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マナーを守って転職活動!送付状の書き方とは?

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【このページのまとめ】

  • ・郵送の際、ほかの書類と一緒に送付するものを送付状と呼ぶ
    ・送付状は、郵便物の内容の提示、挨拶、補足説明といった役割を担う
    ・送付状は、PCで横書き作成するのが一般的だが、手書きで作成しても問題ない

求人へ応募する際、「履歴書と職務経歴書の準備は完璧!あとは送るだけ」と、安心していませんか?それだけ送るのはマナー違反かもしれません。
郵送の際、一緒に同封したいのは「送付状」です。
そこで今回は、送付状の持つ役割や書き方についてまとめてみました。採用担当者に印象づけるためにも、ぜひおさえておきましょう。

◆送付状とは?

送付状とは、書類を郵送する際に一緒に同封する文書のことを指します。送付状には、誰に・何を・どれだけ送ったかなどを記載。郵送書類の中身を一目で確認しやすいようにするものです。
そのほか、本来対面で行うべき挨拶を書面にて行う、郵送した書類に補足がある場合に説明を行う、といった役割も担います。
必要な書類だけを送るのではなく、送付状を一緒に同封することがビジネスマナーとされていますので、郵送時には忘れないようにしておきましょう。

ちなみに送付状は、送り状や添え状、カバーレターなど、呼び方はいろいろ。このコラムでは、「送付状」で統一してご紹介します。

◆送付状の書き方

送付状の役割が理解できたところで、次は実際に書くべき内容について詳しく見ていきましょう。転職活動の履歴書のテーマをもとに、作成しています。

【送付状に書く項目】

(1)日付 作成日もしくは送付日を右揃えで記載
(2)宛名 相手先企業名・部署名・氏名を左揃えで記載 
(3)署名 自身の住所・連絡先・氏名を右揃えで記載
(4)題名 「応募書類の送付について」と中央揃えで記載
(5)本文 頭語から始め、内容を左揃えで記載
(6)結語 右揃えで結語を記載
(7)記  中央揃えで「記」と記載
(8)書類 同封書類書類の名前と枚数を左揃えで記載
(9)以上 右揃えで「以上」と記載

以上が基本的な項目です。上記にプラスして、簡単な自己PRや補足説明などの記載も可能。詳しい書き方は、以下の例文をご参照ください。

(1)20◯◯年◯◯月◯◯日 
(2)株式会社◯◯
人事部 採用ご担当者様 
(3)東京都渋谷区◯◯丁目◯◯-◯
090-1234-5678
ハタラキ 太郎 
(4)応募書類の送付について 
(5)拝啓 貴社ますますご清栄のことと存じ、お慶び申し上げます。
この度、貴社の採用情報を拝見し、求人に応募させていただきたく、下記書類を送付させていただきます。
ご検討の上、是非とも面接の機会を頂ければ幸いです。
何卒よろしくお願い申し上げます。 
(6)敬具
(7)記
(8)・履歴書 1枚
・職務経歴書 2枚
(9)以上

ビジネス文書のため、横書きでパソコン作成するのが一般的。手書きで作成しても問題はありません。簡潔に1枚でまとめるようにしましょう。
郵送の際は毎回同封するものなので、自身でテンプレートを作成しておくと良いでしょう。
ちなみに、封筒に入れる順番は、一番上から送付状、履歴書、職務経歴書の順番です。封筒に入れる前に水濡れやシワを防止するために、これらの応募書類をすべてクリアファイルに入れましょう。

いかがでしたか?送付状の有無で採用の合否が左右されることはないものの、ビジネスマナーを守れる人という評価には繋がります。
もちろんビジネスシーンにおいても、できて当然とされるマナーの1つです。何かを郵送する際は、送付状を忘れず同封しましょう。

応募書類に自信がない方、転職エージェントであるハタラクティブをぜひご活用ください。
プロのアドバイザーがマンツーマンでアドバイスを行います。また、面接対策も毎日行っていますので、書類通過後のサポートもお任せを。
まずはお気軽にお問い合わせください。

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