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目指せ円満退職!スマートな退職届は便箋選びも重要

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【このページのまとめ】

  • ・退職願(届)の便箋、封筒は白色無地が原則
    ・退職願は撤回できるが、退職届は撤回できないなど、大きな違いがある
    ・退職願(届)は、多くのマナーを守ることで円満退職へ導く

退職届や退職願を渡す際は、タイミングや便箋選びなど、多くの場面で気配りが必要です。退職する際には、社会人としての最低限のマナーを守りたいものです。
退職願(届)には、どのような便箋を選べばよいのか、書き方、渡すタイミングなど、円満退社への第一歩となるスマートなマナーを紹介しています。


◆便箋と封筒の選び方

退職に関連する書類を渡す際は、少なからずシリアスなシーンでもあります。
円満退職への第一歩は、相応しい便箋や封筒をチョイスするところから始めましょう。
以下の点に気を配る必要があります。

・退職願(届)は3つ折りにして封筒に入れる
前向きな提出物ではないので、懐に忍ばせることができる、いわゆる「懐サイズ」が好ましいです。

・便箋サイズはA4かB5
封筒へ3つ折りにして入れることを考えると、A4かB5が一般的です。
また、便箋と封筒はサイズが合っていることも重要となります。
A4の便箋を3つ折りにした場合、長型3号(長3)封筒、
B5の便箋を3つ折りにした場合、長型4号(長4)封筒が、それぞれのジャストサイズです。

・便箋はシンプルな白色
柄やイラストなどが無い、無地のものにしましょう。

・罫線はあってもなくてもOK
罫線の有無はどちらでも構いませんが、手書きの場合、罫線が合った方が書きやすいです。

・封筒は白色無地、郵便番号欄がないもの
なるべく中身の透けないもの、内側に紫の薄紙が貼ってある二重構造のものがお薦め。茶封筒はNGです。
手渡しという前提ですので、郵便番号欄が無いものを選びましょう。

・便箋、封筒は汚れたものは使わない
書き損じや汚れたもの、しわが付いてしまったものを使うのは避けましょう。
きれいな状態を保つために、渡す前までは、封筒ごとクリアファイルなどに入れておくことをお薦めします。

このように、「書類の第一印象」も重要です。
失礼にならない便箋、封筒選びや扱い方が必要となります。

◆退職願(届)の書き方

続いては、退職願(届)の書き方を紹介します。正式な書類となるので、退職を考えている(決めた)旨を簡潔に書きます。
その際、便箋、封筒ともに黒色の万年筆かボールペンで書き、消せるボールペンなどは避けましょう。

・本文

記入する文言は、ほぼ決まっています。下記の例文を参考にしてください。
まず、1行目に退職願(届)と大きめに記入します。
2行目の下部に「私事、」と書きます。
3行目から本文を始めます。
退職届の場合は、
「このたび、一身上の都合により、来たる平成○○年○月○日をもって、退職致します。」
退職願の場合は、
「このたび、一身上の都合により、来たる平成○○年○月○日をもって、退職致したく、ここにお願い申し上げます。」
退職理由は、どのような場合でも一身上の都合で構いません。

・日付

1行空けて文頭に、提出する日付を記入。

・署名や宛名(要注意)

自分の所属部署名を記入し、改行して用紙の下半分程から氏名を書き出し、その下に認印(シャチハタはNG)を押印。
次の行に、退社する会社の正式名称、代表者名(社長など)を記入します。その際、前の行の自分の名前より上に位置するように気をつけます。
また、株式会社や有限会社などは略さずに記入し、代表者名へは「様」もしくは「殿」と敬称を必ず書きましょう。

・封筒

表面には、「退職願(もしくは届)」のみを記入。
裏面には、左下部分に自分の所属部署名、氏名を記入します。

退職願(届)は正式書類でもあるので、きちんとマナーや礼儀を踏まえたものにしましょう。

◆退職願と退職届の違い

ところで、退職願と退職届はどのような違いがあるのでしょうか?
それぞれ、以下の違いがあります。

【退職願】

・退職を願い出る書類
上司へ退職をしたいという「申し入れをする書類」です。

・承認されるまで撤回できる
上司や人事の承認が得られるまでの期間は、退職することを撤回できます。

【退職届】

・退職を届け出る書類
退職するという「意思表示をする書類」です。一方的な宣言という意味合いで、退職願よりも強い退職の意思が伝わります。

・撤回できない
上記で述べたように、退職届は「退職する意思表示をする書類」で、会社の承認や受諾を必要としないので、提出したら自動的に退職という動きをとります。
提出する前に、再度確認しましょう。

このように、大きな意味合いの違いがありますので、提出するタイミングや文面に注意を払いましょう。

◆退職願を出すタイミングは?

退職願を出すタイミングや渡し方は、難しいものです。
以下の注意点があります。

・直属の上司に退職意思を表明し、退職日を決めた後

最近では、まず直属の上司に口頭で退職する意向を伝えた後、その上司からの「退職届(もしくは退職願)を提出してください。」の指示を待つこともあります。
その後、上司へ提出する運びとなります。
突然、上層部へ提出したり、同僚など周りから噂レベルで直属の上司の耳に入るというようなことは避けましょう。

・正確なタイミングは会社の就業規則を確認する

企業ごとの就業規則に定められている「退職希望日の○カ月前までに退職願を提出する」などの日程を確認し、提出するタイミングを設定しましょう。

・人目につかない場所で渡すと良い

前向きな書類ではないので、ミーティングルームなどに来てもらい、渡すことをお薦めします。

時と場合を意識し、マナー違反や非常識な人にならないよう、充分な注意が必要となります。
スマートな退職願(届)の提出を心がけ、円満退社を目指しましょう。

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