退職届に適した便箋とは？正しい書き方や伝え方で円満退社を目指そう

「退職届に用いる便箋や封筒の選び方が分からない」という方もいるでしょう。便箋も封筒も、白色・無地のものを選ぶのが基本です。便箋のサイズは、A4かB5の用紙を選ぶようにしてください。当コラムでは、退職届の書き方や、退職願との違い、提出する際のマナーなどについても解説しています。退職するときのポイントをしっかりと押さえ、円満退社を目指しましょう。

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退職届に用いる便箋や封筒の選び方

退職届を用意する際、どのような便箋や封筒を選ぶべきか迷うこともあるでしょう。退職届はフォーマルな書類のため、シンプルな白色のものが適しているといえます。詳しく見ていきましょう。

便箋はシンプルな白色

柄やイラストなどの装飾がついていない、白色で無地のものを選ぶようにしてください。罫線の有無についてはどちらでも構いませんが、手書きの際は罫線があった方が書きやすいでしょう。

便箋サイズはA4かB5

退職届に用いる便箋のサイズは、A4かB5が一般的です。なお、退職届は前向きな提出物ではないので、懐に忍ばせることができる、いわゆる「懐サイズ」で用意するのが好ましいです。A4の便箋を3つ折りにする場合は長型3号（長3）の封筒を、B5の便箋を3つ折りにする場合は長型4号（長4）の封筒をそれぞれ用意するようにしてください。退職届の折り方については、「退職届の正しい折り方とは？マナーや封入する際のポイントなどを紹介！」でも解説しているので、ぜひご覧ください。

封筒は郵便番号欄のない白色無地のものを選ぶ

便箋と同じく、封筒も白色無地のものを選ぶようにしましょう。中身が透けないよう、内側に紫の薄紙が貼ってある二重構造のものがおすすめです。茶封筒は事務的なシーンで使われるのが一般的。退職届に使用するのは避けるのが無難です。なお、郵便番号がついている封筒の使用も控えたほうが良いでしょう。

汚れた便箋や封筒は使わない

汚れやしわが付いてしまったものを使うのは避けましょう。持ち歩く際も、退職届が汚れないよう気をつける必要があります。きれいな状態を保つため、渡す前までは封筒ごとクリアファイルなどに入れておくことをおすすめします。

退職届の書き方

退職届には提出日や退職予定日、退職理由などを記します。なお、退職理由は簡潔に記載するのが基本です。正式な書類のため、筆記用具には黒色の万年筆かボールペンを使用してください。消せるボールペンなどの使用は避けましょう。

退職届の例文

以下、退職届（横書き）の例文です。提出時の参考にしてください。

退職届

令和◯◯年◯◯月◯◯日

株式会社◯◯◯◯
代表取締役社長　◯◯◯◯様

◯◯事業部〇〇課
氏名　印

私事、

このたび一身上の都合により、
来たる令和◯◯年◯◯月◯◯日をもって退職いたします。

以上

書き方のポイントは、それぞれ以下のとおりです。

1行目に「退職届」と書く

少し大きめの文字で、中央に「退職届」と書きます。

日付

退職届の提出日を記載します。退職届に記載する日付の書き方については、「退職届に書く日付はいつにするのが正解？書類作成のポイントや注意点も解説」のコラムで詳しく取り上げているので、ご確認ください。

宛名

退社する会社の正式名称、代表者名（社長など）を記入します。株式会社や有限会社などは略さずに記入し、代表者名には「様」や「殿」といった敬称をつけるようにしてください。

署名

自分が所属している部署と氏名を記入のうえ、押印します。

本文

自己都合による退職の場合、退職理由は「一身上の都合」で問題ありません。退職日は間違いのないように記載しましょう。

封筒の書き方も確認しよう

表面には、「退職届」とだけ記載します。裏面には、左下部分に自分の所属部署名、氏名を記入してください。

退職届は正式書類でもあるので、きちんとマナーや礼儀を踏まえたものにしましょう。

退職願と退職届の違い

退職届を提出すべきか、それとも退職願を提出すべきか悩んでいる方もいるでしょう。それぞれの違いを理解したうえで、提出する書類を決めることをおすすめします。

退職願

退職を願い出るための書類です。一般的には、上司に口頭で退職の意を伝えたあとに退職願を提出します。退職願は、あくまでも希望を伝えるための書類であるため、会社が承諾する前であれば撤回することも可能です。退職届ではなく退職願を用意する際は、「退職願の書き方を解説！円満退社するための基本的なマナーとは」のコラムをご参考ください。

退職届

退職するという「意思表示をする書類」です。一方的な宣言という意味合いで、退職願よりも強い退職の意思が伝わります。会社の承認や受諾を必要としないので、提出したら自動的に退職という動きをとります。退職することに少しでも不安がある場合は、退職届を提出するのは控えたほうが良いでしょう。

退職届を出すタイミングと注意点

退職届を出すタイミングは、上司に退職意志を表明したあとがおすすめです。会社の就業規則に退職を申し出る期間が定められている場合は、期間内に伝えることでトラブルを回避できます。

退職届は直属の上司に退職意思を表明してから提出するのがベター

まずは、直属の上司に口頭で退職する意向を伝えたあと、退職届を提出するのがマナーです。場合によっては、上司から「◯日までに退職届を提出してください」と指示されることもあるので、その際は指示に従ってください。直属の上司を介さず、いきなり上層部へ提出するのは避けましょう。また、同僚に先に伝えるのも避けたほうが無難。意図せぬタイミングで直属の上司に退職の噂が届いてしまう可能性があるためです。

正確なタイミングは会社の就業規則を確認する

退職の申し出期間は、企業の就業規則に定められているケースがほとんど。できるだけ定められている期間内に申し出るようにしましょう。一般的には、退職希望日の2～3ヶ月前に申し出るのがマナーとされています。なお、退職届については、退職予定日の1ヶ月前に渡すことが多いようです。渡すタイミングについては「退職届のタイミングは？いつ出すのが良い？いきなり提出するのはマナー違反」のコラムでも取り上げているので、ご確認ください。

人目につかない場所で渡すと良い

退職届は前向きな書類ではないので、ミーティングルームなど人目につかないところで渡すことをおすすめします。

退職届を渡す際は、マナー違反や非常識な人にならないよう、充分な注意が必要となります。
スマートな退職届の提出を心がけ、円満退社を目指しましょう。

退職届の書き方や提出するときのマナーに不安がある場合は、転職エージェントに相談するのもおすすめです。
ハタラクティブでは経験と知識豊富な専任のアドバイザーが、退職届の書き方や円満退社を実現するためのコツをアドバイスすることで、不安な時期をしっかりとサポートします。もちろん、転職活動のサポートもお任せください。お仕事紹介だけでなく、応募書類の添削や面接対策なども実施しています。また、メールやLINEなどを活用し、在職中に転職活動をしやすいシステムを採用し、一人ひとりに合った転職活動のお手伝いをしています。まずはお気軽にご相談ください。