退職を伝えるタイミングはいつが良い？退職願の書き方や必要な手続きも紹介

退職の意思の伝え方やタイミングは、円満に辞めるための重要なポイントです。「退職」は、転職において避けては通れないプロセス。だからこそ、マナーを知っておくことはとても大切です。このコラムでは、退職を切り出すタイミングや退職願の書き方、社内外への正しい対応などを分かりやすくまとめています。新しい職場で気持ちよく働くためにも、ぜひご覧ください。

退職を伝えるタイミングは？

退職希望日の1～3ヶ月前までに意思を伝えるのが一般的です。ただし、会社によって就業規則が異なるため、事前に自分が勤めている会社の規則を確認しておきましょう。特別な事情がなければ、退職の意思は最初に直属の上司へ伝えるのがマナーです。上司にアポを取り、他の人に話を聞かれない場所で伝えましょう。
また、円満退職を目指すのであれば、退職時期は繁忙期を避けるのがおすすめ。今現在の業務をしっかりとこなすことが最優先です。プロジェクトに参加しているなら終了時期に合わせるなど、時期の見極めは円満退職に向けての重要なポイントといえます。退職後に発生する、他の社員への影響を最小限に抑えるよう努めることを心掛けましょう。
なお、場合によっては、退職の意思を伝えた際に引き留められる可能性もあります。退職に迷いがないのであれば、上司の引き留めにも揺るがない、しっかりとした意思を示すことが大切です。退職の意思を伝える前に、本当に退職の覚悟があるのかをじっくり考え、自らの意思を再確認しておきましょう。「退職を引き止められたときの効果的な対策をご紹介！」に、退職を引き止める理由や対策方法が紹介されています。会社側の見解を知ったうえで対策を練っておくと、自分の意思を貫きやすいでしょう。

退職する意思の伝え方

退職の意思を伝えるとともに、これまでお世話になったことへの感謝を述べましょう。どのような理由で退職するのだとしても、会社への不満や批判を述べるのは避けてください。退職理由を聞かれたら、あくまでも自分の都合で退職したいと伝えます。その際、強い退職の覚悟を表明することが重要です。ただし、一方的な言い方はせず、「今後は〇〇の分野で、〇〇のような仕事がしたい」といった、前向きな理由を述べるのが賢明でしょう。なお、結婚や介護などやむを得ない事情は認められやすいようです。
退職の時期については、「退職時期は3月末と考えていますが、いかがでしょうか？」というように、相談するような表現で伝えると、上司の心証を悪くすることなく円満退職に繋がるでしょう。

退職願を提出しよう

上司と退職日を決めたら、退職願を提出しましょう。退職願を書く際に必要な物と記入の仕方は以下をご覧ください。

退職願に必要なもの

下記3点が揃っていることを確認してから、記入を始めましょう。

• ・B5またはA4の白い便箋 （縦書きのもの）
• ・無地の白い封筒
• ・黒のボールペンか万年筆

手書きではなくパソコンで作成しても問題ありません。その場合は、会社指定の用紙やフォーマットが設けられているか確認してください。特に規定がなければ、下記例文を参考にレイアウトに注意しながら作成しましょう。

退職願（縦書き）の例文と書き方

退職願を縦書きで作成する際の例文をご紹介します。

退職願

私儀（※行末に記入）

このたび一身上の都合により、20××年×月×月をもって退職いたしたく、ここにお願い申し上げます。

20××年×月×日

◯◯部
名前（※捺印）

株式会社〇〇　
代表取締役社長　〇〇殿

 

以上が一般的な退職願の例文です。では、各項目について以下で詳しく解説していきます。

表題

「退職願」は、一行目の中央に記入します。

書き出し

行末に「私儀」と、このひと言だけを記入します。

退職理由

どのような理由で退職するのであっても、「一身上の都合」と記入します。

退職日

直属の上司と相談して決めた、正式な日付を記入します。

届出年月日

退職願を提出する日付を記入します。書いた日付ではないので注意しましょう。

署名と押印

宛名より下の位置に、自分の所属している部署と名前を記入します。名前の下に押印することも忘れないように気をつけましょう。

宛名

宛名は社長名もしくは代表者名です。敬称は殿となります。自分の署名より上にくるように記入しましょう。

封筒

記入した退職願は封筒に入れて提出します。表の中央に「退職願」、裏に所属部署名と名前を記入します。便箋に向かって上部が上になるように折り、便箋の上部右端が封筒の上部にくるように封入。糊で封を閉じ、閉じた箇所に「〆」を記入しましょう。

退職願は、退職日が決まり次第速やかに提出するよう心掛けましょう。退職日の1～2ヶ月前、遅くとも2週間前までに直属の上司に手渡すのが一般的です。

退職日までにすべきこと

退職日までに、自分が携わっている業務の引継ぎを完了させましょう。また、離職票など退職に必要な書類を会社から受け取ります。名刺や社員証など、会社から借りていたものの返却や、ロッカーやデスクなど自分が使っていた場所を整理することも忘れないでください。
また、社内外でお世話になった方々への挨拶もしっかり行いましょう。なお、挨拶回りの順番やお礼に適した菓子選びについては、「退職の挨拶回りはどこまですべき？挨拶の言葉や順番、時間帯も解説」と「退職の挨拶時にはどのようなお菓子を渡したら良い？選ぶポイントを解説」に詳しく紹介されています。これらを参考にしながら、印象の良い退職を目指してください。

このように、退職の手続きにはいくつか段階があり、時間がかかる場合もあります。スケジュールを把握し、直前になって焦ることのないように余裕のある行動をとることが重要です。しかし、なかには「働きながら転職活動を行いたいけど、なかなか時間がとれない」「退職の意思を会社へ伝えたものの、実は転職先が見つかっていない」という方もいるでしょう。そのような方は、転職エージェントを利用するのも一つの方法です。

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