退職交渉の流れを解説！トラブルにならない方法とは？

退職交渉の流れが分からないという方も多いのではないでしょうか。何かしらの理由で仕事を辞める場合は、現在の職場を退職するための交渉が必要です。このコラムでは、円満退職するためのコツや、トラブルにならない方法について、分かりやすく説明していきます。退職する際、周りに迷惑をかけないためにも、退職交渉の流れを知っておきましょう。

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退職交渉一般的な流れ

はじめに、退職までの一般的な流れを見ていきましょう。退職を決めたら、退職の申し出のあとに、退職日や有休取得の交渉をして、退職届の提出をする流れが一般的です。スムーズに退職手続きを進めるためには、あらかじめ流れを理解しておくことが大切でしょう。
転職先の会社に入社日を聞かれた場合には、現実的な日付を伝えます。現在の会社の就業規則や担当業務の進捗状況・引き継ぎにかかる時間などを考慮して、「交渉や努力次第で可能性のある最短の入社日」も伝えると親切です。

1.退職の申し出と交渉

退職を考えている日の1ヶ月から2ヶ月前までに、退職の申し出を行います。民法では14日前までと定められていますが、退職を決めたら早めに申し出るのが賢明です。引き継ぎやお世話になった方々への挨拶、有給消化などを行うためにも、余裕を持って退職交渉を行いましょう。

就業規則を確認しておく
先述のとおり、民法では退職日の14日前までに申し出ることになっています。しかし、会社ごとに設けている就業規則では、独自に退職申し出のタイミングが決まっていることもあるようです。会社によって内容は異なりますが1～2か月ほど前に申し出ることを定めている会社が多いでしょう。円満退社をするためには、会社側にも納得して手続きを進めてもらう必要があるので、就業規則の規定には従ったほうが賢明です。

2.退職日や有休取得の交渉

退職を了承してもらったら、次は退職日を交渉します。人によっては、有給休暇消化のための交渉も必要です。退職自体は認めてもらえたものの、「今のプロジェクトが追わてからにしてほしい」「代わりの人員を採用するまで待ってほしい」と退職日を先延ばしにされる可能性もあります。しかし、退職交渉で意思表示はしているため、法的には14日後の退職は認められるでしょう。有給休暇を取得してから退職することも可能です。これらの法律や規則を理解して、誠意ある姿勢で退職交渉を行っていきましょう。

3.退職届の提出

退職交渉が済んだら、「退職届」を提出します。可能な限り、直属の上司に手渡しで提出するのが良いでしょう。退職届は、手書きで書くのが一般的ですが、パソコンで作成した退職届を認める会社も増えているようです。会社によっては退職届のフォーマットが定められている場合もあるため、事前に確認しておきましょう。退職届の書き方は、「退職届は横書きでもいい？退職願や辞表との違いも解説」も参考にしてください。

退職交渉を円満にする3つのコツ

退職する予定の会社も、これまで自分がお世話になってきた働き先であるため、円満退職した方が晴れ晴れとした気持ちで次に進めます。会社としても、トラブルは避けたいため、円満退社ができたほうが望ましいでしょう。
しかし、退職交渉は難航することも多く「無事に退職できるのか」と不安になってしまいう人もいます。場合によっては、精神的な苦痛にもなってしまうでしょう。
ここからは、退職交渉を円満退職へ導くコツをご紹介しますので、参考にしてください。

1.時間を取って直属の上司に伝える

退職の意思を最初に伝えるのは直属の上司です。事前に上司の予定を確認しておき、1対1で話ができる場所を確保しましょう。出社したら上司に「お話があるのですが、午後○時から30分ほどお時間を頂けませんか？」と、事前に時間を指定します。始業直後に話し掛けると、時間を確保してもらいやすいでしょう。
上司への退職の意思表示は、退職交渉の最初のアクションです。主体的かつ、スピーディに進めましょう。

2.退職理由は個人的な内容にする

退職交渉において、避けては通れないのが退職理由です。実際の退職理由は、家庭の事情や会社への不満、やりたいことができたなどさまざまですが、個人的な理由を述べるのが良いでしょう。
会社への不満を伝えてしまうと、「改善するから残ってほしい」と引き止められる理由になってしまいます。個人的で前向きな退職理由を伝えたほうが、引き止められる可能性が低く、快く送り出してもらえるでしょう。

3.業務の引き継ぎは計画的に行う

退職交渉と同時に、担当業務の引き継ぎも行っていきましょう。退職日直前になって焦らないためにも、退職を決めた段階で引き継ぎのスケジュールを考え、計画的に行動することが大切です。
後任の社員がスムーズに業務に取り掛かれるように、マニュアルを作成するのも良いでしょう。一個人ではなく、部署やチーム全体に向けた引き継ぎを行うと、後々のトラブル防止にも繋がります。自分が携わっていた業務の所要時間や手順、関係する人や気をつけた方が良いポイントなどをまとめておくと良いでしょう。
「円満退社実現のための10のコツ」でも、円満退社のためのコツを紹介しているので、参考にしてください。

退職交渉を難航させないためのポイント

退職交渉に失敗すると、希望日に退職できなかったり、退職自体を持ち越されてしまったりする危険性があります。退職交渉がスムーズに進まないと、そのまま今の職場で仕事をしていくことになり、転職の計画が消えてしまうことになるでしょう。ここでは退職交渉が難航しないようにするポイントを紹介するので、頭に入れておいてください。

1.退職の報告と捉える

退職交渉を難航させないコツは、上司に退職の意志を伝える際、「相談」ではなく「報告」であることを意識することです。
「実は退職を考えているのですが…」というような曖昧な伝え方では、上司は「相談された」と受け取り、流されてしまう可能性があります。「退職いたします」と、はっきりと意思表示をすることで、退職に向けて手続きを進めてもらいたい旨を明示しましょう。

2.退職手続きを自主的に行う

上司への退職交渉が済むと一安心ですが、そのままでは退職できません。退職に関するさまざまな手続きでは、関わる人や部門が多く、退職の手続きがスムーズに進まないということもあります。上司任せの「待ち」の態勢でいると、手続きが進まないこともあるでしょう。退職交渉が終わったら、手続きについて自ら働き掛けることが重要です。

3.会社に対する不満や愚痴を言わない

退職交渉で大きなポイントとなる退職理由では、会社に対する不満や愚痴を言わないようにしましょう。
退職理由として会社に対する不満を挙げてしまうと、業務の改善や部署の異動などを提示され、強い引き止めにあうことが考えられます。たとえ本当のことであっても、仕事に対する不満は避けたほうが無難です。「違う業界に挑戦してみたい」「実力を試したい」などといった、前向きな退職理由を伝えると、引き止めにあいにくくなります。引き止めに合ったときの対処法は、「退職を引き止められたら？円満退職のためのポイント」やこのコラムの「退職交渉中に引き止めにあったときの対処法」で解説しているので、参考にしてください。

4.退職交渉のタイミングは慎重に

退職交渉を行うタイミングは、自分の退職予定日から遡るだけでなく、周囲の状況にも気を配りましょう。たとえば、退職前にボーナスをもらうことにこだわったり、繁忙期に退職時期をぶつけたりすることは、好印象ではありません。
上司は、「周りの迷惑を何も考えず、自己中心的な人間だ」と感じる可能性があります。円満に退職するためには、社会人として仕事の引き継ぎ期間を考慮し、自分本位にならないタイミングでの交渉をしましょう。

5.転職先は公表しない

退職交渉中は、転職先について詳しく紹介する必要はありません。
転職先を言ってしまうと、転職先の不安な点を指摘され、引き止めの材料を与えてしまうことがあります。また、悪い情報を聞くことで、転職の決意が揺らいでしまうこともあるでしょう。
さらに、転職先に現職での関係者がいる可能性も否めません。「引き抜かないでほしい」とクレームを入れて、内定が白紙になってしまう危険性もあるでしょう。
余計なトラブルを生まないためにも、今勤めている職場の人間には転職先を言わない方が賢明です。

退職交渉中に引き止めにあったときの対処法

退職交渉中には、「会社を辞めないでほしい」と、引き止めに合う可能性もあるでしょう。引き止めに合ってしまうと、円滑に退職手続きを進められません。ここでは、引き止めに合った場合の対処法を紹介するので、退職交渉前に把握しておきましょう。

1.強い意志を持つ

退職交渉時の引き止めとして、「環境を変えるからもう少しがんばってみないか」「給料を上げるから残ってくれ」など、新しい条件を提示されることがあります。どのような条件を提示されても、退職する意思を強く持ち、断ることが大切です。

2.残留のデメリットを把握する

退職交渉では、残留を選んだときの覚悟も必要です。引き止めにあうと、そのまま退職しない選択肢も想像できます。しかし、残留した場合は「退職のリスクのある人材」として扱われる可能性があるでしょう。仮に引き止めを飲んで退職しない道を選んでも、退職したい気持ちを持ったまま働き続けることで信用を失い、裁量のある仕事を任せてもらえなくなる可能性も否めません。好条件を提示されても、働き続けるメリットがあるのか、よく考えて結論を出しましょう。

3.退職交渉には時間が掛かると覚悟しておく

退職交渉や手続きには、ある程度時間が掛かるものです。スムーズに進まなくても焦らず、落ち着いて対処しましょう。
会社としても、退職者が出るとその穴を埋めるために、残った人たちでその仕事を分担するか、新しい人材を募集しなくてはなりません。優秀な人材であればあるほど、その穴は大きく、会社にとってもマイナスです。従って、退職交渉も難航する可能性が高くなります。「辞めたい」と伝えても、スムーズに承諾してもらえないものだと覚悟のうえ、退職交渉に臨んでください。

退職代行はアリ？
会社に退職意思を伝えても強引な引き止めに合ったり、退職手続きを進めてもらえなかったりした場合、退職代行サービスを利用して退職することを考える人もいるでしょう。退職代行サービスとは、面倒な退職交渉や手続きを、プロが代わりに行ってくれるサービスです。弁護士が法にもとづいて行うサービスのほか、民間業者や労働組合などが提供しています。
費用が掛かったり、会社に対して良い印象を与えられなかったりするデメリットもありますが、面倒な思いをせずに確実に退職できる手段です。退職交渉に難航している場合は、利用するのも手でしょう。詳しくは、「退職代行サービスに依頼する方法もある」も一読ください。

4.退職交渉の記録を残しておく

退職交渉の際には、やり取りの記録を残すことが大切です。交渉の中で、「言った」「言わなかった」問題が出てきて、やり取りが難航することも考えられます。過去のやり取りの証拠として、メモ書きや録音といった記録をしておきましょう。メールでやり取りをすると文面に残るため、直接話した内容の確認の目的でメールを送っておくのも効果的です。「いつ」「誰と」「どこで」「どのような話をしたのか」といった記録を、細かく記録しておきましょう。

内容証明による退職
退職交渉に難航している際は、内容証明郵便を利用して強制的に退職することもできます。内容証明郵便とは、日本郵便株式会社が、「いつ」「誰が」「誰に」「何を」差し出したか、謄本によって証明するものです。「退職交渉一般的な流れ」で紹介したとおり、民法上は退職予定日の2週間前までに退職意思を申し出れば、退職することができます。会社の人事や総務宛に退職届を内容証明郵便で送り、その2週間後に退職することも手です。しかし、マナーとしては好ましくなく、円満退職とはいえません。どうしても退職させてくれないときの最終手段として認識しておきましょう。

これまでお世話になった職場に退職することを伝えるのは、少なからず心苦しい部分があるものです。しかし、きちんと就業規則に則って退職交渉を進めるのであれば、問題はありません。
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