記録をつけておこう！残業申請の方法と注意点とは

勤務時間内に業務が終わらない場合に残業をする人は多いと思いますが、残業代は正しく支払われていますか？
中には「みなし残業だから関係ない」と捉えている人もいますが、みなし残業の場合は残業代はどのような扱いとなっているのでしょうか。
当コラムでは、残業申請の方法や対象となる勤務時間、違法なケースなどを紹介。
正しい残業代をもらっているか知りたい方は参考にしてください。

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◆残業申請をするときの注意点とは

労働時間は、労働基準法で「週40時間、1日8時間を超えて働かせてはならない」と定められています。

これを「法定労働時間」と言い、週40時間を超えて労働した勤務時間に対して支払うのが、法的に支払い義務がある残業代。

一方、「9時から17時まで、休憩1時間」など就労規則や労働契約で定められた勤務時間を「所定労働時間」と呼びます。
所定労働時間は法定労働時間内で企業が自由に設定することができ、上記の場合、休憩時間を除いた勤務時間は7時間。
18時まで1時間の残業をしても労働基準法による「法定労働時間」を超えないので、会社側は残業代を支払う法的義務がありません。
中には、法定労働時間内でも所定労働時間を超えていれば残業代を支払う、という企業もあるようです。

上記の労働時間を超えた場合、多くの企業では自動的に残業として処理されますが、自己申請をしないと正しく支払われない…というケースも。
残業代を申請する際には証拠となる記録が必要です。
タイムカードが最も一般的で、そのほかにも日報や業務メールの送受信記録などが証拠として利用可能。
また、自分で出退勤の時間をメモしたり、同僚や取引先の証言も証拠になり得るようです。

証拠を集めて会社に申請しても、「企業規則で残業代は出ないと決まっている」などと言われた場合はどうなるのでしょうか。

残業代の支払いは労働基準法で会社の義務として定められているため、企業側が一方的に拒否しても支払う必要があります。

しかし、未払いの残業代の請求期間は2年と定められているので、遡って請求する場合は時効に注意しましょう。

また、近年は毎月の給与にあらかじめ残業代を組み込んでいる「みなし残業」「固定残業代」を採用する企業も増えています。
「みなし残業だから、どれだけ残業しても支払額は一定」と捉える人が多いようですが、この残業代には一定時間分しか含まれません。
そのため、定められている時間を超えた場合は追加で残業代を支払う義務があります。
就労規定や募集要項に「みなし残業代」と記載がある場合は、対象となる時間が何時間なのかを確認しておくことが大切です。

◆事前承認制度を導入する企業もある

自由に残業できる会社がある一方で、残業するときには事前申請が必要な企業もあります。
残業する本人が上司に対して自ら申請し、承認された場合に限って残業できるという制度で、導入することでブラックな一面がないことを世間にアピールできる効果も。
事前承認制度のメリットとデメリットを以下にまとめたので、参考にしてください。

【メリット】

・無駄を削減

サービス残業や付き合い残業を削減するほか、残業代目当て、やる気の無さから発生する残業などを防止する効果も。
不必要な残業を抑制できるため、無駄な時間や賃金の削減につながります。

・従業員のメンタルヘルス対策

過度な労働は従業員のメンタルヘルスに良くないと言われています。
事前承認制度の場合、上司が承認する必要があるので、従業員によっては残業を認められないことも。
残業を減らすことでストレスが軽減するなど、メンタルヘルス面でいい効果が期待できるでしょう。

・残業代未払いの防止

事前に残業を申請することで、「いつ、誰が、どれだけ残業したか」が明確に把握できるようになります。
そのため、残業の見落としが減り残業代の未払いを防げることもあるようです。

【デメリット】

考えられるデメリットには、未申請の残業の取扱い方が挙げられます。
制度として事前申請を掲げていても、申請をせずに残業をするケースもあるでしょう。
この「無断残業」に対する扱いをどうするか、残業としてみなすかどうかをしっかりと定める必要があります。

◆長時間の残業は違法？

「過労死ライン」といった言葉があるように、長時間の残業には注意が必要です。
残業時間の上限はあるのでしょうか。

労働基準法では、勤務時間を「週40時間、1日8時間」と定めていますが、時期や業務によってはこの労働時間では経営に影響が出る場合も。
そのため、労働基準法第36条では「会社は、臨時的に仕事が忙しい事態に対応する必要がある」と、例外について記載されています。
これは、会社と従業員の間で時間外労働や休日労働を認める労働協定を締結し、労働基準監督署に提出することで残業が可能になるという制度。

この協定を36（サブロク）協定と呼び、この協定によって1週間あたり15時間、1ヶ月では45時間と残業時間の上限が定められています。

36協定を締結していない状態で残業することは法律違反となり、過去2年分の未払い残業代に加えて付加金を支払う必要があるほか、違法残業を行っていたという事実から企業のイメージダウンにつながる…ということも考えられるでしょう。

36協定を締結していても、給与形態によって残業代の基準がことなる点にも注意。
年俸制の場合でも法定労働時間を超えた時間に対して残業代が発生しますが、契約の中に「残業代を含める」と記載されているケースもあるようです。

残業代を含めた給与の場合、以下の条件を満たしていれば適法。

・労働契約に、年俸の中に時間外労働の割増賃金が含まれていると明示されている
・時間外労働の割増賃金と通常の労働賃金が区別されている
・含まれている割増賃金が何時間分の時間外労働に適用されるか明示されている
・法律で定められた金額以上の割増賃金となっている
・残業があらかじめ定められた勤務時間を超えた場合、超えた分の割増賃金を支払うことが明示されている

年俸制の契約の場合、契約書に「各月◯時間分の時間外労働賃金を含む」と記載されていることが多いため、それを超えた場合は会社に追加の残業代として申請することが可能です。


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