議事録の書き方を解説！スピーディーにまとめるコツは？

「議事録の書き方が分からない」とお悩みの方は少なくないでしょう。このコラムでは、議事録の目的や書き方、まとめ方のコツを紹介します。また、会議のスピードについていくためのメモの取り方も解説。正しく、読み手の視点に立った議事録の作成をすることは社会人として身につけておきたいスキルです。ぜひ、本コラムを今後の参考にしてください。

議事録とは？作成の目的を確認しよう

議事録の作成の目的は、会議で決定したことや今後の進め方、正確な情報の共有のためです。議事録があれば、会議に参加していない人にも、情報共有や決定事項を伝えることができるでしょう。また、会議の参加者にとっては、決定した役割や締め切りなどの備忘録としても役立ちます。多数の人が参加する会議では発言が入り乱れ、「あれは誰が決めたことだっただろうか？」と記憶が曖昧になりがちです。しかし、議事録があれば発言した人や結論に至った経緯をあとから確認できます。

良い議事録の特徴

要点が簡潔にまとまり、なおかつ会議に参加していない人にとっても分かりやすいのが理想の議事録です。最も重要な決定事項が正確に書かれているのは、良い議事録の必須条件といえます。

議事録が分かりづらくなる原因は？

議事録が分かりづらくなる原因の一つとして挙げられるのが、会議の内容の文字起こしになってしまっていることです。議事録は、単純に会議の発言内容を文字にするものではありません。会議中の会話は要点を得なかったり脱線したりすることもあるため、文字にしただけでは内容が分からず、議事録の目的を果たせなくなってしまいます。

良い議事録を書くために必要な準備

議事録を作成するにあたって、より良いものを作成するために準備を行いましょう。事前に共有されている情報から会議やミーティングの目的と要点を理解し、必要に応じて専門用語などを確認。また、メモを取りやすくするために議事録の大まかな構成やフォーマットを想定しておくのもおすすめです。

ミーティングの目的や要点を理解しておく

議事録を作成する場合、事前にミーティングを行う目的や要点をきちんと理解しておきましょう。開催の目的や要点が分からないままだと、なにが重要なのかを聞き逃してしまう恐れも。ミーティング前にも、改めて議事録の作成目的を確認しましょう。もし、会議の目的や要点がつかめない場合は、事前に上司や同僚に相談してみてください。

議事録の大まかな構成を考えておく

どのような構成・フォーマットで議事録を作成をするかも、あらかじめ考えておきましょう。会社によっては社内フォーマットが用意されていることもあるようです。指定フォーマットがないからといって、自分の好みや書きやすさで議事録を作成するのはマナー違反。事前に過去の議事録を確認したり、周囲に聞いたりして書き方や記載内容などをチェックしておきましょう。

議事録に必要な項目

議事録で必ず記すのは、「会議名、日時、場所」「出席者、欠席者」「議題」「会議での決定事項」です。また、議事録で最も重要なのは「会議でなにが決まったのか」「決定事項に対して何をするのか」が分かること。これらは構成に必ず組み込んでください。

専門用語などの理解

会議で出てくる専門用語の知識があると話の流れがスムーズに理解でき、メモがとりやすくなります。会議で話題になりそうな分野の用語は、あらかじめ予習しておくと良いでしょう。会話の細部がわかると議論の流れがつかみやすく、全体を体系的に理解できます。また、専門用語ではないものの、ビジネスシーンで多用される用語も存在します。日常生活であまり使用しない言葉もあるため、「知っておきたいビジネス用語は？よく使われる言葉を一覧で紹介」のコラムで確認しておくと良いでしょう。

議事録の基本的な書き方

前述したように、議事録は読めば会議で決定したことや今後の進め方が分かる内容である必要があります。最初からしっかり議事録を作成しようとしても、聞き逃しや書き逃しの恐れがあるため、会議中はメモを取ることに専念するのがおすすめです。

会議中はメモを取る

議事録には会議中の発言すべてを盛り込む必要はないので、議題に沿った議論の流れのみを記録しましょう。議題に関係ない会話については、要点がぼやけるので基本的には書く必要はありません。ただし、重要な内容は必ずメモを取り議事録に記載すること。また、議事録の目的である「正確な情報共有」を達成するために、発言者も記します。

会議が終わってからメモをまとめる

会議が終わったら、時間を空けずメモをまとめながら議事録の作成に入ります。必要な情報を取捨選択しつつ、内容を分かりやすくするために、最初にテーマや決定事項を記載し、説明を付け加えていくまとめ方がおすすめです。読みやすくするために、一つひとつの文章は短めを意識します。

議事録のメモをスピーディーにまとめるコツ

議事録は会議やミーティングの内容を記すものです。そのため、ゆっくりメモを取っていると聞き逃したり、会議についていけなくなったりするでしょう。スピーディーにメモを取るコツをまとめました。

議事録の構成に合わせてメモを取る

議事録用のメモをとるときは、議事録の構成に合わせましょう。「良い議事録を書くために必要な準備」でも述べたように、議事録の構成やフォーマットは事前に決めてあるはずです。情報を得た順にバラバラとメモをしてしまうと、まとめるときに「なんの情報か」「どこの要素に関連しているのか」が分かりづらく時間がかかってしまいます。

メモについては、「メモ魔とは？仕事の効率を上げるメモのコツや注意点を詳しく解説」のコラムがおすすめ。興味のある方は、目を通してみてください。

記号を活用する

すべてを文字で記していると会議のスピードについていけなくなりメモが不十分となるため、少ないアクションで書ける記号を活用しましょう。決定事項には二重丸を付ける、持ち越し案件や疑問には疑問符、発言に関係性がある場合は→など、自分が分かる記号で言葉を代用し、スピードアップと効率化を狙います。

ツールの活用

ボイスレコーダーや音声認識メモなどのツールを活用するのもおすすめ。ただし、ツールに頼りすぎてしまうと記録として残っても記憶には残らず議事録の作成に影響を及ぼす可能性があります。ツールは、あくまでも聞き逃した情報の確認や重要な発言の再確認など、補助として使いましょう。

5W1Hを意識する

議事録は「情報が分かりやすくまとまっている」ことが条件。「誰が」「何を」といった情報を整理するためにも、5W1Hを意識してメモをとりましょう。

作成された議事録から、「会議の内容を理解しているか」「情報を集めてまとめる能力があるか」「基本的なビジネス文書の作成マナーが身についているか」などを確認するため、議事録の作成は若手や新人に依頼されることが多いといわれています。

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監修者：後藤祐介キャリアコンサルタント

一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！

京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。

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