源泉徴収票をなくしたらどうすれば良い？対処法について解説

源泉徴収票をなくしたら再発行してもらうことは可能なのでしょうか。転職や確定申告、住宅ローンの契約など、さまざまな場面で必要となる源泉徴収票。このコラムでは、源泉徴収票の再発行に必要な手続きや再発行依頼が難しい場合の対処法について紹介します。いざというときに慌てないためにも、ぜひ目を通してみてください。

源泉徴収票とは

源泉徴収票とは、毎月の給与支払い額と天引きされている税額を証明する書類のことを指します。源泉徴収票は、12月の給与明細と一緒に渡されるのが一般的。退職が決定している場合は、退職日とほぼ同時に受け取れるでしょう。退職日に間に合わなかった場合でも、後日郵送してもらうことができます。

源泉徴収票を使うシーン

年間の所得を確認できる源泉徴収票ですが、それ以外に使うシーンはあるのでしょうか。以下で見てみましょう。

転職をするとき

退職から1年以内に再就職した場合は、前職と新しい勤務先の源泉徴収票を合わせて年末調整を行うため、前職の源泉徴収票を提出しなくてはなりません。

確定申告をするとき

確定申告書には給与や源泉所得税を記入する必要があり、その証明に源泉徴収票の添付が求められます。

住宅ローンの契約をするとき

住宅ローンを組むときは、審査に年収が関係してきます。源泉徴収票はコピーではなく、原本を必要とされるケースが多いので注意しましょう。

扶養親族になるとき

結婚などを通して誰かの扶養親族になる場合は、年間の合計所得金額が38万円以下であること、または給与収入が103万円以下である証明をする必要があります。「103万円の壁ってよく聞くけど、中身について理解できていない」という人は、コラム「103万超えたら損？収入の壁とは」をご覧ください。

保育園の入園申請をするとき

保育園の料金は、世帯所得によって決定されます。就労の証明にもなるので、必ず提出しましょう。

上記のように、源泉徴収票はさまざまなシーンで必要となります。源泉徴収票はいつ必要になるかわからないため、大切に保管しておきましょう。なお、源泉徴収票を見てもいまいちわからないという人は、コラム「源泉徴収票の見方を解説！年収や手取りを確認する方法とは」でわかりやすく解説されているので、参考にしてみてください。

源泉徴収票をなくしたときの対処法

転職や確定申告など、さまざまなシーンで提出を求められる源泉徴収票ですが、内容を確認したあとに誤って破棄したり、紛失したりすることがあるかもしれません。源泉徴収票をなくしたら、在籍していた会社に再発行の依頼をする必要があります。源泉徴収票の再発行は法的な手続きではないため、電話やメールなどでの問い合わせが可能です。前職から承諾されたら再発行手続きの書類が送られてくるので、必要事項を記入して返送しましょう。この際、返送用の切手と封筒を同封しておくと、担当者の負担を軽減することができます。問題なければ数日のうちに源泉徴収票が到着するようです。
しかし、月末などの総務・労務系の部署が忙しい時期や、外部の税理士に発行を委託している場合は、発行までに時間がかかることがあります。発行にかかる日数は企業によって異なるため、源泉徴収票が必要だと気づいた時点で早めに依頼をしましょう。再発行された源泉徴収票には「再発行」と記載されますが、普通の源泉徴収票と同じように使用可能です。源泉徴収票は作成と保管が義務付けられている書類であるため、基本的に再発行を拒まれることはなく、再発行の制限もないとされています。万が一再発行の依頼が難しい場合は、次の項目を参考に対処してみましょう。

源泉徴収票の再発行依頼が難しいときはどうする？

円満退職できなかった人の中には、「会社に電話したくない」「話をするのが怖い」など、自分から発行依頼をお願いするのが難しいという人もいるでしょう。転職先が決まっている人は、新しい勤務先から依頼してもらうのも一つの手です。ただし、企業によっては「本人から依頼されないと受理できない」という対応をされるかもしれません。会社の都合で発行をしてもらえない場合は、在籍していた会社を管轄する税務署や税理士に相談してみましょう。源泉徴収票不交付の届出書を持参して相談すると、話をスムーズに進められます。税務署から前職への指導が入れば、その後問題なく源泉徴収票が発行されるはずです。
なお、役所や税務署などでは源泉徴収票が発行できないので注意が必要です。給与所得には発行義務があり、「所得税法第二百二十六条第一項」によって「その年において支払の確定した給与等について、その給与等の支払を受ける者の各人別に源泉徴収票2通を作成し、その年の翌年1月31日まで（年の中途において退職した居住者については、その退職の日以後1月以内）に、1通を税務署長に提出し、他の1通を給与等の支払を受ける者に交付しなければならない。」と定められています。

参照元
e-GOV法令検索
昭和四十年法律第三十三号「所得税法」

源泉徴収票の再発行の手順を知っておくと、万が一のときに慌てずに済みます。紛失したら落ち着いて再発行の依頼をし、余裕を持って各種手続きの準備をしましょう。また、中には退職後に源泉徴収票をもらってないことに気づく人もいるかもしれません。前述のとおり、源泉徴収票は大切な書類です。こちらのコラム「退職時には源泉徴収票をもらおう！もらえない場合の対処法とは？」で、退職時にもらうべき理由や、もらえない場合の対処法などが記されています。ぜひこちらもご一読ください。

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