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知っておきたい!源泉徴収票をなくした際の対処法

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【このページのまとめ】

  • ・転職や確定申告、住宅ローンの契約など、さまざまなシーンで源泉徴収票が必要になる
    ・源泉徴収票をなくしたら、在籍していた会社に再発行依頼をしよう
    ・担当者が忙しい時期や外部の税理士に委託をしている場合は、発行に時間がかかる
    ・自分から発行依頼するのが難しい場合は、新しい勤務先から依頼してもらうのも1つの手
    ・会社都合で発行してもらえない場合は、在籍していた会社を管轄する税務署や税理士に相談しよう

転職や確定申告など、さまざまなシチュエーションで必要となる源泉徴収票。
源泉徴収票をなくしたら再発行してもらうことは可能なのでしょうか。
今回は、源泉徴収票の再発行に必要な手続きについて紹介します。

◆源泉徴収票が必要なシーン

源泉徴収票とは、毎月の給与支払い額と天引きされていた税額を証明する書類のことを指します。
源泉徴収票は、12月の給与明細と一緒に渡されるのが一般的。
退職が決定している場合は、退職日とほぼ同時に受け取れるでしょう。退職日に間に合わなかった場合でも、後日郵送してもらうことができます。

年間の所得を確認する以外に源泉徴収票を使うシーンはあるのでしょうか。

・転職

退職から1年以内に再就職した場合は、前職と新しい勤務先の源泉徴収票を合わせて年末調整を行うため、前職の源泉徴収票を提出しなくてはなりません。

・確定申告

確定申告書には給与や源泉所得税を記入する必要があり、その証明に源泉徴収票の添付が求められます。

・住宅ローンの契約

住宅ローンを組むときは、審査に年収が関係してきます。
源泉徴収票はコピーではなく、原本を必要とされるケースが多いので注意しましょう。

・扶養親族になるとき

結婚などを通して誰かの扶養親族になる場合は、年間の合計所得金額が38万円以下であること、または給与収入が103万以下である証明をする必要があります。

・保育園の入園申請

保育園の料金は両親の所得によって決定されます。就労の証明にもなるので必ず提出しましょう。

上記のように、源泉徴収票はさまざまなシーンで必要となります。
源泉徴収票はいつ必要になるかわからないため、大切に保管しておきましょう。


◆源泉徴収票をなくした時の対処法

とはいえ、源泉徴収票の内容を確認したあとに破棄したり、紛失したりするケースもあるのではないでしょうか。
源泉徴収票をなくしたら、在籍していた会社に再発行の依頼をする必要があります。
源泉徴収票の再発行は法的な手続きではないため、電話やメールなどでの問い合わせが可能です。

前職から承諾されたら再発行手続きの書類が送られてくるので、必要事項を記入して返送しましょう。
この際、返送用の切手と封筒を同封しておくと、担当者の負担を軽減することができます。

問題なければ数日のうちに源泉徴収票が到着するようです。
しかし、月末などの総務・労務系の部署が忙しい時期や、外部の税理士に発行を委託している場合は、発行までに時間がかかることがあります。
発行にかかる日数は企業によって異なるため、源泉徴収票が必要だと気づいた時点で早めに依頼をしましょう。

再発行された源泉徴収票には「再発行」と記載されますが、普通の源泉徴収票と同じように使用可能です。
源泉徴収票は作成と保管が義務付けられている書類であるため、基本的に再発行を拒まれることはなく、再発行の制限もないとされています。
万が一にも再発行の依頼が難しい場合は、次の項目を参考に対処してみましょう。


◆再発行依頼が難しい時はどうする?

円満退職できなかったなどの理由で、自分から発行依頼をお願いするのが難しいという人もいることでしょう。

転職先が決まっている人は、新しい勤務先から依頼してもらうのも1つの手です。
ただし、企業によっては「本人から依頼されないと受理できない」という対応をされるかもしれません。

会社の都合で発行をしてもらえない場合は、在籍していた会社を管轄する税務署や税理士に相談してみましょう。
「源泉徴収票不交付の届出書」を持参して相談すると、話をスムーズに進められます。
税務署から前職への指導が入れば、その後問題なく源泉徴収票を発行されると考えられるでしょう。
なお、役所や税務署などでは源泉徴収票が発行できないので注意が必要です。

給与所得には発行義務があり、「その年において支払の確定した給与等について、その給与等の支払を受ける者の各人別に源泉徴収票2通を作成し、その年の翌年1月31日まで(年の中途において退職した居住者については、その退職の日以後1月以内)に、1通を税務署長に提出し、他の1通を給与等の支払を受ける者に交付しなければならない。」と所得税法第226条第一項によって定められています。

参照元:電子政府の総合窓口 e-GOV - 所得税法 http://elaws.e-gov.go.jp/search/elawsSearch/elaws_search/lsg0500/detail?lawId=340AC0000000033

源泉徴収票の再発行の手順を知っておくと、万が一のときに慌てずにすみます。
紛失したら落ち着いて再発行の依頼をし、余裕を持って各種手続きの準備をしましょう。

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