顛末書とは？書き方や提出する意味を解説

「顛末書とは何を書くものなの？」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。顛末書とは、ミスやトラブルが起きた原因や経緯、今後の対策といった内容を盛り込んだ報告書のようなものです。記載する際は客観的視点で、誰が読んでも状況が分かるように書きましょう。「5W1H」を意識するのもポイントです。このコラムでは、顛末書の概要や書き方をご紹介。始末書との違いについても解説しています。

顛末書とは

まず「顛末」とは、物事の始まりから終わりまでの経過、一部始終を表す言葉で、読み方は「てんまつ」です。大まかなあらすじや結末だけでなく、対象となる物事に関係するすべての要素を表す言葉として使用されます。

したがって「顛末書」とは、ミスやトラブルが起きた原因や経緯、今後の対策といった内容を盛り込んだ報告書のようなものです。企業によっては「トラブル報告書」と呼ばれることもあります。ただし、現状を伝える意味合いがある「報告書」とは異なって、「顛末書」はすべての処理が終わったあとに提出するのが一般的です。

顛末書と始末書の違いとは？

顛末書と似た書類に「始末書」がありますが、この2つは記入する内容が異なります。始末書は、顛末書に比べて反省を示す意味合いが強いのが特徴です。「トラブルやミスの経緯について説明すること」「今後の対策を書くこと」はどちらも同じですが、始末書はそれらに加えて謝罪や反省を表明します。そのため、始末書を提出するのは、懲戒などの社内処分に相当するようなミスやトラブルが発生したときです。処分に至らない場合は、顛末書を書かされる傾向があります。

ほかにも、顛末書と始末書では、提出先が異なる場合もあるようです。顛末書は社内向けの書類とされていますが、始末書は「取引先に対して不適切な態度をとった」などの理由でも作成するため、社外に提出するケースも考えられます。

顛末書と始末書の違いについては、「始末書と顛末書の違いとは？書き方や提出するときの注意点も紹介」や、「始末書とは？書き方や顛末書との違いを解説！」のコラムも参考にしてみてください。

顛末書の書き方

ミスやトラブルの一部始終を記載する顛末書ですが、具体的にはどのような内容を盛り込めば良いのでしょうか。ここでは、顛末書の書き方やポイントをまとめました。

問題発生の日時

いつ、どこで問題となる事例が発生したのかを明記しましょう。

被害や損害の状況

発注ミスやシステム不具合、事故など、対象となる事例の状況を説明します。

現在行っている対応

事例に対して、現在取り組んでいる対応を詳しく記載します。

今後の対策

発生した事例に対して、今後の対策を明記します。すでに対策を始めているなら、その内容を詳しく記載しましょう。会社側に改善すべき点があれば、併せて盛り込みます。

書き方のポイント

顛末書を書く際のポイントは、以下のとおりです。

• ・感情的にならない（客観的視点で書く）
  ・誰が読んでも状況が分かるように書く
  ・時系列に沿って説明する　など

上記のほか、「when（いつ）」「where（どこで）」「who（誰が）」「what（何を）」「why（なぜ）」「how（どのように）」といった「5W1H」を意識すると良いでしょう。顛末書を作成する際は、「なぜ書類を提出するのか」という意味をしっかりと考えた上で、適切な内容や書き方を心掛けることが大切です。

顛末書の書き方については、「顛末書の書き方とは？始末書との違いや作成ポイントを例文付きで解説！」のコラムでも解説しています。こちらもぜひチェックしてみてください。

なかには顛末書の書き方だけでなく、「何かと顛末書を書かされる」「些細なことで始末書扱いにされる…」と悩んでいる方もいるのではないでしょうか。もし今の仕事が自分に合っていないと感じる場合は、転職を検討してみるのも一つの方法です。「自分に合った仕事が知りたい」「能力や経験が活かせる求人を探したい」という方は、ぜひハタラクティブまでご相談ください。

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