退職の挨拶はメールでも良い？心に残る一言メッセージ例文

退職が決まると引き継ぎや残りの仕事の処理などで忙しくなります。それまでお世話になった感謝を伝える挨拶を恒例にしている会社も多いようですが、いざ考えてみるとなにを伝えればいいか分からない、という方もいるでしょう。退職時の挨拶で悩んだら、挨拶をする意味や目的を考えてみるのがおすすめ。コラムではメールの例文も紹介しています。

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退社・退職時の挨拶の基本

基本的には、最終出社日当日の朝礼にてスピーチを行うことがほとんどです。会社の規模にもよりますが、大勢の前で話すことになるため、遠くにいる人にも聞こえるよう、ハキハキとした声で話す必要があります。
企業によっては、朝礼ではなく夕礼の際に退社の挨拶を求められることもあるでしょう。スピーチの時間は1分前後がベター。長くても3分以内にまとめることをおすすめします。

退職の挨拶に盛り込む内容

スピーチに盛り込むべき内容は、以下の3つです。

・退職する報告と退職日
・これまで一緒に働いてきた仲間や上司への感謝の気持ち
・今後も会社の発展を祈る気持ち

なお、退職理由については定年や結婚、出産などはそのまま伝えても問題ありません。転職の場合やその会社への不満から退職する場合は、具体的な退職理由を伝えるのは控え、「一身上の都合により」とだけ伝えておくと良いでしょう。

退職の挨拶で気をつけたいマナー

退職時の挨拶はメンバーの前で話すため、緊張することもあるでしょう。人は緊張すると早口になる傾向があるので、スピーチをするときはゆっくりと話すことを心がけます。
また、視線を上げて全員を見渡すのもポイント。メンバー全体を見るよう意識しましょう。
たとえ退職理由がネガティブであっても、挨拶で会社に対する不満などは伝えないのがマナーです。

退職の挨拶はメールでもいい？

できれば退職の挨拶は直接伝えるべきですが、関係者全員に直接会うのは現実的に難しい面もあります。近年では退職の挨拶をメールで済ませることも一般化しているため、状況に応じてメールも活用しましょう。また、メールで退職の挨拶をする場合は「本来なら直接ご挨拶すべきですが、メールにて失礼致します」といった一文を添えると好印象です。

退職メールを送るタイミング

社内向けの退職挨拶メールは、出勤最終日に送ります。会社によって送信の時間が異なるため、過去の退職の挨拶メールを参考にしても良いでしょう。
社外に退職の挨拶をメールする際は、自分の後任が決まったタイミングがおすすめ。退職が決まった時点で連絡をしてしまうと、「今後の仕事はどうなる？」と相手を不安にさせる可能性があるからです。
社外に退職メールを送る場合は、「退職メールを社外に送る場合のマナーや注意点は？社内向けとはなにが違う？」のコラムも参考にしてください。

好印象を与えられる退職の挨拶例

退職の挨拶は、お世話になった人へ感謝が伝わるよう工夫しましょう。スピーチの場合とメールの場合、それぞれ例文をご紹介します。

スピーチで退職の挨拶をするときの例文

「本日をもちまして、一身上の都合により退職することになりました。新卒で入社して5年。優しい先輩方からのサポートや面白い同僚に囲まれ、このような恵まれた環境の中、社会人としてのスタートを切ることができたこと、大変ありがたく思っています。
こちらで学んだことは、私の財産です。進む道は変わりますが、今後も皆さまに教えていただいた経験を活かせるよう、努力し続けたいと思います。
最後になりましたが、皆さまの今後のご発展を心よりお祈り申し上げます。これまで本当にありがとうございました。」

社内の人への挨拶メール例文

件名：退職のご挨拶　◯◯事業部　氏名

本文：
お世話になった皆さまへ

お疲れさまです。◯◯事業部の氏名です。
私事で恐縮ですが、本日をもちまして、一身上の都合により退職することになりました。
本来ならば直接挨拶に伺うべきところですが、メールにて失礼いたします。
在職中はたくさんの方々に叱咤激励やフォローをいただきました。
多くのことを学ばせていただき、大変感謝しております。
今後も、この貴重な経験を活かしていきたいと思っております。
今までありがとうございました。
末筆ながら、皆さまのご健康とご発展を心よりお祈り申し上げます。

社外の人への挨拶メール例文

件名：退職のご報告　◯◯株式会社　氏名

本文：
◯◯株式会社（相手側の社名）◯◯事業部　（相手の氏名）

お世話になっております。◯◯株式会社の氏名です。
私事で大変恐縮ですが、先日お電話にてお伝えしたとおり、本日をもちまして、◯◯株式会社を退職させていただくことになりました。
田中さまには、お力添えをいただきましたこと、いろいろと学ばせていただきましたこと、ここで改めてお礼申し上げます。
在職中は大変お世話になりました。
今後は、同僚の◯◯が貴社の後任担当です。
後日改めて◯◯が挨拶に伺いますので、何卒変わらぬご指導の程よろしくお願いいたします。
本来ならば直接ご挨拶にお伺いすべきところ、メールでのご連絡となってしまいましたことお詫び申し上げます。
末筆ながら、貴社のご発展と田中さまのますますのご活躍を心よりお祈り申し上げます。

挨拶以外にも！退職の日にやるべきこと

退職当日は挨拶だけ終えればいいわけではありません。最終日までしっかり責任を持って業務を行ったり、トラブルが発生しないよう片付けや返却を行ったりしましょう。

備品を返却する

パソコンや備品、名刺、社員証、健康保険証、資料、顧客リストなど会社から貸与されているものや、会社に所有権のあるものを返却します。「退職時の返却物は郵送してOK？添え状は必要？紛失した場合についても解説」のコラムも確認して下さい。

引き継ぎの最終確認を行う

最終出勤日には引き継ぎも完了していることがほとんどですが、最後に引き継ぎ次項の最終確認を行いましょう。後任者と一緒に引き継ぐ内容を確認し、漏れがあれば補足しておきます。

上司や同僚に最後の挨拶を行う

退職するときは、全体に向けたスピーチだけでなく個別に挨拶するのも忘れてはいけません。同じ部署の上司や同僚はもちろん、他部署でもお世話になった人がいれば訪問して挨拶します。

感謝を込めた退職の挨拶を行うには

退職の挨拶は、退職理由にかかわらず行うのが一般的です。せっかく挨拶をするなら、感謝の気持ちを伝えたいもの。不満がある状態の退職では叶いにくいため、円満退職を目指しましょう。
円満退職とは、会社側と労働者側の双方が退職に同意し、協力的に退職を進める状態のこと。もし引き止めなどのトラブルが不安なら、先に転職先を決めてしまうのがおすすめです。
しかし、在職中から転職活動を行うのは時間的にも難しいもの。そんなときは転職エージェントのハタラクティブをりようしてみませんか？
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円満退職のコツもしっかりお伝えします。退職を検討しているなら、ぜひハタラクティブにご相談ください！

監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

資格

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• 国家資格中小企業診断士

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