議事録の書き方を解説!早く書くコツとは?

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この記事のまとめ

  • 議事録は、会議に参加していない人も伝わる書き方が必要
  • 良い議事録の書き方は、要点が簡潔にまとまりや決定事項が記されている
  • 議事録を書くなら専門用語を理解し、会議の流れを体系的に把握しよう

正しく、読み手の視点に立った議事録の作成をすることは社会人として身につけておきたいスキル。このコラムでは、議事録の目的や書き方、まとめ方のコツを紹介します。議事録は、基本的なビジネス文書のマナーや情報をまとめる能力のチェックにも使われます。議事録の基本項目や書き方だけでなく、会議のスピードについていけるよう早く書くコツも確認しましょう。

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議事録とは?作成の目的を確認しよう

議事録を作成する目的として、会議に参加していない人に情報を共有し、決定事項を伝えることがあります。会議の参加者にとっては、決定した役割や締め切りなどの備忘録としても役立ちます。
多数の人が参加する会議では発言が入り乱れ、「あれは誰が決めたことだっただろうか?」と記憶が曖昧になりがちですが、議事録があれば発言した人や結論に至った経緯を後から確認できます。会議で決定したことや今後の行動や進め方、正確な情報の共有のために議事録を作成します。

良い議事録の特徴

要点が簡潔にまとまり、なおかつ会議に参加していない人にとってもわかりやすいのが議事録の理想。最も重要な決定事項が正確に書かれているのは、良い議事録の必須条件といえます。「議事録の書き方やルールとは?フォーマットやコツについても紹介!」のコラムでも、議事録作成のポイントをまとめているので、併せてご覧ください。

議事録が分かりづらくなる原因は?

議事録が分かりづらくなる原因のひとつとして挙げられるのが、ただの「会議の内容の文字起こし」になっていること。議事録は、単純に会議の発言内容を文字にするものではありません。会議中の会話は要点を得なかったり脱線したりすることもあるため、文字にしただけでは内容が分からず議事録として機能しないでしょう。

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良い議事録を書くために必要な準備

議事録を作成するにあたって、より良いものを作成するために準備を行いましょう。事前に共有されている情報から会議やミーティングの目的と要点を理解し、必要に応じて専門用語などを確認。また、メモを取りやすくするために議事録の大まかな構成やフォーマットを想定しておくのもおすすめです。

ミーティングの目的や要点を理解しておく

議事録を作成する場合、事前にミーティングを行う目的や要点を理解しておきます。開催の目的や要点が分からないままだと、なにが重要なのかを聞き逃してしまうおそれも。議事録の作成目的を改めて確認し、会議の目的や要点がつかめない場合は事前に上司や同僚に確認しておきます。

議事録の大まかな構成を考えておく

事前にどのような構成・フォーマットで議事録を作成をするかを考えておきましょう。会社によっては社内フォーマットが用意されていることもあるようです。指定フォーマットがないからといって、自分の好みや書きやすさで議事録を作成するのはマナー違反。事前に過去の議事録を確認したり、周囲に聞いたりして書き方や記載内容などをチェックしておきましょう。

議事録に必要な項目

議事録で必ず記すのは、「会議名、日時、場所」「出席者、欠席者」「議題」「会議での決定事項」です。また、議事録で最も重要なのは「会議でなにが決まったのか」「決定事項に対して何をするのか」が分かること。これらは構成に必ずくみこんでください。

専門用語などの理解

会議で出てくる専門用語の知識があると話の流れがスムーズに理解でき、メモがとりやすくなります。会議で話題になりそうな分野の用語は、あらかじめ予習しておくと良いでしょう。会話の細部がわかると議論の流れがつかみやすく、全体を体系的に理解できます。また、専門用語ではないものの、ビジネスシーンで多用される用語も存在します。日常生活であまり使用しない言葉もあるため、「社会人なら知っておきたい!よく使われるビジネス用語一覧」のコラムで確認しておくと良いでしょう。

議事録の基本的な書き方

前述したように、議事録は読めば会議で決定したことや今後の進め方が分かる内容である必要があります。会議中からしっかり議事録を作成しようとしても、聞き逃しや書き逃しをする恐れがあるため、会議中はメモを取ることに専念するのがおすすめです。

会議中はメモを取る

議事録には会議中の発言すべてを盛り込む必要はないので、議題に沿った議論の流れのみを記録しましょう。議題に関係ない会話については、要点がぼやけるので基本的には書く必要はありません。ただし、重要な内容は必ずメモを取り議事録に記載すること。また、議事録の目的である「正確な情報共有」を達成するために、発言者も記します。

会議が終わってからメモをまとめる

会議が終わったら、時間を空けずメモをまとめながら議事録の作成に入ります。必要な情報を取捨選択しつつ、内容を分かりやすくするために、最初にテーマや決定事項を記載し、説明を付け加えていくまとめ方がおすすめです。ひとつの文章は短めを意識します。

まとめ終わったら上司に確認を!

議事録をまとめ終わったら、共有する前に上司に確認してもらいましょう。
情報が正しいか、誤字脱字がないか、読み手に誤解を与える表現がないかを第三者からチェックしてもらいます。

議事録のメモをスピーディーにまとめるコツ

議事録は会議やミーティングの内容を記すものです。そのため、ゆっくりメモを取っていると聞き逃したり、会議についていけなくなったりするでしょう。スピーディーにメモを取るコツをまとめました。

議事録の構成に合わせてメモを取る

議事録用のメモをとるときは、議事録の構成に合わせましょう。「良い議事録を書くために必要な準備」でも述べたように、議事録の構成やフォーマットは事前に決めてあるはずです。情報を得た順にバラバラとメモをしてしまうと、まとめるときに「なんの情報か」「どこの要素に関連しているのか」が分かりづらく時間がかかってしまいます。

記号を活用する

すべてを文字で記していると会議のスピードについていけなくなりメモが不十分となるため、少ないアクションで書ける記号を活用しましょう。
決定事項には二重丸を付ける、持ち越し案件や疑問には疑問符、発言に関係性がある場合は→など、自分が分かる記号で言葉を代用し、スピードアップと効率化を狙います。

ツールの活用

ボイスレコーダーや音声認識メモなどのツールを活用するのもおすすめ。ただし、ツールに頼りすぎてしまうと記録として残っても記憶には残らず議事録の作成に影響を及ぼす可能性があります。ツールは、あくまでも聞き逃した情報の確認や重要な発言の再確認など、補助として使いましょう。

5W1Hを意識する

議事録は「情報が分かりやすくまとまっている」ことが条件。誰が、何をといった情報を整理するためにも、5W1Hを意識してメモを取りましょう。

 内容
what会議のテーマや議題
why課題の背景や問題
when会議の日時、決定事項の実行日
where会議の開催場所、決定事項の実行場所
who会議参加者、発言者、決定事項の実行者
how決定事項の実行方法

作成された議事録から、「会議の内容を理解しているか」「情報を集めてまとめる能力があるか」「基本的なビジネス文書の作成マナーが身についているか」などを確認するため、議事録の作成は若手や新人に依頼されることが多いといわれています。

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