見やすい!伝わりやすい!が叶うプレゼン資料の作り方

見やすい!伝わりやすい!が叶うプレゼン資料の作り方の画像

【このページのまとめ】

  • ・プレゼンテーションとは、自分が伝えたいことを相手に納得してもらい、思い通りの行動を取ってもらうための技法の1つ
    ・フォントやサイズにこだわる、1スライドに1つのメッセージなどを意識することが、見やすいプレゼン資料づくりの近道
    ・フォーマット化やショートカットキーの使用などで、資料づくりの時短を狙える
    ・相手の目を見ながら、抑揚をつけてゆっくり話すことで、相手に伝わりやすいプレゼンができる

企画書や提案書などの資料づくりにお困りではありませんか?慣れていない方や新人さんは、分かりにくい資料になってしまったり、作成についつい時間をかけがち。
しかし、ちょっとしたポイントさえおさえられれば、どなたでも上司に褒められる資料を作ることができます。あなたの特技をさらに1つ増やすチャンス。ぜひ参考にしてみてください。

◆プレゼンテーションとは

紹介、表現、提示といった意味を持つ、プレゼンテーション。相手に、納得した上で行動に移してもらうべく、自分の意見や考えを伝えるための伝達手段の1つです。
ビジネスシーンにおいては、企画書や見積もり、提案書、広告などの用途で使用。社内の人間はもちろん、社外のクライアントにも有効に説得できる技法といえます。

単に伝えるだけではプレゼンの成功とはいえません。プレゼン相手に、自分の考えや意見を納得してもらい、自分が求める行動を取ってもらえるかどうかが鍵でしょう。
例えば、社内にあなたの企画をプレゼンした際に採用される、複数社でコンペがあった際に自社を選んでもらうなどです。

もちろん仕事以外にもこのスキルの有無はとても大切。企業側が新たに取り入れている面接の手段の1つに、プレゼン面接というものがあります。
プレゼン面接では、自身のアピールポイントや将来の夢、その会社でどういう大人になりたいかなどのテーマが与えられ、そのテーマに沿ってプレゼンを行うものです。
PCやタブレットを持参し、プロジェクタなどを使って発表します。

そのほかにも、恋人に欲しいものをおねだりするときや、奥さんにお小遣いアップをお願いするとき、子どもに勉強してほしいときなど、ビジネス以外のプライベートシーンでもプレゼンスキルは重宝するものです。
この機会にしっかり身につけ、商談・交渉上手を目指しましょう。

◆わかりやすいプレゼン資料をつくるための7つのコツ

では実際に、プレゼン資料づくりのコツについてご紹介いたします。ここを意識して作成するだけで、分かりやすさや見やすさが格段にアップするでしょう。

(1)メッセージは1スライドで1つに絞る

文章を書く際にも、一文一義という言葉があるように、1枚のスライドにあれこれ情報を詰め込んでしまうと、相手がよく理解できない恐れがあります。
本当に伝えたい内容だけに絞り、1スライドに1つのメッセージを伝えることを守りましょう。

(2)文字数は少なくする

文字数が多いと、読むことに集中してしまい、口頭での補足説明が耳に入ってきません。相手の理解を深めるためにも、体言止めや常体(だ・である)を用いた文章様式を取り入れると、文字数の単純化を図ることができます。
いかに短く凝縮された文章で勝負できるかが鍵です。

(3)表紙には会議名・タイトル・日付を入力

スライドの1枚目は表紙です。その表紙には、何の会議で何をテーマにいつプレゼンが行われるのかを明記しておきましょう。

(4)見せ方を工夫する

「おしゃれだからこのフォントを使おう」「好きな色でまとめよう」など、自己中心的に資料を作っていませんか?大切なのは、見る側と聴く側への配慮です。
PCやタブレットなどで見るのと、スクリーン上で見るのとではイメージが変わりますので、そこも意識しておきましょう。

まずはフォント。スクリーンに映写したときのことを考えると、明朝体よりもゴシックがベターです。
フォントはなるべく資料内で統一させましょう。ページや伝えたいことによってフォントが変わるのは読みづらさの原因になりえます。
サイズは18pt以上がおすすめ。特に伝えたいことやアピールポイント、重要な箇所などはほかと差別化してさら大きくしたり色を変えてみるなどして工夫してみましょう。

ただし、色を使いすぎるのも考えもの。ポジティブな内容は青、ネガティブな内容は赤など、色を使う際はルールを決め使い方を徹底させることをおすすめします。
また、行間についても見やすさが左右される箇所の1つ。文字が密集していると見づらくなってしまうため、適宜行間にゆとりをもたせると良いでしょう。

(5)スライド右下にページ番号を記入

人の目は全体像を捉えるのに、「Z」の順番で視線が動きます。左上からスタートして右上。右上から左下、右下の順番です。そのため、大切な内容を読むのに邪魔にならない右下にページ数を置きましょう。

(6)表やグラフを盛り込む

プレゼンの内容にもよるとは思いますが、文字ばかりが羅列したスライドでは、理解するまでに時間がかかります。表やグラフにまとめられれば、パッと見ただけで分かりやすい資料になり、読み手の理解を助けるでしょう。

(7)写真を組み込む

必要ない場合は無理に入れなくて大丈夫です。余白が寂しいからなど、おまけの意味合いで入れるのも避けましょう。ただし、文字だけで説明してもイメージが湧きにくいだろうと思った内容に関しては、絵や写真を入れることでより伝わりやすいことも。
必要な箇所にだけ適宜挿入してみましょう。

◆プレゼン資料を時間をかけずに作る方法

プレゼン用の資料づくりに時間をかけすぎていませんか?生産性をあげて短時間で分かりやすい資料をつくることで、上司からの評価もアップできるでしょう。
そこでおすすめしたい時短テクを3つご紹介いたします。

・フォーマット化

慣れるまでは、ああでもないこうでもない、この大きさでは読みづらそうだったなど、いろいろ試行錯誤を繰り返す必要があります。
最初は時間がかかると思いますが、ある程度慣れてきたら、構成やレイアウトをフォーマット化しておくことをおすすめします。そうすることで次回以降は最初の半分以下の時間で仕上げられることも。
資料が分かりやすい、見やすいと思った先輩の構成やレイアウトを真似してみるのもおすすめです。

・目的を明確にしておく

資料づくりの目的を明確にしておくことも大切なポイントです。構成づくりの際、軸がブレることなくスムーズに組み立てられるでしょう。

・ショートカットキーを駆使する

マウスを使うよりもショートカットキーを使いこなせると時短を狙えます。パワーポイントに使えるショートカットキーについていくつかご紹介いたしますので、ぜひ参考にしてみてください。
「Ctrl+M」新しいスライドを挿入
「Ctrl+D」スライドをコピー。同じようなレイアウトのスライドを使用したい場合に便利
「Page Down」次のスライドに移動
「Page Up」前のスライドに移動
「Ctrl+Shift+<」フォントサイズを小さくする
「Ctrl+Shift+>」フォントサイズを大きくする

◆プレゼンテーションをする時の注意点

資料はあくまでもプレゼンのサブ。トークでのプレゼンを資料で視覚化し、分かりやすくするための補助的な役割を担います。
そこで次に意識したいのは、プレゼンを盛り上げるあなたのパフォーマンスです。
資料がいくら完璧で自信作でも、本番であなたがミスしてしまえば、プレゼンテーションの本来の目的である「自分の思いや考えを、相手に正しく理解してもらい、狙い通りの行動を促す」といった効果を期待できなくなってしまう可能性があります。
そうならないためにも、プレゼンの際は以下のようなポイントに気をつけてみましょう。

・ハキハキと、抑揚をつけて話す

相手が聞きづらければあなたの補足説明は届きません。自分と一番遠い席に座っている人も聞こえるような大きな声ではっきりと話しましょう。
また、淡々と話し進めるのではなく、大切なところは声をさらに大きくしたり高くしたり気持ちを込めていうと、さらに伝わりやすくなります。

・早口にならないよう気を配る

緊張するとついつい早口になりがち。早口では、相手に理解してもらうという配慮が足りません。逆にゆっくり過ぎても間延びしたイメージで集中できない会議になってしまいます。
相手が理解できるスピードで話しましょう。

・時にはボディランゲージも有効

日本人は欧米人に比べてボディランゲージは苦手だといわれていますが、プレゼンでは取り入れたいところ。恥ずかしいかもしれませんが、少しずつ身振り手振りを交えて話すようチャレンジしてみてください。

・時間配分に注意する

タイムマネジメントは社会人にとって基本的なこと。プレゼンテーションも、限られた時間内で終わらせることが大切です。予め練習しておき、どのくらいの速さで話せば時間内に収まるのか把握しておきましょう。

・視線を配る

プレゼンは、あなたと相手のコミュニケーションの場です。あなたがプレゼンする際、参加者全員が手元の資料だけ見ていて誰とも目が合わない状況は、聞いているかいないのか分からず寂しいのではないでしょうか。
プレゼンする立場のあなたも、参加者全員をまんべんなく見ることで「あなたに話しています」とアピールすることができ、相手も当事者意識を持ちやすく集中することができるでしょう。

以上が、プレゼン中に意識してほしいことです。上記に挙げたポイントと真逆のことをすると、せっかく作った資料がマイナス評価になりかねません。
また、全く情報がわからない相手に分からせるという意識も大切。一朝一夕にはいきませんが、少しずつ数をこなし、プレゼン名人を目指しましょう。

これまでに就職したことはありますか?※派遣・アルバイトは除く

  • はい

  • いいえ

RECOMMEND

おすすめ記事

みんなの就職エピソード

  • 周囲との格差に劣等感を抱き、正社員就職に挑戦した3ヶ月
    周囲との格差に劣等感を抱き、正社員就職に挑戦した3ヶ月

    就職前

    スポーツジム フロントスタッフ アルバイト

    就職後

    住宅機器等の製造・販売会社 営業

    詳細を見る
  • “このままじゃダメだ”。5年のホスト生活を経て決めた営業への就職
    “このままじゃダメだ”。5年のホスト生活を経て決めた営業への就職

    就職前

    ホストクラブ ホスト

    就職後

    通信回線販売取次店 営業

    詳細を見る

体験談 一覧

関連記事

  • arrow
ハタラビットの部屋

Collection

特集

  • みんなの就職エピソード
  • よくある相談集
  • 失敗しない就活ノウハウ
  • 就職・転職のQ&A