退職の報告ってどうするの？会社を辞めるときに知っておきたいマナーを解説

「退職したいけど、誰にどう報告すれば良いのか分からない」という人もいるのではないでしょうか。退職を決めたら、まずは会社に仕事を辞めたい意思があることを伝えなければいけません。円満退職を目指すなら、基本的な退職のマナーを押さえたうえで行動しましょう。このコラムでは、会社への退職の伝え方や注意点、退職願の書き方などを紹介しています。

退職意思を報告するときのマナー

退職に対して自分の中で確信が持てたら、仕事を辞めたい意向があることを会社に伝えます。「誰に何をどう伝えれば良いのか分からない」「円満退職を目指したい」という場合は、以下の3点に注意して伝えましょう。

退職の1～3ヶ月前に伝える

法律では、退職を希望する場合、最終出勤日の2週間前に意思を伝えれば会社を辞めることができると定められています。しかし、実際に2週間前に退職の意思を伝えて辞めてしまっては会社側に迷惑がかかってしまうでしょう。そのため、退職の意思を伝える際は、まずは会社の就業規則を確認することが重要です。会社によって「退職意思を伝えるのは〇ヶ月以上前」と定めているケースは多いので、就業規則に従って伝えましょう。なお、会社とトラブルなく円満退職を目指すのであれば、引継ぎの時間などを考慮し、遅くとも1ヶ月前、可能であれば3ヶ月前には伝えておきたいところです。

事前にアポをとって直属の上司に話す

退職の意思を一番最初に伝えるのは、直属の上司です。仲の良い同僚や、お世話になった以前の上司などに一番に相談したくなるかもしれませんが、それは社会人としてマナー違反。自分から話す前に退職の話が上司の耳に入ってしまっては、トラブルの原因になりかねません。また、報告する時期の見極めも大切です。職場に迷惑をかけず円満に退職したいなら、繁忙期は避けましょう。なお、上司に退職を伝える際は、「辞めるという報告」ではなく「相談がある」と伝える点もポイント。退職の気持ちが揺るがないものになっていたとしても、一方的な伝え方にならないように気をつけましょう。

退職理由で会社への不満を述べない

円満退職を目指すのであれば、退職理由に会社への不満を挙げるのはおすすめできません。上司の気分を害してしまう可能性はもちろん、改善するからと引き留めにあうことも考えられるからです。「ほかにやりたいことがある」「新しい環境でチャレンジしたい」など退職理由は前向きなもの、相手に納得してもらえるものを伝えましょう。「仕事を辞める理由は嘘でも良い？本音を伝えないメリットとデメリットを解説」のコラムでは、退職理由の例文を紹介しているので、内容を考えるときの参考にしてください。

退職意思を報告する際のポイント

前項でも触れたように、退職を伝えた際に引き留められるパターンは少なくありません。会社側が退職を引き留める背景としては、人手不足などで本当に辞められては困る場合と、上司が「部下が辞めたら自分の管理能力を問われるかもしれない」と危惧している場合が考えられます。どちらにしても、一度辞めると伝えたのであれば、その会社に残るのは良い判断とはいえないでしょう。なぜなら、会社や同僚に、会社を辞めたいという気持ちが伝わってしまっている以上、その職場で今後も働いていくのは気まずさが残る可能性があるからです。引き留められた場合は、まず、引き留めてくれたことへの感謝を述べ、自分の気持ちが変わらないことを伝えます。引き留められた場合の対処法については、「退職を引き止められたら？円満退職のためのポイント」のコラムもあわせてご覧ください。

退職願の作成・提出方法

退職の意思を会社に伝えたら、次は退職願を用意しましょう。退職願を書くのが初めてという方は、以下を参考にしてください。

作成方法は手書き？パソコン？

退職願は、手書きとパソコンのどちらでも構いません。会社に指定のフォーマットがある場合は、それを使用して作成しましょう。

記載する内容

会社に退職願のフォーマットがない場合は、自分で作成しなければなりません。まずは、白紙の用紙を用意します。大きさはB5が一般的ですがA4でも構いません。文字は黒いボールペン、もしくは万年筆で書きます。消えるタイプのペンや修正テープの使用は避けましょう。書き方の例は以下のとおりです。横書きで紹介していますが、実際は縦書きで記載しましょう。

書き方の例

退職願

私儀（※用紙の下方に記載します）
このたび、一身上の都合により、〇〇年〇〇月〇〇日（※退職日）をもって退職したく、ここにお願い申し上げます。

〇〇年〇〇月〇〇日（※退職願いを書いた日）

〇〇課（※自分の所属部署と名前）
ハタラク　太郎

株式会社〇〇（※宛名は会社の最高責任者）
代表取締役社長　〇〇殿

なお、退職願を入れる封筒は白地のものを用意し、表面には「退職願」、裏面には名前と部署を記載します。退職願は、退職日の1ヶ月前から遅くとも2週間前までに、直属の上司に手渡ししましょう。

退職の意思を会社に伝えるのは、誰しも気まずさを感じるもの。長年勤めたり、お世話になった会社であれば尚更でしょう。「仕事を辞めたい」という気持ちが変わらないのであれば、会社に迷惑がかからないよう準備をして円満退職を目指すことが大切です。

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