プレゼン資料の作り方とは?転職面接で評価される構成づくりのコツをご紹介

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この記事のまとめ

  • 転職面接のプレゼン資料は、伝わりやすくわかりやすい内容で作成することが大切
  • プレゼン面接では「論理的思考力」「伝える力」「独創性」などを総合評価している
  • プレゼン資料を作るコツは「表やグラフを盛り込む」「見せ方を工夫する」など
  • プレゼン資料を作るときに「抑揚をつけたい箇所」をチェックしておくのも効果的

プレゼン面接を控えている人のなかには、資料の作り方に悩んでいる人もいるでしょう。プレゼン資料は、デザインをおしゃれにするのではなく、「分かりやすく伝わるものにすること」が重要です。このコラムでは、企業側に評価されるわかりやすい資料の作り方を解説します。また、構成作成や資料を活用したプレゼンの注意点も紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。

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転職面接で評価されるプレゼン資料を作るには?

転職面接のプレゼン資料は、採用担当者に伝わりやすく、わかりやすい内容で作成することが大切です。採用担当者は、プレゼン資料の構成や内容から「論理性」や「思考力」、「コミュニケーション能力」といったさまざまな要素を評価しています。

近年行われている「プレゼン面接」とは

プレゼン面接とは、求職者が採用担当者の前でプレゼンテーションを行う面接を指します。基本的には、事前にテーマが与えられ、それに沿った内容をプレゼン資料とともに用意することが求められるでしょう。テーマは、「自身のアピールポイント」「入社後どのように活躍したいか」「自社の新商品の提案方法」など企業によってさまざまです。
企業は、プレゼン面接から「テーマへの理解」「論理的思考力」「伝える力」「独創性」「表現力」などを総合評価しています。
面接官のチェックポイントを理解しよう!これで就活も怖くない!」のコラムでは、面接官が採用で見るポイントを解説しています。プレゼン面接でも役に立つ情報がまとめられているので、合わせて参考にしてみてください。

そもそもプレゼン資料とは

プレゼン資料とは、パワーポイントといったツールを利用して作成するものです。プレゼンテーションの内容をより伝わりやすくサポートするために活用されます。プレゼン資料は、話し手の伝えたい要点を補完するのが役割です。効果的にプレゼン資料を活用することで、話し手が伝えたい内容をより分かりやすく聞き手に届けられます。

プレゼンの目的を知る

プレゼンの目的は、「伝えるべきことをわかりやすく伝える」ことです。せっかくプレゼン資料に時間をかけて準備してきても、採用担当者に伝わらなくてはアピールにつながりません。聞き手の採用担当者の立場に立って、伝えるべき内容とそうでない内容を上手に取捨選択し、できる限りわかりやすく伝える必要があります。

わかりやすいプレゼン資料をつくるための6つのコツ

わかりやすいプレゼン資料をつくるには、「見る側への配慮」が大切です。プレゼン資料のデザインがおしゃれかどうかよりも、見る側に分かりやすく伝わる資料になっているかどうかを意識しましょう。

1.メッセージは1スライド1つに絞る

プレゼン資料では、本当に伝えたい内容だけに絞り、1スライドに1つのメッセージを伝えることを守りましょう。文章を書く際にも、一文一義という言葉があるように、1枚のスライドにあれこれ情報を詰め込んでしまうと、相手がよく理解できない恐れがあります。

2.メッセージは見せるもの

プレゼン資料は、いかに短く凝縮された文章で勝負できるかが鍵です。
メッセージは文字数が多いと、読むことに集中してしまい、口頭での補足説明が耳に入りにくいことも。相手の理解を深めるためにも、体言止めや常体(だ・である)を用いた文章様式を取り入れると、文字数の単純化を図れます。

3.見せ方を工夫する

伝わるプレゼンにするために、資料の見せ方を工夫しましょう。ここでは、「フォント」「改行と行間」「グルーピング」の3つのコツを紹介します。
フォントや行間については、PCやタブレットなどで見るのと、スクリーン上で見るのとではイメージが変わるので、シミュレーションして確認しておくと良いでしょう。

フォント

フォントはなるべくプレゼン資料のなかで統一させましょう。ページや伝えたいことによってフォントが変わるのは読みづらさの原因になります。スクリーンに映写したときのことを考えると、明朝体よりもゴシックがベターです。
サイズは18pt以上がおすすめ。特に伝えたいことやアピールポイント、重要な箇所などはほかと差別化してさらに大きくしたり色を変えてみたりなどして工夫してみましょう。
ポジティブな内容は青、ネガティブな内容は赤など、色を使う際はルールを決め使い方を徹底させることをおすすめします。

改行と行間

行間についてもプレゼン資料の見やすさが左右される箇所の1つ。文字が密集していると見づらくなってしまうため、適宜行間にゆとりをもたせると良いでしょう。

グルーピング

グルーピングは、同じ項目同士を近づける手法です。同じ項目同士を離してしまうと、視覚的にわかりにくいレイアウトとなってしまうので、グルーピングしてまとめると良いでしょう。
たとえば、プレゼン資料に写真を加える場合にグルーピングは活用できます。写真は、文と離れた位置にあると関係性が分かりにくいので、写真を加えたい内容の隣といった近い位置に入れ、文と写真を1つにまとめましょう。パッと見ただけで「どの文章の写真か」わかりやすくなります。

4.スライド右下にページ番号を記入

人の目は全体像を捉えるのに、「Z」の順番で視線が動きます。左上からスタートして右上。右上から左下、右下の順番です。したがって、プレゼン資料のページ数は、大切な内容を読むのに邪魔にならない右下に置きましょう。

5.表やグラフを盛り込む

表やグラフは、読み手の理解を助けます。文字ばかりが羅列したスライドでは、聞き手が理解するまでに時間がかかり、分かりにくいプレゼン資料になってしまいがちです。表やグラフにまとめられれば、パッと見ただけで分かりやすい資料になるので積極的に取り入れると良いでしょう。

目次スライドを挿入する

わかりやすいプレゼン資料にするためには、どのような構成でプレゼンを行うのか分かるように目次スライドを挿入するのも効果的でしょう。人は先がわからないと不安になってしまう傾向があるようです。先に目次を提示し、これから話す概要を示すことで聞き手は安心できます。話の内容に集中することにもつながるので取り入れてみてください。

6.写真を組み込む

文字だけで説明してもイメージが湧きにくいだろうと思った内容に関しては、絵や写真を入れることでより伝わりやすいこともあります。必要な箇所にだけ適宜挿入してみましょう。

わかりやすいプレゼン資料の構成の作り方

プレゼン資料においてわかりやすい構成を作るには、「序論」「本論」「結論」の基本を意識しましょう。最初に聞き手の関心を引き寄せ、本論で最も伝えたいことを話し、結論で締めるというものです。この3つに構成を分け、全体のプレゼン資料を作成していくと聞き手に伝わりやすくなります。

短時間でプレゼン資料を完成させるコツ

ここでは、「プレゼン資料を短時間で作成したい」という方に向けて、「テンプレートを使用する」「ショートカットキーを駆使する」の2つをご紹介します。

テンプレートを利用する

プレゼン資料を作るツールでは、テーマ別でテンプレートが用意されていることがほとんど。テンプレートは、既存の枠組みに文章を書いていくことで、簡単にレイアウトを意識したプレゼン資料が作れるのでおすすめです。

ショートカットキーを駆使する

マウスを使うよりもショートカットキーを使いこなせると時短を狙えます。パワーポイントに使えるショートカットキーをいくつかご紹介するので、プレゼン資料を作成する際に活用してみてください。

「Ctrl+M」新しいスライドを挿入
「Ctrl+D」スライドをコピー。同じようなレイアウトのスライドを使用したい場合に便利
「Page Down」次のスライドに移動
「Page Up」前のスライドに移動
「Ctrl+Shift+<」フォントサイズを小さくする
「Ctrl+Shift+>」フォントサイズを大きくする

転職活動に時間がないという方は、「転職先の効率的な探し方!自分に合う仕事を見つけるコツを解説」のコラムも参考にしてみてください。

資料を活用してプレゼンするときの4つの注意点

資料を活用してプレゼンを行うときには、いくつかの注意すべきポイントがあります。

1.プレゼンは緊張するもの

プレゼンの本番では、緊張する人も多いでしょう。緊張において問題なのは、緊張そのものではなく、緊張により「内容を忘れる」「早口になる」「表情が固くなる」といった事態に陥ることです。これには、「本番と同じようにプレゼン資料を使い何度も練習する」「聞き手の立場に立つこと」「早めに選考を受ける会場に行き採用担当者がいる空間を想像してみる」の3つの対処法があります。実践することで、「準備不足」や「プレッシャーを感じすぎる」、「慣れていない場所であがってしまう」という事態を防げるので、ぜひ参考にしてみてください。
緊張することにお悩みの方は、「面接で緊張しない方法と気持ちをコントロールするコツ」のコラムも合わせてご覧ください。

2.ハキハキと、抑揚をつけて話す

プレゼンの際は、大きな声ではっきりと話しましょう。また、淡々と話し進めるのではなく、大切なところは声をさらに大きくしたり高くしたり気持ちを込めて話すと、さらに伝わりやすくなります。プレゼン資料を作る段階で、強調したい箇所をチェックしておき、話す際に抑揚を意識できると良いでしょう。

3.早口にならないよう気を配る

プレゼンは、相手が理解できるスピードで話しましょう。緊張するとついつい早口になりがち。また、プレゼン面接では、時間制限が設けられることが一般的で「時間内に収めなくては」と焦る気持ちもあると思います。しかし、聞き手の立場に立ったときに聞きやすいスピードであることが肝心です。プレゼン資料のページをめくるタイミングと、話すスピードが合っているかも確認しましょう。

4.適度なボディランゲージも有効

普段からボディランゲージを使わない人は難しいと感じると思いますが、プレゼンでは取り入れたいところ。ハードルが高いと感じる人は、「特にここは伝えたい」というところだけでも身振り手振りを交えて話すようチャレンジしてみてください。こちらも、プレゼン資料を作る段階で、ボディランゲージをつけて強調したい内容をチェックしておくと良いでしょう。
また、伝わるプレゼンにするためには、採用担当者に視線を配ることも重要なので意識してみてください。

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プレゼン資料を作るときによくあるお悩みFAQ

プレゼン資料を作るときの疑問点をFAQ形式でお答えします。

わかりやすいプレゼン資料を作るポイントは?

わかりやすいプレゼン資料を作るポイントは、「聞き手」を意識することです。デザインがおしゃれかどうかではなく、聞き手とってわかりやすい内容であることが重要でしょう。このコラムの「わかりやすいプレゼン資料をつくるための6つのコツ」では、ポイントを詳しく紹介しているので、参考にしてみてください。

プレゼン資料の構成の作り方は?

プレゼンの構成を作る際には、「序論」「本論」「結論」の基本を意識すると良いでしょう。3つの流れに沿って構成を作ることで、わかりやすいプレゼン資料にまとめられます。このコラムの「わかりやすいプレゼン資料の構成の作り方」でも解説しているので、気になる方はご覧ください。