転職活動での内定辞退…伝え方とマナー

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【このページのまとめ】

  • ・内定辞退に迷ったときは、保留してもらえるか企業に交渉することも可能 
    ・内定を辞退するときはできるだけ迅速に連絡しよう 
    ・電話が繋がらない場合のみ、メールで内定辞退の旨を伝えよう

転職活動中に複数の企業から内定をもらうことがあります。しかし、入社を決めた企業以外からの内定は辞退しなくてはいけません。 
内定を辞退するときはマナーを守り、企業側に迷惑をかけないように気をつけましょう。 
このコラムでは、内定を辞退するときのマナーや、伝え方についてまとめました。転職活動をしている方はぜひ参考にしてください。

◆内定を貰ったら辞退はできない?

新卒での就活と同じように、転職活動においても内定辞退は可能です。
ただし、内定を一度受諾した後に辞退するのはマナー違反。もし内定を受諾するか迷った場合は、保留にしてもらえるように企業に交渉しましょう。企業によって異なりますが、主に2~3日保留できることが多いようです。
1週間ほど待ってくれる企業もあるため、内定を辞退する前に考えてみるのも良いでしょう。
しかし、内定を保留にすることで入社意欲が低いと判断され、内定が取り消しになってしまう可能性があるため注意が必要です。


◆内定辞退をするときのマナー

入社日が間近になってからの内定辞退や、一度受諾した後の内定辞退はトラブルになり兼ねません。内定辞退を企業に伝えるときは、守るべきマナーがあります。

【内定辞退を決めたらすぐに連絡する】

企業側は、内定を出した後すぐに研修資料や備品の用意など、あなたを受け入れる準備を始めています。また、あなたの入社に向けて採用を中止している可能性もあるため、内定辞退を決断したらできるだけ早く企業に連絡することが大切です。
内定通知もしくは労働条件の提示から、1週間以内に連絡できると良いでしょう。

【連絡はまず電話で行う】

内定辞退の連絡は、できるだけ迅速に伝えるため必ず電話で行います。電話する時間帯は、10時~12時、14時~17時の間がベター。応募先企業の始業直後や就業時間前後といった忙しい時間帯や、席を外していることが多いランチタイムなどは避けましょう。
採用担当者が不在の場合、すぐにメールで一報を入れます。


◆内定辞退をする時の伝え方例

内定を辞退する理由は、「同時期に応募していた他社から内定が出たため」や「条件面に不満があるから」など人によって異なります。内定を辞退する際は、辞退する理由を全て正直に話す必要はありません。
内定辞退に至った経緯よりも、「内定を辞退する意思」と「謝罪の気持ち」の2点をしっかり伝えることが大切です。

【電話で辞退を伝える場合】

辞退の理由は「検討の結果」だけでも構いません。しかし、先方から詳細な理由を聞かれる場合もあるため、詳しい理由も用意しておくとよいでしょう。

〈例文〉
お世話になります。先日内定の通知をいただきました、○○(氏名)と申します。
この度は、内定のご連絡をいただきまして、誠にありがとうございました。
大変恐縮ですが、検討の結果、御社よりいただきました内定を辞退させていただきたく、連絡させていただきました。
実は、御社以外にも面接を受けており、そちらからも内定をいただきました。御社にも魅力を感じており、非常に迷ったのですが、自分の将来を考え検討した結果、他社への入社を決意いたしました。
お時間をいただいたにも関わらず、一方的な都合で誠に申し訳ございません。
ご理解のほどよろしくお願いいたします。


【メールで辞退を伝える場合】

電話で連絡した際に担当者が不在だった場合は、メールで内定を辞退する旨を伝えます。
メールの本文には、事前に電話で連絡をしたことを記載しておきましょう。

〈例文〉
件名:内定辞退のご連絡
本文:
○○株式会社 ○○部○○係
○○様

お世話になっております。
○月○日に面接をしていただきました、○○(氏名)です。
先ほどお電話させていただきましたが、ご多忙のようでしたので、メールにて失礼いたします。

この度は、内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。
頂戴した採用通知は身に余る光栄ではございますが、誠に勝手ながら貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡を差し上げました。

貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなご連絡になりますことを大変心苦しく感じております。
本来であれば、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところ、メールでのご連絡となりますことを何卒ご容赦いただきたくお願い申し上げます。

面接をご担当いただいた○○様をはじめ、採用に関わってくださった皆さまには、心より感謝しております。
最後になりますが、貴社の益々の発展を心よりお祈り申し上げます。

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署名

内定を辞退するときは、迅速かつ丁寧に気持ちを伝えることが大切です。
内定をくれた企業に迷惑をかけないためにも、マナーを守って連絡をしましょう。

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