つ。これらを意識しながら作成してみてください。書き方の注意点は、内定後もまた面接後のお礼状と同じ要領です。件名は、「採用内定のお礼 氏名」というように分かりやすく簡潔なものにしましょう。

例文

株式会社△△
人事部人事担当◯◯様

本日、貴社より内定通知をいただきました◯◯(氏名)です。

このたびは採用のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございます。
感謝と嬉しい気持ちで胸がいっぱいです。
貴社の事業に貢献できるよう、入社日までによりいっそう努力する所存でございます。
今後ともご指導のほどよろしくお願いします。
まずは取り急ぎお礼申し上げます。

氏名
住所 東京都◯◯区◯◯□−□−□
連絡先 携帯番号やメールアドレス

お礼状の書き方で迷ったら?

お礼状を書くべきか悩んだり、書き方で困ったりしたら、周りの社会人に聞いてみるのがおすすめ。もし聞ける人がいなければ、就職エージェントに相談してみましょう。
就職エージェントは、内定までを徹底サポートしてくれる支援機関。説明会や面接ごとにお礼状を出す必要はあるのか、出すならどんな文章が良いかといった相談にも親身に応えてくれます。

就職活動は、人生を左右するであろう仕事先を決めるための大切なプロセス。企業研究や企業選択、履歴書作成、面接など、さまざまなステップを踏む必要があります。
その中で出てくる悩みや疑問、ハタラクティブにぶつけてみませんか?ハタラクティブは、若年層の求職中の方を対象に、幅広いニーズにお応えできる就活支援機関です。
経験豊富なプロのアドバイザーが二人三脚でしっかりサポートいたします。効率よく賢い就活を一緒に始めましょう。

お礼状の書き方に関するQ&A

最後に、お礼状の書き方が分からないという方が抱きがちな疑問や質問をまとめました。お礼状の書き方をマスターし、自分の就活に活かしたい方は、ぜひ参考にしてください。

お礼状はビジネスシーンでも書く機会がありますか?

取引先の企業からお中元やお歳暮の品をいただいた際など、お礼状はビジネスシーンで書く機会も多くあります。
ビジネスシーンでも色々な場面でお礼状は使われているので、書き方をしっかり覚えておきましょう。また、印象アップに繋がるお礼状の書き方やマナーに関しては「内定のお礼状を出して印象アップ!書き方と例文を紹介」にて詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

個人宛とビジネス用でお礼状の書き方は異なりますか?

個人宛のお礼状とビジネス用のお礼状の書き方は、基本的には同じです。そのため、言葉遣い等もビジネスの書き方に合わせると良いでしょう。また、個人宛のお礼状を送る相手と久しぶりに連絡を取る場合は、自分の近況報告も少し加えるのがおすすめです。お礼メールに関して詳しく知りたい方は「お礼メールって必要?面談や採用面接のマナー」にて、詳しく解説しているので、ぜひ参考にしてください。

お礼状を横書きで書くのはNGですか?

お礼状は基本的に縦書きで作成します。しかし、PCで作成する際は横書きで書くのが基本です。また、縦書きと横書きとで書くべき内容に違いはありません。作成方法に応じて、縦書きと横書きを使い分けましょう。

この記事に関連するタグ