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書類整理のコツを解説！ファイルやボックスを活用しデスク周りをスッキリと
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この記事のまとめ
- 日頃から書類整理をしておけば、必要なときに必要な書類をすぐに見つけられる
- 書類整理をする際は、書類の使用頻度に合わせた片付け方をする
- 100均や各文具店で販売されている書類整理グッズを活用する
- 書類整理やデスクの整理整頓を行うことで集中力アップにつながる
- 書類整理のときは案件ごとにまとめるのがポイント
- 不要なものは捨てたりデータ化したりするのも、書類整理のコツ
書類整理を日頃からしておけば、必要な書類がどこにあるかすぐに分かります。また、書類整理によってデスク周りが片付けば、仕事もはかどりやすくなるでしょう。このコラムでは、書類整理のコツと働きやすいデスク環境の作り方をわかりやすく解説。ファイルやボックスを活用した書類整理術やお役立ちグッズなどもお伝えしていきます。仕事に集中できる環境作りのヒントとしてご活用ください。
書類整理はなぜ必要？
日頃から書類整理をしていれば、必要なときに必要な書類をすぐに見つけ出すことができ、仕事の効率化を図れます。反対に大切な書類をいつまでもデスクの上に置いていれば、紛失したり他の資料に紛れ込んだりしてしまう可能性も。リスクマネジメントという意味でも書類を整理することは大切です。
書類整理の具体的な方法は？
書類整理の方法で悩んだら、書類を使う時期や頻度から整理方法を考えるのがおすすめ。たとえば、頻繁に使う書類はクリアファイルにいれて手元に置いておく、使用頻度の低い書類はファイルボックスにまとめて入れて保管するといった方法があります。
すぐに使う書類はクリアファイルに入れて手元に置いておく
進行中のプロジェクトに必要な書類や頻繁に目を通す書類などは、クリアファイルに入れて手元に保管しておくのがおすすめ。確認したいときにさっと取り出せるので便利です。何の書類かすぐに分かるよう、付箋やマスキングテープなどで印をつけておくとさらに探しやすくなるでしょう。
確認頻度が中程度の書類はインデックスファイルに入れてデスクや棚に保管
頻繁に使用するわけではないものの、しまい込むと不便な書類を保管したいときには、インデックスファイルが役立ちます。保管するときは、案件ごとにまとめておくと探しやすいです。ファイルなのでデスクの引き出しにも保管できます。
いつか使う書類はファイルボックスに入れて保管する
いつか使う可能性がある書類は、案件や項目ごとにまとめてファイルボックスに保管しましょう。ファイルボックスなら必要なときには手元に置き、使い終わったらボックスごと棚にしまえます。また、多くの書類を保管できるファイルボックスは、捨てるか悩んだ書類の一時保管場所としてもおすすめです。
書類整理に役立つグッズ
書類整理に役立つグッズは、100均や各文具店、雑貨店などで数多く販売されています。どのようなものがあるか見ていきましょう。
2穴ファイル
ファイルの種類の中で、2穴ファイルと呼ばれるものはオーソドックスな存在として定着しています。穴あけパンチで書類に2つの穴を開け、ファイルのリングに通せば書類整理は完了です。ただし、書類に穴を開けるため利用できるシーンは限られます。
ポケット式ファイル
その名の通り、ポケット（袋）がついたファイルです。書類に穴を開ける必要がないため、大切な書類をそのままの状態で保管することができます。書類を袋に入れるという手間はあるものの、きれいな状態で書類を保管できるのは大きな魅力といえるでしょう。
クリアホルダー
クリアホルダーは、何枚かの書類をレールに挟んで保管したいときに用います。冊子のような形で保管できるため、書類に目を通しやすいというメリットも。容量はそれほど多くなく、書類を挟みすぎると溢れてしまうので注意しましょう。書類整理としてはもちろん、持ち運び用としても重宝します。
ディスプレイボード
パソコンやモニターなどのディスプレイの上に載せるだけで、便利な棚を作れるというすぐれもの。工具は必要なく、簡単に収納箇所を増やすことができます。移動させることのないデスクトップパソコンやサブモニターなどに取り付けましょう。
書類整理をしてデスクをきれいにするメリット
整理整頓されたデスクは気持ちが良いというだけではなく、仕事が捗るというメリットも期待できます。書類やデスクを整理することで得られるメリットについて詳しくみていきましょう。
集中できる環境になる
デスク上が整頓されているということは、余計なものがないということ。「仕事に集中できない原因はストレス？対策法や生じるデメリットを紹介！」のコラムでも説明しているように、デスクが散らかっていると仕事に関係ない書類やものが目に付き、集中しにくくなるといわれています。書類整理をして関係のない情報が入らない環境にすれば、集中力もアップするでしょう。
探しものをする時間を減らせる
デスクの上に多くのモノが置いてあったり、どの書類がどこにあるか分からない状態だったりすると、必要なモノや書類を探すのに時間がかかってしまいます。探しものに費やした時間の分だけ、作業に充てられる時間が減り、結果として残業につながるというケースもあるでしょう。整理整頓が出来ていると、ものを探す時間を短縮できるので作業効率化につながります。作業効率UPのポイントについては、「効率の良い仕事の進め方を知りたい！業務が早い人は何をしている？」でも紹介しているのでぜひご覧ください。
処理能力が高まる
デスクの上が片付いていると、必要な情報を取捨選択する処理能力が高まるといわれています。どの情報が必要なのか、不要なのかの判断力が身につけば、仕事が円滑に進むようになります。ひいては、ストレスの軽減にもつながるでしょう。それでも仕事でのイライラが続くときは、「仕事中のイライラ…気持ちを抑える5つの方法とは？」を参考に原因を考えてみてください。
書類整理やデスクの片付けのコツ
書類整理やデスクの片付けで困っているなら、整理整頓するためのコツを確認しましょう。引き出しや物入れに物を投げ込むのが片付けではありません。必要なときに必要な物をすぐ取り出せるような片付けを意識してみてください。
不要なものは捨てる
デスクの上に不要になった書類や資料が残っている場合は「捨てる」のが片付けの基本。使い終わった付箋やメモ、すでに終わったプロジェクトの資料など、不要なものがたまると本当に必要なものが埋もれてしまいます。
使ったら戻す
作業に使用した文具や資料、バインダーなどをそのままにしておくのは避けましょう。デスクが散らかる原因になります。出しっぱなしにはせず、使い終わったらすぐに片付けるのがポイントです。
モノの場所を決める
ペン類は引き出しのここ、付箋はデスク上のここなど、物の定位置を決めるのもおすすめ。片付ける場所が決まっていれば、片付けそのものに時間も掛からず「どこに何があるか」を把握しやすくなります。
常に使用するものは出しておいてOK
毎日使用する文具や書類は、出したりしまったりする手間を省くためにデスク上に出しておいても構いません。ただし、書類を平置きで重ねてしまうと探しづらくなるため、縦に収納できるようファイルボックスを活用すると良いでしょう。なお、機密性の高い書類はデスク上ではなく、鍵付きの引き出しに入れることをおすすめします。
片付けを習慣化する
使ったものをもとに戻し、デスク上の不要なものを処分することを習慣化します。習慣化できれば、片付けのタイミングはいつでも問題ありませんが、できれば終業時の習慣にするのがおすすめ。理由は、翌日きれいな状態で業務をスタートできるためです。書類の置きっぱなしは情報漏えいにもつながります。帰る前にデスクをきれいにする習慣をつけましょう。
1日のスケジュールのなかに「書類整理」を組み込む
なかなか片付けが習慣化できなければ、1日のうち5分だけでも良いので書類整理・整理整頓に費やす時間を取りましょう。始業後すぐ、就業前のほか、集中力が途切れやすい夕方なども気分転換になっておすすめです。書類は分類分けをする
すべての書類を適当にまとめても、それは書類整理にはなりません。いつでもスムーズに取り出せるように、案件やプロジェクトごとに書類をまとめ、ファイリングしましょう。
また、「提出する書類」「返信が必要な書類」「再確認する書類」のように、次の作業ごとに分類しておくのもおすすめです。
データ化も検討する
データ化することで書類を保管するためのスペースや物を使う必要もありませんし、データにタイトルをきちんとつけて保存しておくことで必要な時に振り返ることも簡単にできます。もし紙の状態が必要なら、また印刷すれば良いのです。書類で保管するのは、署名のあるものなど替えが利かないものだけにすると、デスクも引き出しも広く有意義に活用できるでしょう。
捨てやすさも考慮して書類整理する
書類管理をする場合には、見やすく保存するだけではなく捨てることも想定しておきましょう。たとえば、使用が終わった書類で使うかもしれないと感じているならば、専用のファイルを用意しておき、使わないと判断できた時に捨てられる状態にしておきます。データ化した書類も必要がなくなったものは削除するようにしておきましょう。仕事ができるデスクにしよう
片付けを行う際には、まずはデスクにあるものを、要るものと要らないものに分けます。そして、要らないものは処分、残ったものは場所を決めて保管します。散らばりやすい文房具類はトレイやペン立てを活用すると良いでしょう。また、デスクの上だけではなく、外からは見えない引き出し中の整理整頓も、仕事をするうえで重要です。浅い引き出しにはよく使う筆記用具や名刺・私物など、深い引き出しにはマニュアルや資料などをしまっておく…というように、それぞれの置き場所を決めて、日頃から「使ったらしまう」を心がけましょう。そうすることで、きれいなデスクを保つことができ、集中して仕事に取り組めるようになります。
整理整頓をしても仕事に集中できない、勤務環境が自分に合っていないと感じるなら、転職を検討してみるのも一つの手。集中できない理由はたくさんありますが、社内環境や人間関係が原因なら転職で解決することもあります。
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一人ひとりの経験、スキル、能力などの違いを理解した上でサポートすることを心がけています！
京都大学工学部建築学科を2010年の3月に卒業し、株式会社大林組に技術者として新卒で入社。
その後2012年よりレバレジーズ株式会社に入社。ハタラクティブのキャリアアドバイザー・リクルーティングアドバイザーを経て2019年より事業責任者を務める。
