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誠意が伝わる始末書の書き方と、顛末書との違いとは?

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【このページのまとめ】

  • ・始末書とは、不始末を起こした場合に、事情説明や謝罪などを書き表す文書のことを指す
    ・始末書を提出させる会社側の意図は、ミスを認識させる、反省させる、再発を防止させるなどにある
    ・始末書の作成に関して会社での規定があればそれに従う

どんなに注意していても、人である以上ミスやトラブルに遭遇するときがあります。特に、大きな失敗をした場合には「始末書」の提出を求められる場合も。
そこで今回は、書き方や注意すべき点についてご紹介いたします。ポイントをおさえ、会社に誠意を伝えられる始末書を作成しましょう。

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◆始末書とは

自身のミスや不始末を社内に向けて詫びるための文書のことを始末書と言います。どういったトラブルが発生したのかを報告し、反省の意を表すための文書です。
始末書には、当事者にミスだと認識させる、反省を促す、再発を防止するといった会社側の目的があります。
提出すべきケースは会社によって異なりますが、一般的には、以下のような場合に作成を求められることが多いようです。

・度重なる無断欠勤や遅刻
・提出期限や社内規約の不順守
・器物損壊
・社用車での交通違反
・ハラスメントの実施
・会社への大きな金銭的損失 など…

ちなみに、始末書と混同されやすい文書に顛末書が挙げられますが、意味合いはそれぞれ異なります。責任の所在を明らかにし謝罪を表す始末書に比べ、顛末書は起こったトラブルに対しどのように対応し、結果どのようになったのか事実だけを報告するものです。
ミスが生じた場合に作成するという点ではどちらも同じなのですが、顛末書では謝罪の意図は強くありません。


◆始末書の書き方

始末書の持つ意味や提出すべき目的について理解できたところで、実際にどう書けば良いのか、また例文について触れていきます。
まずは始末書に盛り込むべき項目から見ていきましょう。
以下、横書きの場合を想定してご紹介していきます。

【書くべき項目】

・日付

作成日または提出日を記載。どちらで書くべきかは直属の上司に指示を仰ぎましょう。

・宛名

基本的には社長である場合がほとんどですが、支店長や工場長、所長などのケースもあるようです。詳しくは直属の上司に指示を仰ぎましょう。

・タイトル

「始末書」とタイトルを記載します。

・ミス

どういったミスを起こしたのかについて記載。併せて謝罪の意も表します。

・対応方法

ミスに対して、どのように対応を行ったのかを記載。具体的な内容について言及します。

・対策方法

再販防止のため、今後どのようにするのか記載。文末にもう一度謝罪の意を表す文章で締めます。

・部署名、氏名

自身の配属する部署名と氏名を右下に記載。氏名の横に捺印して終わりです。

以上の内容を盛り込み、見本を考察してみました。ぜひ参考にしてみてください。

【始末書の見本】

平成◯◯年◯◯月◯◯日(右揃え)
代表取締役社長 佐藤 一様(左揃え)

始末書(中央揃え)

去る平成◯◯年◯◯月◯◯日、会社より貸与されているノートパソコンに飲み物をこぼし故障させてしまいました。私の不注意でご迷惑をかけてしまい、大変申し訳ございませんでした。
ペットボトルの蓋を開けたままデスクに飲み物を置いており手にぶつかって倒れたことが原因です。すぐに電源を切り、キーボード上の水濡れを除去し乾燥させましたが、復旧には至りませんでした。

今後はこのような不始末を起こすことがないよう、飲み物を机上に置かずバッグの中で保管する、デスク脇にドリンクホルダーを用意するなどを行い、細心の注意を払いたいと思います。
この度の不始末を深く反省するとともに、会社から支給されている備品をこれまで以上に大切にする誓約の証として、本書を提出いたします。

営業部(右揃え)
鈴木 太郎(右揃え)


不始末の内容に合わせ、アレンジして自分なりに作成してみてください。


◆注意したいポイント

始末書の作成に際して、いくつか気をつけておきたいポイントがあります。詳しくは以下のとおりです。

【注意点】

・会社の規定に従う

フォーマットや紙のサイズ、縦書きか横書きかなど、会社に規定が設けられている場合はそれに準じます。

・封筒に入れる

始末書は封筒に入れて提出するのが基本です。白無地で二重の封筒がベター。表面の中央に「始末書」、裏面の左下には「所属部署名と氏名」を記入します。

・手書きが基本

謝罪の意を表すため、手書きで作成するのが基本です。会社によってはPCでの作成を認められている場合もありますが、署名だけは自筆で行います。
当然ですが、万が一書き誤った場合でも修正液や修正テープの使用は避け、書き直ししましょう。

・不要なことは書かない

拝啓、敬具といった頭語や結語、時候の挨拶などは不要です。

始末書についてご紹介いたしました。書き方1つであなたへの印象が左右されることも。始末書とは無縁というのが一番良いですが、万が一のときのために書き方についておさえておきましょう。

「仕事でミスが頻発している」「始末書ばかり書かされる日々だ」そんなお悩みをお持ちの方、もしかすると今のお仕事が向いていないのかもしれません。
転職の2文字が頭をよぎったら、ぜひハタラクティブにご相談を。経験豊富でフレンドリーなアドバイザーが、あなたのお悩みに合わせて親身にサポートを行います。
一人でお悩みの方、ぜひお気軽にお問い合わせください。

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