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退職理由の伝え方は?退職願の書き方サンプルや転職時の面接の答え方も紹介

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【このページのまとめ】

  • ・退職理由は嘘をつくべきではないが、会社にマイナスな印象を与える理由は避けるべき
    ・転職時の面接では、企業ニーズを考えた退職理由を伝えると良い
    ・退職願は必須ではないが、退職届は多くの会社で必ず提出することが求められている
    ・円満退職には退職理由だけでなく、入念な退職準備が必要

退職理由の伝え方は?退職願の書き方サンプルや転職時の面接の答え方も紹介の画像

「会社に本当の退職理由を伝えるべきか悩んでいる」「本当の理由を言いたくない」と悩んでいる方もいるでしょう。本来、退職の理由は「一身上の都合」で良いとされていますが、それでは上司に納得をしてもらえない場合も。このコラムでは上司への退職理由の伝え方だけでなく、転職の面接で退職理由を聞かれたときの答え方についても解説しています。円満退社をするために、退職について詳しく知っておきましょう。

監修者:吉田早江

キャリアコンサルタント

キャリアコンサルタントとして数々の就職のお悩み相談をしてきました。言葉にならないモヤモヤやお悩みを何でもご相談下さい!

実際の退職理由と会社に伝える内容は違っても良い?

退職理由は事実を伝えましょう。しかし、円満に退職するためには「退職理由の伝え方」が重要です。退職を決意する理由は人それぞれですが、ネガティブな理由をそのまま伝えてしまうと、条件の改善を理由に引き止められたり、退職するまでの人間関係が悪化したりすることも。
退職意思の伝え方のコツを知る前に、一般的にはどのような退職理由が多いのか確認しておきましょう。

よくある退職理由例

退職を考える理由として多いのは以下のとおりです。

・給与が不満
・人間関係が悪い
・残業が多い
・思っていた仕事と違った
・社風と合わない
・社長や上司との考え方が合わない
・仕事にやりがいがない
・会社に将来性を感じない

待遇面や労働環境に不満を抱き、退職を決意する人が多いようです。なかには、結婚や出産を期に退職しようと考える方や家族の介護、身体的に現職場での労働が難しくなったという人もいます。
やむを得ない事情が理由で退職する場合は正直にそのまま退職理由として伝えても問題ないので、安心して上司に相談すると良いでしょう。

実際に会社に伝える退職理由

退職理由は事実であっても、会社への不満をそのまま伝えることは避けましょう。マイナスイメージの強い退職理由はポジティブな内容に変換して伝えるのがおすすめです。

退職理由で嘘をついたらどうなる?

本当の退職理由が伝えづらいからと嘘の退職理由を伝えるのは良くありません。理由を深く聞かれたときに答えられない可能性がありますし、不自然な作り話は相手に不信感を与えてしまいます。
嘘の退職理由であることがばれると退職まで居づらい雰囲気になることもあるので、あくまでも本当の理由に基づいた退職理由を伝えましょう。

退職理由の伝え方の基本とサンプル

退職をするためにはまず上司に相談する必要がありますが、伝える際はやや注意が必要です。退職理由の伝え方について、例もあわせて詳しく解説します。

退職理由を伝えるときの2つの注意点

退職理由はただ伝えれば良いものではありません。伝え方によってはすぐに退職を認めてもらえないことも。円満に退職するためのポイントを知っておきましょう。

1.マイナスな内容は避ける
前述のとおり、退職の本当の理由が人間関係や給与への不満であっても、そのまま伝えてしまうと単なる会社への悪口となり、悪い印象を与えてしまいます。「もう少しチームワークを活かした働き方がしたい」や「より効率的に働きたい」など、自分の希望の働き方について焦点をあてた理由がおすすめです。

2.交渉の余地を残さないようにする
退職理由によっては、会社から引き止められる可能性があります。繁忙期や、少数精鋭で業務を行っている会社の場合は、特に強引な引き止めにあうことも。
曖昧な理由を伝えると会社側は「こんな条件だったらどうか?」と交渉をしてくるでしょう。労働環境で悩んでいる人は「それなら…」と条件をのんでしまいがちですが、実際に提示された条件が守られないこともあります。
退職を伝える際は意志を強く持ち、交渉の余地を残さない理由を伝えるようにしましょう。

退職理由の伝え方の例

実際に退職理由を伝える際の例を紹介します。退職理由の伝え方に悩んでいる方は参考にしてください。

個人的な事情の場合

結婚や妊娠、親の介護などの場合は、「このたび子供を授かり、働きつづけることが難しくなりました」と事情を隠さずに伝えましょう。
体調不良を理由として退職する場合は、身体に負担の少ない部署への異動を提案される可能性があるので「会社に残れる体調ではない」とはっきり伝えます。

やりたいことやキャリアを理由とする場合
人間関係など、職場環境につらさを感じる場合は「新しい環境で自分を試したい」、昇給や昇格、仕事内容に不満があるときは「〇〇の専門知識を身につけたい」など、前向きな退職理由に変えましょう。また、残業時間の多さに不満があるときは「ワークライフバランスを重視した働き方がしたい」と言い換えるのがおすすめです。

転職活動での退職理由の伝え方 

転職活動の面接では多くの場合、退職理由を聞かれますが、どう伝えるかで印象が大きく変わります。会社を辞めていることをマイナスに捉える必要はありません。答え方によっては採用担当者に良い印象を与えられるため、面接で退職理由を聞かれたときの適切な回答方法を知っておきましょう。

面接における退職理由の伝え方のポイント

転職活動においても、ネガティブな退職理由を正直に伝えるのは避けましょう。前職の愚痴や批判は、採用担当者に「入社後に同じ不満を持つかもしれない」と不安を抱かせてしまいます。
応募先企業に退職・転職の理由を聞かれたら、勤め先に伝えた時と同様、前向きな表現に言い換えて伝えてください。
ただし、上司に申告した時のように漠然とした理由では印象アップには繋がりません。「応募先企業のニーズに沿った理由にすること」を意識しましょう。

面接での伝え方例

こちらでは、具体的な伝え方の例文をご紹介します。

給与や待遇への不満が退職理由の場合の例
「前職では自身の成果が給与に反映されず、モチベーションの維持が難しいと感じました。努力や実績をしっかりと認めてもらえる会社で、日々ステップアップをしたいと考え、退職を決断しました。」

「給与が低くて…」とストレートに伝えることは避け、「正当に評価をしてもらえる会社で働きたい」ということを伝えるようにするのがポイントです。やる気があることをアピールすることで、採用担当者に積極的な印象を与えられるでしょう。

労働時間への不満が退職理由の場合の例
「前職では残業が多く、終電で帰宅することも多くありました。また、休日出勤をすることもあり、しっかりと休息をとれませんでした。そのような状態が続いたことで業務では本来のパフォーマンスが発揮できない状況になり、退職を決断いたしました。」

労働時間を改善するために転職をするときは、「オンとオフのメリハリをつけて、質の高いサービスを提供したい」ということを伝えましょう。仕事へのやる気をアピールすることがポイントです。

結婚や介護など家庭の事情が退職理由の場合の例
「前職は結婚を機に退職しました。働き続ける選択肢を最後まで考えておりましたが、私も夫も子どもを望んでいたため、出産や育児に備えて退職することを選びました。現在は育児も落ち着き、再び働きたいと思い就職活動をしております。」

育児や介護など家庭の事情で前職を退職した場合は、現在は働ける状況になったことをしっかりと伝えましょう。

人間関係が退職理由の場合の例
「前職は個人主義の色が強く、個人の能力のみで成果を出せるよう日々努力してしてきました。試行錯誤を重ねた結果、個人売上では常に上位をキープできました。今後は個人ではなく、チームで仕事に取り組むことで、自らのスキルをより高めたいと考え、退職を決断しました。」

人間関係について伝える際は、採用担当者に「努力不足なのではないか」「自社でも同じことになるのではないか」などと思われないよう注意が必要です。

転職時の面接で退職理由を聞かれるのはなぜ?

退職理由を聞かれるのは「長く働き続ける人材かどうか」や「仕事に対する姿勢」を知るためです。会社側は仕事に対するモチベーションが高い人に、できるだけ長く働き続けて欲しいと考えています。
同じ理由で早期退職する可能性がないことや、意欲的に働く気持ちがあるということを採用担当者にしっかり理解してもらえるように退職理由を伝えることが大切です。

退職を伝える前に知っておくべきこと 

ここでは「伝え方」のほかに、退職を相談する前に知っておくべきことについて解説します。

退職はいつまでに伝えるべき?

退職を伝える期限については会社によって異なります。法律上では期間に定めのない雇用形態の場合、2週間前までに退職届を提出すれば退職ができると定められていますが、基本的には会社の就業規則に従うのがマナーです。
所属している会社の就業規則に退職に関する期間が記載されているので、退職を考えている方はまず会社の就業規則を確認しましょう。

「退職願」と「退職届」の違いと書き方

上司に退職相談をして受け入れられたら、退職願または退職届を提出する必要があります。

「退職願」と「退職届」は何が違う?
「退職願」はあくまでも会社に退職をお願いするための書類であり、会社が認める前であれば取り下げることも可能です。一方、「退職届」は退職を届け出る書類であり、受理された時点で退職が決定します。
いきなり退職届を提出することはいわば強制的に退職をするようなものなので、円満退社をしたい方はまず退職願を出すほうが良いでしょう。

退職願の書き方
一行目の中央やや上に「退職願」と書きます。2行目には便箋の下のほうに「私事」もしくは「私儀」と書き、改行しましょう。退職願の内容は「この度、一身上の都合により令和◯年◯月◯日をもちまして退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。」と記載します。3~5行目に申し出年月日・所属先・氏名を書き、最後に宛名を書いてください。基本的に社長宛としましょう。

退職届の書き方
退職届と退職願の書き方はさほど変わりませんが、内容が少し異なります。退職願の場合は、「この度、一身上の都合により令和◯年◯月◯日をもちまして退職いたします。」と書きましょう。

「一身上の都合」の意味や注意点

「一身上」とは個人的な事情のことを指し、退職理由に関わらず、自己退社のときは「一身上の都合」となります。

一身上の都合を使用する際の注意点
本来であれば「一身上の都合のため」と会社側に伝えれば良いとされていますが、実際は具体的な理由を聞かれることがほとんどです。退職を伝える際には、上司が納得するよう理由を明確に説明できるようにしましょう。
ただし、退職願や退職届については、「一身上の都合」以外の理由を記載すると受理してもらえない可能性が高いので注意が必要です。

円満退職をするための流れ

ここでは、退職日が決まってから実際に辞めるまでの間、何をすれば良いのかお伝えします。
転職先が決まり、退職申告をしたら次に考えるのは退職日までの過ごし方。退職日が決まったからといって、それまでの間ただ通常業務をしていれば良いわけではありません。社会人として責任のある行動をしていきましょう。

1. 業務の引き継ぎをする

退職日が決まると後任者が選定され、これまで行っていた業務をすべて引き継ぐことになります。引き継ぎにかかる時間は1~3ヶ月程度が一般的。
マニュアルがあると比較的スムーズに引き継げ、退職後も問題なく業務を遂行しやすくなります。もしマニュアルがない場合は、作成する必要が出てくることもあるでしょう。

2. 外部でお世話になった人への挨拶をする

取引先をはじめ、外部で関わりのあった人への挨拶は忘れないようにしましょう。
退職日の2~3週間前を目安に、後任者を連れて直接挨拶に伺うのがマナーです。もし、現在は関わりが薄くなっているなどの理由で、直接挨拶する機会がない場合はメールや書面でも問題ありません。
その際は、退職年月日とこれまでのお礼、後任者の紹介を忘れずに書き添えておきましょう。
文面での挨拶は、退職日の1~2週間前に送ります。

3. 社内でお世話になった人への挨拶をする

退職日当日になったら、社内でお世話になった方へ挨拶をします。
お礼の気持ちとして、挨拶と一緒に1,000~3,000円程度の菓子折りを配ると好印象。
基本的には、最初に直属の上司、次に他部署、自部署、同僚…という順番で挨拶をするのがマナーです。
しかし、相手が不在のケースやデスクの配置によっては順番どおりに挨拶できません。順番にこだわりすぎず、気持ちを込めて挨拶することが大切です。

4. 健康保険証や社員証を返却する

会社の備品全般・社員証・制服・定期券・名刺などは最終日にすべて返却します。
社会保険は会社で加入しているのが一般的。会社を辞めれば社会保険も脱退することになるので、保険証は必ず返却しましょう。

5. 年金手帳や雇用保険被保険者証を受け取る

逆に退職日当日に会社から受け取らなければならないのは、年金手帳や雇用保険被保険者証。
これらは転職先に提出する書類です。忘れずに受け取りましょう。
離職票や源泉徴収票も転職先に提出する必要がありますが、手続きの関係で後日自宅に郵送されることがほとんどです。

よくある退職トラブルと対処法

こちらでは、よくある退職トラブルとその対処法についてQ&A方式で解決していきます。円満退職を望んで入念な準備をしていても、いざ退職を伝えたらトラブルが起きたということもあるので、しっかり確認しておきましょう。

有給消化をさせてもらえないときは?

上司ではなく人事部など他の部署に申請しましょう。有給休暇は社員に保証された休暇であり、本来であれば上司が申請を拒否できません。どうしても認めてもらえない場合は、労働基準監督署に相談するのがおすすめです。
そのほかの相談窓口については「退職トラブルを解決!知っておきたい相談窓口について」をご覧ください。

退職届の受け取りを拒否されたときは?

退職届を拒否されたら?知っておきたい法律と対処法」によると、内容証明郵便で退職届を送る方法があります。内容証明郵便とは、差し出し日時・差出人・宛先・内容を証明する郵便のこと。内容証明郵便で退職届を送った場合、上司が退職届の受け取りを拒否したとしても、会社に書類が到着した時点で有効となり、2週間後に退職できます。

退職を伝えたことで嫌がらせを受けたときは?

証拠を残して人事部や専門カウンセラー、弁護士に相談しましょう。音声や画像だけでなく、受けた嫌がらせの内容や時間、回数などもメモに残しておくのがおすすめです。訴訟を起こす場合は、依頼費用がかかるので注意しましょう。嫌がらせへの対処方法は「退職を申し出たら、会社から嫌がらせ…対処法はある?」でも紹介しています。

給与がカットや未払いにされたときは?

給与が不足している場合はまず、就業規則に記載のある賃金規定を確認しましょう。賃金規定どおりに計算をしても給与が足りていないときや、給与が未払いの場合は会社に請求できます。万が一、会社が請求に応じない場合は、法的手続きを行いましょう。
詳しくは「給料が未払いになった時の対処法は?」をご覧ください。


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