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仕事が分からない時の対処法とは?

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【このページのまとめ】

  • ・仕事で分からないことがあった場合に質問する際のポイントは、「不明点は都度メモしておく」「緊急度の高いものはすぐに聞く」「質問はまとめる」「聞くタイミングに注意する」「クローズ型で質問する」
    ・「ToDoリストを活用する」「スケジュールを立てる」「見直しをする」ことで業務を効率的に進めることができる
    ・パワハラやモラハラが横行している…など質問しづらい状況が続いてしまっている場合は、転職を視野に入れよう

仕事で分からないことがあった場合、あなたならどうしますか?
当コラムでは、仕事が分からない時にどうしたらよいのか解説しています。業務を効率的に進めるためのコツもご紹介しているので、ぜひ参考にしてください。
 

◆仕事が分からない時はチャンス!

「新しく仕事を覚える」というシーンは、新入社員だけが経験するわけではなく、部署を異動したばかりの人や今までにない仕事を任された人の全てが遭遇します。
自分のスキルや経験だけで解決できることばかりではないので、「仕事が分からない…」と悩む人は多いのではないでしょうか。
新入社員は、先輩や上司に指示を仰ぎやすい反面、中堅社員になると「新人じゃないのだから」と思われてしまうことを不安に思ったり、プライドが邪魔をしたりして聞きづらくなってしまうケースもあるようです。
中には、プレッシャーを感じ、分からないことを抱え込んだままにしてしまう人もいるかもしれません。
しかし、分からないことを解決することで得られる成長は大きいもの。「新人じゃないのだから自分一人で解決すべき」と自分自身でレッテルを貼らず、分かる人に素直にアドバイスをもらうことが大切です。
とは言っても、聞きづらい状況もあるでしょう。次項から、質問する際のポイントについてご紹介するので参考にしてください。

 

◆質問する際のポイント

この項目では、質問をする時に気を付けたい注意点を説明します。
 

【不明点は都度メモしておく】

不明点をそのままにして何となく仕事を進めてしまうと、結果的に大きな問題に発展してしまうことがあります。
また、それほど大きな問題に直面しなくても、整合性が取れなくなってしまう恐れも。不明点は放置せず、疑問に思った時点でメモを取る癖をつけましょう。
 

【緊急度の高いものはすぐに聞く】

緊急度、優先度の高い質問は、できるだけ早く質問しましょう。
質問を後回しにしてしまった結果、手遅れになってしまう恐れがあります。質問をするのは勇気のいることかもしれませんが、できるだけ早く聞くことで、その後の仕事がスムーズに進められます。
 

【質問はまとめる】

先輩や上司は、多くの仕事を抱えています。質問時は、先輩や上司から仕事をする時間を奪い、貴重な時間を割いてもらうことを念頭におかなければなりません。
無駄なやり取りを減らすためにも、分からない点を明確にし、要点をまとめてから質問することが大切です。
 

【聞くタイミングに注意する】

途中で中断されることがないよう、聞くタイミングにも注意が必要です。出勤間際や退勤時間などの忙しそうな時間帯を避け、比較的落ち着いている時間を選びましょう。
 

【クローズ型で質問する】

質問をする際に注意したいのが、相手が回答しやすいように配慮すること。漠然とした質問では、どこからどこまで説明したらよいのか相談された側も困ってしまいます。
「〇〇〇と認識しているのですが、合っていますでしょうか?」というように、自分の中である程度の結論まで絞り込んでから質問をすると、相手も回答に困りません。
相手が「はい」「いいえ」など、一言で回答できるようなクローズ型の質問を意識しましょう。

 

◆余裕が出てきたら取り入れたい!仕事の進め方

部署異動や慣れない仕事が一段落したら、仕事の進め方に気を配ってみましょう。
この項目では、業務を効率的に進めるための3つのポイントをご紹介します。
 

【ToDoリストを活用する】

担当している仕事が1つだけなら問題ないかもしれませんが、社会人はたいていの場合複数の仕事を同時に抱えるもの。
ToDoリストがあれば、優先順位が明確になり、仕事の抜け漏れを防ぐことがきます。
 

【スケジュールを立てる】

1日のタスクや予定を把握して動くことで、計画的に仕事を進めることができます。出勤したら、まず1日のスケジュールを立てることから始めましょう。
 

【チェック、見直しをする】

仕事が終わったら、成果物や作業内容のチェックをしましょう。見直すことで、ミスを防ぐだけではなく「さらにこうしたら良いんじゃないかな」というアイディアが生まれることも。
業務のクオリティーにこだわることで、仕事に対する自信が生まれ、モチベーションも上がるはずです。

今回は、仕事が分からない場合の対処法についてまとめましたが、いかがだったでしょうか?
もしも、いつまでも分からない状態が続くようなら職場環境が原因ということも。パワハラやモラハラが横行している…など質問しづらい状況が続いてしまっている場合は、転職を視野に入れるのがよいでしょう。
遠慮なく質問できるような環境の職場に転職することで、働きやすくなるかもしれません。

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