応募書類の郵送に必要!送付状の書き方とは?

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【このページのまとめ】

  • ・送付状は書類を送った目的や枚数などを示すための文書
    ・履歴書や職務経歴書など応募書類を郵送する際には同封するのがビジネスマナー
    ・送付状には日付、宛先、差出人、タイトル、本文、記書きを記載する
    ・自己PRを入れる必要はなく、パソコンで作成するのが一般的

就職、転職活動で企業へ応募書類を郵送する場合、書類だけを封筒に入れて送っても良いのでしょうか。
応募書類の作成や郵送にも、ビジネスマナーがあります。
こちらのコラムでは、送付状について解説。書類の作成や郵送方法について悩んでいる方は、参考にしてみてはいかがでしょうか。


◆送付状とは

送付状とは、履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する時に同封する書類で、添え状やカバーレターとも呼びます。

送付状は、送付先への挨拶や書類を送った目的、送付する書類の種類や枚数を示すなどの役割があります。応募書類を郵送する際には、送付状を同封することがビジネスマナーです。

送付状は合否には関係がないので、同封するのを忘れただけで不採用になるわけではありません。しかし、就職活動で送付状を同封できると好印象を与えられる可能性が高いため、送付状はできるだけ書きましょう。

◆送付状の書き方

以下に、項目ごとの送付状の書き方やポイントをご紹介します。

・作成はパソコンで

送付状は事務的な書類のため、パソコンで作成するのが一般的です。

・日付

日付は一番上の行、右上に記入するのが一般的です。書類を作成した日ではなく、提出日(投函日)を書きます。
和暦と西暦はどちらでも構いませんが、日付と表記は同封する履歴書や職務経歴書と統一しましょう。

・宛名

左上に会社名や部署名、担当者名を記載します。
宛先が部署など組織だった場合「御中」、個人の場合は「様」を使用します。

・差出人

自分の署名は、宛先より下、右側に記入しましょう。
郵便番号、住所、氏名、電話番号、メールアドレスを記載します。

・タイトル

中央に、主旨が分かるようなタイトルを記載します。
「応募書類の送付につきまして」などで問題ないでしょう。

・本文

頭語と結語、前文の挨拶が必要です。頭語と結語は、ビジネスでは「拝啓」「敬具」が一般的。
前文の挨拶も時候の挨拶ではなく、季節関係なく使える「貴社におかれましては益々ご清栄のこととお慶び申し上げます」と書くのが良いでしょう。
本文には、書類を送付する旨と面接の機会をお願いしたいことを書き、最後に「何卒宜しくお願い申し上げます。」と結びの一言を入れます。

・記書き

中央に「記」と書き、その下に箇条書きで書類の種類と枚数を記入します。
送付状で最も重要な項目なので、書類や枚数に間違いのないように注意しましょう。
右下に「以上」と記入して完成です。

送付状の形式はある程度決まっています。もし自分で作成することが難しければ、Web上でテンプレートを探してそれを活用しても良いでしょう。

◆送付状に自己PRは書かない

送付状は応募書類に同封するため、自己PRを書いた方が良いのでは?と思う方もいるかもしれません。
しかし、送付状は応募書類に添えて送るものです。書類を確認したら読まれない可能性や、必要のない自己PRを書いていると思われてしまう可能性もあるため、自己PRはあくまで応募書類でしましょう。
送付状の目的や役割に沿わない内容は書かずに、簡潔で分かりやすい文章で作成することが大切です。

また、郵送する際に書類の種類や枚数を確認するための文書なので、郵送せず持参する場合、送付状は必要ありません。

送付状や応募書類の書き方が分からない、第三者に添削してもらいたいという方は、エージェントのご利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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