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送付状の日付はいつが正解?応募書類を送る時のマナーを解説

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【このページのまとめ】

  • ・送付状の日付は持参時は面接日、郵送時は投函日を記載する
    ・送付状はビジネス文書のためパソコンで作成するのがベスト
    ・送付状の日付は算用数字の半角で記載する
    ・送付状の日付に吉日は使用しない
    ・応募書類の日付は全書類で和暦か西暦かを統一する

監修者:室谷彩依

キャリアコンサルタント

就職アドバイザーとして培った経験と知識に基づいて一人ひとりに合った就活に関する提案やアドバイスを致します!

送付状を作成する際に、いつの日付を記載したら良いか分からないということはありませんか?
日付だけでなく、送付状の書き方が分からないという方もいるでしょう。
このコラムでは送付状に記載する日付のルールや送付状の書き方、応募書類を作成する際の注意事項をご紹介します。ビジネスマナーである送付状のルールや作成方法を理解して、ビジネスの場にふさわしい送り方をしましょう。


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送付状(添え状)の日付はいつにするのが正解?

履歴書やエントリーシートを送る際に必要となる送付状。いざ企業に応募書類を送ろうと思っても、どの日付を書いたらいいのか分からないということもあるでしょう。送付状に記載する日付にもルールやマナーがあります。正しい日付の書き方を覚えて、間違いのない応募書類を作成しましょう。


送付状の日付は持参時は面接日、郵送時は投函日

送付状の右上に記載する日付は、応募書類を手渡しするか郵送するかによって異なります。応募書類を作成した日付ではないので注意が必要です。企業へ持参する場合は面接日、郵送する場合は投函日を記載しましょう。


日付は算用数字で書くのが基本

送付状はもちろんエントリーシートや履歴書は横書きになので、日付は「2020年(令和2年)3月1日」のように算用数字(アラビア数字)を使用します。漢数字は主に縦書きのときに使用されるものであり、横書きで使用すると読みづらくなってしまうので注意しましょう。


また、数字やアルファベットは半角で記載するのが一般的です。全角を使用しても問題ありませんが、必ずどちらかに統一するようにしましょう。


吉日は使用する?

「吉日」とは「縁起が良い日」という意味があり、結婚式の招待状や新築のお知らせ、祝賀パーティの案内など慶事の手紙や文書で用いられます。そのため、ビジネス文書で「吉日」を使用することは、ほとんどありません。履歴書等の応募書類はビジネス文書なので「吉日」とは書かず、正確な日付を書くようにしましょう。

送付状は手書き?それともパソコン作成?

送付状はビジネス文書を送る際に「誰が」「誰に」「何を送ったのか」を示す大切な書類です。そのため、分かりやすく書くことを心がけましょう。


送付状はビジネス文書のためパソコン作成がベスト

送付状は手書き・パソコン作成のどちらでも問題ありません。しかし、分かりやすさという点でパソコンのWordなどを使用して作成するのが一般的です。フォントサイズは10~12ポイント程度、黒字の明朝体で記載すると読みやすいでしょう。なお、用紙はA4サイズを選択してください。

就職活動時の送付状の書き方

就職活動時の送付状の書き方を項目別に解説します。間違いや漏れがないように注意して作成しましょう。


日付

日付は用紙の右上の位置に記載します。
西暦・和暦は書類の中で統一するようにしてください。


宛名

日付から一段下げ、左上に宛名を記載します。
送り先の企業名・部署名などは、省略せずに正式名称で記載してください。
採用担当者の氏名が分かっている場合は「様」をつけて記載、担当者の氏名が分からない場合は「採用ご担当者様」と書きましょう。


差出人

宛名の下段、右寄せで自分の連絡先を記載します。
郵便番号・住所・氏名・連絡先の順に記載するようにしてください。


タイトル

署名の下段、中央に何の書類かわかるように件名を記載します。
例:「応募書類の送付につきまして」


頭語

本題の前置きとして入れる文章です。書き出しは「拝啓」の頭語を記載します。


時候の挨拶

「拝啓」の後には、時候の挨拶を記載します。
時候の挨拶は「早春の候」や「初夏の候」など季節を表す言葉を用いるのが一般的です。
しかし、ビジネス文書では季節関係なく1年中用いることができる「時下」という言葉がよく使用されます。
例:「時下、貴社におかれましてはますますご清栄のことと心よりお慶び申し上げます。」


本文

応募の経緯や同封書類について記載します。


例:このたび貴社の求人を拝見し、ぜひ応募させて頂きたく存じます。
  つきましては、下記書類を同封させて頂きます。
  ご検討の上、ぜひ面接の機会を頂けますと幸いです。
  何卒、よろしくお願い申し上げます。


結語

本文の下段、右寄せで「敬具」の結語を記載します。


記書き

「敬具」の結語のあとに改行して、中央に「記」と記載します。
その下段に箇条書きで同封書類・枚数を記載し、右下に「以上」と締めましょう。


送付状は合否に影響する?

応募書類とあわせて郵送するため、採用選考に関係があるように思われる送付状。しかし、送付状が選考の合否に直接関係することは少ないといわれています


送付状はビジネス文書送付時のマナー

ビジネス文書を郵送やFAX等で送る場合、送付状を添付することはマナーです。送付状を添付せずに本題の書類だけを送ると、相手へぶしつけな印象を与えてしまいます。送付状を添付することで「誰が」「誰に」「何を送ったのか」が明確となり、ビジネスマナーを理解しているという印象を与えられるでしょう。

応募書類を送付するときに気をつけること

ここでは応募書類を郵送する際に注意しておきたいことをご紹介します。ルールやマナーを理解して、ビジネスの場にふさわしい送り方をしましょう。


送付状や履歴書など書類の日付は全て統一する

送付状や履歴書、職務経歴書など、各書類で日付を記載する項目があります。日付を記載する際には、全ての書類で西暦・和暦を統一するようにしましょう。


誤字脱字、送付漏れがないか確認をする

応募書類が完成したら必ず誤字脱字がないか確認をしてください。自分1人ではミスを見過ごしてしまう可能性もあるため、第三者にチェックしてもらうと良いでしょう。


書き間違えてしまった場合は書き直す

もしも書き間違えてしまった場合には二重線での訂正や修正液、修正テープの使用は控えてください。「丁寧に書いていない」という印象を持たれる懸念があるため、必ず新しく書き直しましょう。


書類はクリアファイルに入れる

書類が曲がったり汚れてしまったりすることを防ぐため、クリアファイルに入れて郵送します。クリアファイルに入れる順番は1番上が送付状で、送付状の下は記書きと同じ順番です。


封筒の書き方にもマナーがある

封筒はA4サイズが入る「角形A4号(角A4)」か「角形2号(角2)」を使用すると良いでしょう。
住所は都道府県から正確に記入し、社名は(株)などの略字は使わないようにしてください。なお、封筒の表面左下には赤色の油性ペンで「履歴書在中」または「応募書類在中」と書き、赤枠で囲みましょう。スタンプでも問題ありません。
応募書類を全て入れたらのり付けし、裏面のフラップとの境に黒ペンで「〆」と書きます。
郵送時は、切手の料金過不足がないようにできれば郵便局の窓口から出しましょう。


1人では書類の書き方や郵送マナーが不安、誰かに添削して欲しいなど応募書類に関してお悩みの方は、エージェントのご利用をおすすめします。
ハタラクティブでは、経験豊富なアドバイザーが書類の添削をはじめ、企業ごとの面接対策や連絡の代行など、就職・転職活動を全面的にサポート。
書類作成のノウハウが知りたい方は、ぜひハタラクティブへご相談ください。

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