就活のお礼メールの基本!件名や返信は?ビジネスマナーを身に着けよう

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この記事のまとめ

  • お礼メールの返信は、当日もしくは翌日までに返すのが基本
  • 仕事上でお世話になったときには、必ずお礼メールを送るのがビジネスマナー
  • ビジネスマナーの基本を確認して失礼のないお礼メールを送ろう

就活ではお礼メールを送る機会も多いものですが、どんなメールを送ればいいか分からないという方もいるでしょう。就活のメールはビジネスマナーに沿うのが正解のため、お礼メールはビジネスメールを基準に作成しましょう。コラムでは、ビジネスメールの基本とポイントを解説。社会人としてふさわしいメールを送れるようにしましょう。

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お礼メールの基本

ビジネスのお相手でも普段の生活の中でも、お礼を伝えるのはとても大切なことです。
ビジネスシーンにおいては、お世話になった人や連絡を取り合っている相手とのメールでお礼を伝えるのは基本中の基本。失礼にならないように、社会人としてのマナーを理解したうえでお礼メールを送りましょう。

お礼メールはいつ送るのが正解?

お礼メールは、対象となる事柄が起きてからできるだけ時間を空けずに送るのが正解です。午前中の事柄なら夕方まで、夕方や夜の出来事なら翌日の午前中までが理想。遅くとも24時間以内には送信しましょう。日が経ってしまうと、せっかくお礼を伝えても相手の記憶が薄れていたり、感謝の気持ちがないのでは、と思われたりする可能性があります。

お礼メールで守るべきマナー

この項目では、お礼メールを送る際に注意をすべきポイントについて紹介します。お世話になったことや感謝を伝えるお礼メールですが、失礼があれば「形式的にお礼を言っているのでは」と逆効果になる可能性もあります。

定型文は避ける

お礼メールはできるだけ早く送るのが望ましいですが、スピードだけを重視して定型文を送るのは避けるべき。「お礼の意味をわかっていない」「形式的に送っているだけ」とネガティブな印象を与えてしまうでしょう。定型文を使用するなら、お礼を伝える事柄に対する考えやエピソード、結果などを添えること、できるだけ自分の言葉に直すことを意識してください。

件名で内容が分かるよう意識する

お礼メールに限らず、ビジネスメールでは件名だけで内容が分かるよう配慮するのがマナーです。お礼メールなら「2022/09/1 打ち合わせのお礼/会社名・氏名」のように、ひと目で誰から、どんな要件のメールなのかが分かるよう意識しましょう
「ありがとうございました」「今後もよろしくお願いいたします」といった抽象的な件名では、迷惑メールと間違われてしまう可能性があります。

一斉送信をしない

お礼メールを送る相手が複数名いる場合でも、一斉送信を使用するのはマナー違反。「まとめてお礼を済ませている」などネガティブな印象に繋がりかねません。

「取り急ぎ」という言葉は控える

ビジネスでのメールでは「取り急ぎ」という言葉は使わないようにしましょう。「取り急ぎ」という言葉は「さしあたって」「とりあえず」という意味。感謝の気持ちを伝えることが目的であるお礼メールにおいて、「取り急ぎ」という言葉を使うことは不適切です。

お礼以外の要件は入れない

お礼メールの主題は感謝を伝えることです。そこに「別件ですが△△の件について~」と、お礼以外の要件が入るのは望ましくありません。受信者が間違えて削除する可能性もあるため、お礼以外に伝えるべき事柄があるなら、別にメールを送信しましょう。

お礼メールの基本構成とテンプレート

お礼メールに記載するのは、「宛名」「挨拶」「自分の所属」「本文」「結び」です。

宛名

会社名と担当者名を記載します。略称は使用せず、誤字脱字にも注意しましょう。就活で採用担当者の個人名が分からなければ、「採用担当者様」としても問題ありません。詳しくは「「採用担当者様」をメールや封筒の宛名にできる?場面別の使い方をご紹介」をご覧ください。

挨拶

「お世話になっております」と、ビジネスメールの形式に則って問題ありません。使い方で迷う場合は、「「お世話になっております」はどう使う?意味や返事を確認しよう」のコラムが参考になります。

名乗り・所属

挨拶に続いて、自分の所属と氏名を名乗りましょう。社外向けなら会社名・部署名・氏名、社内向けなら部署名と氏名で問題ありません。

本文

なにに対するお礼なのか、やり取りの機会をとおして何を感じたのかなど、感謝が伝わる文章を意識します。また、やり取りの中でも特に印象に残ったことなどがあれば取り上げて記載してもいいでしょう。

結び

「引き続きよろしくお願いいたします」など、結びの文章を書きます。「「ご教示ください」とはどんな意味?正しい使い方やご教授との違いを解説!」でも、よく使う結びの言葉や言い回しをまとめています。

お礼メールの例文

ビジネスメールの基本を踏まえ、相手に感謝が伝わりやすいお礼メールを作成しましょう。例文を2つ紹介します。

上司や目上の人にお礼を伝える例文

【件名】
昨日の打ち合わせのお礼

【本文】
〇〇部長
お疲れさまです。営業部の氏名です。

昨日はお忙しい中、打ち合わせの時間をいただきありがとうございました。
打ち合わせでご提案いただいた〇〇の件ですが、おかげさまで、無事に先方と話がまとまりました。部長にいただいたアドバイスで気が付くことができた部分がたくさんありました。大変ありがたく思っております。
今後とも、ご指導よろしくお願いいたします。

謝罪も兼ねたお礼メールの例文

【件名】対応いただいたことへのお礼/株式会社◯◯ 氏名

【本文】
お世話になっております。株式会社〇〇の氏名です。

先ほどはお電話にてご対応いただき、ありがとうございました。
お電話にてご説明させていただいた通り、送付資料に漏れがございました。
大変申し訳ございません。
担当部署と確認をしたところ送付先の確認に見落としがございました。
正しい資料を再送付させていただきますので、ご確認いただきますようお願いいたします。

今後は、同じミスが生じないように、社内でのチェック体制を一層強化していく所存でございます。
ご不明点やご不安などございましたら、お気軽にご連絡くださいませ。

改めまして、〇〇様へご迷惑をおかけしましたこと、心よりお詫び申し上げます。
今後とも、何卒よろしくお願い申し上げます。

お礼メールでは相手に感謝を伝えられる文章を意識しよう

本来なら対面で伝えるべきお礼をメールで相手に伝えるのは難しいこと。「お礼メールで守るべきマナー」でも説明したように、定型文の状態で送信してしまうと、せっかくのお礼メールも逆効果になる可能性があります。正しいマナーと敬語で、相手に誠意と感謝を伝えましょう。

相手に感謝を伝えられるフレーズ例

お礼メールをはじめ、ビジネスシーンで相手に感謝を伝えられるフレーズを下記にまとめました。相手や状況に応じて、適切に使用しましょう。

・大変嬉しく思います
・拝謝申し上げます
・平素よりご支援いただき感謝いたします
・ご配慮いただきありがとうございます

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