秘書になりたい第二新卒者へ仕事内容を解説!夢に近づくための資格にも注目

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この記事のまとめ

  • 秘書とは、組織における重役のアシスタントを行う職業
  • 秘書に向いているのは情報処理能力が高く、気配りができる人
  • ビジネスマナーが身についている第二新卒だからこそ、秘書として活躍可能
  • 第二新卒者は秘書検定・医療秘書技能検定・国際秘書検定などの資格を取得しよう

秘書という仕事に憧れる求職者の中には、第二新卒の方もいるでしょう。このコラムでは、秘書の仕事内容や向いている人について詳しく解説しています。また、第二新卒から正社員の秘書になるためのステップもまとめました。社会人経験があるからこそ活かせるスキルや見識、取得しておくと有利な資格など就活に役立つ情報を紹介していますので、ぜひご一読ください。

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秘書の仕事内容

秘書とは、企業や団体、病院、研究機関などで、重役のアシスタント業務にあたる職業のことです。
上司のスケジュール管理や身の回りの世話、書類作成や資料のファイリング、出席するイベントおよび出張などの準備や手配、メールや電話の対応、来客の接遇など業務内容は多岐にわたります。業界や所属によっては、上司の仕事内容である専門分野の知識を要する場合もあるようです。
また、秘書と一口に言っても、担当する上司の職業や所属によって、企業の役員秘書・医療秘書・弁護士秘書など、さまざまな種類があります。それらの秘書業務に共通しているのは、効率よく仕事ができるように上司をサポートするということでしょう。秘書は、多忙な上司が円滑に業務を遂行するための重要な役割を担っているのです。
秘書のより具体的な仕事内容や就職先については、「就活アドバイザーが教える!秘書・受付のお仕事」に詳しく紹介されています。こちらも併せて目を通してみてください。

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秘書に向いているのはどういう人か

「総務・事務の専門家」といわれることも多い秘書に求められているのはどんなことでしょうか?一般的に、秘書の資質には次のようなものが挙げられます。

情報処理能力が高い
上司の仕事内容や組織、法律などに精通している
守秘義務を遵守する

ほかにも、記憶力に優れている、たくさんの仕事を効率よくこなすための判断力や行動力、上司が望むことをいち早く察して先回りすることができる洞察力の高さなども求められるでしょう。企業によっては海外とのやりとりも発生するため、英語をはじめとした語学が得意な方が就活で有利になることも多いようです。
また、メールや電話での対応業務も多い秘書にとって、正しい言葉遣いや礼儀正しい態度、整った身だしなみなど、仕事をするうえでふさわしい姿勢やコミュニケーション力があることも重要なポイントです。第二新卒者の中で、これまで書類作成やメール対応などの事務を任されることが多かった、ビジネスマナーに自信がある、 周囲への目配りや気配りが上手なタイプ、人が好きで上司や同僚とスムーズに接することができていた、という方は秘書に向いているかもしれません。より詳しい適性を知りたい方は「秘書に向いてる人の特徴を紹介!仕事内容の一覧や求められるスキルも」をご参照ください。

秘書を目指す第二新卒者が押さえておきたいポイント

第二新卒から正社員の秘書を目指す場合、どうすれば良いでしょうか?秘書になるために絶対に必要な資格というものはありません。しかし、上司の重要な仕事をサポートする立場として、高いスケジュール管理力や文書作成力などは必要です。そのため実務経験はなくとも、「秘書技能検定」(秘書検定)の資格を持っている方が就職に有利だといえます。ほかにも「医療秘書技能検定」「国際秘書検定」なども評価されやすいでしょう。それぞれの検定の特徴と難易度を理解したうえで、希望する就職先の必要に応じて取得を目指すことをおすすめします。なお、秘書技能検定を実際の就職・転職でアピールする際は「級」に注意が必要です。実際にアピールできるのは「2級」以上といわれていますので、その点を踏まえて取得を目指すと良いでしょう。

秘書は適性で評価されることの多い職業なので、未経験ですぐに秘書として採用されるケースは少ないのが現実です。しかし、なかには第二新卒歓迎で募集している秘書求人もあるため、探してみる価値はあるでしょう。そのほか、将来的に秘書課へ配属されることを目指してキャリアプランを立て、まずは事務などの一般職や総合職に就くことからスタートするという方法もあります。事務職については「未経験から事務員を目指して大丈夫?業務内容と求められるスキルをチェック」で紹介していますので、気になる方は参考にしてみてください。

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