退職の報告ってどうするの?知らないと怖い退職マナー

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【このページのまとめ】

  • ・退職の意思は、退職の1~3ヶ月前に直属の上司に伝える
    ・円満退職を目指すなら、退職理由に会社の不満は挙げるのは避け、前向きなものにする
    ・引き留めに合った場合は、感謝の気持ちと、退職の意思が変わらないことを伝える
    ・転職先が競合他社の場合、転職先を会社に伝える義務はないので、トラブルを避けるためにも言わないのが無難
    ・退職願は、退職日の1ヶ月から2週間前までには提出する

退職を決めたら、まずは会社に退職の意思を伝えなければいけません。
しかし、初めての退職の場合、誰にどう伝えれば良いのか分からないという人も少なくないのではないでしょうか。
このコラムでは、会社への退職の伝え方や注意点、退職願の書き方などを紹介しています。

◆退職意思を伝えるときのマナー

退職を決め、もう気持ちは揺るがないと確信が持てたら、退職意思を会社に伝えます。
誰に何をどう伝えれば良いのかわからない、円満退職を目指したい、そんな人は以下の「気をつけなければいけない3点」に注意して伝えましょう。

・退職の1~3ヶ月前に退職意思を伝える

法律では、退職を希望する場合、2週間前に意思を伝えれば会社を辞めることができると定められています。
しかし、実際に2週間前に退職を伝えて辞めてしまっては会社が困ってしまいます。そのため、ほとんどの会社は就業規則で「退職意思を伝えるのは〇ヶ月以上前」と定めています。そしてその時期は「退職の1ヶ月前」が一般的です。
まずは勤めている会社の就業規則を確認しましょう。
会社とトラブルなく円満退職を目指すのであれば、引継ぎの時間などを考慮し、遅くとも1ヶ月前、可能であれば3ヶ月前には伝えておきたいところです。

・事前にアポをとって直属の上司に話す

退職を一番最初に伝えるのは、直属の上司です。
仲のいい同僚や、お世話になった以前の上司などに一番に相談したくなるかもしれませんが、それは社会人としてマナー違反。自分から話す前に退職の話が上司の耳に入ってしまっては、トラブルの原因になりかねません。
また、時期の見極めも大切。マナーを守れば退職のタイミングはその人の自由ですが、職場に迷惑をかけず円満退職したいなら、繁忙期は避けましょう。
そして、上司に退職を伝える際は、「辞めるという報告」ではなく「相談」があると伝えて呼び出します。
退職の気持ちが揺るがないものになっていたとしても、一方的な伝え方にならないように気をつけましょう。

・退職理由で会社の不満を述べない

円満退職を目指すのであれば、退職理由に会社の不満を挙げるのはおすすめできません。
上司の気分を害してしまう可能性はもちろん、改善するからと引き留めにあうことも考えられます。
「ほかにやりたいことがある」「新しい環境でチャレンジしたい」など退職理由は前向きなもの、相手に納得してもらえるものを伝えましょう。

◆こんなときはこう伝えよう

前項でも触れましたが、退職を伝えた際に引き留めにあうパターンは少なくありません。
引き留めの背景としては、人手不足などで本当に辞められては困る場合と、上司が「部下が辞めたら自分の管理能力を問われるかもしれない」と危惧している場合が考えられます。
どちらにしても、一度辞めると伝えたのであれば、その会社に残るのは良い判断ではないでしょう。
会社や同僚に、会社を辞めたいという気持ちが伝わってしまっている以上、その会社で今後も働いていくのは気まずさが残る可能性が高いからです。
引き留めに合った場合は、まず、引き留めてくれたことへの感謝を述べ、自分の気持ちが変わらないことを伝えます。

また、転職先が競合他社である場合も注意が必要です。 
退職の意思を伝える際に聞かれることがあるのが「転職先が決まっているのか」。答えに困る質問ですが、もしも転職先が決まっていたとしても、報告する義務はありません。
とくに競合他社への転職の場合は、自分にそんなつもりがなかったとしても、機密事項が他社へ流れてしまうのではないかと会社に心配される可能性があります。
転職先を伝える必要もメリットもないので、「まだハッキリとは決まっていません」などと伝えるのが無難ではないでしょうか。

◆退職願の作成・提出

退職の意思を会社に伝えたら、次は退職願を用意しましょう。
退職願を書くのは初めてという方は、こちらを参考にしてください。

・手書きorパソコン?

退職願は、手書きでもパソコンでもどちらでも構いません。会社に指定のフォーマットがあることもありますので、その場合はそれを使用して作成しましょう。

・何を書く?

会社にフォーマットがない場合は、自分で作成しなければなりません。
まずは白紙の用紙を用意します。大きさはB5が一般的ですがA4でも構いません。
黒いボールペン、もしくは万年筆で書きます。消えるタイプのペンや修正テープの使用は避けましょう。

〈例〉※実際は縦書きです。
退職願

私儀(※用紙の下方に記載します。)
このたび、一身上の都合により、〇〇年〇〇月〇〇日(※退職日)をもって退職したく、ここにお願い申し上げます。

〇〇年〇〇月〇〇日(※退職願いを書いた日)

〇〇課(※自分の所属部署と名前)
ハタラク 太郎

株式会社〇〇(※宛名は会社の最高責任者)
代表取締役社長 〇〇殿


以上が、退職願の書き方の例です。
退職願を入れる封筒は白地のものを用意し、表面には「退職願」、裏面には名前と部署を記載します。
退職願は、退職日の1ヶ月前から遅くとも2週間前までに、直属の上司に手渡ししましょう。


退職を伝えるのは、誰しも気まずさを感じるもの。長年勤めたり、お世話になった会社であれば尚更です。
しかし、退職の気持ちが変わらないのであれば、会社に迷惑がかからないよう準備をして円満退職を目指しましょう。

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