退職日の挨拶におけるマナーとは？スピーチやメールの例文もご紹介

 

退職が決まった人の中には「退職日の挨拶のマナーが分からない…」と思っている方もいるでしょう。退職日の挨拶は、「スピーチ」「メール」「直接」といった方法があり、それぞれに守るべきマナーがあります。このコラムでは、退職日に挨拶する際のマナーについて詳しく解説。また、スピーチやメールの例文もご紹介しています。退職日当日の流れもまとめたので、退職を控えている人は参考にしてください。

退職日にスピーチで挨拶をする際のマナー

この項目では、退職日にスピーチで挨拶をする際のマナーを紹介します。話したい内容をまとめ、聞き取りやすい口調を意識しましょう。また、これからも働く人が不快にならないよう、会社の不満や悪口は避ける気遣いも大切です。

長々と話さない

退職日にスピーチで挨拶するときは、長々と話し過ぎないようにします。長く勤めていたり、会社への思い入れが強かったりする人は、たくさん伝えたいことがあるでしょう。しかし、上司や同僚は仕事の手を止めてスピーチを聞いてくれています。
話したいことは3分程度にまとめ、時間を取り過ぎないようにしましょう。退職日に挨拶を考えると、ダラダラとまとまりのないスピーチになりがちです。事前に話したいことをすべて書き出し、もっとも伝えたいエピソードを抜粋しておくと、まとまったスピーチになります。話したいことがたくさんあってスピーチに収まらないときは、上司や同僚が自分のタイミングで読めるよう、メールや手紙で別途伝える配慮が大切です。

会社への不満は口にしない

退職日にスピーチで挨拶をする場合は、会社への不平不満を口にしないようにしましょう。辞める前に、今まで抱えていた不満を伝えたいという考えを持つ人もいます。しかし、これからも会社に残り仕事を続けていく人達の前で、会社への不満を口にするのは社会人のマナーとして相応しくありません。
スピーチの内容は、今までの感謝の気持ちや、今後の抱負といった前向きな内容を話す程度にとどめましょう。また、いくら会社への不満が大きいとはいえ、退職のスピーチを拒否してはいけません。周りの人を不快にさせないよう、最低限の挨拶はするようにしましょう。

はきはきと聞き取りやすい口調を意識する

退職日の挨拶をスピーチで行う際は、聞き取りやすい口調やスピードを意識しましょう。上司や同僚の前で1人で話すのは、とても緊張する状況です。人は緊張すると早口になったり、声が小さくなったりします。また、自信がなくなると、はきはきと話せなくなってしまう方もいるでしょう。しかし、最後に気持ちを伝える場を設けてもらっている以上、その場にいるすべての人が聞き取りやすいスピーチをできるように工夫する必要があります。
人前で話すのが苦手な人が退職日の挨拶を成功させるには、事前の反復練習がおすすめです。スマートフォンで録音したり、家族や友人に聞いてもらったりして、聞き取りやすいスピーチができているか何度も確認します。繰り返し練習することで自信がつき、はきはきと話せるようになるので、スピーチが不安な人は事前準備をしっかり行いましょう。

退職日のスピーチについて、さらに詳しく知りたい方は「退職するにあたって～心が伝わる挨拶のポイント～」も参考にしてください。

退職日にメールで挨拶する際のマナー

この項目では、退職日の挨拶をメールで行う際のマナーを解説します。メールを送るタイミングや、社内用と社外用で内容を変えるといったマナーがあるので、覚えておきましょう。また、目上の人や年配の人にはメールのみだと失礼な場合もあるため、状況を見極めて判断することが大切です。

メールを送るタイミングに気を付ける

退職日の挨拶をメールでする際は、送信するタイミングに気を配りましょう。社内の人にメールする場合は、終業の1時間ほど前から送ると良いといわれています。理由としては、始業前は仕事を始める準備で忙しく、業務中だと仕事の手を止めて確認することになってしまうからです。仕事中に送るとほかのメールに紛れ、見てもらえなくなってしまう可能性も。そのため、周囲の仕事が落ち着いてきた終業間際のタイミングでメールを送るのがおすすめです。
なお、早朝や深夜にメールを送信するのはマナー違反なので避けましょう。退職日当日の相応しい時間にメールが送れるよう、前もって文章を作って下書き保存しておきます。
社外の人に退職の挨拶を送る場合は、退職日の3週間前までに送信しましょう。なぜなら、社外の人へは挨拶よりも報告の意味合いが強いためです。ある程度余裕を持って連絡することで、引き継ぎや確認作業のやり取りがスムーズに進むでしょう。その上で、退職日に挨拶メールを送ると、さらに印象がよくなります。

社内用と社外用で内容を変える

退職日の挨拶メールは、社内用と社外用で内容を変えます。
社内用の挨拶メールには、感謝の気持ちや今後の抱負を書きましょう。思い出のエピソードなども添えて、気持ちよく送り出してもらえるような、前向きな内容にします。また、私用のメールアドレスや電話番号を書いても問題ありません。
退職日に、取引先や関連企業といった社外の人に挨拶のメールを送る際は、業務の引き継ぎも兼ねた内容にします。挨拶や今までの感謝の気持ちを記すことも大切ですが、自分の後任者の名前や連絡先を書いて、今後の取引にスムーズに進められるような配慮が必要です。また、社外の人には、私用の連絡先をむやみに教えるのは避けましょう。退職後に個人的な連絡を取ることは、勤めていた会社の個人情報に関する規則に違反する可能性があります。トラブルを避けるため、やむを得ないとき以外は、勤めていた会社を経由して連絡をしてもらうようにしましょう。
社内外問わず、退職理由を詳しく話す必要はありません。退職日の挨拶メールでは、退職理由は「一身上の都合」とするのが一般的です。

目上の人にはメールのみだと失礼な場合も

退職日に挨拶をメールで行うのは、相手の立場によっては失礼になる場合があります。本来、退職の挨拶は直接するのがマナーです。人数が多かったり、全員が揃うのが難しかったりといった際に、メールで挨拶という形を取ります。そのため、メールのみの挨拶をマナー違反と捉える方も。特に、目上の人や年配の人の場合、挨拶は直接するべきと考えている方も多いでしょう。
相手の普段の様子や立場を考慮し、必要であれば直接挨拶をするという臨機応変な対応を取るのが、円満退職のコツといえます。時間や仕事の都合で、目上の人への直接挨拶が叶わなかった場合は、メールに直接挨拶できなかったことを詫びる一文を入れると好印象です。

退職日に直接挨拶回りをする際のマナー

退職日に直接挨拶をする際は、時間や順番に気を配り、簡潔な内容にすることが求められます。また、挨拶するタイミングでその場に居なかった上司や同僚には、伝言を残すといった気配りも必要です。

相手にとって都合の良い時間に挨拶をする

退職日に直接挨拶をする場合は、相手の都合の良い時間を見極めてからにしましょう。自分は手が空いていても、上司や同僚は忙しい時間帯という場合があります。特に、業務が立て込むことが多い月末や年度末に退職日が重なる場合は要注意です。上司や同僚が忙しそうなら挨拶のタイミングをずらし、業務に支障が出ないようにしましょう。挨拶を始める前に「ただいまお時間よろしいでしょうか」と声を掛け、相手が少しでも忙しそうな素振りをしたら、時間をずらす配慮が必要です。どうしても時間が取れなそうな状況であれば、送別会や飲み会といった業務時間外に改めて挨拶をする方法もあります。

挨拶をする順番に気をつける

退職日に直接挨拶回りをするときは、声を掛ける順番にも気をつけなくてはなりません。挨拶は役職が上の人からするのがマナーです。役職が上の人から順に声を掛け、直属の上司や同僚、部下という順番で挨拶回りをすれば間違いありません。なお、ほかの部署への挨拶回りは、自分の部署より先に済ませておくと良いとされています。理由は、退職日は何かと慌ただしく、ほかの部署にまで挨拶回りに行けなくなってしまう恐れがあるためです。関わりの深かった部署へは、自分の所属する部署よりも先に挨拶をしましょう。

簡潔に感謝の気持ちを伝える

退職日に直接挨拶回りをする際は、感謝の気持ちを簡潔に伝えることを意識します。内容が長くなってしまいそうな場合は、メールや手紙といった手段で文章にすると、相手の仕事の進行を妨げずに済むでしょう。また、送別会や食事会といった業務時間外であれば、思う存分気持ちを伝えても問題ありません。

その場にいない人には伝言を残す

退職日に席を外していて、直接挨拶ができなかった人には伝言を残すのがマナーです。メールや手紙など、あとから見られる形式のほか、周囲の人に伝言を頼む方法もあります。なお、ほかの人のスケジュールが把握できるようであれば、自分の退職日に不在の人には最後に顔を合わせるタイミングで挨拶をするのが適切です。

「退職時にもマナーが大事！好印象な挨拶をするコツとは」のコラムでは、退職日の挨拶のコツを紹介しているので参考にしてください。

【スピーチの場合】退職日の挨拶の例文

この項目では、退職日にスピーチで挨拶する場合の例文をご紹介。退職日のスピーチは3分程度が好ましいとされており、文字数にすると300～400文字ほどになります。

例文

「お忙しいところお時間を頂きありがとうございます。私事ではございますが、本日3月31日をもちまして退職することになりました。10年前に入社したときは、一般常識さえも分からず多くの皆様にご迷惑をおかけしていました。特に、◯◯部長には熱心に指導して頂き、おかげで社会人としても1人の人間としても大きく成長できました。本当に感謝しております。また、同期の皆が居たからこそ、ここまで頑張ってこれたのだと思っています。時には、目標達成を目指して、日付が変わるまで残業したこともありました。しかし、一緒に励まし合いながら頑張った同期の仲間のおかげで、辛さは感じなかったです。本当にありがとうございます。今後は、実家に戻って家業を継ぐ予定です。異業種ではありますが、会社で学んだ多くのことを活かして、頑張っていきます。皆様もお体に気をつけて、ご活躍ください。本当にお世話になりました。」

挨拶で伝える退職理由は、「一身上の理由」で問題ありません。自分で話したいと思うようであれば、詳細に話しても良いでしょう。

【メールの場合】退職日の挨拶の例文

この項目では、退職日の挨拶をメールでする場合の例文をご紹介します。社内に送る場合と、社外に送る場合に分けているので、ぜひ参考にしてください。

例文1.【社内の人に送るメール】

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【件名】退職のご挨拶（自分の名前）
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【本文】
お疲れさまです。◯◯部◯◯課の◯◯です。
私事ではございますが、一身上の都合で退職することになり、本日が最終出勤となりました。
本来であれば直接ご挨拶すべきところ、メールでお送りするご無礼をお許しください。

在職中は、大変お世話になりました。右も左も分からない私に、一から丁寧に業務をお教え下さった皆様のおかげで、本日まで仕事を続けることができました。本当にありがとうございます。
この会社で学んだことを活かし、今後も頑張ってまいります。

退職後の私の連絡先は以下になります。何かあればご連絡をいただけると幸いです。

メールアドレス：◯◯◯◯＠◯◯◯
電話番号：◯◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯◯

最後になりますが、皆様のさらなるご活躍を心よりお祈り申し上げます。
本当にありがとうございました。

◯部◯◯課　◯◯（名前）

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一斉送信するメールの内容は、できるだけ簡潔にまとめましょう。その上でさらに伝えたいことがある場合は、個別でメールを送ったり、直接伝えたりします。

例文2.【社外の人に送るメール】

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【件名】退職のご挨拶(自分の名前）
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【本文】
株式会社◯◯　◯◯様

いつもお世話になっております。◯◯株式会社の◯◯です。
先日お話させて頂きましたように、本日をもちまして退社することとなりました。
本来であれば直接お伺いすべきところ、メールでの挨拶になってしまい誠に申し訳ございません。
今後の貴社の担当は、先日ご紹介させて頂きました部下の◯◯になります。
念のため、◯◯の連絡先を下記に明記しましたので、何かありましたらご連絡ください。

メールアドレス：◯◯◯◯＠◯◯◯
電話番号：◯◯◯ー◯◯◯◯ー◯◯◯◯

後ほど、◯◯の方から改めてご連絡させて頂きます。

最後になりましたが、貴社のご発展を心よりお祈り申し上げます。

◯部◯◯課　◯◯（名前）

ーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーーー
社外へのメールは、今後の業務が滞りなく進むよう、挨拶や思い出話というよりは、業務的な連絡を中心に行いましょう。

退職日にやることは？出勤から就業までの流れ

退職日には挨拶だけでなく、引き継ぎや書類の手続き、掃除といったやるべきことが多くあります。この項目では、当日の流れを紹介しますので、退職を控えている人は参考にしてください。

出社

退職日は、余裕を持って出社しましょう。普段はギリギリに出社している人も、最終日は周囲の人より早く出社することで、今までの感謝の気持ちを態度で示せます。また、余裕も持って出社すれば、同じく早めに出社している人にゆっくり退職の挨拶ができ、退勤前に慌てずに済むでしょう。
早めに出社したら、業務開始まで自分のデスクや周囲を整理整頓し、掃除をします。整理する際は「会社に返却するもの」「処分するもの」「持ち帰るもの」に分けましょう。なお、長く会社に勤めていた人は私物なのか、会社の備品なのか分からなくなってしまうことも。そのようなときは自己判断せず、上司に指示を仰ぎます。退職後、自分のデスクをほかの人が使うこともあるので、できるだけ綺麗な状態にしましょう。

勤務中

勤務中は、業務の最終的な引き継ぎのほか、退職の手続きを行います。その際に返却すべきものはまとめて返却しましょう。退職時に返却するものの一例は以下のとおりです。

・社員証
・名刺
・制服
・健康保険被保険者証
・通勤定期券

なお、「雇用保険被保険者証」「源泉徴収票」「年金手帳」は、退職時に受け取る場合と、後日郵送で送られてくる場合とがあるので、退職日に人事担当者に確認しておくと良いでしょう。

終業間近

退職日の終業間近は、スピーチやメールで挨拶をするタイミングです。スピーチをする場合は、上司や同僚から声掛けがあるのを待ちましょう。自分のタイミングでスピーチを始めてしまうのは、印象がよくありません。メールは、返信に対応する時間を考えると、終業の1～2時間前に送るのがおすすめです。

終業後

退職日の終業時間になったら、挨拶回りを行います。全体でのスピーチやメールで済ませている場合でも、直接声を掛けたい人に再度挨拶をするのは問題ありません。なお、職場にお礼のお菓子を配ると最後に良い印象を残せます。必ず人数分を用意し、日持ちするものを選びましょう。個包装になっているクッキーやサブレといいた焼き菓子なら、配りやすいのでおすすめです。

退職時に配るお菓子については「退職時に喜ばれるお菓子とは？渡し方や選び方のポイント」の記事も参考にしてください。

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