送付状は手書きとPC作成どちらがベター?具体的な書き方やマナーを解説

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この記事のまとめ

  • 郵送で送る履歴書には、送付状を添付したほうが好印象を残しやすい
  • 送付状は手書きとPC、どちらで作成しても良い
  • 送付状を手書きで作成する際は縦書き、PCで作成する際は横書きが一般的
  • 送付状の縦書きと横書きでは、日付や宛先などを書く順序が異なるため注意が必要

「送付状は手書きとPCどちらが良い?」とお悩みの方は多いのではないでしょうか。履歴書に添付する送付状は、手書きとPCどちらで作成しても問題ありません。しかし、作成する際に守るべきマナーがあります。このコラムでは、送付状の基本的な書き方や手書きで作成する際のポイント、ルールなどについて詳しく解説。送付状を何度も出した経験があるという人も、書き方がルールに沿っているか確認してみてください。

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送付状とは

送付状とは、送付者や宛先、送付する書類や物にはどのようなものがあるのかを記載した書類です。履歴書を郵送するときのみに限らず、一般的な郵便物やFAXなどを送るにあたって付け添えることもあり、学校や会社案内のパンフレットなどに添えられている送付状を見かけたことがある人も多いかもしれません。「送付状」以外にも、「添え状」「送り状」「カバーレター」と呼ばれることもあります。

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履歴書を送付する際は送付状をつけるべき?

就職活動や転職活動において、履歴書や職務経歴書などを郵送するとき、送付状は付け添えた方が良い書類とされています。しかし、すでに送付状なしで履歴書を郵送したという方も間違いではないのでご安心ください。送付状の添付は、あくまでもビジネスマナーにおける範囲での推奨ごとであり、絶対に添付しなければならないものではありません。ただし、送付状があると書類を受け取る側にとっては書類内容の把握がしやすいため好印象を与えやすいのは事実。中には何万通もの応募書類に目を通さなければならない人気企業もあるため、送付状の添付は人事担当者への配慮が感じられるとして、喜ばれることもあるようです。

履歴書を持参する場合は送付状はいらない?

送付状は、あくまで書類を郵送する場合につける書類であり、履歴書などを持参した際には不要とされています。履歴書を持参する際は、本人が実際に相手側に会って書類について説明できるため、送付状を付ける必要性はないということを頭に入れておくと良いでしょう。「送り状なしの履歴書は嫌われる?送り状の基本まとめ」では、送付状の基本について詳しく解説しているので、あわせてチェックしてみてください。

送付状は手書きでないとダメ?

送付状は基本的に、手書きとPCのどちらを選択して作成していただいても問題はありません。自分の文字に不安がある方は、PCを使うのも良いでしょう。逆に、文字に自信があるならば美しい文字を書けることをアピールする機会になるので、手書きで作成する方が良いかもしれません。ただし、手書きとPCでは書き方にルールの違いがあるので覚えておくと良いでしょう。

送付状の書き方のマナー

送付状は、PCなら横書き、手書きであれば縦書きが良いとされています。用紙はB5サイズかA4サイズが一般的ですが、履歴書のサイズに合わせるようにするのがマナーです。以下で、送付状の書き方の例と具体的な注意点を解説していきます。

PCでの送付状作成例(横書き)

宛名は、用紙の左上の位置に左寄せで書きます。送付先の会社名は(株)などと省略せずに、正式名称で記載するのがマナーです。また、担当者名がわからない場合は、「ご担当者様」と書きます。日付は右上に記載しましょう。西暦と和暦のどちらを記載しても構いません。差出人(署名)は、右側の日付の下部に右寄せで記載します。数字などは半角を使うと見やすいでしょう。また、文章のかきはじめには頭語を入れ、締めくくりには結語を使います。頭語と結語はセットで使うため、片方だけ使うことはありません。
ビジネス文書では、「拝啓」と「敬具」を使うことが一般的です。添付書類の内容を書く際にも「記」と「以上」を使います。用紙の中央に「記」と書いたら、その下に同封書類を箇条書きで書いてください。最後には必ず「以上」と書くことが大切です。この「以上」の文字がないと、他にも続きの文書があるのかと思わせてしまうので注意しましょう。

送付状を手書きする際の作成例(縦書き)

送付状を手書きで作成する場合は縦書きが一般的です。PCで送付状を作るときと同様、頭語と結語を使います。送付する書類の内容は、箇条書きにしないのが特徴。「〇〇1枚と☓☓1枚を送付させていただきます」といったように文章に入れ込みます。さらに、PCで横書きする時と大きく違う点は、日付を書く順番です。縦書きの文章では、結語「敬具」のあとに日付を書き入れます。宛名を書くのは一番最後です。1行に納めるように書き入れましょう。

以上が送付状を書く上での大まかな注意点です。もっと詳しく送付状のことを知りたいという方は「送付状の書き方とは?ビジネスシーンにふさわしいのは手書き?パソコン?」でも基本のマナーや手書きでの書き方などを解説しています。例文もあわせて紹介しているので、気になる方はチェックしてみてください。

送付状はテンプレートを使用してOK?

送付状に決まったフォーマットはありません。そのため、Webからテンプレートを探して活用しても良いでしょう。ただし、テンプレートを使う場合は、基本のマナーを守れているか注意して選ぶ必要があります。また、ネットで無料のテンプレートを使用する際は、カラフルなデザインやイラストが入った派手なものは避け、ビジネス文書にふさわしいシンプルで見やすいデザインを選ぶようにしましょう。「送付状はテンプレートを使用してOK?就活で履歴書を送るときの定型文」では、テンプレートを選ぶ際のポイントや、送付状を作成する際の基本マナーなどを詳しく解説しているので、あわせて参考にしてみてください。

「送付状を手書きで作成する際の書き方をもっと詳しく知りたい」「自分が書いた送付状や履歴書を添削してほしい」という方には、転職エージェントの利用をおすすめします。20代の方の就職・転職をサポートしているハタラクティブでは、就職・転職活動の際のちょっとした疑問やお悩みにもしっかり対応。書類の作成に限らず、あなたの適性にマッチした職種や職場探しなども親身に行っているのが特徴です。あなたの就活・転職の力強い右腕として精一杯サポートいたします。

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