上司に評価される!議事録のスマートな書き方とは?

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【このページのまとめ】

  • ・議事録には、会議に参加していない人に情報共有する目的がある
    ・良い議事録は要点が簡潔にまとまり、誰にでも読みやすく、決定事項が正確に記されている
    ・専門用語を理解し、会議の流れを体系的に把握しよう
    ・議題から逸れず、決定事項までをわかりやすく要約しよう
    ・議事録の基本項目は、会議名、日時、場所、出席(欠席)者、議題、決定事項
    ・メモに自信がなければICレコーダーを活用しよう

今回のコラムでは、上司に評価される議事録の書き方をお教えします。
良い議事録を書くには、議題と関係ない話題を入れないなど、一定のコツが必要です。
コラムを読んで、議事録の基本を学びましょう!

◆議事録の役割と、良い議事録の特徴

議事録の目的の1つは、会議に参加していない人に情報を共有し、決定事項を伝えることです。会議の参加者にとっては、決定した役割や締め切りなどの備忘録としても役立ちます。
多数の人が参加する会議では発言が入り乱れ、「あれは誰が決めたことだっただろうか?」と記憶が曖昧になりがちですが、議事録があれば発言した人や結論に至った経緯を後から確認できます。

要点が簡潔にまとまり、なおかつ会議に参加していない人にとってもわかりやすいのが議事録の理想。最も重要な決定事項が正確に書かれているのは、良い議事録の必須条件といえます。
そんな上司に評価される議事録を仕上げるには、なんとなく会議を聞いているだけではいけません。次項では議事録を書くために心がけることや、コツをお教えしていきます。


◆議事録を書くために必要なこと

以下の条件を満たすと、良い議事録が作成できるようになります。

・会議中の専門用語について理解している
・会議の内容を体系的に理解できる
・議題から決定事項までを要約できる
・会話スピードに対応できるタイピングスキル

会議で出てくる専門用語の知識があると、話の流れがスムーズに理解でき、メモがとりやすくなります。会議で話題になりそうな分野の用語は、あらかじめ予習しておくと良いでしょう。会話の細部がわかると議論の流れがつかみやすく、全体を体系的に理解できます。
議事録には会議中の発言すべてを盛り込む必要はないので、議題に沿った議論の流れのみを記録しましょう。議題に関係ない会話については、要点がぼやけるので基本的には書く必要はありません。
メモをとる時は常に議題を意識すると、重要な発言とそうでない発言が取捨選択できるようになります。議事録の担当になった時は、いつも以上に会議の目的と流れを意識しましょう。


◆議事録の書き方とポイント

議事録に書くべき基本の項目は以下の通りです。

・会議名、日時、場所
・出席者、欠席者
・議題
・会議での決定事項

このほかに、会議の内容によっては次回までの課題や参照資料などを記載する場合があります。議題が複数ある場合は優先度の高いものから書くとわかりやすいでしょう。
議事録は会議が終わったらなるべく早く書き上げ提出しましょう。その方が記憶が新鮮で抜け漏れが防げますし、万一忘れた内容があっても出席者が覚えているかもしれません。
会議中のメモは要点のみを書きとっていきますが、慣れないうちは情報の取捨選択に時間がかかり、メモが取りきれない恐れがあります。そんな時は保険としてICレコーダーをセットしておき、聞き漏らしがあれば後で聞き返しましょう。ただ、聞き返すには時間がかかるため、いずれはメモのみで対応できるようにしてください。
定例会議などの場合は、過去の議事録を見返し読みやすいものを参考にすると良いでしょう。
議事録の作成は慣れの部分も大きいので、ご紹介したコツを意識しつつ、腕を上げていってください!

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