インターンのお礼状は採用に影響する？書き方のコツとは

インターンに参加した後、お礼状を送るべきか迷っていませんか？

送ることを決意しても、メールや手紙などどんなツールで送るのがベストなのかわからない、送信・郵送するタイミングを掴めない、お礼の気持ちを伝えるにはどんな内容にすれば良いか悩んでしまう、という人もいるかもしれません。

お礼状は送るタイミングや内容を間違えてしまうと、逆にマナー違反ととられてしまうこともありえます。

当コラムで、インターンシップ参加後のお礼状について学んでいきましょう。

◆インターンシップのお礼状は必要？ 

インターンシップのお礼状を送った方が良いかどうかは、結論から言うとどちらでも大丈夫です。

必ずしも出す必要はありませんし、参加者や開催してくれた企業それぞれの考え方によってお礼状に対する印象は変わるでしょう。

そもそもお礼状とは「人に感謝の気持ちを伝えるためのツール」です。

感謝の気持ちを受け取って悪い気がする人は少ないのではないでしょうか。

もし迷ったら、お礼状は出した方が良いと考えられます。

迷わずにお礼状を出す・出さないを決断している人も多いようですが、それらの人には目安となるポイントも見られるようです。

「お礼状を書く」という選択をした人の傾向は、1週間～1ヶ月以上の長期に渡るインターンシップに参加した方が多め。

逆に、「お礼状を書かない」ことにした人は、1Dayなどの短期インターン参加者が多いようです。

参加期間が長ければ、短期間でのインターンシップに比べて「企業が自分たちのために動いてくれている」という実感が沸きますし、担当者とも親睦が深まります。

わざわざ費やしてくれた時間や労力に対して、自然と感謝する気持ちも芽生えやすいのではないでしょうか。

◆お礼状を送ることは採用に関係ある？

お礼状を出す・出さないで迷ってしまうのは、「採用に影響があるかもしれない」という不安があるからではないでしょうか？

特にお礼状は感謝を伝えるものなので、送らなければ「“感謝を伝えられない人=マナーができていない人”と捉えられるのでは…」と考えてしまうのでしょう。

しかし、インターンシップ終了時に直接、お世話になった人に挨拶したりお礼を述べたりしているはずです。

その時にきちんと挨拶・お礼をしていれば、本来は改めてお礼をする必要はないと考えられます。

多くの企業では、お礼状を送らなかったからといってそれを直接、不採用の材料にすることはありません。

もし選考に影響を与えるとしたら、お礼状を送ったことで人事担当者とコミュニケーションがとれ、印象づけられること。

多数の参加者がいるインターンシップでは、期間中に交流できる機会は限られます。

交流が少ない人では、個性や積極性が強くなければ印象が薄いまま終わってしまうこともあるでしょう。

一方、少しでも交流が多ければ個性や積極性が強くなくても、それなりに人となりをわかってもらえることもあります。

お礼状を送れば、直接の選考に関わらなくても、自分のことを少しでも知ってもらえるチャンスになるのではないでしょうか。

逆に考えると、お礼状はただ出せば良いものではないということがわかります。

形式的に出せば感謝の気持ちが伝わらず、「点数稼ぎで出しただけだな」とマイナスイメージを持たれることも。

出すときはきちんと想いを込めて書きましょう。

◆お礼状はメールで送る人が多い

お礼状を送る時は、手紙でもメールでもどちらでも大丈夫です。

自分に合う方法を選びましょう。

一般的には、手紙の方が丁寧で礼儀があるという印象があります。

しかし、最近では人事担当者がいつでも見れるメールの方がベターという意見も増えてきているようです。

特にエントリーや問い合わせなど基本的に「メールのみで受付」という企業では、メールの方が良いとされています。

さらに、メールだとインターン終了日にすぐに送れるというメリットも。

手紙では当日中に投函しても、届くまでに日数がかかります。

お礼状は1週間以内に送るのが目安なので、「手紙だと時間がかかりそう…」という人もメールを選択した方が無難です。 

◆インターンのお礼状の書き方

お礼状を送っても、内容や書き方が適切でなければ「ビジネスマナーがない」とマイナス効果に。

形式的な内容にしないためには、「実際に会社で働いている人を見てどう感じたか」「担当者とのやりとりで印象的だったこと」の2点を盛り込むのがコツです。

以下の基本的なお礼状の書き方を参考に、自分に当てはめて作成してみましょう。

・インターン参加へのお礼

まず、参加したインターン名、所属大学、学部、自分の名前などを伝え、挨拶をしましょう。

その後、貴重な体験をさせてくれたことのお礼を述べてください。

・学んだこと、成長したこと、感じたことをエピソードを交えて説明

次に、職場の雰囲気をどう感じたか、プログラムや社員との関わりを通して見つけた課題などを伝えましょう。

続けて、担当者との会話で働くイメージが掴めた、肩の力を抜けた、など心に残ったエピソードも盛り込むと良いです。

・インターンの経験を今後どのように活用するか

「自分に何が足りないのか明確になった。今後は足りないものを補えるよう学んでいく」という内容で、入社までにスキルアップを目指す旨を伝えましょう。

・感謝の言葉、まとめ

時間や労力を割いてくれたことに対して、再びお礼を述べましょう。

企業の発展や担当者の活躍を祈る旨を添えて、締めます。

・署名

日付、大学名、学部、氏名、電話番号、メールアドレスなど、署名を入れましょう。

また、お礼状を送る時には、下記項目に気をつけましょう。

【お礼状を書く時の注意点】 

・送る前に必ず誤字脱字がないか確認する

・間違えたら修正液やテープは使わず最初から書き直す

・貴社と御社を間違えない

・宛名は正式名称で書く

・自己PRにならないよう注意する

・菓子折りなどは送らない

インターンシップに関わるお礼状について解説してきましたが、いかがでしたか？

お礼状は自己PRではなく、“お礼を伝える”ためのもの。

選考に関わらず、感謝の気持ちを人に伝えられるのがベストなのかもしれません。

インターンシップだけでなく、「説明会後や面接後にはお礼を伝えるべき…？」「伝えるとしたら方法は…？」といった就職に関わる疑問や不安が出てきたら、ハタラクティブにご相談ください。

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