添え状とは？その役割や正しい書き方についても解説！

添え状とは、履歴書や職務経歴書などの応募書類を郵送する際に同封する挨拶状のことを指します。送付状やカバーレターと呼ばれることもあり、就職・転職活動では、ビジネスマナーとして郵送時に添え状を同封した方が良いとされています。こちらのコラムでは、添え状の役割や書き方などについて解説。また、自己PRについて書いても良いのかといった疑問についても回答しています。添え状作成の際にぜひ参考にしてみてください。

添え状とは？

添え状とは、履歴書・職務経歴書を郵送する際に添える挨拶状です。送付状、カバーレターといった呼び方をされることもあります。就職・転職活動では、ビジネスマナーとして応募書類の郵送時に添え状を同封した方が良いとされています。添え状の有無が合否に影響するかどうかは企業によりますが、採用担当者に対してビジネスマナーが身に付いているといったアピールに繋がることもあるようです。かつて、物の受け渡しは、相手と対面して行うことが基本でした。つまり添え状の役割とは、本来直接会ってするべきことを書面で簡便に済ませると考えることができます。また、郵便物の内容を知らせるための役割も同時に果たしているといえるでしょう。なお、郵送ではなく直接企業に手渡しする場合、添え状は必要ありません。手渡しの際のマナーについては、「履歴書を持参するときのマナーとは？封筒の書き方や書類の渡し方」で紹介しています。ぜひ参考にしてください。

添え状の正しい書き方とは？

採用担当者に良い印象を与えるためにも、添え状の正しい書き方を知っておくことが大切です。ビジネスマナーがしっかり身に付いていることをアピールするためにも、以下の必要事項をしっかり記載しましょう。

日付

用紙の右上に、投函日を記載します。和暦か西暦かは問いませんが、ほかの書類と統一するようにしましょう。また、すべての書類で年月日が同じになっているかを確認することも大切です。

宛先・宛名

応募先企業および採用担当の方の所属部署・氏名を用紙の左側、日付の少し下に記入します。敬称は、企業や所属部署宛てに送る場合は「御中」、採用担当者宛の場合には「様」と書きましょう。採用担当者の名前がわからない場合、「採用ご担当者様」とする方法もあります。この際、「御中」と「様」は重複しないように気を付けましょう。また、会社名も（株）（有）などと略さないようにします。

署名

送付状の右側、宛名の少し下に、自身の住所（郵便番号含む）・電話番号・メールアドレス・名前を記します。電話番号やメールアドレスといった連絡先は、できるだけすぐに確認できるものを記載することが大切です。

タイトル

同封している書類について、大きめの文字で中央に配置します。「〇〇の送付につきまして」「〇〇ご送付の件」など、主旨がすぐに分かる内容にしましょう。

本文

本文を記載する際にもさまざまマナーがあります。見やすさを意識して、バランスの良い文面になるように心掛けましょう。

頭語と結語

本文の冒頭に来る頭語・文末に来る結語はセットで使用しましょう。ビジネスレターでは、「拝啓」と「敬具」を使用するのが一般的とされています。

主文

まずは、前文に挨拶の言葉を述べます。主文には、応募書類を郵送する旨や面接機会を求める旨などを記入。最後に結びとして、採用検討を希望する旨を伝える文言を入れます。また、ここでは季節に合わせた「時候の挨拶」を使用するのも良いでしょう。こちらのコラム「送付状の書き方とは？手書きでもいい？例文や注意点を解説」では、添え状の例文と月ごとの時候の挨拶が紹介されています。ぜひ参考にしてみましょう。

記書きと以上

本文の結語の下に1行空けて「記」と書き、その下に箇条書きで同封した書類の種類と枚数を記載します。最後に「以上」と入れることも忘れないようにしましょう。

添え状は、上記のようにマナーを守って作成することが大切です。添え状を自分で作成することに自信がない方は、テンプレートを使用するのも良いでしょう。こちらのコラム「送付状はテンプレートを使用してOK？就活で履歴書を送るときの定型文」には、テンプレートの選び方や使用する際の注意点が紹介されています。作成の際にぜひ参考にしてみましょう。

添え状に自己PRを書いても良い？

添え状の本文には、自己PRを書くケースもあるようです。その場合、応募への熱意や自身のスキル、どのように貢献したいかといったことなどを2〜3行でアピールします。ただし、給与や勤務時間など、希望条件を書くのは避けましょう。主たる自己PRは、履歴書または職務経歴書内にまとめるのが基本。添え状でもアピールしたい事柄がある場合は、冗長にならないよう簡潔に書くことを心掛けましょう。また、就職・転職において不利になりそうな経歴の説明を長々と述べたり、逆に過去の経歴や実績を自慢話のように綴ったりすることもマイナスの印象に繋がりかねません。

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