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仕事が分からない時の対処法とは？質問する際のポイントを紹介

仕事が分からない時の対処法とは？質問する際のポイントを紹介

更新日2024/03/13

この記事のまとめ

仕事が分からない時は、先輩や上司に確認してしっかり解消することが大切
仕事で分からないことが多すぎるときは、都度メモを取り放置しないようにしよう
分からない時に質問する際のポイントは、「要点をまとめる」「クローズ型で聞く」など
仕事の効率化には、「ToDoリストを活用する」「スケジュールを立てる」などが有効

仕事が分からない時は、先輩などに確認してしっかり解消することが大切です。しかし、入社したての新入社員ならともかく、中堅社員の場合や、年下の上司のもとで働いている場合など、分からないことを聞きづらいケースもあるでしょう。このコラムでは、不明点を質問する際のポイントや、年下の上司との付き合い方、仕事の効率を上げるコツなどについて解説します。

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仕事が分からない時はチャンスと考えよう
不明点を質問する際のポイント
効率的な仕事の進め方

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仕事が分からない時はチャンスと考えよう

会社に入社してすぐの時期や部署を異動したばかりの時期、今までに経験のない仕事を任されたときなどは、分からないことだらけで悩むことが多いでしょう。新入社員は先輩や上司に指示を仰ぎやすい反面、中堅社員になると「新人じゃないのだから」と思われてしまうことを不安に思ったり、プライドが邪魔をしたりして聞きづらくなってしまうケースもあるようです。中には、プレッシャーを感じ、分からないことを抱え込んだままにしてしまう人もいるでしょう。しかし、分からないことを解決することで得られる成長は大きいもの。「新人じゃないのだから自分一人で解決すべき」と決めつけず、分かる人に素直にアドバイスをもらうことが大切です。

年下の上司との付き合い方

30代以降の中堅社員や非正規雇用の場合、年下の上司に分からないことを聞かなければいけないこともあるでしょう。年下の上司と上手く付き合うには、積極的にコミュニケーションを取ったり、相手の気持ちに寄り添ったりすることが大切です。年下の上司との接し方については、「年下上司との正しい接し方は？上手く付き合うための方法をご紹介」で詳しく解説しているので、チェックしてみてください。

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不明点を質問する際のポイント

質問したいけど相手が忙しそうにしているなど、聞きづらい状況もあるでしょう。以下では、仕事が分からない時に質問をする際のポイントをご紹介します。

不明点は都度メモしておく

仕事の不明点は放置せず、疑問に思った時点でメモを取る癖をつけるようにしましょう。不明点をそのままにして何となく仕事を進めてしまうと、結果的に大きな問題に発展してしまう可能性があります。メモを取る際の注意点については、「メモ魔になると仕事の効率がアップする？ポイントや注意点を紹介」でまとめているので、参考にしてください。

緊急度の高い疑問点はすぐに聞く

緊急度や優先度の高い質問は、できるだけ早く質問しましょう。質問を後回しにしていると、状況が悪化し手遅れになってしまう恐れがあります。緊急度が高いときほどできるだけ早く質問し、疑問点をスムーズに解消することが大切です。

質問はまとめる

先輩や上司は、多くの仕事を抱えている可能性があります。疑問点を質問するときは、先輩や上司に貴重な時間を割いてもらうことを念頭におくようにしましょう。また、無駄なやり取りを減らすためにも、分からない点を明確にし、要点をまとめてから質問することが大切です。

聞くタイミングに注意する

質問の途中で中断されることがないよう、聞くタイミングにも注意が必要です。出勤間際や退勤時間などの忙しそうな時間帯を避け、比較的落ち着いている時間を選びましょう。

クローズ型で質問する

質問をする上で大切なのが、相手が回答しやすいように配慮することです。漠然とした質問では、どこからどこまで説明すれば良いのか分からず、相談された側も困ってしまいます。「〇〇〇と認識しているのですが、合っていますでしょうか？」というように、自分の中である程度の結論まで絞り込んでから質問をすると、相手も回答に困りません。相手が「はい」「いいえ」など、一言で回答できるようなクローズ型の質問を意識しましょう。

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効率的な仕事の進め方

仕事では、分からない時に先輩や上司に質問することだけでなく、効率的な業務の進め方に気を配ることも大切です。以下では、業務を効率的に進めるための3つのポイントをご紹介します。

ToDoリストを活用する

担当している仕事が1つだけなら問題ないかもしれませんが、複数の仕事を同時に抱えている場合、優先順位を決めると業務の効率が上がります。ToDoリストを作成し、仕事の優先順位を明確にして、抜け漏れを防ぐようにしましょう。

スケジュールを立てる

1日のタスクや予定を把握して動くことで、計画的に仕事を進めることができます。出勤したら、まず1日のスケジュールを立てることから始めましょう。

チェック、見直しをする

仕事が終わったら、成果物や作業内容のチェックをしましょう。見直すことでミスを防ぐだけではなく「さらにこうしたら良いのではないか」というアイディアが生まれる可能性もあります。

ミスが多い場合は、落ち着いて対応しよう

仕事で分からないことを質問し、理解したにも関わらずミスを繰り返してしまう場合は、「なぜ失敗してしまったのか」を明確にしましょう。また、自責しすぎないことも大切です。ミスを繰り返してしまう場合の対処法については、「仕事で失敗ばかり…ミスが続く際の対処法と落ち込んだ気持ちの切り替え方」でまとめているので、参考にしてみてください。

もしも、仕事が分からない状態がいつまでも続くようなら、今の仕事が適性に合っていない可能性も考えられます。さまざまな対処法を試しても状況が改善されない場合は、転職を視野に入れるのが良いでしょう。

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