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知っておこう!応募書類の封筒の書き方や郵送マナー

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【このページのまとめ】

  • ・送付先の企業名や住所は省略せずに正式名称を書こう
    ・宛名が個人名の場合は「様」、企業名や部署名の場合は「御中」と記載する
    ・応募書類の提出期限に間に合うよう、余裕を持って郵送しよう
    ・郵便料金に不足がないように確認して送ろう

就活中、履歴書や職務経歴書を企業に郵送する機会は多いでしょう。応募書類の作成に時間をかけることは多いですが、封筒の書き方にも気をつけるポイントがいくつかあります。
ここでは、封筒の書き方や郵送時のマナーを解説しています。

◆応募書類の封筒の書き方

基本的に、封筒の宛名や住所は縦書きで、黒のペンで書くのが一般的です。
この項目では、応募書類を郵送する際の封筒の書き方を紹介しています。

【表面の書き方】

応募先の住所は、都道府県名やビル名、番地などは省略せずに書きましょう。
送り先の担当者名が分かっている場合は「〇〇課〇〇様」と記載し、企業名のみの場合は「〇〇御中」と記載します。
「〇〇株式会社御中〇〇様」のように併用するものではないので、事前にしっかり宛名を確認しておきましょう。
「株式会社」や「有限会社」の部分は省略せずに企業名は正式名称を書くのがマナーです。
また、企業から郵送用の封筒をもらっている場合、あらかじめ「〇〇行」と担当者名が印刷されているケースがあります。「行」の部分は二重線で消し、横に「御中」と書きましょう。
また、採用担当者が応募書類だと判別できるように、封筒の左下に赤字で「応募書類在中」と記載しておきます。

【裏面の書き方】

差出人となる自分の住所と氏名を記載します。番地やマンション名、部屋番号なども省略しないで書きましょう。
氏名は住所の左側へ、住所よりも少し大きめの字で記載します。
のりで留めた後、「〆」や「封」と書くのが基本です。水のりは封筒のふやけやズレが生じやすいので、スティックのりか両面テープを使うことをおすすめします。


◆郵送時・提出時のマナー

書類を送る際、気をつけたいポイントがいくつかあります。下記で紹介しているので、参考にしてみてください。

・郵便料金が不足しないようにする

封筒のサイズや重さなどで料金は異なるので、気をつけましょう。適切な料金分の切手を貼らなければ、「受け取る側が不足分を徴収される」「差出人へ戻される」ということがあります。
郵便局の窓口から送れば確実ですが、自らポストに投函する場合は注意が必要です。
また、料金が合っていても少額の切手を多く貼るのは避け、1枚から3枚位までにしましょう。

・期限内に届くようにする

提出期限が決められている場合は、余裕を持って期限内に届くように送付します。
ギリギリに発送しようとすると、急いで応募書類を作成することになり、丁寧さに欠けてしまいがち。
どうしても急ぎで送るという場合は、速達を利用するなどの工夫をしましょう。
書留での送付は、受け取る担当者の手を煩わせるので避ける方がベターです。

・誤字脱字や空欄がないかチェックする

郵送する前に、誤字脱字がないか確認しましょう。空欄や、住所や宛名に間違いがあると返送されることがあり、提出期限に間に合わないことも。
そのまま送付先に届いたとしても、「誤字脱字のまま送った」「確認を怠っている」というマイナスな印象を与えてしまいます。


◆そのほか知っておきたい封筒のマナー

封筒のサイズは、A4用紙が折らずに入るものを選びましょう。色は、茶色の事務用封筒よりも、白色で中身が透けないものがおすすめです。
封筒に折傷や汚れがないかをチェックし、綺麗な状態で郵送できるように丁寧に扱いましょう。
書類は表裏や上下の位置に気をつけ、送付状、履歴書、職務経歴書の順に重ねます。
クリアファイルに挟むことで、汚れや水濡れを防ぐだけではなく、見栄えも良くなります。

就活のマナーに不安がある人は、エージェントを利用してみてはいかがでしょうか?
ハタラクティブでは、プロのアドバイザーが応募書類の添削や面接対策などを行い、一人ひとりの就活をきめ細やかにサポートします。
「効率的に就活を進めたい」という方は、ぜひお気軽にご相談ください。

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