油断禁物！転職活動ではメールもチェックされている

転職活動では面接だけでなく、企業とのメールのやり取りも慎重に行う必要があります。
正しいメールマナーを把握し、スムーズなやり取りを心がけましょう。

◆転職メールの基本マナー

メールは求職活動中はもちろん、就職後も社内外とのやり取りで必要になる連絡手段です。
メールのマナーが正しく身についているかどうかで、企業が抱く印象が変わります。
企業とメールのやり取りをする際は、下記のマナーを心得ておきましょう。

【早めの返信】

企業からのメールを受信したら、返信は早いに越したことはありません。
なるべく24時間以内の返信を心がけましょう。
ただし、返信が深夜になってしまうと、企業側に「不規則な生活を送っているのでは？」と不安を抱かせてしまうため、時間帯にも注意が必要です。
応募先企業の就業時間に合わせて返信すると良いでしょう。

【結論から先に伝える】

用件を伝える際は、先に結論から述べましょう。
最初に用件を把握できていると、全体の内容が頭に入りやすくなります。
メールだけでなく、さまざまな場面で活用できるので、覚えておきましょう。

【わかりやすい件名】

メールの件名は、一目で用件が分かるものが望ましいです。
また、企業からのメールに返信する場合は、件名についている「Re:」はそのまま残しておきましょう。
企業は一日に多くのメールを受信しているため、件名で内容を判断できないと埋もれてしまう恐れがあります。
誰からのメールかわかるよう、件名に自分の名前を添えておくとさらに親切です。

【今までの本文は残しておく】

本文中に今までのやり取りが残っている場合は、消さずに残しておきましょう。
これまでのやり取りを遡りやすくしておけば、お互い返信がスムーズになります。

面接前だからと油断せず、メールの段階で面接が始まっているという心構えを持ちましょう。

◆本文の構成

メールの本文は、以下の構成で成り立っています。

【宛先】

まず志望先の会社名と部署名、採用担当者の氏名を書きましょう。
会社名は㈱などの略称は避け、「株式会社○○」というように正式名称で表記します。
また、採用担当者の氏名に「様」などの敬称をつけることも忘れずに。

【挨拶】

企業とのやり取りが初めてのときは「お世話になります」で始まり、以降は「お世話になっております」に変えましょう。
いずれの場合も、「○○です」と自分の氏名を名乗ります。
また、「○次(最終)選考のご連絡ありがとうございます」というように、選考の進捗に合わせた文言を添えると良いでしょう。

【用件】

読む側の負担にならないよう、用件はわかりやすく簡潔に伝えるのがベストです。
前項で述べた「結論から先に」を心がけましょう。

【締め】

「ご多忙の中恐縮ですが、何卒よろしくお願い申し上げます」というように、相手への感謝や謙虚な姿勢を示す文言で本文を締めましょう。

【署名】

自分の氏名や住所、連絡先(メールアドレス・電話番号)を最後に記載しましょう。
本文との区切りとして、「-」や「=」などで線を引くと見やすくなります。

以上の構成で文章を組み立てていけば、見やすいメールに仕上がります。

◆こんなメールは避けよう

下記の要素があるメールは印象ダウンに繋がる恐れがあるので、避けましょう。

【避けたほうが良いアドレス】

「たかがアドレスで…？」と思うかもしれませんが、採用担当者の中には気にする方も一部いるようです。
転職活動では、以下のようなアドレスはなるべく使わないようにしましょう。

・キラキラアドレス

相手に軽薄な印象を与える、いわゆる「キラキラアドレス」の使用は、転職活動では避けましょう。
たとえば、恋人や好きなアイドルの名前といった私生活を匂わせるものや、「love」「princess」などの華美なイメージがある単語を取り入れたものは控えるのが無難です。

・現在の会社で使用しているアドレス

現在勤めている会社のメールアドレスも、転職活動では使用しないことをおすすめします。
一見問題ないように思えても、志望先の企業から「公私混同している」と思われる可能性が高いです。
また、現在の会社に転職活動を知られてしまう恐れがあるので、リスク回避のためにも使用は避けましょう。

普段使っているアドレスが上記のいずれかに当てはまる方は、フリーメールで転職活動用のアドレスを取得しておくと便利です。

【過剰な装飾】

色付きの文字や太文字、一部文字サイズやフォントの変更など、文章の過剰な装飾は避けましょう。
相手の環境によっては反映されず、メールが見にくくなってしまう可能性があります。
文字サイズとフォントは統一し、改行などで見やすくなるよう工夫しましょう。

【敬語の誤用】

メールの内容に問題がなくても、敬語の誤用があると台無しになってしまいます。
「ご苦労様」や「お世話様」などのような、本来は目上の人が目下に用いる言い回しや、「お承りしました」というような二重敬語は、特に注意が必要です。

【文字の詰め込みすぎ】

改行がなく、文章を詰め込みすぎているメールは、読んでいる相手が負担を感じてしまいます。
なるべく1文は短くまとめ、改行や段落を駆使してコンパクトにまとめましょう。

些細なことに思えても、しっかり見られている項目です。
メールを書き終えたら、一度自分でも読みにくい箇所がないか確認しましょう。

◆シチュエーション別メール例文

これまでの項目を踏まえた例文を、シチュエーションごとに分けて紹介します。

【企業から提示された面接日を選ぶ場合】

自分のために面接日を調整してくれたことに対して感謝の気持ちを伝えましょう。
また、面接の希望日を選ぶ場合は、企業が指定した日時を引用して確認する形が望ましいです。

〈例文〉

件名：Re:面接日のご案内

株式会社○○
人事部　□□様

お世話になります。畑楽花子と申します。

このたびは面接のご連絡をいただき、ありがとうございます。
ご提示いただきました中から、下記の日程にてお伺いします。

日時：○月○日(曜日)　○時～
場所：○○ビル　○階

ご多忙の中日程を調整いただき、誠にありがとうございます。
当日は何卒よろしくお願いいたします。

==================================
畑楽　花子
〒○○○-○○○○
☓☓県☓☓市☓☓○-○
電話：080-○○○○-○○○○
メール：☓☓☓@☓☓☓.jp
==================================

【自分で面接日を提示する場合】

面接日をあらかじめ設定している企業があれば、応募者の都合に合う日時の提示を求める企業もあります。
日時の候補はなるべく3つ以上は挙げましょう。

〈例文〉

件名：Re:面接のご連絡

株式会社○○
人事部　□□様

お世話になっております。畑楽花子と申します。

このたびは、面接のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。
私の面接希望日時を、以下に記載させていただきます。

・○月○日(曜日)　○時～
・○月○日(曜日)　○時～
・○月○日(曜日)　○時～

上記の日程から調整いただくことは可能でしょうか。
ご多忙の中大変恐縮ですが、何卒よろしくお願いいたします。

==================================
畑楽　花子
〒○○○-○○○○
☓☓県☓☓市☓☓○-○
電話：080-○○○○-○○○○
メール：☓☓☓@☓☓☓.jp
==================================

【面接日の再調整が必要な場合】

一度決めた面接日の再調整をお願いする場合は、本来ならば電話で伝えるのが望ましいです。
どうしても担当者と連絡がつかなかったら、メールを送りましょう。

〈例文〉

件名：面接日程再調整のお願い

株式会社○○
人事部　□□様

お世話になっております。畑楽花子と申します。

先日は面接のご連絡をくださり、誠にありがとうございました。

○月○日(曜日)○時に面接のお約束をしておりましたが、現職の業務の都合により、お伺いすることが難しくなってしまいした。
大変申し訳ございません。

先程お電話させていただきましたが、ご不在とのことでしたので、取り急ぎメールにて失礼いたします。

こちらの都合で大変恐縮なのですが、以下の日程で再調整していただくことは可能でしょうか。

・○月○日(曜日)　○時～
・○月○日(曜日)　○時～
・○月○日(曜日)　○時～

後ほど再度お電話させていただきます。
ご多忙の中お手数おかけしますが、ご検討いただけますようよろしくお願い申し上げます。

==================================
畑楽　花子
〒○○○-○○○○
☓☓県☓☓市☓☓○-○
電話：080-○○○○-○○○○
メール：☓☓☓@☓☓☓.jp
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転職活動でのメールのマナーについて解説しましたが、いかがでしたか？
メールのやり取りも採用担当者はしっかりチェックしているので、一文字一文字に気を配って作成しましょう。

転職活動では、他にも覚えるべきマナーがあります。
転職エージェントを活用して、1つ1つ着実に身につけていくのがおすすめです。

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