面接を断るときはメールと電話どちらで連絡する？辞退のマナーを解説！

面接を断る場合、電話とメールどちらで連絡するべきか悩む方も多いでしょう。面接を断る際は、基本的にメールでの連絡で問題ありません。ただし、直前の連絡になる場合は電話で行いましょう。このコラムでは、面接を断るときの連絡の仕方についてまとめました。そのほか、断る理由の伝え方やメールの書き方など面接辞退のマナーを解説しています。就職・転職活動中の方はぜひ参考にしてみてください。

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面接を断る際のマナー

面接辞退を決めたら、できるだけ早く連絡しましょう。当日のキャンセルは避けるのが社会人としての基本的なマナーです。また、突然の事故や怪我など、よほどの理由がない限り無断欠席は行わないことも大切です。

採用担当者は、通常業務とのスケジュール調整や応募書類の読み直しなど、時間を割いて面接の準備をしています。当日のキャンセルや無断欠席は「常識がない」「誠意がない」というイメージを与えかねません。出身大学の印象を悪くしてしまう可能性もあります。面接を無断欠席するリスクについては「面接を無断欠席したらどうなる？リスクとやるべき対応を紹介」のコラムで詳しく紹介しているので、参考にしてみてください。

メールと電話どちらで連絡するのがマナー？

メールは採用担当者が確認しないまま面接当日を迎えてしまう可能性があるため、直前の連絡は電話で行いましょう。一般的に、電話は企業の営業時間内にかけるのがマナーです。時間外だと留守番電話に繋がりスムーズに連絡できないこともあります。

一方で、面接まで日が空いている場合は、メールで問題ないでしょう。メールを送るメリットは、「担当者の手間を取らせず伝えられる」「内容を文章として残せる」などです。数日経っても返信がない場合は、一度電話で確認すると良いでしょう。

面接を断る際のマナーや連絡方法については、「面接を辞退するときの連絡手段は？電話やメールの基本マナーを例文で紹介」のコラムでも詳しく紹介しています。こちらもあわせて参考にしてみてください。

面接を断る理由はどうする？

面接辞退の理由は、基本的に詳しく話す必要はなく、「一身上の都合」で問題ありません。しかし、電話などで理由を聞かれるケースもあります。その場合は、「他社の内定が出たので、慎重に考えた末、そちらへの入社を決めました」のように、正直に説明すると良いでしょう。ただし、「もともと第二志望だったので」など、相手を不快にさせる恐れがある回答は避けます。理由を伝える際は、謝罪の気持ちと誠意を持って伝えることが重要です。

辞退の理由や伝え方について詳しく知りたいという方は、「面接辞退の伝え方を解説！理由は？連絡方法は？当日でもOK？」のコラムを参考にしてみてください。

面接を断るときのメールの書き方

以下では、面接を断るときのメールの書き方と例文を紹介します。

件名の書き方

件名は、ひと目で内容が判断できるように書くことがポイントです。最後に氏名を記載することで、誰からのメールなのか分かりやすくなるでしょう。

本文の書き方

宛名は、会社名、部署名、担当者名の順に正式名称で記載しましょう。そのあとに自分の氏名を書きます。続けて、面接の日時と辞退すること、理由、辞退することへの謝罪を伝えましょう。最後に、メールでの連絡になったことへのお詫びや、文末の定型句を記します。

例文

（件名）
面接辞退のご連絡【△△ 太郎】

（本文）
□□株式会社
人事部　○○様

お世話になっております。
△△ 太郎です。

○月○日11時より、貴社の△次面接にお伺いするお約束をしておりましたが、一身上の都合により、選考を辞退させていただきたくご連絡を致しました。
お忙しいところ貴重なお時間を割いていただきましたのに、誠に申し訳ございません。
身勝手なお願いになり恐縮ですが、何卒ご理解のほど宜しくお願い申し上げます。

直接お詫びすべきところ、メールでのご連絡になってしまったこと、重ねてお詫び申し上げます。

末筆ながら、貴社益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

△△太郎
住所：
電話：
Email：

「面接辞退は電話とメールどっちですべき？当日連絡する方法や例文をご紹介」のコラムでは、メールで面接を断る際の例文のほか、電話で断る際の例文も紹介しています。ぜひ参考にしてみてください。

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