手書き・PC作成どちらがベター?送付状の書き方を解説

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【このページのまとめ】

  • ・郵送で送る履歴書には、送付状を添付したほうが好印象を残せる
    ・送付状は、手書きでもPCで作成してもどちらでもよい
    ・送付状の縦書きと横書きでは、日付や宛先などを書く順序が異なるため注意が必要

履歴書や職務経歴書を郵送する時には送付状をつけるのが一般的とされています。当記事では、はじめて送付状を書く人もわかりやすいように、書き方や守るべきルールについて詳しくまとめています。送付状は何度も出した経験があるという人も、自分の書き方がルールに沿っているか確認してみるとよいかもしれません。

◆送付状とは

履歴書を郵送する時のみに限らず、一般的な郵便物やFAXなどを送るにあたって付け添えることが多い書類です。
内容は、送付者や宛先、送付する書類や物にはどのようなものがあるのかを記載します。
学校や会社案内のパンフレットなどに添えられている送付状を見かけたことがある人も多いかもしれません。

他の言い方もいくつかあり、「添え状」「送り状」「カバーレター」と呼ばれることもあります。

就活において、履歴書や職務経歴書などを郵送する時には付け添えた方がよい書類とされているため、書き方やルールを知っておくとよいでしょう。

すでに、送付状なしで履歴書を郵送したという方も間違いではないのでご安心ください。
送付状の添付は、あくまでもビジネスマナーにおける範囲での推奨ごと。絶対に添付しなければならないものではありません。

しかしながら、送付状があると書類を受け取る側にとっては書類内容の把握がしやすいため好印象をもたれるのは事実。
中には何万通もの応募書類に目を通さなければならない人気企業もあるため、人事担当者への配慮が感じられるとして、喜ばれることもあるようです。

特に気をつけていただきたいのは、履歴書などを持参した際に送付状を付けてしまうこと。
本人が実際に相手側に会って書類について説明できるため、送付状を付ける必要性はないということを頭に入れておくとよいでしょう。

以下には、送付状を作成する際の注意点などをまとめているのでご覧ください。

◆手書きでないとダメ?

送付状を作成するにあたり、迷いがちなのが手書きかPCを利用するかの判断でしょう。
基本的にはどちらを選択して作成していただいても問題はありません。

自分の文字に不安がある方は、PCを使うのもよいでしょう。
逆に、文字に自信があるならば美しい文字を書けることをアピールする機会になるので、手書きで作成する方がよいかもしれません。

ただし、手書きとPCでは書き方にルールの違いがあるので覚えておくと良いでしょう。

PCなら横書き、手書きであれば縦書きがよいとされています。
用紙はB5サイズかA4サイズが一般的です。
履歴書のサイズに合わせるようにするのがマナーとされています。

書き方の例と具体的な注意点は以下のとおりです。

【PC(横書き)作成例】

宛名は、用紙の左上の位置に左よせで書きます。
(株)などと省略せずに、正式名称で記載しましょう。
また、担当者名がわからない場合は、「ご担当者様」と書きます。           

日付は、右上に記載しましょう。
西暦と和暦のどちらを記載しても構いません。

差出人(署名)は、右側の日付の下部に記載します。
右寄せで書きましょう。
数字などは半角を使うと見やすいでしょう。

文章のかきはじめには頭語を入れ、締めくくりには結語を使いましょう。
頭語と結語はセットで使うため、片方だけ使うことはありません。

ビジネス文書では、「拝啓」と「敬具」を使うことが最も一般的だといわれています。

添付書類の内容を書く際にも「記」と「以上」を使います。
用紙の中央に「記」と書いたら、その下に同封書類を箇条書きで書いてください。
最後には必ず「以上」と書くことが大切です。
この「以上」の文字がないと、他にも続きの文書があるのかと思わせてしまいますのでご注意ください。
                  

【手書き(縦書き)作成例】

手書きの場合は縦書きが一般的です。
PCで送付書を作る時と同様、頭語と結語を使います。

送付する書類の内容は、箇条書きにしないのが特徴。
「〇〇1枚と☓☓1枚を送付させていただきます」といったように文章に入れ込みます。

さらに、PCで横書きする時と大きく違う点は、日付を書く順番です。
縦書きの文章では、結語「敬具」のあとに日付を書き入れます。

宛名を書くのは一番最後です。1行に納めるように書き入れましょう。


以上が、送付状を書く上での大まかな注意点です。もっと詳しく送付状のことを知りたいという方は、転職エージェントをご利用ください。
自分が書いた送付状や履歴書を添削してほしいという方にもおすすめします。
20代の方の就職・転職をサポートしているハタラクティブは、ちょっとした疑問やお悩みにもしっかりとご対応いたします。
また、書類の作成に限らず、あなたの適性にマッチした職種や職場探しなども親身に行っているのが特徴。あなたの就活・転職の力強い右腕として精一杯サポートいたします。



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