応募書類の郵送には送付状が必要?同封する目的や書き方をご紹介!

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この記事のまとめ

  • 応募書類の郵送では、送付状を同封するのがビジネスマナー
  • 送付状とは、履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する時に同封する書類のこと
  • 送付状には、応募書類を送った目的や枚数などを示す役割がある
  • 書き方やポイントを知ることで印象の良い送付状を作成できる
  • 自己PRは送付状に書くのではなく、応募書類に書くようにする

応募書類を郵送する際に同封する送付状。履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する場合、送付状を同封するのがビジネスマナーの一つです。しかし、「正しい書き方が分からない」「手書きでも大丈夫?」など、送付状の作成についてお悩みの方も多いのではないでしょうか。こちらのコラムでは、送付状の役割や正しい書き方についてご紹介。送付状の作り方でお悩みの方は、当コラムをぜひご覧ください。

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応募書類の郵送に添える送付状とは?

送付状とは、履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する時に同封する書類で、添え状やカバーレターとも呼びます。送付先への挨拶や書類を送った目的送付する書類の種類や枚数を示すことが送付状の役割です。応募書類を郵送する際には、送付状を同封することがビジネスマナーといえます。送付状は合否には関係がないので、同封するのを忘れただけで不採用になることはないでしょう。しかし、就職活動で送付状を同封すると採用担当者にも好印象を与えられる可能性が高くなります。正しい書き方を知って、できるだけ送付状を同封するようにしましょう。送付状の目的については、「提出書類の送付状はいる?いらない?書き方の基本と添え状のマナー」にも掲載されています。ぜひご覧ください。

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送付状の書き方

せっかく送付状を郵送しても正しい書き方でない場合、採用担当者に良くない印象を与えてしまう可能性があります。書き方やポイントを押さえて印象の良い送付状を同封しましょう。

作成はパソコン?手書き?

送付状は事務的な書類のため、最近ではパソコンで作成する人も増えているようです。しかし、文字に自信がある人は美しい文字を書けることをアピールできるため、手書きで作成しても良いでしょう。どちらにすべきかお悩みなら「送付状は手書きとPC作成どちらがベター?具体的な書き方やマナーを解説」のコラムを参考にしてみてください。

日付

日付は、一番上の行、右上に記入するのが一般的です。書類を作成した日ではなく、提出日(投函日)を書きます。和暦と西暦はどちらでも構いませんが、日付と表記は同封する履歴書や職務経歴書と統一しましょう。

宛名

左上に会社名や部署名、担当者名を記載します。宛先が部署など組織だった場合「御中」、個人の場合は「様」を使用します。

差出人

自分の署名は、宛先より下、右側に記入しましょう。加えて、郵便番号、住所、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。

タイトル

中央に、主旨が分かるようなタイトルを記載します。「応募書類の送付につきまして」などで問題ないでしょう。

本文

頭語と結語、前文の挨拶が必要です。頭語と結語は、ビジネスでは「拝啓」「敬具」が一般的。前文の挨拶も時候の挨拶ではなく、季節関係なく使える「貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます。」と書くのが良いでしょう。本文には、書類を送付する旨と面接の機会をお願いしたいことを書き、最後に「何卒宜しくお願い申し上げます。」と結びの一言を入れます。

記書き

中央に「記」と書き、その下に箇条書きで書類の種類と枚数を記入します。送付状で最も重要な項目なので、書類や枚数に間違いのないように注意しましょう。右下に「以上」と記入して完成です。

なお、送付状だけでなく、応募書類の郵送方法についてもマナーを守っておくことが大切です。郵送方法や封筒などのマナーについては、こちらの「送付状の日付はいつが正解?応募書類を送る時のマナーを解説」でまとめているのでぜひ目を通しておきましょう。

送付状の形式にテンプレートはない?

送付状の形式はある程度決まっています。もし自分で作成することが難しければ、Web上でテンプレートを探してそれを活用しても良いでしょう。テンプレートを使用する場合は、こちらのコラム「送付状はテンプレートを使用してOK?就活で履歴書を送るときの定型文」も併せてご覧ください。

自己PRは応募書類に書く

送付状は応募書類に同封するため、自己PRを書いた方が良いのでは?と思う方もいるでしょう。しかし、送付状は応募書類に添えて送るものです。書類を確認したら読まれない可能性や、必要のない自己PRを書いていると思われてしまうことも考えられます。そのため、自己PRはあくまで応募書類内で行うようにしましょう。送付状の目的や役割に沿わない内容は書かずに、簡潔で分かりやすい文章で作成することが大切です。なお、送付状は郵送する際に書類の種類や枚数を確認するための文書なので、郵送せず持参する場合は必要ありません。

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